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Elektronische Vergabe

Übersicht über Bedeutung, Nutzen und Voraussetzungen für die e-Vergabe

Allgemeines

Seit Oktober 2018 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich elektronisch abzuwickeln. Das heißt, für Bauaufträge ab einem Auftragsvolumen von EUR 5,350.000 (exkl. USt.), für Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab einem geschätzten Auftragswert von EUR 214.000 (exkl. USt.), für Auftragsvergaben im Unterschwellenbereich (das heißt unterhalb dieser Wertgrenzen) besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Vergabe.

Was bedeutet e-Vergabe?

Unter elektronischer Vergabe (e-Vergabe, „e-procurement“) versteht man die vollelektronische Abwicklung eines Verfahrens unter Nutzung elektronischer Informations- und Kommunikationsmittel von A (Ausschreibung) bis Z (Zuschlag). Demnach betrifft diese Verpflichtung die Übermittlungen von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit von Ausschreibungsunterlagen, aber auch eine ausschließlich elektronische Kommunikation zwischen Auftraggebern und Unternehmen in allen Verfahrensstufen (z.B. Übermittlung von Teilnahmeanträgen, und Angeboten).

Durch die e-Vergabe ändern sich die Abläufe:

Der Unternehmer sucht auf Internetplattformen nach öffentlichen Ausschreibungen. Für den Download der Unterlagen ist eine Registrierung erforderlich, damit der Auftraggeber den interessierten Unternehmer bei Bieteranfragen oder sonstigen Informationen jederzeit erreichen kann. Der Unternehmer erstellt sein Angebot bzw. gibt die Daten direkt in die Webseiten des Auftraggebers ein. Allfällige Bieteranfragen können ebenfalls direkt an den Auftraggeber gestellt und von diesem auch direkt über die Plattform beantwortet werden. Abschließend werden die unterzeichneten Unterlagen vom Bieter hochgeladen, verschlüsselt und elektronisch signiert. Das Angebot wird beim Eingang am Server mit einem Zeitstempel versehen und die Signatur wird geprüft. Erst nach Ablauf der Abgabefrist kann der Auftraggeber die Angebote vom Server abrufen, diese prüfen und bewerten.

Was bringt die e-Vergabe?

Die Europäische Kommission sowie der österreichische Gesetzgeber gehen davon aus, dass die E-Vergabe wesentlich zur Vereinfachung von Vergabeverfahren, zu mehr Transparenz, zur Senkung von Transaktions- und Prozesskosten für Auftraggeber wie Auftragnehmer und zur Verbesserung der Beschaffungsergebnisse beitragen kann. Einsparungspotenziale können aber nur realisiert werden, wenn standardisierte Softwarelösungen auf breitester Basis eingesetzt werden.

Vergabeplattformen erleichtern Bietern die Angebotslegung, weil der Bieter durch das gesamte Vergabeverfahren geleitet wird und bereits im Zuge des Verfassens der Angebote durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen allfällige Versäumnisse oder Fehler des Bieters aufgezeigt werden. Prüfroutinen stellen auch die Vollständigkeit der oft sehr umfangreichen Dokumente beim Upload sicher. Bei zahlreichen E-Vergabeplattformen werden auch innerhalb der Dokumente fehlerhafte Eingaben verhindert bzw. aufgezeigt. Auftraggeber profitieren darüber hinaus davon, dass sie Angebote automatisiert verarbeiten und evaluieren können (z.B. automatisierter Preisspiegel).

Welche Voraussetzungen braucht ein Unternehmer?

Um sich an einem vollelektronischen Vergabeverfahren erfolgreich beteiligen zu können, benötigt der Bieter eine leistungsfähige Internetverbindung (mindestens 5 MB Download und 2 MB bis 3 MB Upload), einen PC bzw. ein Notebook mit Internetzugang (mindestens 2 GB RAM-Speicher und 50-GB-Festplatte, WLAN-fähig), aktuelle Betriebssysteme und Software (im Zweifelsfall vorab mit dem jeweiligen Portalbetreiber abzuklären und zu testen) und eine qualifizierte elektronische Signatur.

Das Angebot kann grundsätzlich mittels ÖNORM-Datenträger, Excel-Datei bzw. durch Direkteingabe am Portal abgegeben werden. Empfehlenswert ist es, sich bereits im Vorfeld mit den am Markt verfügbaren Beschaffungsplattformen auseinanderzusetzen. Mittels eines Test-Accounts kann der Unternehmer vorab den Umgang mit dem jeweiligen Portal testen und insbesondere die Funktionsweise der elektronischen Signatur sowie den Upload von (umfangreichen) Dateien proben.

Welche Beschaffungsplattformen gibt es derzeit?

Zurzeit verwenden öffentliche Auftraggeber beispielsweise folgende Beschaffungsplattformen für ihre Auftragsvergaben:

Rechtzeitiges Einlangen elektronischer Angebote

Angebote müssen auch bei der E-Vergabe rechtzeitig und vollständig beim Auftraggeber einlangen. Erfahrungen haben gezeigt, dass bei zeitweiser Überlastung des Portals von Betreibern, durch Systemupdates oder aufgrund technischer Gebrechen beim Unternehmer (z.B. Stromausfällen), die Abgabe eines Angebots erheblich verzögert oder sogar verhindert wird. Daher sollten Unternehmer elektronische Angebote keinesfalls im letzten Augenblick vor Ende der Angebotsfrist abgeben. Durch Verschlüsselung der ausgetauschten Dokumente, die qualifizierte elektronische Signatur sowie Zeitstempel werden unautorisierte Zugriffe und Manipulation der Dokumente durch unbefugte Dritte de facto verhindert, was einen weiteren Anreiz für Unternehmen zur frühzeitigen Abgabe der Angebote darstellen sollte.

Kongress „E-Vergabe“ und „E-Rechnung“

Aktuelle Entwicklungen, Herausforderungen und Trends im Bereich elektronischer Beschaffungsprozesse sind Gegenstand des Kongresses E-Vergabe und E-Rechnung. Diese Veranstaltung findet jährlich in Wien in der Wirtschaftskammer Österreich statt. Die Teilnahme ist kostenlos.

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