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Verbesserungsauftrag im Verwaltungsverfahren

Behörden sind verpflichtet, unverzüglich nach Einlangen des Ansuchens die Mangelfreiheit und Vollständigkeit der Unterlagen zu prüfen

An eine Behörde (z.B. Bürgermeister, Stadtmagistrat, Bezirkshauptmannschaft) gerichtete Ansuchen (Anbringen, Eingaben, Anträge) werden sehr oft schriftlich eingebracht (z.B. Bauansuchen). Bei Ansuchen, die an eine Frist gebunden sind, ist festgelegt, dass diese schriftlich eingebracht werden müssen (z.B. Rechtsmittel gegen einen Bescheid).

Weist ein schriftliches Ansuchen einen Mangel auf, so darf die Behörde dieses Ansuchen nicht ohne weiteres zurückweisen. Vielmehr hat die Behörde dem Antragsteller einen Auftrag zur Behebung des Mangels zu erteilen (sog. Verbesserungsauftrag) oder die Behebung des Mangels auf andere Weise zu veranlassen.

Im Verbesserungsauftrag hat die Behörde konkret und unmissverständlich anzugeben, welche vom Gesetz geforderten Eigenschaften dem Anbringen fehlen.

Bei einem Verbesserungsauftrag ist eine angemessene Frist für die Behebung des Mangels festzusetzen. Eine Frist ist dann angemessen, wenn sie ausreicht, um vorhandene Unterlagen nachzureichen. Jedoch muss die Frist nicht so lange sein, um es dem Antragsteller zu ermöglichen, nicht vorhandene Unterlagen erst zu beschaffen. Dieser Grundsatz gilt aber nur dann, wenn das Gesetz eindeutig festlegt, welche Unterlagen einem bestimmen Ansuchen anzuschließen sind. Die Behörde kann die gesetzte Frist im Nachhinein nach ihrem Ermessen auch verlängern. Allerdings besteht darauf kein Rechtsanspruch.

Wird der Mangel binnen der gesetzten Frist vom Antragsteller behoben, so gilt das Ansuchen als ursprünglich richtig und vollständig eingebracht. Dies ist insbesondere für Ansuchen, die an eine Frist gebunden sind (z.B. Rechtsmittel gegen einen Bescheid), wichtig, da dann das ursprüngliche Einreichdatum gilt.

Grundsätzlich sind Behörden verpflichtet, unverzüglich nach Einlangen des Ansuchens die Mangelfreiheit und die Vollständigkeit der Unterlagen zu prüfen. Daher sind Behörden angehalten, erforderlichenfalls längstens innerhalb von vier Wochen ab Einlangen des Ansuchens einen Verbesserungsauftrag zu erteilen. 

Folgen der Nichterfüllung des Verbesserungsauftrages

Wenn der Antragsteller die von der Behörde gesetzte Frist ungenützt verstreichen lässt, das heißt den Mangel nicht behebt, kann die Behörde das Ansuchen zurückweisen. Auf den Eintritt dieser Rechtsfolge muss die Behörde im Verbesserungsauftrag hinweisen, wenn der Antragsteller nicht durch einen berufsmäßigen Parteienvertreter (z.B. Rechtsanwalt) vertreten ist.

Das Ansuchen wird auch dann zurückgewiesen, wenn der Verbesserungsauftrag nur teilweise erfüllt wird.

Die Zurückweisung des Ansuchens bedeutet aber nicht, dass das gleiche Ansuchen nicht nochmals eingebracht werden kann. Allerdings gilt das Ansuchen dann nicht mehr als „ursprünglich richtig und vollständig“ eingebracht. Das heißt, dass es für ein fristgebundenes Ansuchen eventuell bereits zu spät sein kann.  

Verbesserungsfähiger Mangel

Die Verpflichtung der Behörde, einen Verbesserungsauftrag zu erteilen, besteht aber nur dann, wenn es sich um einen Mangel handelt, der verbesserungsfähig ist. Neben Formmängeln (z.B. Nichtvorlage einer Vollmacht) sind auch inhaltliche Mängel (z.B. das Fehlen eines Antrages oder einer Begründung) verbesserungsfähig.

Nicht verbesserungsfähig ist ein Ansuchen, wenn daraus nicht erkennbar ist, worauf es gerichtet ist oder wer es eingebracht hat. 

Hinweis:
Die Behörde ist nicht verpflichtet, den Antragsteller anzuleiten, wie er sein Ansuchen inhaltlich zu gestalten hat, damit es positiv entschieden wird. 

Kein Verbesserungsauftrag bei fehlenden Unterlagen bei der Gewerbeanmeldung

Die Rechtswirksamkeit der Gewerbeanmeldung hängt u.a. von der Vorlage sämtlicher Unterlagen ab. Solange erforderliche Unterlagen fehlen, liegt keine wirksame Gewerbeanmeldung vor, die dazu berechtigt, mit der Gewerbeausübung zu beginnen. Das Fehlen von Unterlagen ist in diesem Fall daher kein verbesserungsfähiger Mangel und die Behörde ist nicht verpflichtet, eine Frist für die Nachreichung der fehlenden Unterlagen zu setzen. Erst wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, ist die Gewerbeanmeldung rechtswirksam und es darf mit der Gewerbeausübung begonnen werden.