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Aufbewahrungspflichten - FAQ

Antworten auf die wichtigsten Fragen

1. Was ist aufzubewahren?

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren.

Achtung:
Auch alle elektronischen Aufzeichnungen iZm der elektronischen Registrierkasse (Registrierkassenpflicht seit 1.1.2016) unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (z.B. Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg, Monatsbeleg usw.)

2. Wie lange muss aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind die Unterlagen sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind zB die Belege des Kalenderjahres 2010 bis Ende des Kalenderjahres 2017 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Achtung:

Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Sonderbestimmung für Grundstücke im Sinn des § 2 Grunderwerbsteuergesetzes. Danach sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die solche Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufzubewahren.

Weiters kennt das Umsatzsteuergesetz noch eine zusätzliche Aufbewahrungsfrist für jene Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, hier beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

3. In welcher Form sind Belege aufzubewahren?

Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Wobei hier eine Sicherung mittels Worm-Speicher erfolgen muss, lediglich das Scannen alleine reicht nicht aus um die Belege unveränderbar aufzubewahren.

4. Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern zu beachten?

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. 

Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden. 

Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.

5. Was passiert bei Nichtaufbewahrung?

Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis gemäß § 184 BAO ergeben. 

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