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FAQs zur Elektronischen Zustellung (E-Zustellung)

Antworten auf häufige Fragen

Inhalt


Teilnahme an der E-Zustellung durch den Bund

Hinweis: Grundsatzinfos finden Sie auf der Übersichtsseite zur E-Zustellung.

  1. Müssen alle Unternehmen an der E-Zustellung durch den Bund teilnehmen?
  2. Wenn jemand vor dem 1.1.2020 Widerspruch gegen die E-Zustellung erhoben hat, gilt dieser dann weiter?
  3. Muss Widerspruch erhoben werden, wenn wegen fehlender technischer Möglichkeit (idR kein Internetanschluss) keine Teilnahme an der E-Zustellung möglich ist?
  4. Müssen Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen nicht teilnehmen wollen, Widerspruch gegen die E-Zustellung erheben?
  5. Was passiert, wenn ein Unternehmen sich nicht für die E-Zustellung registriert hat?
  6. Was passiert, wenn durch die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen mehrere E-Mail-Adressen im Teilnehmerverzeichnis aufscheinen?

1. Müssen alle Unternehmen an der E-Zustellung durch den Bund teilnehmen? 

Ab 1.1.2020 müssen alle Unternehmen teilnehmen, ausgenommen jener Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind und jener Unternehmen, für die die Teilnahme aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen unzumutbar ist. 

2. Wenn jemand vor dem 1.1.2020 Widerspruch gegen die E-Zustellung erhoben hat, gilt dieser dann weiter? 

Nein, der Widerspruch verliert mit 1.1.2020 seine Wirksamkeit, außer für Unternehmen, die keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen.

3. Muss Widerspruch erhoben werden, wenn wegen fehlender technischer Möglichkeit (idR kein Internetanschluss) keine Teilnahme an der E-Zustellung möglich ist? 

Nein, eine Teilnahme an der elektronischen Zustellung ist dann von vornherein unzumutbar. 

4. Müssen Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen nicht teilnehmen wollen, Widerspruch gegen die E-Zustellung erheben?

Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen nicht teilnehmen wollen, melden sich nicht für die E-Zustellung an. Sind sie bereits registriert, dann erfolgt der Widerspruch durch die Löschung des Zustellprofils am Teilnehmerverzeichnis über das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ im Unternehmensserviceportal.Wichtig dabei: Es gibt keinen „automatischen Widerspruch“ in diesem Fall – alle betroffenen Unternehmen müssen sich aktiv abmelden, indem sie das Zustellprofil löschen.

5. Was passiert, wenn ein Unternehmen sich nicht für die E-Zustellung registriert hat? 

Derzeit sind keine Strafen vorgesehen, die Zustellung des behördlichen Schriftstückes wird ersatzweise über den Postweg wie bisher erfolgen. 

6. Was passiert, wenn durch die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen mehrere E-Mail-Adressen im Teilnehmerverzeichnis aufscheinen? 

Das ist kein Problem. Es können im Teilnehmerverzeichnis mehrere E-Mailadressen aufscheinen, an die dann gleichzeitig das Verständigungsmail geschickt wird. Der Zugriff auf das hinterlegte Dokument ist ohnedies erst nach erstmaliger Berechtigung durch den USP-Administrator möglich.


Übernahme der Daten aus FinanzOnline (FON), Unternehmensserviceportal (USP), Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) 

  1. Erfahren die Unternehmen, dass ihre Daten aus einem Vorsystem in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden?
  2. Was passiert, wenn die E-Mailadresse aus dem Vorsystem nicht mehr richtig ist?
  3. Wenn meine Daten übernommen wurden, muss ich dann noch etwas machen?
  4. Ist es möglich, mehrere E-Mailadressen im Teilnehmerverzeichnis anzugeben?
  5. Ab wann wird man das Teilnehmerverzeichnis im USP editieren bzw. die Rollen für den Postkorb festlegen können?
  6. Kann der USP-Administrator auch gleichzeitig der Postbevollmächtigte einer Firma sein?
  7. Werden auch nach dem 1.12.2019 Daten aus FON und dem ERV übernommen? 

1. Erfahren die Unternehmen, dass ihre Daten aus einem Vorsystem in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden? 

Ja, im Juli 2019 wurde an alle übernommenen Teilnehmer ein Schriftstück in ihre FON Databox zugestellt. Auch die FON Teilnehmer, die keine E-Mail eingetragen haben, wurden auf dieselbe Weise über die zu treffenden Maßnahmen informiert.

2. Was passiert, wenn die E-Mailadresse aus dem Vorsystem nicht mehr richtig ist?

Jeder Unternehmer sollte nach der Verständigung seine übernommenen E-Mailadressen im USP kontrollieren. Änderungen der dort vorhandenen E-Mailadressen sind im USP unverzüglich vorzunehmen.

3. Wenn meine Daten übernommen wurden, muss ich dann noch etwas machen?

Ja, es muss noch zusätzlich mindestens ein sog. „Postbevollmächtigter“ durch den USP-Administrator eingerichtet werden. Diese Rolle kann aber auch für mehrere Personen vergeben werden, die dann alle berechtigt sind, elektronisch zugestellte Behördenpost abzuholen. 
Mehr Infos: Checkliste zur E-Zustellung

4. Ist es möglich, mehrere E-Mailadressen im Teilnehmerverzeichnis anzugeben?

Ja, und es ist möglicherweise auch sinnvoll, dort mehrere Adressen anzugeben. Wenn ein berechtigter Mitarbeiter z.B. auf Urlaub ist, kann so eine Vertretungsregelung rasch umgesetzt werden. Sind mehrere Adressen angegeben, dann wird die Information über ein bereitliegendes behördliches Schriftstück an alle Adressen gesendet.

5. Ab wann wird man das Teilnehmerverzeichnis im USP editieren bzw. die Rollen für den Postkorb festlegen können?

Die Editierung der übernommenen Adressen ist ab Juli 2019 möglich. Man kann auch neue Adressen anlegen, diese werden aber erst ab 1.12.2019 gültig. Die Rolle eines Postbevollmächtigten kann vom USP-Administrator jederzeit vergeben werden.

6. Kann der USP-Administrator auch gleichzeitig der Postbevollmächtigte einer Firma sein?

Ja. Bei EPUs oder kleineren Unternehmen wird das wahrscheinlich eine praktikable Vorgangsweise sein. Der Postbevollmächtigte kann die behördlichen Schriftstücke nicht nur abholen, sondern auch lesen. Das unterscheidet die elektronische Zustellung von der Zustellung per Post.

7. Werden auch nach dem 1.7.2019 Daten aus FON und dem ERV übernommen? 

Ja, es werden auch nach dem 1.7.2019 Teilnehmer aus diesen beiden Systemen laufend übernommen, aber nur die neu angelegten sowie solche, die in diesen Systemen der Zustellung zustimmen und/oder eine bislang fehlende Verständigungs-E-Mail-Adresse ergänzen.


Zustellung

  1. Werden alle Nachrichten, die bisher an FON gegangen sind, in das Anzeigemodul geschickt?
  2. Wie sieht das Verhältnis zwischen Anzeigemodul und ERV aus?
  3. Wenn Adressen in FON oder im USP geändert werden, erfolgt dann ein Datenabgleich mit dem jeweils anderen System?
  4. Wie sieht es mit Unternehmen aus, die derzeit die E-Zustellung von Behörden über einen behördlich zugelassenen Zustelldienst nutzen?

1. Werden alle Nachrichten, die bisher an FON gegangen sind, in das Anzeigemodul geschickt? 

Nein, die Nachrichten aus FON werden nach wie vor an dort registrierte Teilnehmer in FON zugestellt. Im Zustellmodul wird nur angezeigt, dass ein Schriftstück in FON zugestellt wurde. Zustellungen anderer Behörden erfolgen nicht in FON.

2. Wie sieht das Verhältnis zwischen Anzeigemodul und ERV aus? 

Verpflichtete Teilnehmer des ERV (in erster Linie Banken) erhalten weiterhin alle Schriftstücke in den ERV zugestellt. Der User kann in Zukunft wählen (Häkchen setzen), ob er behördliche zugestellte Schriftstücke ebenfalls in den ERV zugestellt haben möchte oder die Systeme getrennt bleiben sollen.

3. Wenn Adressen in FON oder im USP geändert werden, erfolgt dann ein Datenabgleich mit dem jeweils anderen System?

Nein, die Daten werden bei einer Editierung nicht in andere Systeme rückgespielt. Der Grund dafür ist, dass z.B. in einem größeren Unternehmen die Finanzabteilung alle steuerlichen Schriftstücke bekommen soll, die restliche Behördenpost aber von der Rechtsabteilung abgeholt werden soll.

4. Wie sieht es mit Unternehmen aus, die derzeit die E-Zustellung von Behörden über einen behördlich zugelassenen Zustelldienst nutzen? 

Die E-Mailadressen dieser Teilnehmer werden per 1.12.2019 in das Teilnehmerverzeichnis übernommen, die Zustellung von privaten Versendern ist jedoch ab 2020 nicht mehr möglich. Auch Unternehmen, die derzeit einen behördlich zugelassenen Zustelldienst nutzen, müssen die Rolle eines Postbevollmächtigten im USP definieren.


E-Zustellung im praktischen Betrieb (Rechtslage ab 1.12.2019) 

  1. Ab wann gilt ein behördliches Schriftstück als zugestellt?
  2. Was passiert, wenn ein Schriftstück nicht abgeholt wird?
  3. Was passiert, wenn ich vorübergehend keine elektronische Behördenpost empfangen kann, z.B. wegen Betriebsurlaub?
  4. Kann das System auch als Rückkanal für die weitere Kommunikation mit den Behörden genutzt werden, z.B. für Antwortsendungen zu einem behördlichen Schriftstück?
  5. Welche Behörden werden über dieses System zustellen?
  6. Werden auch Behörden von Ländern, Gemeinden etc. über dieses System zustellen?
  7. Kann auch ich als Unternehmen einem Geschäftspartner Schriftstücke in seinen USP Postkorb zustellen?

1. Ab wann gilt ein behördliches Schriftstück als zugestellt?

a) Zustellung mit Zustellnachweis: Die Zustellung gilt als am 1. Werktag nach der Versendung der ersten elektronischen Verständigung bewirkt. Die Zustellung gilt als nicht bewirkt, wenn die elektronischen Verständigungen nicht beim Empfänger einlangen, doch wird sie mit dem dem Einlangen einer elektronischen Verständigung folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam. Das Dokument gilt jedenfalls mit seiner Abholung als zugestellt. Die Zustellung gilt jedoch als nicht bewirkt, wenn der Empfänger von den elektronischen Verständigungen keine Kenntnis hatte oder von diesen zwar Kenntnis hatte, aber während der Abholfrist von allen Abgabestellen nicht bloß vorübergehend abwesend war. In diesem Fall wird die Zustellung an dem der Rückkehr an eine der Abgabestellen folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam, an dem das Dokument abgeholt werden könnte.

b) Zustellung ohne Zustellnachweis: Das Dokument gilt mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Bereithaltung zur Abholung als zugestellt.

2. Was passiert, wenn ein Schriftstück nicht abgeholt wird?

a) Im Falle einer Zustellung mit Zustellnachweis: Wenn das Dokument nicht innerhalb von 48 Stunden abgeholt wird, dann erfolgt eine zweite elektronische Verständigung. Der Zustelldienst hat das Dokument zwei Wochen zur Abholung bereitzuhalten und nach Ablauf weiterer 8 Wochen zu löschen (somit insgesamt 10 Wochen)

b) Im Falle einer Zustellung ohne Zustellnachweis: Das Zustellsystem hat das Dokument 10 Wochen zur Abholung bereit zu halten und dann zu löschen. 

Wenn innerhalb der Abholfrist der Postkorb nicht durch eine berechtigte Person geöffnet wurde, so gilt das Dokument als „nicht abgeholt“. Der Versender wird davon informiert.

3. Was passiert, wenn ich vorübergehend keine elektronische Behördenpost empfangen kann, z.B. wegen Betriebsurlaub? 

Unternehmen können sich für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen (4 Wochen) von der elektronischen Zustellung abwesend melden. Während dieser Zeit erfolgt dann keine Zustellung. Achtung: Diese Einstellung einer vorübergehenden Abwesenheit gilt nur für die elektronische Zustellung in das USP, nicht jedoch für postalische Zusendungen oder Nachrichten in FinanzOnline.

4. Kann das System auch als Rückkanal für die weitere Kommunikation mit den Behörden genutzt werden, z.B. für Antwortsendungen zu einem behördlichen Schriftstück? 

Nein, das ist derzeit nicht möglich.

5. Welche Behörden werden über dieses System zustellen? 

Alle Bundesbehörden und Verwaltungsbehörden, deren Einrichtung in Gesetzgebung Bundessache sind, sofern die Angelegenheit geeignet ist, elektronisch zugestellt zu werden. Nicht für die elektronische Zustellung geeignet wäre z.B. ein Originaldokument wie ein Reisepass.

6. Werden auch Behörden von Ländern, Gemeinden etc. über dieses System zustellen? 

Sie können dieses System nutzen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet.

7. Kann auch ich als Unternehmen einem Geschäftspartner Schriftstücke in seinen USP Postkorb zustellen?

Nein, in den Postkorb des USP dürfen ausschließlich Behörden und Verantwortliche des öffentlichen Bereichs zustellen.