"Die E-Rechnung bringt riesiges Nutzenpotential für alle Unternehmen."
Interview mit Dr. Gerhard Laga über die elektronische Rechnungsstellung und Vergabe
Lesedauer: 6 Minuten
Dr. Gerhard Laga ist verantwortlich für das WKÖ E-Center und beschäftigt sich seit über 30 Jahren mit Informationstechnologie. Der studierte Jurist leitet seit 10 Jahren den AustriaPro Arbeitskreis E-Billing, der den österreichischen XML-Standard ebInterface entwickelt hat. Er vertritt Österreich in einschlägigen EU-Gremien, ist Lektor an FHs und der Uni Wien sowie Autor zahlreicher Fachbücher.
Ganz einfach, weil alle Unternehmen Rechnungen stellen und verarbeiten und bei 300 Millionen B2BRechnungen pro Jahr in Österreich auch Verbesserungen im Kleinen ein enormes volkswirtschaftliches Nutzenpotential haben. Wir reden dabei von rund 8-10 Milliarden Euro pro Jahr.
Das insgesamt riesige Nutzenpotential kann man natürlich auch auf die einzelnen Unternehmen herunterbrechen, denn diese können Zeit sparen, mehr Transparenz schaffen und mehr Sicherheit gewinnen.
Manchmal stehen kleine Unternehmen vor dem Problem: Muss ich diese Rechnung zahlen oder nicht? Sie kennen vielleicht diese oft missbräuchlichen Rechnungen für Eintragungen in ein Branchenregister, die man nie beauftragt hat. Wenn Unternehmen ein zentrales elektronisches Verzeichnis ihrer Aufträge haben, dann kann keine Verunsicherung passieren und der Abgleich ist sofort gemacht.
Genau, es braucht zunächst ein verstärktes Bewusstsein, dass die wichtigsten Entscheidungen beim Auftrag und nicht bei der Rechnung getroffen werden. Besteht diese Bewusstsein, bedarf es einer Änderung der Abläufe und zwar für Unternehmen jeder Größe, besonders aber für kleine und mittlere Unternehmen.
Zunächst muss man sich bewusstmachen, dass man einerseits Aufträge vergibt und andererseits Aufträge bekommt. Für beide Fälle braucht es eine Software, mit der Aufträge – am besten direkt beim Kundengespräch – angelegt werden. Der Kunde bekommt dann auch gleich elektronisch eine Auftragsbestätigung, was für die Seriosität des Unternehmens spricht. Und ist man Auftraggeber, kann man bei eingehenden Rechnungen leicht vergleichen: Ist es die gleiche Höhe wie beauftragt, dieselbe Leistung, dieselbe Auftragsnummer?
Landläufig versteht man unter einer E-Rechnung nur eine per E-Mail versendete Rechnung mit einem PDF-Dokument im Anhang. Im Gegensatz dazu bieten sogenannte XML-Rechnungen weit mehr Möglichkeiten bei der automatischen Verarbeitung. Aus diesem Grund spricht man dann von strukturierter E-Rechnung.
Damit Rechnungen automatisch weiterverarbeitet werden können, muss deren Inhalt vom Computer ausgelesen und „verstanden“ werden. Dazu muss die Rechnung in einem Format erstellt werden, das der Computer des Rechnungsempfängers versteht – das sind heutzutage Formate wie XML/ebInterface oder EDI/EDIFACT.
Geht eine strukturierte E-Rechnung zum Beispiel via E-Mail an ein vordefiniertes Postfach ein, so erkennt die Rechnungssoftware automatisch, ob die Rechnung auch wirklich richtig und fällig ist. Und die Software hilft dann auch, den besten Zeitpunkt für die Zahlung inklusive Skonto zu bestimmen und auch praktisch zu schaffen.
So ist es. Wenn der Einkauf, die Lagerhaltung oder die Leistungsabnahme und die Rechnungslegung strukturiert ablaufen, können Unternehmen einfach aufs Knöpferl drücken und die Entwicklung eines Deckungsbeitrags bei einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung anschauen - Big Data für Kleine. So erleichtert die E-Rechnung den innerbetrieblichen Steuerungsprozess.
Zuerst sparen Sie Geld bei Porto und Materialkosten, in weiterer Folge auch Zeit und Personalkosten. Rechnungen können schneller verschickt werden, durch Knopfdruck beim Empfänger bezahlt werden und der Rechnungsversender erhält schneller sein Geld. Dazu kommen noch die geringeren Bearbeitungskosten, automatisches Mahnwesen, automatische Archivierung und vieles mehr.
Das ist eindeutig das Thema der Unternehmensleitung und kein Thema der Finanz- oder IT-Abteilung. Wichtig ist ja, dass die innerbetrieblichen Abläufe abteilungsübergreifend optimiert werden und das sieht meist nur die Unternehmensleitung. Nur wenn die Unternehmensleitung die strategischen Chancen des Themas erkennt, führen E-Rechnungsprojekte zum gewünschten Erfolg.
Ja, der österreichische Standard heißt ebInterface und ist in der neuesten Version kompatibel zum ebenfalls neuen EU-Standard.
Die WKO führt eine Liste der ebInterface Partner – da finden Sie rund 60 Software Produkte. Je nach Anforderung gibt es unterschiedliche Produkte, lokale Software oder Cloudlösungen, Produkte mit Stammdatenverwaltung und Archivierung, aber auch weiterreichende Produkte, um alles mit dem Wareneingangsbuch zu verknüpfen und vieles mehr.
Ja natürlich, denn gerade die müssen ja alles selbst machen! Für EPU gibt es empfehlenswerte Apps für unterwegs, die sich auch in der WKO Liste der ebinterface Partner finden. Damit ist das Zettelwerk Geschichte und man hat seine Aufträge und Rechnungen immer in der Tasche.
Auch die elektronische Archivierung muss – so wie die Archivierung von Papierdokumenten – revisionssicher sein. D.h. man muss jede Veränderung erkennen oder Veränderungen ausschließen. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Man kann einmal beschreibbare Datenträger wie DVDs oder Bluray oder Archivsoftware – eventuell mit eigener Hardware – verwenden. Die ist zwar in der Anschaffung teurer, die Vorteile liegen aber in der umfassenden Suchfunktion und der Verfügbarkeit aller Rechnungen rund um die Uhr, selbst dann, wenn sie gerade bei der Steuerberatung liegen.
- Greifen Sie das Thema E-Rechnung aktiv auf und geraten Sie nicht schleichend unter Druck ihrer Lieferanten und Kunden.
- Bilden Sie nicht bestehende analoge Abläufe ab, sondern nutzen Sie das Potential digitaler strukturierter Daten.
- Beziehen Sie den gesamten Einkaufsprozess in ihre Überlegungen mit ein, denn die E-Rechnung ist nur ein Teil davon.
- Nutzen Sie die kostenlosen WKÖ-Services für Information und kostenlosen Einstieg in die Welt der E-Rechnung.
- Überlegen Sie sich, ob Sie vorerst nur Rechnungen oder gleich das gesamte Auftragswesen elektronisch abwickeln möchten.
- Legen Sie fest, wie die Archivierung aussehen soll. Noch eingehende Papierrechnungen sollten sofort elektronisch erfasst werden, um Fehler zu vermeiden.
- Probieren Sie verschiedene lokal installierte oder Cloud-Produkte aus oder kontaktieren Sie Ihren Hersteller bzw. Dienstleister. Die meisten österreichischen Buchhaltungsprogramme können bereits ebInterface-Rechnungen lesen und erzeugen.
- Testen Sie Ihre Prozesse bei ausgewählten Kunden und Lieferanten.
- Nehmen Sie die E-Rechnung in Ihre AGB auf und richten Sie eine eigene E-Mail Adresse dafür ein.
Wir bieten umfassende Services: Vom Potential-Rechner zur Berechnung des individuellen Nutzenpotentials für jedes Unternehmen, über kostenfreie Software z.B. als Plug-In für Word, Konvertierungs-Werkzeuge, Darstellungssoftware bis hin zum Online-Ratgeber, der ihnen individuell ihre nächsten Schritte vorschlägt. Und selbstverständlich ist das auch ein wichtiges Thema, das innerhalb der KMU Digital Beratungen abgedeckt wird.