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Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Neue Aufzeichnungspflichten per 1.1.2016 für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung

Ab 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.

Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!

Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.

Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis € 150.000,-- Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Einzelerfassung mittels Registrierkasse

Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

  • der Jahresumsatz je Betrieb netto € 15.000,-- und
  • die Barumsätze dieses Betriebes netto € 7.500,-- im Jahr überschreiten.

Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.
Nicht als Barumsatz gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks, Online-Banking Überweisungen, Paypal und Einziehungsaufträge.

Hinweis:
Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht. 

Die Grenze von € 7.500,-- für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal € 7.500,-- tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronisches Datenverarbeitungssystem, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z. B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.).

Änderungen ab 1.4.2017 

Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, muss der Unternehmer ab 2016 eine elektronische Registrierkasse haben (Beginn der Kassenpflicht siehe weiter unten), die der Kassenrichtlinie entspricht. Weitere Informationen finden Sie in unserem Infoblatt „Kassenrichtlinie 2012“.

Spätestens ab 1.4.2017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur bzw. Siegel der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.

Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:

  • Datenerfassungsprotokoll
  • Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
  • Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
  • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
  • Kassenidentifikationsnummer

Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.

Belegerteilungsverpflichtung

Unternehmer haben ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

  • Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung
  • spätestens ab 1.4.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Achtung!
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab dem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) für jeden Unternehmer ab 1.1.2016. Ausnahmen gibt es nur für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank-, Kantinenumsätzen und gewissen Automatenumsätzen.

Sonderregelungen

Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.

In folgenden Fällen sind Ausnahmen bzw. Erleichterungen möglich: 

Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“)

Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von netto € 30.000,-- nicht überschritten wird.

Achtung!
Die Umsatzgrenze von € 30.000,-- gilt nur für die Umsätze im Freien. Sie ist nicht gesamtbetrieblich zu sehen.

Die begünstigten Umsätze müssen bei Vorliegen der oben beschriebenen Voraussetzungen, nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Weiters gilt für diese Umsätze keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.

Alm,- Berg-, Schi- und Schutzhütten

Wie bei der „Kalten Hände“ Regelung keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz der Hütte(n) unter € 30.000 liegt.

Buschenschanken gem. §2 Abs.1 Z5 GewO

Keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter € 30.000 liegt und der Betrieb maximal 14 Tage im Jahr geöffnet ist. Die € 30.000 Grenze ist gesamtbetrieblich zu sehen und gilt nicht nur für den Buschenschank.

Kantinen von gemeinnützigen Vereinen

Keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter € 30.000 liegt und die Kantine maximal 52 Tage im Jahr geöffnet ist.

Automaten

Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze € 20,-- nicht übersteigt. Darunter fallen z.B. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc.

Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht.

Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von sechs Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durchgeführt werden.
Dies geschieht durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge), manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal monatlich zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen.

Onlineshops

Umsätze im Rahmen eines Onlineshops, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, sind von der Registrierkassenpflicht befreit.

Hinweis: 
Hinsichtlich der Umsätze, die nicht im Onlineshop getätigt werden, gelten die allgemeinen Vorschriften. 

Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe

Die Umsätze wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereine) sind unter gewissen Voraussetzungen von der Registrierkassenpflicht befreit. Details regelt die Barumsatzverordnung.

Umsätze außerhalb der Betriebsstätte („mobile Gruppen“)

Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb der Betriebstätte erbringen, können ihren Kunden einen Papierbeleg (z.B. Paragon) geben und müssen eine Kopie davon aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze jedoch ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen.

Die Ausnahme betrifft „mobile“ Berufe wie mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer etc.

Geschlossene Gesamtsysteme

Für große Unternehmen, die mit Systemen arbeiten, bei denen Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssystem lückenlos miteinander verknüpft sind, besteht die Möglichkeit die Manipulationssicherheit, ohne die Verwendung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder eines Signatur- und Siegelzertifikates, durch das Finanzamt mittels Bescheid festzustellen zu lassen.

Voraussetzungen:

  • der Einsatz von mehr als 30 Registrierkassen
  • die Einholung eines Gutachtens über die Manipulationssicherheit
  • ein Antrag auf Ausnahme beim Finanzamt
  • das Finanzamt erlässt einen Feststellungsbescheid

Beginn der Registrierkassenpflicht 

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.

Aufgrund eines Erkenntnisses des Verfassungsgerichtshofes vom 9. März 2016 gilt Die Verpflichtung zur Verwendung der Registrierkasse jedoch frühestens ab dem 1. Mai 2016. Nach Ansicht des Höchstgerichts ist es nämlich nicht so, dass sich die Registrierkassenpflicht aus den Umsätzen des Jahres 2015 ergibt. Das Überschreiten der Umsatzgrenzen im Jahr 2015 spielt für die Frage der Registrierkassenpflicht keine Rolle. Eine „Rückwirkung“ gibt es nicht.

Das bedeutet: Erst der Umsatz ab dem 1. Jänner 2016 ist für die Frage der Registrierkassenpflicht maßgeblich. Ab dem erstmaligen Überschreiten der gesetzlichen Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben. Somit besteht eine Registrierkassenpflicht für den einzelnen Unternehmer entsprechend der im Gesetz festgelegten Frist, frühestens jedoch ab dem 1. Mai 2016.

Beispiel:
Umsätze Jänner bis April 2016: € 15.600,--, davon mehr als € 7.500,-- Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.8.2016, im Falle des Kalendervierteljahres (z.B: bei Kleinunternehmern) ab 1.10.2016. 

Wegfall der Registrierkassenpflicht 

Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.

Beispiel:
Ein registrierkassenpflichtiger Betrieb schränkt im Jahr 2017 seinen Betriebsumfang derart ein, dass er pro Jahr nur mehr Umsätze von ca. 6.000 Euro erzielt.

Die Umstände sprechen dafür, dass auch in den Folgejahren die Umsätze derart niedrig sein werden. Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems fällt ab 1. Jänner 2018 weg.

Erleichterungen bei Betriebsaufgabe im Jahr 2016

Ist beabsichtigt, im Jahr 2016 die betriebliche Tätigkeit einzustellen (z.B. Pensionsantritt oder Betriebsverkauf), ist für das Jahr 2016 keine Registrierkasse erforderlich. Es gilt jedoch die Belegerteilungspflicht.

Steuerliche Förderungen

Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,-- pro Kassensystem (maximal aber € 30,-- pro Erfassungseinheit) vorgesehen.

Die Prämie kann mittels Formulars E108c geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben. Sie stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 31.3.2017 erfolgen.

Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften

Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse ab 1.4.2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu € 5.000,-geahndet.

Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.

Strafen bei Nichtvorhandensein einer technischen Sicherheitseinrichtung 

Ab 1.4.2017 kann die Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtung zur Implementierung einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationsschutz zu einer Strafe von bis zu 5.000 Euro führen. Von dieser Strafe wird jedoch abgesehen, wenn die Unternehmerin/der Unternehmer 

  • über eine Registrierkasse verfügt, die der Kassenrichtlinie entspricht und mit dieser die Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht erfüllt,
  • Belege über die getätigten Barumsätze lückenlos erteilt und
  • nachweist bzw. zumindest glaubhaft macht, dass sie/er die RKSV- konforme Beschaffung und/oder die Umrüstung der Registrierkasse(n) bei einem Kassenhersteller oder einem Kassenhändler bis Mitte März 2017 bereits beauftragt hat, sodass die Säumnis nicht in ihrer/seiner Sphäre gelegen ist.
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