th share video content contact download event event-wifi cross checkmark close xing wko-zahlen-daten-fakten wko-wirtschaftrecht-und-gewerberecht wko-verkehr-und-betriebsstandort wko-unternehmensfuehrung wko-umwelt-und-energie wko-steuern netzwerk wko-innovation-und-technologie wko-gruendung-und-nachfolge wko-bildung-und-lehre wko-aussenwirtschaft wko-arbeitsrecht-und-sozialrecht twitter search print pdf mail linkedin google-plus facebook whatsapp arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down calendar user home

Elektronische Vergabe

Übersicht über Bedeutung, Nutzen und Voraussetzungen für die e-Vergabe

Allgemeines

Spätestens ab Oktober 2018 müssen Auftraggeber Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich elektronisch abwickeln, was neue Chancen für alle Stakeholder bringt.

Zu den wesentlichsten Neuerungen zählen die Vereinfachung und Flexibilisierung von Vergabeverfahren, bei denen der Gesetzgeber Anlehnung an den Einkauf der Privatwirtschaft genommen hat und unter größtmöglicher Ausnutzung von europarechtlichen Spielräumen elektronische Vergabeverfahren forciert. Abgesehen von eng gesteckten Ausnahmen verpflichtet das neue BVergG 2018 die Auftraggeber ab spätestens 18. Oktober 2018 zu elektronischen Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich, das heißt, für Bauaufträge ab einem Auftragsvolumen von 5,548.000 EUR (exkl. USt.), für Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 221.000 EUR ((exkl. USt.), Für Auftragsvergaben im Unterschwellenbereich besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Vergabe.

Was bedeutet e-Vergabe?

Unter elektronischer Vergabe (e-Vergabe, „e-procurement“) versteht man die vollelektronische Abwicklung eines Verfahrens unter Nutzung elektronischer Informations- und Kommunikationsmittel. von A (Ausschreibung) bis Z (Zuschlag). Demnach betrifft diese Verpflichtung die Übermittlungen von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit von Ausschreibungsunterlagen, aber auch eine ausschließlich elektronische Kommunikation zwischen Auftraggebern und Unternehmen in allen Verfahrensstufen (z.B. Übermittlung von Teilnahmeanträgen, und Angeboten).

Durch die e-Vergabe ändern sich die Abläufe: Der Unternehmer sucht auf Internetplattformen Ausschreibungen. Für den Download der Unterlagen ist eine Registrierung erforderlich, damit der Auftraggeber den interessierten Unternehmer bei Bieteranfragen oder sonstigen Informationen jederzeit erreichen kann. Der Unternehmer erstellt sein Angebot bzw. gibt die Daten direkt in die Webseiten des Auftraggebers ein. Allfällige Bieteranfragen können ebenfalls direkt an den Auftraggeber gestellt und von diesem auch direkt über die Plattform beantwortet werden. Abschließend werden die unterzeichneten Unterlagen vom Bieter hochgeladen, verschlüsselt und elektronisch signiert. Das Angebot wird beim Eingang am Server mit einem Zeitstempel versehen und die Signatur wird geprüft. Erst nach Ablauf der Abgabefrist kann der Auftraggeber die Angebote vom Server abrufen, diese prüfen und bewerten. 

Was bringt die e-Vergabe?

Die Europäische Kommission sowie der österreichische Gesetzgeber gehen davon aus, dass die elektronische Vergabe wesentlich zur Vereinfachung von Vergabeverfahren, zu mehr Transparenz, zur Senkung von Transaktions- und Prozesskosten für Auftraggeber wie Auftragnehmer und zur Verbesserung der Beschaffungsergebnisse beitragen kann. Einsparungspotenziale können aber nur realisiert werden, wenn standardisierte Softwarelösungen auf breitester Basis eingesetzt werden.

Vergabeplattformen erleichtern Bietern die Angebotslegung, weil der Bieter durch das gesamte Vergabeverfahren geleitet wird und bereits im Zuge des Verfassens der Angebote durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen allfällige Versäumnisse oder Fehler des Bieters aufgezeigt werden. Prüfroutinen stellen auch die Vollständigkeit der oft sehr umfangreichen Dokumente beim Upload sicher. Bei zahlreichen e-Vergabeplattformen werden auch innerhalb der Dokumente fehlerhafte Eingaben verhindert bzw. aufgezeigt. Auftraggeber profitieren darüber hinaus davon, dass sie Angebote automatisiert verarbeiten und evaluieren können (z.B. automatisierter Preisspiegel). 

Welche Voraussetzungen braucht ein Unternehmer?

Um sich an einem vollelektronischen Vergabeverfahren erfolgreich beteiligen zu können, benötigt der Bieter eine leistungsfähige Internetverbindung (mindestens 5 MB Download und 2 MB bis 3 MB Upload), einen PC bzw. ein Notebook mit Internetzugang (mindestens 2 GB RAM-Speicher und 50-GB-Festplatte, WLAN-fähig), aktuelle Betriebssysteme und Software (im Zweifelsfall vorab mit dem jeweiligen Portalbetreiber abzuklären und zu testen) und eine qualifizierte elektronische Signatur.

Das Angebot kann grundsätzlich mittels ÖNORM-Datenträger, Excel-Datei bzw. durch Direkteingabe am Portal abgegeben werden. Empfehlenswert ist es, sich bereits im Vorfeld mit den am Markt verfügbaren Beschaffungsplattformen auseinanderzusetzen. Mittels eines Testaccounts kann der Unternehmer vorab den Umgang mit dem jeweiligen Portal testen und insbesondere die Funktionsweise der elektronischen Signatur sowie den Upload von (umfangreichen) Dateien proben.

Welche Beschaffungsplattformen gibt es derzeit?

Zurzeit verwenden öffentliche Auftraggeber beispielsweise folgende Beschaffungsplattformen für ihre Auftragsvergaben:

Angebote müssen auch bei der e-Vergabe rechtzeitig und vollständig beim Auftraggeber einlangen. Erfahrungen haben gezeigt, dass bei zeitweiser Überlastung des Portals von Betreibern, durch Systemupdates oder aufgrund technischer Gebrechen beim Unternehmer (z.B. Stromausfällen) die Abgabe eines Angebots erheblich verzögert oder sogar verhindert wird. Daher sollten Unternehmer elektronische Angebote keinesfalls im letzten Augenblick vor Ende der Angebotsfrist abgeben. Durch Verschlüsselung der ausgetauschten Dokumente, die qualifizierte elektronische Signatur sowie Zeitstempel werden unautorisierte Zugriffe und Manipulation der Dokumente durch unbefugte Dritte de facto verhindert, was einen weiteren Anreiz für Unternehmen zur frühzeitigen Abgabe der Angebote darstellen sollte.

Wo werden öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht?

Öffentliche Auftraggeber sind gemäß §§ 50 ff BVergG verpflichtet, Ausschreibungen öffentlich bekannt zu machen. Durch die Publikationsmedienverordnung (BGBl 300/2006) wurde für den Bund die Online-Ausgabe des Amtlichen Lieferungsanzeigers, der als Teil des „Amtsblattes zur Wiener Zeitung“ erscheint, festgelegt bzw. für die Bundesländer die Anzeiger in den einzelnen Bundesländern wie z.B.

  • Grazer Zeitung – Amtsblatt für die Steiermark
  • Kärntner Landeszeitung
  • Amtliche Linzer Zeitung
  • Amtsblatt der Stadt Wien.

Aber auch das BM für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort bietet interessante Hinweise zu folgenden Bereichen:

Zahlreiche öffentliche Auftraggeber veröffentlichen ihre Ausschreibungen auch elektronisch wie z.B.

TED: Ausschreibungsdatenbank der EU

Aufträge der öffentlichen Hand aller EU-Staaten, also auch Österreichs, welche die EU-Schwellenwerte übersteigen (= Oberschwellenbereich), sind laut Gemeinschaftsrecht neben einer allfälligen nationalen Veröffentlichung auch in der gesamten Europäischen Union zu publizieren. 

In Summe werden täglich mehrere hundert Ausschreibungen von Bund, Ländern, Gemeinden, Gemeindeverbänden etc. in den EU-Staaten veröffentlicht, deren Wert jährlich insgesamt über 700 Mrd. EUR ausmacht. Das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Union (EUR-OP) publiziert diese Ausschreibungs-Ankündigungen zusammen mit einer Kurzübersetzung in allen Amtssprachen der Union in TED (TED Home - TED Tenders Electronic Daily). 

Nicht nur Neuaufträge und Vorinformationen zu geplanten Ausschreibungen werden veröffentlicht, auch die Ergebnisse der Verfahren mit Namen des Bestbieters und (fakultativ) Zuschlagspreis werden als Quelle für Marktbeobachtung und Konkurrenzanalyse in TED angegeben. TED dient vor allem dazu, dass Unternehmen leicht Zugang zum Ausschreibungsmarkt der EU finden. 

Entsprechend internationaler Richtlinien und Vereinbarungen werden Ausschreibungsdokumente in TED bzw. im Supplement S veröffentlicht.

Bitte wählen Sie oben ein Bundesland aus, um Kontakte und Serviceangebote des Bundeslandes zu erhalten.