AUSTRIAPRO-Umfrage zur E-Rechnung 2025

Auch 2025 hat AUSTRIAPRO aktuelle Zahlen zur E-Rechnung in Österreich erheben lassen. Heuer fand die Online-Umfrage im März mit 500 Auskunftspersonen statt. Zu betonen ist, dass die Antworten nach der tatsächlichen Unternehmensgröße der österreichischen Betriebe gewichtet wurden, d.h. dass z.B. die Antworten der Ein Personen Unternehmen (EPU) eine Gewichtung von 66% erhielten. Dies ist insofern besonders, da in den meisten anderen Umfragen Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern überhaupt nicht befragt werden!

PDF-Rechnung ist bei weitem beliebteste Variante

Gesamt gesehen hat sich seit der letzten Umfrage 2023 nicht viel verändert. Mehr als 58% der Unternehmen bevorzugen elektronisch übermittelte PDF-Rechnungen. Im Median sind bereits 74% der Rechnungen elektronisch übermittelt, davon 98,8 % im PDF-Format, das bereits bei 80% der Befragten via E-Mail ankommt. Dieser Prozentsatz ist in den letzten 4 Jahren um rund 10% gestiegen, denn 2021 erreichten „nur“ 71% der Rechnungen via E-Mail ihre Empfänger.

Starker internationaler Bezug

Gleichzeitig ist auch eine starke internationale Vernetzung der österreichischen Betriebe erkennbar. Denn auf die Frage „Aus welchen Ländern erhalten Sie elektronische Rechnungen?“ antworteten mehr als 60% der Befragten „aus Deutschland“. Dies ist besonders angesichts der hohen Gewichtung auf EPU erstaunlich. Zwar gilt in Deutschland seit Anfang 2025 eine Annahmepflicht von XML-Rechnungen, in der Praxis ist dies in Österreich aber noch nicht angekommen. 97,4% der Rechnungen aus dem Ausland sind im PDF-Format, die deutschen strukturierten Formate XRechnung (2,1%) und ZUGFGeRD (1,5%) bewegen sich im Rahmen der Schwankungsbreite der Umfrage.

Skepsis gegenüber Dienstleistern, trotz überwiegender Praxis

Angesichts der künftigen Herausforderungen im Bereich der Rechnungsstellung und -verarbeitung bietet es sich an darüber nachzudenken, einen Dienstleister mit dem Thema zu betrauen. Dies haben aber erst weniger als 5 % der Befragten getan, die bereits jetzt den Rechnungsausgang an einen Dritten wie z.B. Buchhalter oder Steuerberater ausgelagert haben. Auf die Frage „Wäre es für Sie vorstellbar den Versand von Rechnungen und/oder den Rechnungsausgang künftig an Dritte auszulagern?“ antworten rund 70%, dass dies eher nicht oder auf keinen Fall für sie vorstellbar sei. Vermutlich ist der Hauptgrund dafür, dass Rechnungsdaten als besonders schützenswert und vertraulich gelten, da diese die internen und externen Rabattstufen und Kosten- bzw. Preisstrukturen offen legen.

Umso erstaunlicher ist es, dass mehr als 83% der Befragten ihre Rechnungen dann ungeschützt via E-Mail verschicken! Ganz offensichtlich mangelt es den Befragten am Bewusstsein, dass sie einerseits den Rechnungstransport bereits (an ihren Internetprovider) ausgelagert haben und dafür das unsicherste Medium verwendet haben, bei dem weder die Identität des Rechnungsempfängers (jeder kann jede E-Mailadresse registrieren) noch der Transport gesichert ist (E-Mail ist wie eine Postkarte) und auch keinerlei Informationen verfügbar sind, ob die E-Mail angekommen ist.

In den nächsten Jahren bis zum Inkrafttreten von ViDA bleibt also noch einiges an Bewusstseinsarbeit zu tun! Wir von AustriaPro werden uns jedenfalls daran nach Kräften beteiligen.

Rückfragehinweis:
Arbeitskreis-Leiter eBilling | Dr. Gerhard Laga
E-Mail: gerhard.laga@wko.at