Grenzüberschreitende Dienstleistungen und Entsendungen Deutschland

A)  Meldeverfahren

1. Dienstleistungsanzeige bei der Handwerkskammer

Für Tätigkeiten, welche in der Anlage A der deutschen Handwerksordnung genannt sind, ist vorweg eine Dienstleistungsanzeige bei der zuständigen Handwerkskammer des ersten Einsatzorts durchzuführen.

Im Rahmen der Dienstleistungsanzeige müssen Unterlagen eingereicht werden. Unter anderem eine EWR-Bescheinigung gemäß § 373h GewO 1994, welche bei der zuständigen Bezirkshauptmannschaft angefordert werden kann. Viele Handwerkskammern akzeptieren auch die Einreichung der aktuellen Mitgliedsdaten (auf Anfrage bei der Wirtschaftskammer erhältlich) statt der EWR-Bescheinigung.

Die Handwerkskammer erteilt nach Eingang der Dienstleistungsanzeige eine Bescheinigung, die in ganz Deutschland gültig ist. Diese gilt für ein Jahr und kann bei derselben Handwerkskammer verlängert werden, auch wenn der Einsatz an einem anderen Ort stattfindet. Auf den Erhalt der Bescheinigung muss nicht gewartet werden. Ausschlaggebend ist lediglich das Datum der Dienstleistungsanzeige, welches vor Erbringung einer Dienstleistung liegen sollte. 

2. Meldung von Arbeitnehmenden

Die zu entsendenden Arbeitnehmenden – nicht aber Geschäftsführende - müssen vor Beginn der Arbeiten über ein Online-Meldeportal gemeldet werden. Nach erfolgreicher Übermittlung der Anmeldedaten erhalten Sie eine Empfangsbestätigung, welche eine Meldungs-ID sowie das genaue Datum und die Uhrzeit der Abgabe enthält. Die Empfangsbestätigung kann zum Nachweis der Abgabe der Anmeldung ausgedruckt werden.

Anmeldungen sind getrennt für jeden einzelnen Beschäftigungsort beziehungsweise jede einzelne Baustelle vorzulegen. Sofern Arbeitnehmende an mehreren Beschäftigungsorten am selben Tag beschäftigt werden, ist eine "Einsatzplanung (stationär)" abzugeben.

2.1 Änderung der Meldung

Eine Änderungsmeldung muss vom Arbeitgebenden grundsätzlich unverzüglich dann abgeben, wenn

• sich der Beginn der Werk- oder Dienstleistung ändert,
• sich Beginn oder Ende der Überlassung von Leiharbeitnehmerinnen oder Leiharbeitnehmern ändert,
• andere als die ursprünglich gemeldeten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigt werden,
• wenn sich der Beschäftigungsort, bei Bauleistungen der Ort der Baustelle, ändert,
• die Unterlagen an einem anderen als dem ursprünglich angemeldeten Ort in Deutschland bereitgehalten werden,
• eine andere als die bisher angemeldete Person zum Zustellungsbevollmächtigten oder zum verantwortlichen Handelnden bestellt wird oder
• sich die Anschrift der oder des Zustellungsbevollmächtigten oder sich die Anschrift der oder des verantwortlich Handelnden ändert.

3. Entsendung oder selbständige Dienstleistungserbringung durch Drittstaatsangehörige

B)  Einhaltung der Lohn- und Arbeitsbedingungen bei Entsendungen von Mitarbeitern

Werden Mitarbeitende nach Deutschland entsendet, so ist der Entsendebetrieb für die Dauer der grenzüberschreitenden Tätigkeit verpflichtet, die in Deutschland geltenden arbeitsrechtlichen Normen, insbesondere auch die festgesetzten Mindestlöhne, einzuhalten.

C) Dokumentationspflicht

1.1 Dokumentationspflicht Arbeitnehmende

Folgende Unterlagen müssen die Arbeitnehmenden in Deutschland als Kopie oder auf einem Datenträger im PDF-Format (z. B. USB-Stick) bereithalten:

• Arbeitsverträge beziehungsweise die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben
• Arbeitszeitnachweise (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit) – diese Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden!
• Lohnabrechnungen und Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen (soweit eine Auszahlung im Entsendezeitraum erfolgt)
• Sozialversicherungsnachweis A1 (erhältlich beim Sozialversicherungsträger – idR. ÖGK)
• Amtlicher Lichtbildausweis

 In folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätige Personen sind aufgrund des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz vor Ort mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen (§ 2a SchwarzArbG):

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

1.2 Dokumentationspflicht Geschäftsführende

Folgende Unterlagen müssen Geschäftsführende in Deutschland als Kopie oder auf einem Datenträger im PDF-Format (z. B. USB-Stick) bereithalten:

• A1-Bescheinigung (erhältlich beim Sozialversicherungsträger – idR. SVS)
• Amtlicher Lichtbildausweis
• Gewerbeschein
• Werkvertrag/Auftragsbestätigung

D)  Regelungen bei Bauleistungen

Der Begriff „Bauleistung“ ist in Deutschland sehr breit gefasst und betrifft alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen.

1.1 SOKA-Bau

Eventuell erhalten Sie im Nachgang an eine Meldung der Arbeitnehmenden ein Schreiben der SOKA-Bau (welche von Zoll automatisch informiert wird), welche überprüfen will, ob eine Teilnahmepflicht an der Urlaubskasse der deutschen Bauwirtschaft besteht.

1.2 Steuerliches

Bauleistungen an Privatpersonen
Bei Bauleistung an Privatpersonen richtet sich die zu verrechnende USt grundsätzlich nach dem Ort, an dem die Leistung erbracht wird bzw. die Verfügungsmacht an den Kunden übergeht. Dies hat zur Folge, dass die Umsätze beim zuständigen deutschen Finanzamt angemeldet und die Umsatzsteuer ans deutsche Finanzamt abgeführt werden muss. Dazu ist eine deutsche Steuernummer erforderlich, welche beim Finanzamt München II beantragt werden kann.

Bauleistungen an Unternehmer
Wer in Deutschland Bauleistungen an Unternehmen erbringt und diese Umsätze (ohne Umsatzsteuer) im Kalenderjahr über € 5.000,- (brutto) liegen, sollte eine Freistellung von der Bauabzugsteuer beantragen. Gleiches gilt für die Bauleistungserbringung an private Auftraggeber mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, wenn der Bau-Auftragswert für das Mietobjekt über € 15.000,-liegt.

Aufgrund der sogenannten Bauabzugsteuer müssen vorgenannte Auftraggeber pauschal 15% des Rechnungsbetrags einbehalten und diesen Betrag an das Finanzamt abführen. Durch die formlose Beantragung einer Freistellungsbescheinigung kann dies vermieden werden. Erstmalig erteilt wird eine solche Freistellungsbescheinigung in der Regel für ein Jahr. Eine Kopie der Freistellungsbescheinigung wird dann jeder Rechnung beigelegt, die für Bauleistungen in Deutschland für einen Auftraggeber der Unternehmer ist, ausgestellt wird.