DSGVO: Fotos und Videos bei Veranstaltungen und für Werbezwecke

Veranstaltungen organisieren: Warum sollten Sie Datenschutz von Anfang an mitdenken?

Ob Kundenevent, Messeauftritt, Konferenz oder Mitarbeiterfeier: Sobald Sie eine Veranstaltung organisieren, verarbeiten Sie in aller Regel personenbezogene Daten – bei der Anmeldung, am Empfang, beim Fotografieren und danach im Marketing.

Bei Vor-Ort-Veranstaltungen fallen üblicherweise folgende personenbezogene Daten an:

• Bei der Anmeldung (vor der Veranstaltung)
  • Name der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers
  • Name der Firma
  • E-Mail-Adresse und Telefonnummer 
  • Zahlungsdaten bei kostenpflichtigen Tickets 
  • teils auch Ernährungspräferenzen oder gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Allergien für das Catering) 
• Bei der Teilnahme (während der Veranstaltung)
  • Fotos 
  • Videos 
• Bei der Evaluierung (nach der Veranstaltung)
  • Feedback
  • Umfragedaten
    

Bei Online- oder Hybrid-Veranstaltungen werden oft noch weitere Daten verarbeitet, wie Nutzer- und Teilnahmedaten, Dauer des Besuchs, Metadaten etc. 

Gerade kleine und mittlere Unternehmen machen Veranstaltungsmanagement oft nebenbei, ohne dass jemand explizit für den Datenschutz zuständig ist.

 Diese FAQ-Seite begleitet Sie Schritt für Schritt durch die typischen Situationen im Veranstaltungsmanagement und zeigt Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Wer ist bei einer Veranstaltung für den Datenschutz verantwortlich?

Wer für den Datenschutz zuständig ist, hängt davon ab, ob Sie die Veranstaltung allein oder mit anderen organisieren:

Sie organisieren die Veranstaltung allein

Als veranstaltendes Unternehmen sind Sie auch Verantwortlicher, da Sie über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden.

Sie organisieren die Veranstaltung mit einem anderen Unternehmen

Organisieren zwei Unternehmen gemeinsam eine Veranstaltung, kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegen. 

• Weiterführende Info: Voraussetzungen für eine gemeinsame Verantwortlichkeit bei gemeinsam organisierten Veranstaltungen 

Sie organisieren die Veranstaltung mit einer Event-Agentur

Eine Agentur agiert üblicherweise nur in Ihrem Namen, d. h. als Auftragsverarbeiter. Manchmal agiert sie aber auch als eigenständig Verantwortlicher (z. B. bei eigenen Marketingzwecken).

Unser Tipp für mehr Datenschutz: 
Wenn Sie mit einem anderen Unternehmen oder einer Eventagentur zusammenarbeiten, sollten Sie vorab klären, wer welche Rolle einnimmt.

Liegt bei gemeinsam veranstalteten Events mit Kooperationspartner:innen eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor? 

Ja, das ist durchaus möglich. Eine gemeinsam organisierte Veranstaltung führt jedoch nicht automatisch zu einer  gemeinsamen Verantwortlichkeit. Ausschlaggebend ist, ob die an der Organisation beteiligten Kooperationspartner die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten gemeinsam festlegen.

Wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, müssen die Kooperationspartner:innen eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit abschließen. Diese Vereinbarung legt die datenschutzrechtlichen Pflichten der Beteiligten fest.

Verfolgen die Kooperationspartner:innen hingegen jeweils eigene Zwecke und entscheiden eigenständig über die Verwendung des Bild- und Videomaterials, kann es sich auch um getrennte Verantwortlichkeiten handeln. Prüfen Sie daher immer, wie die Kooperationspartner konkret zusammenarbeiten.

Beispiel: Sie senden gemeinsam mit einem Partnerunternehmen eine Einladung an eine kombinierte Kontaktliste. In diesem Fall liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, da Sie beide gemeinsam über Zwecke und  Mittel der Einladungsaktion entscheiden.

Unser Tipp für mehr Datenschutz: 
Stellen Sie den Empfänger:innen der Einladung die wesentlichen Punkte der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit in übersichtlicher Form zur Verfügung, z. B. über einen Link in der Datenschutzerklärung der Einladung.

Welche datenschutzrechtliche Stellung haben Berufsfotograf:innen und Videograf:innen bei Veranstaltungen?

Berufsfotograf:innen und Videograf:innen sind in der Regel datenschutzrechtlich als Verantwortliche anzusehen. Sie verfügen typischerweise über eine eigene fachliche und kreative Entscheidungsfreiheit.

Beispiele
Sie entscheiden etwa selbst über Motivwahl, Bildausschnitt, Kameraführung, Beleuchtung, Auswahl und Bearbeitung der Aufnahmen sowie häufig auch über die Art der Speicherung und Archivierung.

Zudem verfolgen Berufsfotograf:innen und Videograf:innen oft eigene Zwecke.

Beispiele
Die Dokumentation ihrer Arbeit, die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder die Nutzung von Aufnahmen für das eigene Portfolio (soweit zulässig). 

Welche datenschutzrechtliche Stellung haben Werbe- und Marketingagenturen bei Veranstaltungen?

Werbe- und Marketingagenturen werden im Zusammenhang mit Veranstaltungen häufig als Auftragsverarbeiter tätig. Dies ist insbesondere der Fall, wenn sie personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen der Veranstalter:innen verarbeiten, etwa beim Versand von Einladungen, der Verwaltung von Anmeldungen, der Durchführung von E-Mail-Kampagnen oder der Betreuung von Registrierungsplattformen. Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verbleibt dabei grundsätzlich bei den Veranstalter:innen.

Wenn Sie Werbe- und Marketingagenturen als Auftragsverarbeiter einsetzen, sollten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Darin legen Sie insbesondere Gegenstand, Dauer und Zweck der Datenverarbeitung sowie die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien fest.

Aussendung und Anmeldung zur Veranstaltung

Welche Daten dürfen Sie bei der Anmeldung verlangen?

Sie sollten sich auf das beschränken, was für die Durchführung der Veranstaltung tatsächlich notwendig ist - das sind meist Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Firma.

Zusätzliche Felder wie Jobtitel oder Branche sind nur zulässig, wenn sie einem nachvollziehbaren Zweck dienen (z. B. Zielgruppenauswertung). Kennzeichnen Sie, dass diese zusätzlichen Angaben freiwillig erfolgen. Gleiches gilt für die Anmeldung zum Newsletter Ihres Unternehmens.

Erfolgt die Anmeldung über ein Online-Formular, sollten die Pflichtfelder auf das notwendige Maß beschränkt, freiwillige Angaben eindeutig als optional ausgewiesen und direkt beim Formular eine verständliche Datenschutzinformation verlinkt werden.

Was müssen Sie bei Nutzung von Formular-Tools oder Event-Plattformen eines externen Anbieters beachten?

Prüfen Sie, ob der Anbieter als Auftragsverarbeiter für Sie tätig wird, und schließen Sie in diesem Fall einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Klären Sie zusätzlich den Serverstandort. Bei Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR müssen Sie die Zulässigkeit der Datenübermittlung prüfen.

Was muss beim digitalen Anmeldeprozess ansonsten beachtet werden?

Setzen Sie auf einer Anmeldeseite nur technisch notwendige Cookies ein. Für Analyse- oder Marketing-Cookies (z. B. Tracking-Pixel von Werbeplattformen) benötigen Sie eine vorherige Einwilligung über ein Cookie-Consent-Tool, bevor diese Dienste geladen werden.

Für die digitale Veranstaltungsanmeldung (z. B. per Mail, über eine Plattform oder eine Webseite) ist eine Bestätigungs-E-Mail sinnvoll, um Tippfehler bei der E-Mail-Adresse auszuschließen und die Anmeldung zu bestätigen. Möchten Sie die Anmeldedaten zusätzlich für Marketingzwecke wie den Newsletter nutzen, sollten Sie dafür ein separates Double-Opt-in-Verfahren vorsehen, das von der reinen Veranstaltungsbestätigung klar getrennt ist.

Beschränken Sie den Zugriff auf die Anmeldedaten nach dem Need-to-know-Prinzip auf jene Personen, die sie für die Organisation tatsächlich benötigen. Sichern Sie Exporte (z. B. Excel-Listen für den Empfang) durch Zugriffsschutz und löschen Sie temporäre Kopien nach der Veranstaltung. Automatisierte, regelmäßige Backups sollten ebenfalls im Löschkonzept berücksichtigt werden.

Auf welcher rechtlichen Erlaubnis dürfen Sie Anmeldedaten verarbeiten?

Bei der rechtlichen Erlaubnis stützen Sie sich meist auf Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung, da mit der Anmeldung ein Teilnahmeverhältnis entsteht. Für darüberhinausgehende Zwecke wie Marketing benötigen Sie eine gesonderte Erlaubnis, meist eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse, wie ein Dokumentationsinteresse für die Veröffentlichung von Bildern nach der Veranstaltung.

Gesundheitsbezogene Angaben wie Allergien für das Catering zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Sie sollten diese Angaben nur mit ausdrücklicher Einwilligung erheben, auf das Nötigste beschränken und nach der Veranstaltung zeitnah löschen.

Wie lange dürfen Sie Teilnehmerdaten nach der Veranstaltung aufbewahren?

Nur so lange, wie es der ursprüngliche Zweck erfordert, plus etwaige gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. bei Rechnungsdaten). Für Daten, die Sie rein für die Organisation der Veranstaltung benötigt haben (z. B. Teilnehmerlisten) sollten Sie eine Löschfrist festlegen, üblich sind einige Wochen bis wenige Monate nach der Veranstaltung.

Online- oder Hybridveranstaltungen

Bei Online- oder Hybrid-Veranstaltungen gelten die gleichen Voraussetzungen wie offline. Zusätzlich sollten Sie auf die Datenschutzeinstellungen der genutzten Plattform achten, insbesondere wenn Sie Chat-Verläufe, Umfrageergebnisse oder Kamerabilder der Teilnehmenden speichern. Klären Sie auch den Serverstandort des Anbieters. Bei Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR müssen Sie die Zulässigkeit der Datenübermittlung prüfen.

Fotos und Videos von Veranstaltungen

Bei nahezu jeder Veranstaltung werden heute Fotos und Videos angefertigt. Die Aufnahmen dienen der Dokumentation, Berichterstattung, Öffentlichkeitsarbeit oder späteren Bewerbung künftiger Veranstaltungen.

Da auf Fotos und Videos regelmäßig Personen erkennbar sind, handelt es sich dabei um personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung dieser Daten müssen die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Zusätzlich sind die Bestimmungen zum Recht am eigenen Bild zu beachten.

Welche Form der rechtlichen Erlaubnis kommt bei der Verarbeitung von Fotos und Videos auf Veranstaltungen für Sie als Veranstalter:in in Betracht? 

Bei Fotos und Videos auf Veranstaltungen kommen zwei Formen der rechtlichen Erlaubnis in Betracht:

• Veranstalter:innen von Firmenveranstaltungen stützen sich regelmäßig auf ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation und anschließenden Veröffentlichung der Veranstaltung. Dieses gilt insbesondere für sogenannte „Stimmungsfotos“, die das Gesamtgeschehen der Veranstaltung festhalten und auf denen mehrere Personen abgebildet sind. Die Aufnahmen dienen dabei nicht der gezielten Darstellung einzelner Personen, sondern der Dokumentation der Veranstaltung als solcher. 
• Fotografiert ein:e Fotograf:in gezielt einzelne oder wenige Personen und holt vor der Aufnahme deren Einwilligung ein, kann die Verarbeitung der Fotos auf die Einwilligung der betroffenen Personen gestützt werden. Dies betrifft insbesondere Aufnahmen, bei denen die Personen im Vordergrund stehen und nicht bloß Teil einer allgemeinen Veranstaltungsdokumentation sind.

Müssen Sie als Veranstalter:in eine Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen? 

Ja, Sie müssen eine Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen, wenn Fotos und Videos auf der Veranstaltung gemacht werden, da dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Zwar müssen Veranstaltungsteilnehmer:innen im Normalfall mit der Dokumentation der Veranstaltung rechnen, dennoch sollten Sie in der Einladung zur Veranstaltung und am Veranstaltungsort selbst nochmal darauf hinweisen, dass im Rahmen der Veranstaltung Fotos und Videos gemacht werden.

Beispiele
Links oder QR-Code zur Datenschutzerklärung auf 

• Hinweisschildern
• Roll-Ups
• Tickets oder in Programmheftchen
• Bildschirmen 

Reicht ein Hinweisschild am Eingang ("Es werden Fotos gemacht") aus?

Ein Hinweisschild kann für allgemeine Übersichtsaufnahmen einer größeren Veranstaltung ausreichend sein, wenn die abgebildeten Personen nicht im Fokus stehen und ausreichend über eine Widerspruchsmöglichkeit informiert werden. Für gezielte Porträtaufnahmen oder Interviews sollten Sie zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung einholen.

Unser Tipp für noch mehr Datenschutz:
Bieten Sie am Empfang eine einfache Möglichkeit an, dem Fotografieren zu widersprechen, z. B. durch ein farbiges Namensschild.

Dürfen Sie Fotos von öffentlichen Firmenveranstaltungen im Internet oder in Sozialen Netzwerken veröffentlichen? 

Bei öffentlichen Firmenveranstaltungen besteht jedenfalls ein berechtigtes Interesse des:der Veranstalter:in die Veranstaltung öffentlich (z. B. auf der Unternehmenswebsite und in Sozialen Netzwerken) zu bewerben. Es ist dabei jedoch auch das Recht am eigenen Bild zu beachten!

Müssen Sie als Veranstalter:in sonstige rechtliche Vorgaben im Zusammenhang mit Fotos und Videos einhalten? 

Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit einer Verarbeitung bedeutet nicht automatisch, dass auch die Veröffentlichung des Bildes zulässig ist. Unabhängig von datenschutzrechtlichen Vorgaben ist nämlich auch das Recht am eigenen Bild zu beachten. Danach dürfen Fotos von Personen nicht veröffentlicht oder verbreitet werden, wenn dadurch berechtigte Interessen der abgebildeten Person beeinträchtigt werden. Dabei handelt es sich nicht um das datenschutzrechtliche berechtigte Interesse, sondern um einen eigenständigen bildnisschutzrechtlichen Maßstab.

Bei Fotos und Videos von Veranstaltungen ist daher darauf zu achten, dass die abgebildeten Personen weder bloßgestellt noch herabgesetzt werden. Ebenso sollten keine Aufnahmen veröffentlicht werden, die ungewollt Einblicke in die Privatsphäre der Betroffenen gewähren oder diese in einer für sie nachteiligen Weise darstellen. 

Was müssen Sie als Arbeitgeber:in hinsichtlich Fotos und Videos von Mitarbeiter:innen auf Firmenveranstaltungen beachten?

Grundsätzlich gilt auch hinsichtlich der Verarbeitung von Fotos und Videos von Mitarbeitenden das bereits in den obenstehenden Punkten Dargestellte.

Bezüglich der Veröffentlichung ist jedoch zwischen firmeninternen und öffentlichen Veranstaltungen und dem Ort der Veröffentlichung zu unterscheiden:

Dürfen Sie als Veranstalter:in Bild- und Videomaterial an Kooperationspartner:innen weitergeben?

Für die Beantwortung dieser Frage ist zunächst zu unterscheiden, ob Sie mit Ihren Kooperationspartner:innen hinsichtlich der Bild- und Videoaufnahmen gemeinsam verantwortlich sind oder ob jede Partei als eigenständiger Verantwortlicher handelt:

• Liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, kommt für alle gemeinsam Verantwortlichen grundsätzlich dieselbe Form der rechtliche Erlaubnis für die Verarbeitung der Fotos und Videos in Betracht. Nähere Informationen dazu finden Sie in unserer FAQ Welche Form der rechtlichen Erlaubnis kommt bei der Verarbeitung von Fotos und Videos auf Veranstaltungen für Sie als Veranstalter:in in Betracht?
• Liegt hingegen keine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, stellt die Weitergabe von Bild- und Videomaterial an Kooperationspartner:innen eine gesonderte Verarbeitung personenbezogener Daten dar, die bereits bei der Planung der Veranstaltung berücksichtigt werden sollte. Insbesondere benötigen Sie für die Weitergabe eine entsprechende rechtliche Erlaubnis. Darüber hinaus müssen Sie die betroffenen Personen transparent darüber informieren, an welche Empfänger:innen das Bild- und Videomaterial weitergegeben wird und zu welchen Zwecken die jeweiligen Empfänger:innen die Aufnahmen verwenden werden.

Wie lange dürfen Sie Fotos und Videos von Veranstaltungen speichern? 

Speichern Sie Fotos und Videos von Veranstaltungen nur so lange, wie Sie diese für den ursprünglichen Zweck benötigen. Wie lange eine Speicherung zulässig ist, hängt von folgenden Faktoren ab: 

• Verarbeitungszweck
• berechtigten Erwartungen der betroffenen Personen
• Form der rechtlichen Erlaubnis
  

Prüfen Sie regelmäßig, ob die weitere Aufbewahrung noch erforderlich ist oder ob Aufnahmen gelöscht werden sollten. Bestehen keine berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung, müssen Sie die Fotos und Videos löschen.

Beispiel
Berechtigte Gründe für eine Speicherung können etwa die Dokumentation von Veranstaltungen, die Öffentlichkeitsarbeit oder die Unternehmenskommunikation sein.

Was, wenn eine Person nachträglich verlangt, dass ihr Foto entfernt wird?

Diesem Wunsch sollten Sie im Rahmen der Betroffenenrechte zeitnah nachkommen, sofern kein überwiegendes berechtigtes Interesse entgegensteht. Definieren Sie im Vorfeld einen klaren internen Ablauf dafür.

Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten bei Fotoautomaten (Fotoboxen) auf Veranstaltungen?

Bei Fotoboxen sollten Sie besonders sorgsam sein, da Gäste hier sehr persönliche Nahaufnahmen von sich selbst erzeugen, die oft sofort geteilt oder verschickt werden. Für eine weitergehende Verwendung etwa auf Ihrer Website oder in Sozialen Netzwerken brauchen Sie eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung. 

Bietet die Box einen Versand des Fotos per E-Mail oder SMS an, sammeln Sie damit zusätzliche Kontaktdaten, die Sie nicht einfach für Marketingzwecke weiterverwenden dürfen. Klären Sie außerdem beim Anbieter der Box, wie lange die Fotos gespeichert werden und wann sie gelöscht werden, und legen Sie bei einem externen Anbieter vertraglich fest, wer für den Datenschutz verantwortlich ist. Ein gut sichtbarer Hinweis direkt bei der Fotobox zu Zweck und Weiterverwendung der Fotos ist dabei besonders hilfreich.

Welche Besonderheiten gelten bei Foto- und Videoaufnahmen von Kindern und Jugendlichen auf Veranstaltungen? 

Bei Kindern und Jugendlichen sollten Sie deutlich zurückhaltender vorgehen als bei erwachsenen Gästen, da sie als besonders schutzbedürftig gelten. Für Fotos oder Videos, auf denen Minderjährige erkennbar sind, sollten Sie zusätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einholen, bevor die Aufnahmen entstehen oder zumindest bevor sie verwendet werden. Je jünger das Kind, desto strenger sollten Sie diese Regel handhaben. Bei unmündigen Minderjährigen ist eine ausdrückliche vorherige Zustimmung praktisch unerlässlich, bei älteren Jugendlichen kann je nach Reife auch deren eigene Meinung mit einbezogen werden. Eine allgemeine Ankündigung am Eingang reicht bei Minderjährigen nicht aus, hier sollten Sie aktiv und gezielt informieren, etwa über ein eigenes Einverständnisformular bei der Anmeldung. 

Besonders vorsichtig sollten Sie bei einer möglichen Veröffentlichung sein, etwa auf der Website oder in Sozialen Netzwerken, da hier das Risiko einer dauerhaften und schwer kontrollierbaren Verbreitung besteht. Am sichersten ist es, Minderjährige nach Möglichkeit nur in Gruppenaufnahmen ohne Fokus auf Einzelpersonen abzubilden, wenn eine gezielte Einwilligung nicht vorliegt.

Kontaktaufnahme nach der Veranstaltung

Dürfen Sie Teilnehmer:innen nach der Veranstaltung automatisch in Ihren Newsletter aufnehmen?
Nein, das sollten Sie nicht ohne gesonderte Zustimmung tun, da grundsätzlich eine vorherige Einwilligung (Opt-in) erforderlich ist. Die bloße Teilnahme an einer Veranstaltung begründet noch keine Berechtigung für Werbe-E-Mails.

Unser Tipp für mehr Datenschutz:
Holen Sie die Newsletter-Einwilligung aktiv bei der Anmeldung ein, z. B. über eine separate, nicht vorausgefüllte Checkbox.

Dürfen Sie Feedback-Umfragen nach der Veranstaltung versenden?

Ja, wenn dies im Rahmen der ursprünglichen Zweckbestimmung der Veranstaltung liegt und verhältnismäßig ist. Enthält die Umfrage werbliche Elemente, gelten wieder die Anforderungen an elektronische Werbung.

Bildverarbeitung zu Werbezwecken

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Sie Fotos von Personen zu Werbezwecken verwenden?

Um Fotos von Personen für Werbezwecke verwenden zu dürfen, müssen Sie folgende Rechte der abgebildeten Personen beachten: 

• Datenschutzrecht
• Recht am eigenen Bild
  

Datenschutzrecht

Fotos von Personen gelten als personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung dieser Fotos brauchen Sie deshalb eine rechtliche Erlaubnis. Dafür kommen folgende Formen in Betracht:

Einwilligung der betroffenen Personen 

Abschluss eines Nutzungsvertrags (Vertragserfüllung)

Beispiel Nutzungsvertrag
Im Rahmen eines Model-Release-Vertrags erlaubt die betroffene Person die Verwendung der Fotos gegen eine Gegenleistung.

Recht am eigenen Bild

Zusätzlich zum Datenschutzrecht müssen Sie auch das Recht am eigenen Bild beachten. Demnach dürfen Sie Fotos von Personen nicht veröffentlichen oder verbreiten, wenn dadurch berechtigte Interessen der abgebildeten Person verletzt werden.
Berechtigte Interessen werden in den folgenden Fällen verletzt:

• Bloßstellung oder Herabsetzung,
• ungewollte Preisgabe des Privatlebens oder
• die Verwendung des Bildes zu Werbezwecken ohne Zustimmung.
  

Wenn Sie ein Foto einer Person zu Werbezwecken verwenden möchten, brauchen Sie daher deren Zustimmung. Diese Zustimmung aufgrund des Rechts am eigenen Bild unterliegt weniger strengen Vorgaben als eine datenschutzrechtliche Einwilligung.

Ob und wie betroffene Personen ihre Zustimmung widerrufen können, hängt davon ab, ob die Zustimmung unentgeltlich oder entgeltlich erteilt wurde:

Die Zustimmung wurde unentgeltlich erteilt

Abgebildete Personen können ihre Zustimmung bei geänderter Sachlage widerrufen.

Beispiel für eine geänderte Sachlage
Eine Richterin trat in ihrer Jugend regelmäßig als Marketenderin bei traditionellen Schützenveranstaltungen auf und ließ dabei unentgeltlich Fotoaufnahmen von sich anfertigen, ohne deren spätere Verwendung ausdrücklich einzuschränken. Die Fotos wurden nach einigen Jahren in einem touristischen Werbeprospekt veröffentlicht. Inzwischen hatten sich jedoch die beruflichen und persönlichen Verhältnisse der Abgebildeten grundlegend verändert: Sie schlug eine juristische Laufbahn ein und wurde schließlich zur Richterin ernannt. Sie machte geltend, dass die weitere Verwendung der Aufnahmen ihrem heutigen beruflichen Ansehen und der mit ihrem Amt verbundenen erforderlichen Neutralität und Seriosität abträglich sei. Aufgrund der wesentlichen Veränderung ihrer Lebensumstände und ihrer gesellschaftlichen Stellung war der Widerruf der ursprünglich erteilten Zustimmung zulässig.

Die Zustimmung wurde entgeltlich erteilt

Der Widerruf der Zustimmung ist grundsätzlich nicht möglich (außer im Falle der Veröffentlichung von Nacktfotos). 

Müssen Sie als Verantwortlicher im Zusammenhang mit der Verwendung von Fotos zu Werbezwecken eine Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen?

Ja. Da in einer Datenschutzerklärung personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen die betroffenen Personen über die Datenverarbeitung umfangreich informiert werden.

Gibt es Besonderheiten bei der Verwendung von Fotos von Mitarbeitenden zu Werbezwecken? 

Nein. Auch für Mitarbeiter:innen gilt das hier Dargestellte:

• Unter welchen Voraussetzungen dürfen Sie Fotos von Personen zu Werbezwecken verwenden? .

Was passiert, wenn Mitarbeitende, deren Fotos für Werbezwecke verwendet wurden, aus dem Unternehmen ausscheiden? 

Unter folgenden Voraussetzungen dürfen Sie die Fotos von Mitarbeiten auch nach deren Ausscheidenden verwenden:

• Es existiert ein Nutzungsvertrag
• Es liegt eine gültige Einwilligung vor
• Es liegt ein berechtigtes Interesse vor

Es existiert ein Nutzungsvertrag 

Sie dürfen die Fotos nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden weiter verwenden, wenn ein Nutzungsvertrag vorliegt. Denn der Nutzungvertrag bildet die vertragliche Grundlage für die Datenverarbeitung.

Es liegt eine gültige Einwilligung vor

Sie dürfen die Fotos nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden weiterhin verwenden, wenn eine gültige Einwilligung vorliegt. Falls die bzw. der Mitarbeitende die Einwilligung widerruft, dürfen Sie die Fotos nicht länger verarbeiten. Das bedeutet, Sie müssen:

•  digital veröffentlichte Fotos oder Videos des:der Mitarbeiter:in entfernen. Dies gilt insbesondere für Fotos in sozialen Netzwerken, auf der Webseite oder im Intranet.
• Fotos in Printprodukten bei der nächsten Auflage entfernen. Die Vernichtung bereits produzierter Printprodukte ist nicht erforderlich.

Es liegt ein berechtigtes Interesse vor

Wenn ehemalige Mitarbeitende ihre Einwilligung widerrufen, können Sie versuchen, die Datenverarbeitung auf eine andere Form der rechtlichen Erlaubnis zu stützen. Im Zusammenhang mit Mitarbeiterfotos kommt ein berechtigtes Interesse in Betracht.

Beispiel
Eine betroffene Person war als Projektmanager bei einem auf Online Marketing und Vertrieb spezialisierten Unternehmen beschäftigt. Während des Arbeitsverhältnisses entstanden im öffentlich zugänglichen Online Auftritt Fotos und Videos, auf denen der ehemalige Mitarbeiter erkennbar war und an deren Erstellung er mitgewirkt hat. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses widerruft der ehemalige Mitarbeiter seine Einwilligung und verlangte die Löschung sämtlicher ihn betreffender personenbezogener Daten.

Im Zusammenhang mit dem Prüfschema zur Durchführung der Interessenabwägung müssen Sie sich als Verantwortlicher die folgenden Fragen stellen:

Frage 1: Verfolgen Sie als Verantwortlicher oder ein Dritter ein berechtigtes Interesse?

Hier kommen z. B. Werbeinteressen Ihres Unternehmens in Betracht.

Frage 2: Ist die jeweilige Datenverarbeitung erforderlich?

In diesem Zusammenhang müssen Sie evaluieren, ob es mildere Mittel gibt, um das Ziel zu erreichen. Da im vorliegenden Fall das Unternehmen, auf Onlinemarketing und -vertrieb spezialisiert und damit notorisch in der Erstellung von Online-Inhalten geübt ist, ist es leicht möglich die Inhalte des ehemaligen Mitarbeiters mit Inhalten zu ersetzen, in denen keine personenbezogenen Daten des ehemaligen Mitarbeiters verarbeitet werden.

Frage 3: Ist das Interesse des Verantwortlichen an der Datenverarbeitung mindestens gleichwertig oder höherwertig zu gewichten als die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen?

Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie die Interessen Ihres Unternehmens bzw. Dritter mit jenen der betroffenen Person gegeneinander abwägen. Im vorliegenden Fall besteht kein aufrechtes Rechtsverhältnis mehr. Die wirtschaftlichen (Werbe- bzw. Repräsentations-)Interessen des Unternehmens sind nicht derart stark zu gewichten, dass sie das Interesse des ehemaligen Mitarbeiters am Schutz seiner personenbezogenen Daten überwiegen. Da die Fotos und Videos darüber hinaus auf diversen sozialen Netzwerken auch öffentlich einsehbar sind, wird der ehemalige Mitarbeiter zusätzlich mit einem Unternehmen in Beziehung gesetzt, obwohl er gar nicht mehr im Unternehmen tätig ist.

Ergebnis

Das berechtigte Interesse kann nicht als rechtliche Erlaubnis herangezogen werden. Die Fotos und Videos des ehemaligen Mitarbeiters sind zu löschen.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Sie Bild- und Videomaterial an Zeitungen, Medien oder Branchenportale weitergeben? 

Wenn Sie Aufnahmen von Veranstaltungen mit Zeitungen, Medien oder Branchenportalen teilen möchten, müssen Sie nachvollziehbar darlegen, dass Ihr Interesse an der Veröffentlichung mindestens gleichwertig oder höherwertig ist als die Rechte der abgebildeten Person. Dabei ist es wichtig, dass die abgebildete Person damit rechnen konnte, dass Sie die Aufnahmen an Zeitungen oder Branchenportale weitergeben.

Beispiel
Bei einer Veröffentlichung in fremden Medien mit potenziell großer Reichweite wird eine Interessenabwägung deutlich seltener zu Ihren Gunsten ausfallen, insbesondere wenn Personen erkennbar im Fokus stehen. Ob die betroffene Person mit einer Veröffentlichung in fremden Medien rechnen muss, hängt von den Umständen im Einzelfall ab. 

Zum Nachschlagen: Gesetzliche Bestimmungen 

Die auf dieser Seite angeführten Informationen basieren unter anderem auf folgenden gesetzlichen Regelungen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen
• § 78 UrhG – Recht am eigenen Bild

Muster-Datenschutzerklärung für Mitarbeiter:innen

• Ein Muster für eine Datenschutzerklärung gegenüber Mitarbeitenden finden Sie in unserem DSGVO Generator für Datenschutzerklärungen → Eine themenbezogene Datenschutzerklärung herunterladen oder erstellen  → Personaldatenverarbeitung

Kontakt für Rückfragen

Sie haben weitere Fragen zum Datenschutz oder zu DSGVO4KMU? Wir unterstützen Sie gerne. 

• Zur Kontaktseite