Cerinţe referitoare la o factură

Când trebuie să emită facturi un operator economic?

Conform Legii privind taxa pe valoarea adăugată (Umsatzsteuergesetz), operatorul economic are obligaţia să emită facturi, atunci când acesta execută

• operaţiuni către alţi operatori economici, pentru societăţile comerciale ale acestora
• sau către persoane juridice, în măsura în care acestea nu sunt operatori economici
• sau când execută o livrare de lucrări sau prestare de lucrări cu privire la un teren aflat în proprietatea altcuiva decât un operator economic sau
• o livrare sau alte servicii într-un alt stat membru, unde obligaţia fiscală îi revine beneficiarului serviciilor, iar operatorul economic care prestează servicii nu are în acest stat membru nici societatea sa comercială care operează şi niciunul din sediile permanente care participă la prestarea de servicii.
• Vânzări la distanță active (nu se aplică regulile speciale pentru facturi cu valoare mică)  
  

Acesta trebuie să îşi îndeplinească obligaţia de a emite facturi în termen de şase luni de la executarea operaţiunii (realizarea cifrei de afaceri).

Indicaţie:
În cazul în care în restul teritoriului comunitar sunt realizate alte servicii care intră sub incidenţa clauzei generale şi pentru care beneficiarul serviciilor datorează impozit (Reverse Charge - taxare inversă) sau livrări intracomunitare, emiterea facturii este amânată pentru cel mai târziu data de 15 a lunii calendaristice următoare prestării de servicii.

Cerinţe formale

În vederea deducerii TVA-ului achitat în amonte, o factură trebuie să prezinte următoarele caracteristici:

• denumirea şi adresa operatorului economic care face livrarea sau serviciul
• denumirea şi adresa beneficiarului serviciilor
• cantitatea şi descrierea comercială standard a bunurilor sau natura şi amploarea serviciilor
• data/perioada de livrare sau cea pentru alte servicii
• remuneraţia pentru livrare/alte servicii şi cota de impozit care se aplică sau, în cazul scutirii de la plata taxelor, o notă în acest sens
• valoarea impozitului care corespunde acestei remuneraţii
• data emiterii (în cazul în care aceasta corespunde cu data de livrare sau cea a altor servicii, este suficientă menţiunea „data facturii este aceeaşi cu data de livrare sau data serviciilor“)
• numărul curent
• codul de înregistrare în scopuri de TVA (Umsatzsteueridentifikationsnummer - UID-Nummer) al emitentului facturii
• Codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului serviciilor (pe facturi a căror sumă totală depăşeşte
  10.000 EUR incl. TVA, atunci când obligația fiscală îi revine beneficiarului serviciilor - Taxare inversă, precum și în cazul livrărilor intracomunitare).
• în cazul aplicării sistemului de impozitare a marjei, o notă în acest sens este necesară (de exemplu, comerţul cu antichităţi)
• În cazul în care factura este emisă într-o altă monedă decât euro, valoarea impozitului trebuie să fie specificată şi în euro

Un model de factură puteţi găsi pe Internet la adresa http://www.wko.at/steuern - Domeniu: Impozit pe cifra de afaceri - Tema: Generalităţi referitoare la impozitul pe cifra de afaceri – model

Indicaţie:
Pentru fiecare operaţiune (generarea de cifră de afaceri) prestată pentru un operator economic sau pentru o persoană juridică, care nu este operator economic, operatorul economic trebuie să emită o factură, fără ca acest lucru să fie cerut în mod expres de către client. Acest lucru este valabil şi în cazul operaţiunilor scutite de impozit sau în cazul operaţiunilor cu taxare inversă.

Facilitate la emiterea de facturi către persoane fizice

Toate elementele de facturare trebuie să apară numai pe facturile către operatori economici, când serviciile facturate pentru companiile lor au fost deja efectuate. În principiu, facturile către persoane fizice nu trebuie să conţină aceste caracteristici.

Indicaţie:
Începând cu data de 01.01.2008, în cazul în care operatorul economic execută o livrare de lucrări sau prestare de lucrări cu privire la un teren aflat în proprietatea unei persoane fizice, acesta este obligat să emită factură.

Facturi cu valoare mică

Pentru facturi a căror sumă totală nu depăşeşte 400 EUR, inclusiv TVA sunt suficiente următoarele date:

• denumirea şi adresa operatorului economic care face livrarea sau serviciul
• cantitatea şi descrierea comercială uzuală a bunurilor sau natura şi amploarea
• Serviciilor
• data/perioada de livrare sau cea pentru alte servicii
• remuneraţia şi valoarea impozitului într-o singură sumă
• cota de impozit
• data emiterii

Dispoziţiile de simplificare pentru facturile cu valoare de până la 400 EUR nu se aplică livrărilor intracomunitare. În orice caz, aceste facturi trebuie să includă o notă cu privire la scutirea de la plata impozitului precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA (UID-Nummer) al operatorului economic care face livrarea şi cel al clientului.

Un model de factură cu valoare mică puteţi găsi pe Internet la adresa http://www.wko.at/steuern - Domeniu: Impozit pe cifra de afaceri - Tema: Generalităţi referitoare la impozitul pe cifra de afaceri – model

Detalii privind caracteristicile individuale de facturare

Numerotare consecutivă:

Factura trebuie să conţină un număr de serie cu unul sau mai multe înşiruiri de numere, atribuite o singură dată pentru identificare. Data punerii în aplicare a numărului de serie poate fi aleasă în mod liber. Este permisă şi numerotarea diferitor entităţi contabile (de exemplu sucursale, case de marcat).

Numărul de serie de pe facturile către clienţi persoane fizice poate fi omis numai în cazul în care operatorul economic întocmeşte o entitate contabilă separată pentru operatori economici şi una pentru clienţi persoane fizice. Dacă există o singură entitate contabilă, facturile către clienţii persoane fizice trebuie numerotate consecutiv, în ordine cronologică, împreună cu cele emise către operatori economici. Destinatarul facturii nu trebuie să verifice numerotarea consecutivă.

Codul de înregistrare în scopuri de TVA al emitentului facturii:

Numai în cazul în care operatorul economic efectuează pe piaţa internă livrări sau alte prestări de servicii, pentru care nu există drept de deducere a TVA-ului achitat în amonte, acesta nu trebuie să menţioneze pe factură codul de înregistrare în scopuri de TVA (de exemplu, micii întreprinzători).

Codul de înregistrare în scopuri de TVA al destinatarului facturii:

În cazul facturilor a căror valoare totală depăşeşte 10.000 EUR inclusiv TVA, codul de înregistrare în scopuri de TVA al clientului trebuie menţionat în următoarele condiții:

Operatorul economic care prestează servicii trebuie să aibă ori domiciliul, sediul, reşedinţa obişnuită ori sediul permanent în ţară şi

serviciul să fie efectuat pentru societatea comercială a clientului.

În cazul în care clientul nu are un cod de înregistrare în scopuri de TVA (UID-Nummer) valid (de exemplu, micii întreprinzători) sau nu îl specifică, acest lucru nu are niciun fel de consecinţe pentru operatorul economic care prestează serviciile. Este suficientă nota „Nu s-a specificat un cod de înregistrare în scopuri de TVA“. În cazul în care clientul are numai un cod de înregistrare în scopuri de TVA (UID-Nummer) extern, acesta trebuie menţionat pe factură. Corectitudinea codului de înregistrare în scopuri de TVA (UID-Nummer) nu trebuie să fie verificată!

Indicaţie cu privire la scutire de la plata impozitului:

Nu este necesară menţionarea dispoziţiei legale respective. Cele mai comune aplicaţii sunt cifrele de afaceri ale operaţiunilor de export scutite de la plata impozitului sau facturile micilor întreprinzători.

Facturi pentru închirieri

În cazul contractelor de închiriere sau al contractelor similare pentru prestaţii de durată, cerinţele pentru o factură ar avea ca efect la facturarea lunară, o cheltuială administrativă foarte mare.

În aceste cazuri, Administraţia Fiscală (Finanzverwaltung) recunoaşte o „factură recurentă lunară“ emisă pentru plăţile lunare de chirie şi care de obicei este emisă o singură dată pe an. Ca perioadă de prestare a serviciului poate fi menţionată, de exemplu, prima lună din an, cu completarea că, suma de plată este valabilă până în momentul stabilirii unei noi sume de plată. Dacă această factură conţine toate elementele legale iar chiria este plătită, deducerea TVA-ului achitat în amonte este valabilă şi pentru celelalte luni.

Facturi pentru livrările intracomunitare

în cazul livrărilor intracomunitare, operatorul economic care prestează serviciile trebuie să

• indice codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului serviciilor (după nivelul 2 trebuie să se verifice dacă numărul este corect și corespunzător)

• În locul valorii impozitului sau cotei de impozitare să menționeze explicit exonerarea de la plata impozitului în cazul livrărilor intracomunitare

În cazul în care TVA-ul este indicat în mod incorect, factura în vigoare este datorată, însă beneficiarul serviciilor nu are drept de deducere a TVA-ului achitat în amonte.

Facturi la taxarea inversă (Reverse Charge)

În cazul taxării inverse, operatorul economic care prestează servicii

• trebuie să specifice codul de înregistrare în scopuri de TVA (UID-Nummer) al beneficiarului serviciilor şi
• să facă o notă cu privire la faptul că obligaţia fiscală se transferă asupra beneficiarului serviciilor

În cazul în care TVA-ul este indicat în mod incorect, această factură în vigoare este datorată cu toate că beneficiarul serviciilor nu are drept de deducere a TVA-ului achitat în amonte.

Indicaţie:
Emiterea unei facturi corecte nu are niciun efect asupra transferului obligaţiei fiscale.

Informaţii detaliate privind „taxarea inversă“ puteţi găsi în fişele noastre informative „Prestări de servicii pentru operatori economici externiServicii B2B“ precum şi „Taxare inversă – Întoarcerea obligaţiei fiscale – B2B“

Un model de factură pentru taxare inversă puteţi găsi pe Internet la adresa http://www.wko.at/steuern - Domeniu: Impozitul pe cifra de afaceri - Tema Generalităţi referitoare la impozitul pe cifra de afaceri – model

Factura  cumpărătorului faţă de destinatar în cazul relaţiilor comerciale triunghiulare

În cazul unei relaţii comerciale în triunghi trebuie ca să se atragă atenţia în factura achizitorului către destinatar asupra relaţiei de afaceri în triunghi şi a transferului datoriei de impozit.

Bilete de călătorie

În cazul biletelor de călătorie, o deducere a TVA-ului achitat în amonte poate fi aplicată numai dacă biletele conţin data emiterii şi informaţii cu privire la cota de impozit.

Factură electronică

Factura electronică este o factură care este emisă, transmisă, recepţionată şi prelucrată într-un format electronic. Pentru ca o factură electronică să fie recunoscută, trebuie să fie garantată autenticitatea provenienţei, integritatea conţinutului precum şi lizibilitatea.

Dacă un operator economic doreşte să-şi transmită electronic facturile, acest lucru este posibil cu îndeplinirea următoarelor condiţii preliminare:

• Destinatarul facturii trebuie să accepte factura electronică, dar pentru acest accept nu este necesară o formă specială. Este suficient ca participanţii la acest mod de procedură să o şi practice într-adevăr şi prin aceasta să o consimtă tacit.
• Autenticitatea provenienţei şi integritatea conţinutului unei facturi electronice trebuie să fie garantate.
• Reglementările legii impozitului pe cifra de afaceri referitoare la elementele unei facturi trebuie să fie respectate.

Indicaţie:

Începând cu 01.01.2013 fiecare operator economic poate stabili pentru sine în ce mod este garantată autenticitatea provenienţei, integritatea şi lizibilitatea conţinutului.

Următoarele proceduri sunt la dispoziţie:

• Utilizarea unei proceduri de impozitare în interiorul întreprinderii prin care se realizează o cale de verificare de încredere între factură şi serviciu;
  
• Emiterea facturii prin online financiar sau portalul de servicii al societăţii.
  
• Înzestrarea facturii cu o semnătură electronică validă;
  
• Emiterea facturii în procedeu EDI

Atenţie:
În cazul transmiterii prin mai multe căi a facturii (de ex. pe suport hârtie şi email) trebuie specificat pe factură astfel încât să fie evitată o contabilizare multiplă a datoriei de TVA.

Notele de credit pot fi transmise de asemenea electronic.

Emiterea facturilor electronice

Dacă un operator economic doreşte să transmită facturi pe cale electronică el trebuie să obţină în prealabil acordul clientului şi conform noii reglementări să păstreze

7 ani dovezile autenticităţii şi integrităţii datelor ca parte a facturii.

Indicaţie:
Economia de costuri faţă de facturile pe suport hârtie poate fi astfel un argument pentru schimbare şi pentru întreprinderile mici şi mijlocii. La www.wko.at/erechnung găsiţi un instrument de consultanţă online care oferă o primă evaluare dacă pentru întreprinderea dumneavoastră facturarea electronică are sens şi căror aspecte trebuie să acordaţi atenţie atunci când treceţi la acest mod de facturare.

Recepţionarea facturilor electronice

În situaţia recepţionării facturilor electronice trebuie acordat atenţie următoarelor puncte:

• Autenticitatea provenienţei, integritatea conţinutului , lizibilitatea facturii trebuie să fie garantate.

• Destinatarul facturii trebuie să fie de acord cu transmiterea pe cale electronică. Trebuie acordat atenţie Condiţiilor generale de afaceri şi livrare (AGB - allgemeine Geschäftsbedingungen) ale furnizorului în care poate fi deja conţinută specificaţia transmiterii pe cale electronică. Este suficient şi acordul concludent (practicare efectivă).

• Facturile transmise trebuie păstrate de către destinatarul facturilor, ca şi în cazul „facturilor pe suport hârtie“, timp de 7 ani (de ex. salvare pe suporturi electronice de date WORM). Dovada autenticităţii şi integrităţii datelor este partea a facturii!

Atenţie:
Pentru ca să fie asigurată deducerea impozitului în amonte trebuie să fie respectate în orice caz toate caracteristicile legale ale facturii. Mai multe detalii în acest sens şi asupra consecinţelor unei contabilităţi incorecte găsiţi la

Autenticitatea provenienţei, integritatea conţinutului şi lizibilitatea

Autenticitatea provenienţei înseamnă siguranţa identităţii prestatorului de servicii sau emitentului facturii.

Integritatea conţinutului înseamnă că nu fost modificate informaţiile necesare conform legislaţiei impozitării. Din integritatea conţinutului nu reiese totuşi că factura este într-adevăr corectă din punct de vedere formă şi conţinut (de ex. adresa prestatorului de servicii) sau că a fost corectă la emiterea facturii.

Lizibilitatea înseamnă că este sesizabilă şi inteligibilă pentru oameni.

Fiecare operator economic poate să-şi stabilească cum sunt asigurate aceste trei premise.

Autenticitatea provenienţei şi integritatea conţinutului pot fi asigurate prin utilizarea unei proceduri de impozitare în interiorul întreprinderii dacă prin aceasta se realizează o cale de verificare de încredere între factură şi serviciu.

Procedură de impozitare în cadrul întreprinderii

Procedura de impozitare în cadrul întreprinderii este o procedură care se aplică de societatea prestatoare de servicii şi societatea care primeşte serviciul pentru a efectua o comparare a facturii cu obligaţia de plată respectiv cu creanţa de plată.

Se poate obţine de ex. cu o contabilitate corespunzător adaptată dar şi printr-o comparare manuală a facturii cu documentele economice existente (de ex. comandă, mandat, contract de cumpărare, aviz de livrare).

Atunci când legătura dintre cifra de afaceri derulată şi factură este uşor de justificat cu ajutorul detaliilor suficiente şi când procedura documentată este respectată, se poate considera calea de verificare că este de încredere.

Exemplul 1:
Operatorul economic primeşte transmis per email o factură în format PDF cu semnătură electronică validă. Semnătura electronică validă corespunde cerinţelor preliminarea pentru dovada provenienţei şi a autenticităţii conţinutului. Atunci când factura este lizibilă, are un conţinut corect şi verificarea semnăturii este arhivată nu se opune nimic în acest sens deducerii în amonte a TVA-ului.

Exemplul 2:
Operatorul economic primeşte transmis per mail o factură în format PDF fără semnătură electronică validă. El compară factura de ex. cu avizul de livrare, serviciul primit şi corespondenţa per email. Compararea facturii cu documentele existente este suficientă pentru dovedirea autenticităţii provenienţei şi integrităţii conţinutului. Atunci când factura este lizibilă şi are un conţinut corect nu se opune nimic în acest sens deducerii în amonte a TVA-ului.

În practică procedurile tehnice şi organizatorice utilizate depind foarte mult de mărimea întreprinderii. Un PFA are o altă procedură faţă de un concern. Operatorul economic trebuie să documenteze procedura aplicată de către el corespunzător relaţiilor sale.

Facturi per fax

Facturile care sunt transmise per fax sunt considerate ca facturi transmise electronic şi sunt supuse aceloraşi premise.

Facturi electronice „peste graniţă“

În cazul efectuării unei livrări intracomunitare (ig) precum şi începând cu 01.01.2013 pentru livrări sau alte servicii, la care obligaţia fiscală îi revine beneficiarului serviciilor, iar operatorul economic care prestează servicii nu are în acest stat membru nici societatea sa comercială care operează şi niciunul din sediile permanente care participă la prestarea de servicii, sunt în vigoare obligaţiile contabile austriece.

Deoarece în aceste cazuri emitentul facturii este supus legislaţiei austriece de impozitare, el trebuie să respecte reglementările austriece referitoare la factura electronică.

Exemplu:
Un operator economic austriac realizează o livrare intracomunitară către Germania. Trebuie el să respecte prescripţiile legale austriece referitoare la facturile electronice?

Livrarea intercomunitară se află sub premisa eliberat de impozite datorită faptului că clientul german se prezintă un cod extern de înregistrare fiscală (număr UID). Astfel întrebarea deducerii de impozit preliminare nu se pune pentru client. Totuşi trebuie respectate prescripţiile privitoare la factura electronică de către prestatorul de servicii.

Exemplu:
Un operator economic austriac vinde prin internet un software unui operator economic polonez.

Factura trebuie să se realizeze conform prescripţiilor legale austriece deoarece este vorba de un serviciu care se efectuează din punct de vedere al dreptului de impozitare al cifrei de afaceri la locul de destinaţie şi obligaţia de plată a impozitului se transferă destinatarului. Trebuie respectate prescripţiile privitoare la factura electronică de către prestatorul de servicii. Pentru deducerea preliminară a impozitului decontarea cheltuielilor este fără importanţă.

Exemplu:
Un operator economic austriac vinde o maşină în Slovenia cu ocazia unei expoziţii cu vânzare. El doreşte să emită clientului său S o factură electronică.

Deoarece este vorba de o livrare internă operatorul economic austriac trebuie să se familiarizeze cu prescripţiile legislaţiei slovene referitoare la TVA şi să emită factura în conformitate.

Consecinţe ale unei contabilităţi incorecte

TVA-ul:

Doar o factură corespunzătoare îi oferă destinatarului facturii dreptul să deducă TVA-ul achitat în amonte, cu excepţia: În cazul taxării inverse, Reverse Charge sau al achizițiilor intracomunitare, deducerea TVA-ului achitat în amonte este posibilă şi în lipsa unei facturi corespunzătoare.

Impozit pe venit/Impozit pe profit (pe corporaţie): 

În cazul în care emitentul facturii nu este denumit sau este denumit incorect pe factură şi nu poate fi numit nici în facturile ulterioare, deductibilitatea plăţii ca şi cheltuială de administrare a întreprinderii poate fi refuzată.

Drept penal pentru evaziune fiscală:

Neemiterea intenţionată a unei facturi constituie un delict financiar care se plăteşte cu amendă maximă de 5.000 EUR!

Reglementări ale legislaţiei comerciale

Facturile emise de societăţi de capital (SRL (GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)) SA (AG (Aktiengesellschaft)) trebuie să conţină următoarele informaţii:

• Forma juridică
• Sediul social
• Numărul de înregistrare la Registrul Comerţului
• Registrul Comerţului de pe lângă Tribunalul

În plus, se indică o posibilă lichidare.

Indicaţie:
Începând cu anul 2010, toate celelalte companii înregistrate la Registrul Comerţului (PFA-uri (Einzelunternehmen), parteneriate, etc.) trebuie şi ele să includă aceste informaţii în documentele lor comerciale. De asemenea, întreprinzătorii individuali trebuie să menţioneze şi numele propriu, în cazul în care acesta diferă de cel al companiei. Faţă de o societate de capital cu răspundere nelimitată, societăţile deschise şi societăţile în comandită trebuie să furnizeze aceste informaţii în plus

Stand: 01.05.2022