BG Buchhaltung: FinanzOnline
Zugang für Bilanzbuchhaltungsberufe
Lesedauer: 7 Minuten
Voraussetzungen
Grundvoraussetzungen für die Nutzung von FinanzOnline ist eine Online-Anmeldung oder eine persönliche Anmeldung bei einem beliebigen Finanzamt mit dem Formular FON1 unter Vorlage eines Lichtbildausweises.
Die Angabe des Codes der jeweiligen Standesvertretung im Formular FON 1 ist nicht erforderlich. Die Übermittlung der Zugangskennungen erfolgt entweder persönlich am Finanzamt oder durch Zustellung mit Rückscheinbrief (RSa). Bei Verlust der Zugangskennung kann der Start-Pin zurückgesetzt werden.
Vollmacht
Wesentliche Voraussetzung für die Nutzung des Systems ist das Setzen der Vollmacht bzw. die Übermittlung der Vollmacht.
Bilanzbuchhalter:innen können sich gemäß § 36 Abs. 6 BiBuG auf ihre Vollmacht berufen und müssen keine Vollmacht vorlegen.
- Bilanzbuchhalter:innen können daher ihre Vollmacht in FinanzOnline selbst unter dem Punkt Admin/Vertretung Einzel setzen.
- Die Klient:innen der Bilanzbuchhalter:innen, bei denen eine Berufung auf die Vollmacht erfolgen soll, sind von den Bilanzbuchhalter:innen in der Vollmachtswartung in FinanzOnline einzutragen und aktuell zu halten.
Buchhalter:innen und Personalverrechner:innen müssen ihre Vollmachten vorlegen.
- Kopien der entsprechenden Vollmachtsurkunden: Grundsätzlich reicht die Übermittlung oder Vorlage einer Kopie eines händisch unterfertigten Originaldokuments als Nachweis der erteilten Vollmacht. Die Übermittlung dieser Kopie kann persönlich, postalisch oder im Verfahren FinanzOnline ausschließlich in der eigens dafür vorgesehenen Funktion „weitere Services –Vertretungsbeziehung verwalten“ erfolgen.
- Buchhalter:innen oder Personalverrechner:innen können ihre Klient:innen nicht selbst in der Vollmachtswartung in FinanzOnline eintragen. Stattdessen muss die erteilte Vollmacht dem für den Klienten/die Klientin jeweils zuständigen Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden. Die Eintragung der nachgewiesenen Vollmacht in die Grunddatenverwaltung der Bundesfinanzverwaltung hat durch das Finanzamt zu erfolgen.
- Da die Vollmachtsurkunde kein Anbringen im Sinn des § 86a Abs. 1 Z 2 BAO ist, kann sie nicht mittels FinanzOnline (zB über die Funktion „sonstige Anbringen und Anfragen“, die dem Buchhalter:in oder Personalverrechner:in als Abgabepflichtigem zur Verfügung steht) rechtswirksam übermittelt werden. Auf diesem Wege faktisch übermittelte Abbildungen der originalen Vollmachtsurkunde sind als nicht bei der Behörde eingelangt anzusehen.
Elektronische Akteneinsicht gemäß § 90a BAO
- Bilanzbuchhalter:innen besitzen ein vollumfängliches Recht auf Akteneinsicht auf elektronischem Wege gegenüber den Abgabenbehörden des Bundes.
- Sie haben daher als Bilanzbuchhalter:in das Recht, über FinanzOnline das Steuerkonto, den Steuerakt und die erfolgten Datenübermittlungen einzusehen. Technisch möglich ist die elektronische Akteneinsicht bei einem bestimmten Klienten/einer bestimmten Klientin ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie sich betreffend dieses Klienten/dieser Klientin im System FinanzOnline als Parteienvertreter:in auf Ihre Vollmacht zur Akteneinsicht berufen. Dieser Akt löst ein Informationsschreiben an den Klienten/die Klientin aus, um Missbräuche ahnden zu können. Die Akteneinsicht selbst ist aber unabhängig von diesem Informationsschreiben und einer allfälligen Zustimmung des Klienten möglich.
- Buchhalter:innen haben nur in den in § 3 Abs. 2 Z 3 BiBuG 2014 genannten Fällen (Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldungen, EU-OSS Erklärungen) ein Recht auf Akteneinsicht auf elektronischem Wege gegenüber den Abgabenbehörden des Bundes. Technisch möglich ist die elektronische Akteneinsicht in FinanzOnline, sobald Sie als Buchhalter:in die Vollmachtsurkunde (als Original oder – falls nicht vom Finanzamt angefordert – als Kopie) des Klienten/der Klientin, in dessen Akt Sie Einsicht nehmen möchten, dem für den Klienten/die Klientin zuständigen Finanzamt unter Verwendung der FinanzOnline-Funktion „weitere Services – Vertretungsbeziehung verwalten“ oder allenfalls postalisch übermittelt bzw. persönlich vorgelegt haben und die entsprechende Eintragung durch das zuständige Finanzamt in der Grunddatenverwaltung der Bundesfinanzverwaltung verarbeitet wurde.
- Personalverrechner:innen haben aufgrund ihres berufsrechtlichen Berechtigungsumfanges kein Recht auf elektronische Akteneinsicht über FinanzOnline gemäß § 90a BAO.
Das Bundesministerium für Finanzen hat am 1.Oktober 2026 einen Erlass zum Berechtigungsumfang, zur Vollmacht und zur Akteneinsicht von Bilanzbuchhaltungsberufen im Abgabenverfahren in der Findok des BMF veröffentlicht.
Der Erlass behandelt den Umfang der Vertretungsbefugnisse der Bilanzbuchhalter:innen, Buchhalter:innen und Personalverrechner:innen in Abgabenverfahren vor den Abgabenbehörden des Bundes gemäß § 83 BAO. Darin werden die Berechtigungsumfänge der einzelnen Berufsgruppen näher ausgeführt sowie die Vorgangsweise bei Überschreitung der Befugnisse gemäß § 84 BAO festgelegt.
Überschreiten Sie als Berufsangehörige:r Ihre Berufsberechtigung gegenüber der Abgabenbehörde, besteht die Pflicht der Abgabenbehörde Sie als Bevollmächtigte:n in Angelegenheiten der Vertretung vor den Abgabenbehörden des Bundes und des Verwaltungsgerichtes bescheidmäßig abzulehnen. Alle bis zur Zustellung des Ablehnungsbescheides von Ihnen vorgenommenen Prozesshandlungen bleiben jedoch abgabenrechtlich gültig und rechtswirksam.
Zusätzlich zum Ablehnungsbescheid kann das Finanzamt eine Anzeige an die zuständige Bezirksverwaltungsbehörde wegen des begründeten Verdachts auf Vorliegen einer Verwaltungsübertretung gemäß § 124 Abs. 1 Z 1 WTBG 2017 (bzw. § 57 Abs. 2 RAO) übermitteln. Die bis dahin gesetzten Handlungen bleiben wirksam. Daneben sind eine Anzeige an die Bezirksverwaltungsbehörde und eine Mitteilung an die Bilanzbuchhaltungsbehörde möglich.
FinanzOnline-Funktionen
Ermittlung der Steuernummern bei Kenntnis der Sozialversicherungsnummer
Bilanzbuchhalter:innen sind zur Ermittlung der Steuernummern bei Kenntnis der Sozialversicherungsnummer berechtigt. Die Funktion findet sich im Menü "Abfragen“, Unterpunkt "Steuernummer“.
Arbeitnehmerveranlagung - Übermittlung über FinanzOnline
Bilanzbuchhalter:innen und Personalverrechner:innen können für ihre Klient:innen die Arbeitnehmerveranlagung für die letzten 5 Jahre durchführen. Die von den Klient:innen unterfertigten Arbeitnehmerveranlagungen sind 7 Jahre lang am Berufssitz der Bilanzbuchhalter:innen/Personalverrechner:innen aufzubewahren.
Die Übermittlung der Arbeitnehmerveranlagung ist sowohl über FinanzOnline als auch mittels Papier-Formular möglich. Die Formulare können auf der Website des Finanzministeriums bestellt werden.
Vorgehensweise der Übermittlung der Arbeitnehmerveranlagung als elektronischer Bote
- Die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) steigen in FinanzOnline mit ihren eigenen Zugangsdaten ein.
- Die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) wählen im Dialogverfahren zur Steuernummer der Klient:innen die Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung des betreffenden Jahres.
- Den Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) wird im Zwischenfenster folgender Text angezeigt:
- Nach Bestätigung dieser Zwischenseite können die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) die Eingaben der Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung im Dialogverfahren tätigen. Gleichzeitig mit dieser Bestätigung erhalten die Klient:innen eine schriftliche Verständigung.
- Die Bilanzbuchhalter:innen (Personalverrechner:innen) senden die Erklärung zur Arbeitnehmerveranlagung ab.
Bilanzbuchhalter:innen haben aufgrund des Rechts zur Akteneinsicht (§ 2 Abs 1 Z 5 BiBuG) Zugriff auf die Lohnzettel und Bescheinigungen nach § 109 EStG der betreffenden Klient:innen.
Personalverrechner:innen haben aufgrund ihres berufsrechtlichen Berechtigungsumfanges (§ 4 BiBuG) kein Recht auf elektronische Akteneinsicht über FinanzOnline. Sie können daher keine Lohnzettel oder Bescheinigungen für ihre Klient:innen abrufen.
Arbeitnehmerveranlagung - Nachreichung von Unterlagen in Papierform als Bote
Die Nachreichung ist weiterhin nur in Papierform möglich, da die Übermittlung von nachgereichten Unterlagen mittels Botenfunktion in FinanzOnline technisch nicht umsetzbar ist. Eine Einschränkung auf diese Form der Übermittlung ist nicht möglich.
Anforderung eines Nachweises über die Erfassung als Unternehmer:in (U 70a)
Für Sie erreicht: Die Anforderung eines Nachweises über die Erfassung als Unternehmer:in (U70a) steht seit Anfang 2018 in FinanzOnline zur Verfügung.
Bisher konnte dies nur per Fax vom Finanzamt angefordert werden.
Nachreichung von Unterlagen zur Umsatzsteuervoranmeldung
Für Sie erreicht: Für Bilanzbuchhalter:innen und Buchhalter:innen steht seit Dezember 2023 die Funktion „Nachreichung von Unterlagen zur Umsatzsteuervoranmeldung“ in FinanzOnline zur Verfügung, sodass Belege und Rechnungen zur UVA übermittelt werden können.
Eingabe von Null-Beträgen
Für Sie erreicht: Die Eingabe von Null-Beträgen beim Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag steht seit Anfang 2018 in FinanzOnline zur Verfügung.
Bisher war die Eingabe der Zahl Null beim Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag nicht möglich und es musste 0,01 eingegeben werden. Die Abweichungen mussten in der Folge berichtigt werden.
Eingeben der Steuernummer
Wechselt der Bilanzbuchhalter oder die Bilanzbuchhalterin in FinanzOnline die Ansicht, z.B. von Steuerakt auf Steuerkonto, muss die Steuernummer erneut eingegeben werden. Das wiederholte Eingeben der Steuernummer ist fehleranfällig und kostet Arbeitszeit. Die Eingabe der Steuernummer in einer vorgelagerten Maske würde dieses Problem beheben.
Das BMF hat auf die Möglichkeit des Zwischenspeicherns im Browser verwiesen. Dadurch wird die Fehlerquelle ausgeschaltet.
Abfragemöglichkeit der Familienbeihilfe-Informationen für Klient:innen
Für Sie erreicht: Die Abfrage der Familienbeihilfe bei der Arbeitnehmerveranlagung ist seit 7. Jänner 2019 für Bilanzbuchhalter:innen aufgrund der Berechtigung zur elektronischen Akteneinsicht möglich.
Abfragemöglichkeit der Steuernummer über die Sozialversicherungsnummer
Für Sie erreicht: Die Funktion der Suche von Steuernummern auf Grund von SV-Nummern wird auch für Buchhalter:innen freigeschaltet, da Buchhalter:innen zur Vertretung in Angelegenheiten der unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen und zur elektronischen Akteneinsicht berechtigt sind.
Haben Sie Anregungen?
Der Fachverband UBIT und das BMF haben ein Kontaktkomitee für einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch eingerichtet und Anregungen für Verbesserungen in FinanzOnline können an ubit@wko.at übermittelt werden. Der Fachverband wird weiterhin an den nicht umgesetzten Forderungen aus dem Forderungskatalog festhalten.