Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer)

Kleinunternehmer sind unecht umsatzsteuerbefreit. Das bedeutet: 

• Sie müssen von den Einnahmen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen (→ keine Umsatzsteuer in Ausgangsrechnungen) 

• Andererseits dürfen sie von den Ausgaben keine Vorsteuer abziehen
  (→ kein Vorsteuerabzug von Eingangsrechnungen)

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die im Inland ihr Unternehmen betreiben  und deren Jahresumsatz 35.000 EUR jährlich nicht überschreitet. 

Es kommt auf den Gesamtumsatz eines Jahres an. Wenn Sie verschiedene unternehmerische Tätigkeiten ausüben (z.B. Gewerbebetrieb, Vermietung, Land- und Forstwirtschaft), sind die Umsätze zusammenzurechnen. Der Jahresumsatz eines pauschalierten Land- und Forstbetriebes wird dabei mit dem 1,5-fachen des Einheitswertes angenommen. 

Nicht in diese Grenze einbezogen werden 

• Umsätze aus Hilfsgeschäften (Verkauf von Anlagegütern) und Geschäftsveräußerungen
• Einfuhren 
• innergemeinschaftliche (ig) Erwerbe und
• Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf Kleinunternehmer übergeht 

sowie zahlreiche steuerbefreite Umsätze, wie

• Umsätze von im Inland gültigen amtlichen Wertzeichen zum aufgedruckten Wert
• Lieferung von Anlagengold in bestimmten Formen
• Vergütungen an Mitglieder eines Aufsichtsrates, Verwaltungsrates oder andere mit der Überwachung der Geschäftsführung beauftragte Personen, die für diese Funktion gewährt werden
• Bestimmte Wettumsätze
• unter gewissen Voraussetzungen Umsätze von Blinden
• Umsätze von Privatschulen
• Umsätze von Privatlehrern
• Veranstaltungsumsätze von Volksbildungsvereinen
• Umsätze von Bausparkassen und Versicherungsvertretern
• Umsätze von gemeinnützigen Sportvereinen
• Umsätze von Pflege- und Tagesmüttern oder Pflegeeltern
• Umsätze von verschiedenen Heimen
• Umsätze von Personen, die diverse Gesundheitsberufe ausüben (z.B. auch Heilmasseure)
• Umsätze von Zahntechnikern
• Umsätze durch Krankenbeförderung
• Umsätze von Körperschaften öffentlichen Rechts oder gemeinnützigen Einrichtungen aus dem Betrieb von Theatern, Musik- und Gesangsaufführungen, Museen, botanischen oder zoologischen Gärten oder Naturparks 
• Umsätze aus der Lieferung von Gegenständen, für die der Unternehmer bei der Anschaffung keinen Vorsteuerabzug vornehmen konnte.

Für die Berechnung der Grenze ist die Umsatzsteuer herauszurechnen, auch wenn der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen muss. 

Beispiel:
Ein Unternehmer erzielt im Jahr 2023 Gesamteinnahmen von 40.400 EUR, die aus zwei Bereichen stammen:

Einnahmen als selbständiger Graphiker: 36.000 EUR
Einnahmen aus der Vermietung einer Wohnung 4.400 EUR

Unter Außerachtlassung der Kleinunternehmerregelung wären die betrieblichen Umsätze dem Steuersatz von 20 %, die Umsätze aus der Vermietung dem Steuersatz von 10 % zu unterwerfen. Der für die Kleinunternehmergrenze maßgebende Nettoumsatz errechnet sich wie folgt:

Betriebliche Umsätze: 36.000 EUR / 1,2 = 30.000 EUR
Vermietung: 4.400 EUR / 1,1 = 4.000 EUR
Nettoumsatz: 34.000 EUR

Der Unternehmer darf die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Einmal in fünf Jahren darf die Grenze um max. 15 % überschritten werden. Für den Zeitraum nach 1.1.2020 gilt die Ausnahme, dass diese Toleranzregel auch dann in Anspruch genommen werden kann, wenn die vor dem 1.1.2020 gültige Toleranzgrenze innerhalb der vorangegangenen vier Jahre bereits einmal ausgenutzt wurde.

Beispiel:
Der Unternehmer erzielt dem Normalsteuersatz unterliegende (Netto-) Umsätze in folgender Höhe:

• Umsätze 2018: 20.000 EUR
• Umsätze 2019: 33.000 EUR
• Umsätze 2020: 20.000 EUR
• Umsätze 2021: 39.000 EUR
• Umsätze 2022: 44.000 EUR

Im Jahr 2020 kommt weiterhin die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung, obwohl die bis 31.12.2019 geltende Toleranzgrenze innerhalb des fünfjährigen Beurteilungszeitraumes bereits einmal (im Jahr 2019) in Anspruch genommen wurde. Die im Jahr 2021 erfolgte Überschreitung der neuen Kleinunternehmergrenze von 35.000 EUR liegt innerhalb der 15-prozentigen Toleranz (max. 40.250 EUR) und gilt als erstmaliges Überschreiten der Umsatzgrenze innerhalb von 5 Kalenderjahren. Erst im Jahr 2022 kommt es bei einer neuerlichen Überschreitung der Umsatzgrenze zu einem Herausfallen aus der Kleinunternehmerregelung..

Welche Umsätze sind steuerfrei? 

Unter die Umsatzsteuerbefreiung fallen Lieferungen und sonstige Leistungen, deren Liefer- oder Leistungsort im Inland liegt, weiters Umsätze aus Hilfsgeschäften und Geschäftsveräußerungen. Nicht befreit sind ig Erwerbe, Einfuhren und Dienstleistungen von ausländischen Unternehmen, deren Leistungsort in Österreich liegt und die Steuerschuld auf den Kleinunternehmer übergeht (Reverse Charge). 

Beachte: Umsätze, für die der Liefer- bzw. Leistungsort im Ausland liegt, sind von der Kleinunternehmerregelung nicht erfasst und daher regelmäßig im Ausland steuerpflichtig. 

Haben Kleinunternehmer ein Recht auf Vorsteuerabzug? 

Die Kleinunternehmerbefreiung ist eine „unechte“ Steuerbefreiung. D.h. Sie dürfen die Umsatzsteuer von den Ausgaben nicht als Vorsteuer abziehen. 

Option zur Umsatzsteuerpflicht 

Wer meint, dass die Umsatzsteuerbefreiung nachteilig ist (z.B. wegen hoher Vorsteuern in der Gründerphase; Kunden sind hauptsächlich vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer), kann auf sie verzichten (Optionserklärung).

Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt schriftlich zu erklären (Formular U12, auf der Homepage des BMF abrufbar).

Sie können die Optionserklärung spätestens bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheides abgeben. Danach sind Sie mindestens für das Jahr, für das Sie die Erklärung abgegeben haben und für weitere 4 Jahre gebunden. Erst nach Ablauf dieser Bindungsfrist können Sie die Optionserklärung widerrufen. Der Widerruf hat bis zum Monatsletzten des ersten Kalendermonates jenes Kalenderjahres zu erfolgen, ab dem er gelten soll.

Beispiel: 

Der Kleinunternehmer K gibt für das Jahr 2019 eine Optionserklärung ab.

Bis inkl. 2023 muss K Umsatzsteuer abführen. Er kann die Optionserklärung frühestens ab dem Kalenderjahr 2024 widerrufen (Widerrufsfrist bis 31.1.2024). Erfolgt kein Widerruf, bleibt die Umsatzsteuerpflicht aufrecht. Somit besteht nach Ablauf der Bindungsfrist nur 1 Monat Zeit, um die Widerrufserklärung abzugeben!

Die Wirkung einer rechtzeitigen Erklärung (Option/Widerruf) bezieht sich immer auf den ersten Jänner des gewünschten Jahres. Umsätze, die vor dem Wirkungsbeginn der Erklärung ausgeführt werden, sind nach jenen Regeln zu behandeln, wie sie vorher gegolten haben. Dies auch dann, wenn erst nach Wirkungsbeginn die Rechnung gelegt wird oder die Zahlung erfolgt. In der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Jahresumsatzsteuererklärung sind sie aber (erst) in jenem Zeitraum zu berücksichtigen, in dem die Steuerschuld entstanden ist.

Beispiel:
Ein Unternehmer (Ist-Versteuerer) verzichtet ab 1.1.2024 auf die Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer. Im Dezember 2023 erbringt er noch eine EDV-Dienstleistung für einen österreichischen Kunden. Die Rechnung wird erst im Jänner 2024 gelegt, gezahlt wird erst im Februar 2024.

Lösung:
Da die EDV-Dienstleistung noch während der Zeit als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer erbracht worden ist, bleibt sie trotz Option zur Steuerpflicht ab 1.1.2024 steuerfrei. Es darf daher keine Umsatzsteuer verrechnet werden. Der Umsatz ist in der Umsatzsteuervoranmeldung für Februar/für das erste Quartal 2024 bei der Kennzahl 000 und bei der Kennzahl 016 einzutragen.

Vorsteuerberichtigung 

Wechseln Sie von der Umsatzsteuerbefreiung zur Umsatzsteuerpflicht, dürfen Sie eine positive Vorsteuerkorrektur durchführen. Das bedeutet: Für Umlaufvermögen dürfen Sie die gesamte Vorsteuer nachträglich geltend machen. Für Anlagegüter ist eine (anteilige) nachträgliche Geltendmachung möglich, wenn die Anschaffung (Herstellung) innerhalb des Berichtigungszeitraumes liegt.

Der Berichtigungszeitraum beträgt bei beweglichen Anlagegütern fünf Jahre, bei unbeweglichen zwanzig Jahre. Für unbewegliche Wirtschaftsgüter, die am 31.3.2012 bereits als Anlagegüter genutzt worden sind, beträgt der Berichtigungszeitraum zehn Jahre. Für jedes Jahr, das auf den vollen Berichtigungszeitraum fehlt, darf ein Fünftel, ein Zehntel bzw. ein Zwanzigstel der Vorsteuer nachträglich geltend gemacht werden. 

Beispiel:

Ein Kleinunternehmer kauft 2021 eine Maschine um 20.000 EUR plus 4.000 EUR USt. Ab 2024 Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht.

Es dürfen nachträgliche Vorsteuern von 1.600 EUR (das sind zwei Fünftel von 4.000 EUR) geltend gemacht werden, davon 2024 800 EUR und 2025 800 EUR. 

Wechseln Sie von Umsatzsteuerpflicht zur Umsatzsteuerbefreiung, müssen Sie die entsprechenden Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückzahlen.

Eine Vorsteuerberichtigung für Anlagevermögen unterbleibt, wenn die zu berichtigende Vorsteuer den Betrag von 60 EUR pro Jahr und Anlagegut nicht übersteigt.

Kleinunternehmer im Binnenmarkt

Für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer gibt es beim Waren- und Dienstleistungsverkehr im Binnenmarkt einige Besonderheiten:

A) Warenverkehr zwischen Unternehmen

Exportieren Sie Waren in den EU-Raum, tätigen Sie keine ig Lieferungen, weil die persönliche Steuerbefreiung als Kleinunternehmer der Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung vorgeht. Der liefernde Kleinunternehmer benötigt in diesem Fall keine UID-Nummer, die Lieferung ist nicht in die Zusammenfassende Meldung einzutragen. Es besteht somit kein Unterschied zu einer Inlandslieferung.

Importieren Sie Waren aus dem EU-Raum und überschreiten dabei nicht die Erwerbsschwelle („Importe“ im vorangegangenen bzw. laufenden Kalenderjahr bis max. 11.000 EUR), realisieren Sie keinen ig Erwerb. Sie werden im EU-Ausland wie ein Privater behandelt. Der Lieferant verrechnet Ihnen die österreichische Umsatzsteuer (neue Versandhandelsregelung seit 1.7.2021) und auch hier haben Sie keinen Vorsteuerabzug.

Bei Überschreiten der Erwerbsschwelle oder bei Verzicht auf die Erwerbsschwelle gilt Folgendes: 

• Sie benötigen eine UID-Nummer, die Sie dem EU-Lieferanten bekanntgeben müssen.
• Der EU-Lieferant muss eine Nettorechnung legen (steuerfreie ig Lieferung).
• Sie müssen einen ig Erwerb versteuern; d.h. Sie müssen die Umsatzsteuer von der Nettorechnung selbst berechnen (Erwerbsteuer).
• Sie müssen die Erwerbsteuer an das Finanzamt zahlen, weil Kleinunternehmer nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. 

Sie können mittels formlosen Antrages auf die Erwerbsschwelle verzichten. Auch die Verwendung der UID gilt als Verzicht auf die Erwerbsschwelle. Er wirkt für “Importe“ aus allen EU-Ländern. Der Verzicht bindet Sie für zwei Kalenderjahre.

Tipp: Ein Verzicht auf die Erwerbsschwelle ist nur dann sinnvoll, wenn Sie hauptsächlich Waren aus EU-Ländern „importieren“, in denen die Umsatzsteuer höher ist als in Österreich.

B) Warenverkehr an Private (Versandhandel)

Seit 1.7.2021 gelten neue Regeln für den innergemeinschaftlichen Versandhandel. Umsätze werden ab dem ersten Euro im Bestimmungsland steuerpflichtig.

Eine Ausnahme von diesem Prinzip gibt es nur für Unternehmer, deren Umsätze aus elektronisch erbrachten Dienstleistungen, Telekommunikations-, Fernseh- und Rundfunkleistungen und Umsätzen aus dem innergemeinschaftlichen Versandhandel in der gesamten EU den Wert von 10.000 EUR nicht überschreiten (siehe auch innergemeinschaftlicher Versandhandel). In diesem Fall sind die Umsätze im Abgangsland steuerbar. Für den Kleinunternehmer bedeutet das, dass die österreichische Regelung zum Tragen kommt. Er kann steuerfrei fakturieren, die Umsätze werden in die Grenze von 35.000 EUR eingerechnet.

Wird die Grenze von 10.000 EUR überschritten, sind die Umsätze im Bestimmungsland mit dem jeweils gültigen Steuersatz zu versteuern. Eine Vereinfachung für die Steuererklärungen und die Bezahlung an die Finanzbehörden bietet das EU-OSS-System. Um sich auf EU-OSS über Finanzonline zu registrieren, benötigt der Kleinunternehmer eine UID-Nummer, die formlos beim zuständigen Finanzamt zu beantragen ist. 

C) Dienstleistungsverkehr

Erbringt ein österreichscher Kleinunternehmer eine sonstige Leistung an einen Unternehmer im EU-Ausland, so ist zunächst der Leistungsort zu ermitteln. Liegt dieser im Ausland, so kommt es zum Übergang der Steuerschuld auf den ausländischen Leistungsempfänger (Reverse Charge). Dadurch ist keine Registrierung in dem jeweiligen Land notwendig, allerdings ist diese Leistung in die Zusammenfassende Meldung einzutragen. Voraussetzung ist, dass der Kleinunternehmer zu diesem Zweck eine UID Nummer beantragt.

Umgekehrt verhält es sich, wenn ein Kleinunternehmer von einem Unternehmer aus dem EU-Ausland, der in Österreich weder Sitz noch Betriebsstätte hat, eine sonstige Leistung erhält und diese in Österreich steuerbar und steuerpflichtig ist. In diesem Fall geht die Steuerschuld auf den österreichischen Kleinunternehmer über.

Wichtig: Der Kleinunternehmer hat die Steuerschuld zu melden und zu entrichten. Ein Vorsteuerabzug steht dafür nicht zu.

Weitere Informationen zum Export und Import von Dienstleistungen finden Sie auf den Infoseiten Dienstleistungen an ausländische Unternehmer – B2B-Leistungen und Dienstleistungen an ausländische Privatkunden – B2C-Leistungen. 

Eine Ausnahme der Leistungsort-Regelungen von B2C-Leistungen stellt die Leistungsschwelle für „auf elektronischem Weg“ erbrachte Dienstleistungen an EU-Endverbraucher dar. Wenn diese Umsätze zusammen mit Umsätzen aus dem innergemeinschaftlichen Versandhandel den Wert von 10.000 EUR nicht überschreiten, liegt der Liefer-/Leistungsort in Österreich. 

Kleinunternehmerregelung und UID-Nummer

Umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmern teilt das Finanzamt eine UID-Nummer nur auf Antrag zu.

Das Antragsformular U 15 können Sie auf der Homepage des BMF abrufen.

Auf dem Formular müssen Sie glaubhaft machen, warum Sie eine UID-Nummer brauchen. Gründe dafür können sein, dass Sie die Erwerbsschwelle/Leistungsschwelle überschritten oder auf die Anwendung der Erwerbsschwelle/Leistungsschwelle verzichtet haben oder weil Sie grenzüberschreitende sonstige Leistungen empfangen oder erbracht haben, für die es zwingend zum Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger kommt.

Hinweis: Optieren Sie zur Umsatzsteuerpflicht, bekommen Sie die UID-Nummer vom Finanzamt automatisch.

Vorschriften zur Rechnungsausstellung

Wichtig: Entscheiden Sie sich für die Umsatzsteuerbefreiung, dürfen Sie in ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tun Sie dies, obwohl sie keine Optionserklärung abgeben, schulden Sie die Umsatzsteuer (Steuerschuld kraft Rechnung) und haben trotzdem keinen Vorsteuerabzug.

Im Gegensatz zu anderen Unternehmern müssen Sie auf Ihren Rechnungen die UID-Nummer nicht anführen. Sie müssen jedoch einen Hinweis auf die Steuerfreiheit geben. Denkbar wäre der Zusatz: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“.

Umsatzsteuerzahlungspflicht von steuerbefreiten Kleinunternehmern 

Da Lieferungen und Dienstleistungen umsatzsteuerbefreit sind, trifft Kleinunternehmer üblicherweise keine Umsatzsteuerzahlungspflicht. Es gibt allerdings Ausnahmen: 

• Es wird verbotenerweise Umsatzsteuer verrechnet (Steuerschuld kraft Rechnung)
• bei steuerpflichtigen ig Erwerben, wenn die Erwerbsschwelle überschritten oder auf deren Anwendung verzichtet wurde
• bei Dienstleistungen von ausländischen Unternehmen, wenn der Leistungsort im Inland ist (Reverse Charge – RC)
• bei Inlandslieferungen ausländischer Unternehmer (Abzugsverfahren)
• bei gewissen Auslandsumsätzen (z.B. für elektronisch erbrachte Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU, die die Leistungsschwelle von 10.000 EUR übersteigen)
  

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Jahreserklärung

Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen keine UVA an das Finanzamt übermitteln, es sei denn, Sie werden dazu aufgefordert. 

Für jene Voranmeldungszeiträume, für die Umsatzsteuer zu bezahlen ist (z.B. wegen steuerpflichtiger ig Erwerbe – siehe oben Warenverkehr) muss eine interne UVA erstellt werden. Dafür kann der amtliche Vordruck (Formular U30 können Sie auf der Homepage des BMF abrufen) oder ein inhaltsgleiches selbsterstelltes Formular verwendet werden. Die interne UVA bleibt in Ihrer Buchhaltung. 

Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen grundsätzlich auch keine Jahresumsatzsteuererklärung abgeben. Nur dann, wenn im Veranlagungszeitraum (Kalenderjahr) Umsatzsteuer zu zahlen war (z.B. wegen steuerpflichtiger ig Erwerbe) muss auch eine Jahresumsatzsteuererklärung abgegeben werden. 

Wenn Sie zur Steuerpflicht optiert haben, gelten die allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Nähere Informationen finden Sie auf unseren Infoseite zur Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Umsatzsteuerjahreserklärung.

Tücken der Kleinunternehmerregelung

Die größte Schwierigkeit besteht darin, dass Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit nicht mit Sicherheit sagen können, ob Sie die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschreiten werden. Trotzdem müssen Sie sofort entscheiden, ob Sie in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen.

Beispiel:

Der Unternehmer K glaubt, dass er im ersten Jahr seiner Tätigkeit weit unter der Grenze bleiben wird. Da seine Kunden Private sind, möchte er keine Umsatzsteuer abführen und weist sie folgerichtig in seinen Rechnungen auch nicht aus. Aufgrund eines unerwartet guten Geschäftsganges liegt sein Umsatz schon im September über der Toleranzgrenze.

Damit werden rückwirkend alle Umsätze des Eröffnungsjahres steuerpflichtig. Ob er den Privatkunden die Umsatzsteuer nachverrechnen kann, hängt von der zivilrechtlichen Vereinbarung ab. 

Ein weiteres Problem liegt in der langen Bindungsfrist der Optionserklärung (5 Jahre).

Um mögliche Probleme im Zusammenhang mit der Kleinunternehmerregelung zu vermeiden, ist es wichtig, die zukünftige Geschäftsentwicklung möglichst genau einzuschätzen.

Tipp 

Sind Ihre Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer, sollten Sie zur Umsatzsteuerpflicht optieren. Für Ihren Kunden ist dies günstig: die Umsatzsteuer ist für ihn kein Kostenfaktor. Würden Sie die Umsatzsteuerbefreiung wählen, müssten Sie die nichtabzugsfähige Vorsteuer in Ihrer Preiskalkulation berücksichtigen. Ihr Kunde müsste somit einen höheren Preis bezahlen. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass das Risiko wegfällt, die Kleinunternehmergrenze zu überschreiten. Zusätzlich können Sie noch den Vorsteuerabzug geltend machen.

Entscheiden Sie sich für die Umsatzsteuerfreiheit, müssen Sie streng darauf achten, dass Sie die Grenze nicht überschreiten.

Vorsteuerabzug bei Umsatzsteuerausweis ohne Optionserklärung

Immer wieder taucht die Frage auf, ob Kunden von Kleinunternehmern die in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, wenn der Kleinunternehmer keine Optionserklärung abgibt und die Umsatzsteuer nicht abführt.

Nach der Verwaltungspraxis ist dies nur dann möglich, wenn die Rechnung alle gesetzlich geforderten Angaben enthält (einschließlich UID-Nr.) und es für den Kunden nicht offensichtlich ist, dass der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer bewusst nicht an das Finanzamt abgeführt hat. Um Diskussionen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden, kann es unter Umständen sinnvoll sein, wenn sich der Kunde Steuernummer und Optionserklärung des Kleinunternehmers vorlegen lässt.

Abrechnung mit Gutschrift

Stellt der Kunde für die Leistung des Kleinunternehmers eine Gutschrift aus, hat er keinen Vorsteuerabzug, wenn der Kleinunternehmer keine Optionserklärung abgegeben hat. 

Stand: 01.01.2024