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FAQs zur Elektronischen Zustellung (E-Zustellung)

Antworten auf häufige Fragen

Inhalt


I. Pflicht zur Teilnahme an der E-Zustellung durch den Bund

Hinweis: Grundsatzinfos finden Sie auf der Übersichtsseite zur E-Zustellung.

  1. Müssen alle Unternehmen an der E-Zustellung durch den Bund teilnehmen?
  2. Wenn jemand vor dem 1.1.2020 Widerspruch gegen die E-Zustellung erhoben hat, gilt dieser dann weiter?
  3. Muss der Widerspruch aktiv getätigt werden?
  4. Muss Widerspruch erhoben werden, wenn wegen fehlender technischer Möglichkeit (idR kein Internetanschluss) keine Teilnahme an der E-Zustellung möglich ist?
  5. Was ist mit KMU, die die Option zur Regelbesteuerung in Anspruch genommen haben?
  6. Kann ich an der E-Zustellung auch teilnehmen, wenn ich kein Smartphone, sondern nur ein "altes Handy" habe?
  7. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, wenn zwar ein Smartphone aber kein PC vorhanden ist?
  8. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, wenn nur ein Festnetz-Telefon und ein PC vorhanden sind?
  9. Müssen Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen nicht teilnehmen wollen, Widerspruch gegen die E-Zustellung erheben?
  10. Ich bin Kleinunternehmer und habe in FinanzOnline die E-Zustellung aktiviert, muss ich mich dann zwingend im USP registrieren?
  11. Wo ist die Befreiung für Kleinunternehmer geregelt?
  12. Was passiert, wenn ein Unternehmen sich nicht für die E-Zustellung registriert hat?
  13. Reicht die App "Digitales Amt", um an der E-Zustellung teilzunehmen?
  14. Ist die Teilnahme an der E-Zustellung mit Kosten verbunden?

1. Müssen alle Unternehmen an der E-Zustellung durch den Bund teilnehmen? 

Ab 1.1.2020 müssen alle Unternehmen teilnehmen, ausgenommen jener Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind und jener Unternehmen, für die die Teilnahme aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen unzumutbar ist.

2. Wenn jemand vor dem 1.1.2020 Widerspruch gegen die E-Zustellung erhoben hat, gilt dieser dann weiter? 

Nein, der Widerspruch verliert mit 1.1.2020 seine Wirksamkeit, außer für Unternehmen, die keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen.

3. Muss der Widerspruch aktiv getätigt werden?

Ja, ein Widerspruch muss "aktiv" getätigt werden. Der Widerspruch erfolgt grundsätzlich durch die Löschung des Zustellprofils am Teilnehmerverzeichnis über das elektronische Postfach MeinPostkorb im USP. Durch die Auflösung des Zustellprofils wird man für die E-Zustellung abgemeldet. Zu beachten ist, dass Unternehmen ab 1.1.2020 verpflichtet sind, an der E-Zustellung teilzunehmen (Ausnahme für Kleinunternehmen). Der Widerspruch kann, sofern man nicht im USP registriert ist, auch per Post an das Bundesrechenzentrum geschickt werden und kann z.B. so aussehen:

An das Bundesrechenzentrum GmbH 
z.Hd. USP-SC, 
Zimmer D108 
Hintere Zollamtsstraße 4 
1030  Wien

Sehr geehrte Damen und Herren! 

Ich teile hiermit mit, dass ich als Einzelvertretungsbefugter, bzw. Postbevollmächtigter des Unternehmens

Unternehmensbezeichnung:
Unternehmenssitz:
Postleitzahl:
Ort:
Firmenbuchnummer oder ERsB-Nummer (falls bekannt):
Kontaktinformationen für allfällige Rückmeldungen (Telefon oder E-Mail-Adresse): 

dieses gemäß § 1b Abs. 4 E-GovG vom Teilnehmerverzeichnis und damit der elektronischen Zustellung abmelde, da das genannte Unternehmen wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist. Mir ist bekannt, dass diese Abmeldung zwei Wochen nach dem Einlangen beim Teilnehmerverzeichnis wirksam wird und das Unternehmen über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Adresse gemäß §28b Abs. 1 Z 4 ZustG über das Einlangen der Abmeldung beim Teilnehmerverzeichnis informiert wird. Weiters haben die definierten Postbevollmächtigten des Unternehmens im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ die Möglichkeit, diese Abmeldung binnen zwei Wochen ab Einlangen der Information rückgängig zu machen. 

Freundliche Grüße

<eigenhändige Unterschrift> 

Beilage: Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises, auf dem die Unterschrift erkennbar ist.

4. Muss Widerspruch erhoben werden, wenn wegen fehlender technischer Möglichkeit (idR kein Internetanschluss) keine Teilnahme an der E-Zustellung möglich ist? 

Nein, eine Teilnahme an der E-Zustellung ist dann von vornherein unzumutbar. Dies muss der Behörde nicht aktiv mitgeteilt werden.

5. Was ist mit KMU, die die Option zur Regelbesteuerung in Anspruch genommen haben?

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerbefreiung führt für sich alleine nicht zu einem Entfall der Widerspruchsmöglichkeit. Erst wenn der Unternehmer die Umsatzgrenze überschreitet (indem er mehr als 35.000 Euro an nicht steuerfreien Umsätzen im Kalenderjahr tätigt), ist er im Folgejahr zur Abgabe von Voranmeldungen verpflichtet und kann daher der E-Zustellung nicht mehr widersprechen.

6. Kann ich an der E-Zustellung auch teilnehmen, wenn ich kein Smartphone, sondern nur ein „altes Handy“ habe?

Man braucht jedenfalls ein internetfähiges Gerät. Für die Handy-Signatur ist jedes Mobiltelefon geeignet, das SMS empfangen kann.

7. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, wenn zwar ein Smartphone aber kein PC vorhanden ist?

Eine Teilnahme ist nur dann von vornherein unzumutbar, wenn keine technische Möglichkeit besteht, um an der E-Zustellung teilzunehmen. Bei Vorhandsein eines Smartphones mit Internetzugang werden die technischen Voraussetzungen durchaus gegeben sein, da man mit einem Smartphone sowohl USP als auch Handy-Signatur bedienen kann.

8. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, wenn nur ein Festnetz-Telefon und ein PC vorhanden sind?

Nein. Bei Verwendung der Handy-Signatur benötigen Sie ein Mobiltelefon. Falls Sie eine kartenbasierte Signatur verwenden, kann das auch mit einem PC und einem Kartenleser erfolgen.

9. Müssen Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen nicht teilnehmen wollen, Widerspruch gegen die E-Zustellung erheben?

Unternehmen, die wegen der Unterschreitung der USt-Grenzen nicht teilnehmen wollen, melden sich nicht für die E-Zustellung an. Sind sie bereits registriert, dann erfolgt der Widerspruch durch die Löschung des Zustellprofils am Teilnehmerverzeichnis über das elektronische Postfach MeinPostkorb im Unternehmensserviceportal. Wichtig dabei: Es gibt keinen „automatischen Widerspruch“ in diesem Fall – alle betroffenen Unternehmen müssen sich aktiv abmelden, indem sie das Zustellprofil löschen.

Zudem besteht ab 1.12.2019 für Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind, die Möglichkeit zur schriftlichen Abmeldung. Die Abmeldung ist an das Bundesrechenzentrum zu richten.

10. Ich bin Kleinunternehmer und habe in FON die E-Zustellung aktiviert, muss ich mich dann zwingend im USP registrieren?

Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der E-Zustellung ausgenommen und können dieser widersprechen (wenn aufgrund des Unterschreitens der Umsatzgrenze keine Umsatzsteuervoranmeldung notwendig ist). Der Widerspruch kann auch per Post an das BRZ geschickt werden (siehe Frage 3), in diesem Fall ist keine Registrierung im USP notwendig.

11. Wo ist die Befreiung für Kleinunternehmer geregelt?

Die Ausnahme für Kleinunternehmer ergibt sich aus dem E-Government-Gesetz (§ 1b Abs 4). Dort ist festgelegt, dass Unternehmen der Teilnahme an der E-Zustellung widersprechen können. Dieser Widerspruch verliert jedoch mit 1.1.2020 seine Wirksamkeit, ausgenommen für Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Das heißt, dass für diese Unternehmer keine Pflicht zur Teilnahme an der E-Zustellung besteht.

12. Was passiert, wenn ein Unternehmen sich nicht für die E-Zustellung registriert hat? 

Derzeit sind keine Strafen vorgesehen, die Zustellung des behördlichen Schriftstückes wird ersatzweise über den Postweg wie bisher erfolgen. 

13. Reicht die App „Digitales Amt“, um an der E-Zustellung teilzunehmen?

Unternehmer haben über das USP Zugang zu ihrem digitalen Postkorb, Bürgerinnen und Bürger erreichen ihren privaten Postkorb über die App Digitales Amt.

14. Ist die Teilnahme an der E-Zustellung mit Kosten verbunden? 

Für die Nutzung der E-Zustellung fallen für das Unternehmen keine Kosten an. Weder die Anmeldung zur E-Zustellung, noch der laufende Betrieb sind mit Kosten verbunden. Auch die Aktivierung und die Benutzung der Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte ist kostenlos.


II. Allgemeine Fragen zur E-Zustellung 

  1. Ist die E-Zustellung nur auf Österreich beschränkt oder gilt sie auch für Behörden anderer (EU)Länder?
  2. Kann durch das Recht auf E-Zustellung verhindert werden, dass man noch gelbe Zettel in den Briefkasten bekommt?
  3. Kann das System auch als Rückkanal für die weitere Kommunikation mit den Behörden genutzt werden, z.B. für Antwortsendungen zu einem behördlichen Schriftstück?
  4. Welche Behörden werden über dieses System zustellen?
  5. Werden auch Behörden von Ländern, Gemeinden etc. über dieses System zustellen?
  6. Die E-Zustellung erfolgt im Rahmen der Vollziehung des Bundesrechts. Behörden mit anderen Aufgaben sind daher von der E-Zustellung ausgenommen?
  7. Wie erhalten Behörden Zugang zum System?
  8. Sind Kammern, SVA, PVA und GKK auch Teilnehmer an der E-Zustellung?
  9. Werden auch Verwaltungsstrafen (z.B. Anonymverfügungen) elektronisch zugestellt?
  10. Werden auch Gehaltsexekutionen elektronsich zugestellt?
  11. Wie gehen große Unternehmen mit der E-Zustellung um? Gibt es hier bereits Erfahrungswerte?
  12. Welche behördlichen Zustelldienste gibt es aktuell?
  13. Wer hat diese gesetzlichen Regelungen beschlossen?

1. Ist die E-Zustellung nur auf Österreich beschränkt oder gilt sie auch für Behörden anderer (EU)Länder? 

Die E-Zustellung gilt für österreichische Behörden und ist daher auf Österreich beschränkt. 

2. Kann durch das Recht auf E-Zustellung verhindert werden, dass man noch gelbe Zettel in den Briefkasten bekommt? 

Das E-Government Gesetz gewährt das Recht auf E-Zustellung von bundesbehördlichen Dokumenten. Das heißt, man kann von Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen, E-Zustellung verlangen. Zu Beginn ist jedoch noch mit Anpassungen an das Behördensystem zu rechnen. Es kann daher sein, dass die Nutzung der E-Zustellung vom Versender noch nicht endgültig umgesetzt ist. In diesem Fall muss vorerst mit einer postalischen Zustellung gerechnet werden. Wenn es um Angelegenheiten geht, die in Gesetzgebung nicht Bundessache sind, kann die Behörde frei entscheiden, ob sie elektronisch zustellen möchte (Ausnahme mittelbare Bundesverwaltung).

3. Kann das System auch als Rückkanal für die weitere Kommunikation mit den Behörden genutzt werden, z.B. für Antwortsendungen zu einem behördlichen Schriftstück?

Nein, eine E-Zustellung an die Behörden über den Postkorb ist derzeit nicht möglich.

4. Welche Behörden werden über dieses System zustellen? 

Alle Bundesbehörden sowie Gerichte und Verwaltungsbehörden, deren Einrichtung in Gesetzgebung Bundessache sind, sofern die Angelegenheit geeignet ist, elektronisch zugestellt zu werden. Nicht für die E-Zustellung geeignet wäre z.B. ein Originaldokument wie ein Reisepass.

5. Werden auch Behörden von Ländern, Gemeinden etc. über dieses System zustellen?

Sie können dieses System nutzen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Im Rahmen der mittelbaren Bundesverwaltung müssen Länder und Gemeinden jedoch eine E-Zustellung bundesbehördlicher Dokumente ermöglichen.

6. Die E-Zustellung erfolgt im Rahmen der Vollziehung des Bundesrechts. Behörden mit anderen Aufgaben sind daher von der E-Zustellung ausgenommen?

Ja, die E-Zustellung erfolgt nur für bundesbehördliche Dokumente. Es werden daher nur Bundesbehörden und Behörden, die Bundesgesetze umsetzen elektronisch zustellen. 

7. Wie erhalten Behörden Zugang zum System?

Die versendende Behörde ermittelt, ob der Empfänger elektronisch erreichbar ist (= ob er im Teilnehmerverzeichnis eingetragen ist und keine Abwesenheit eingetragen hat). Wenn ja, übergibt sie das Dokument einem Zustelldienst, mit dem sie ein Vertragsverhältnis hat. Wenn nein, dann erfolgt der postalische Versand durch die Behörde oder einen Dienstleister der Behörde. 

8. Sind Kammern, SVA, PVA und GKK auch Teilnehmer an der E-Zustellung? 

Unter Behörden, die an der E-Zustellung teilnehmen, sind Behörden im funktionellen Sinn zu verstehen. Das heißt Teilnehmer sind alle Organe, die hoheitliche Aufgaben erfüllen (auch Beliehene). Soweit z.B. Kammern oder Sozialversicherungsträger mit hoheitlichen Aufgaben betraut sind und daher eine Tätigkeit als staatliches Verwaltungsorgan wahrnehmen (z.B. bei Kammern im Bereich Lehrlingsstellen, Ausstellung von Ursprungszeugnissen etc.), sind sie auch Teilnehmer an der E-Zustellung.

9. Werden auch Verwaltungsstrafen (z.B. Anonymverfügungen) elektronisch zugestellt? 

Ja, es können auch Verwaltungsstrafen wie z.B. Anonymverfügungen oder Organstrafverfügungen elektronisch zugestellt werden. Ist die Nutzung der E-Zustellung von der Behörde noch nicht umgesetzt, erfolgt die Zustellung derzeit weiterhin postalisch.

10. Werden auch Gehaltsexekutionen elektronisch zugestellt?

Ja, es können auch Gehaltsexekutionen an den Dienstgeber elektronisch übermittelt werden.

11. Wie gehen große Unternehmen mit der E-Zustellung um? Gibt es hier bereits Erfahrungswerte? 

Nein, es gibt noch keine Erfahrungswerte, da die E-Zustellung gerade erst anläuft. Behörden werden in der Praxis ab 1.12.2019 mit dem Betrieb der E-Zustellung starten. 

12. Welche behördlichen Zustelldienste gibt es aktuell?

Aktuell gibt es folgende behördlich zugelassene Zustelldienste als Dienstleister für die Behörden: Hpc DUAL Zustellsysteme GmbH, sendhybrid ÖPBD GmbH vormals exthex GmbH, Österreichische Post AG, Bundesrechenzentrum GmbH und kbprintcom.at Druck + Kommunikation GmbH. Die Zustelldienste für die E-Zustellung behördlicher Schriftstücke müssen gemäß Zustellgesetz im Internet bekannt gegeben werden.

13. Wer hat diese gesetzlichen Regelungen beschlossen? 

Die gesetzliche Bestimmung zur verpflichtenden Teilnahme an der E-Zustellung durch Unternehmen wurde im Deregulierungsgesetz 2017 (§ 1b E-Government-Gesetz) festgelegt. Dieses Gesetz wurde im März 2017 im Nationalrat angenommen (dafür waren SPÖ, ÖVP und NEOS). Das E-Government Gesetz wurde sodann (gegen die Einwände der FPÖ und der Grünen) mehrheitlich im Bundesrat angenommen. 


III. Teilnehmerverzeichnis 

  1. Wo sieht man, welche E-Mail-Adresse für das Unternehmen hinterlegt ist?
  2. Wo findet man die Daten, die im Teilnehmerverzeichnis gespeichert sind?
  3. Kann man überprüfen, ob man ins Teilnehmerverzeichnis übernommen wurde?
  4. Kann man auch ohne Anmeldung prüfen, ob die E-Mail-Adresse im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt wurde?
  5. Kann man in einem "Adressverzeichnis" auch nach Unternehmen oder Personen suchen und diesen über das System zustellen?
  6. Habe ich als Teilnehmer Zugriff auf das Teilnehmerverzeichnis?
  7. Kann für die Verwendung einer Firmengruppe die E-Mail-Adresse mehrmals verwendet werden?
  8. Muss bei zwei Firmen - die auf die gleiche Adresse laufen - die E-Zustellung für beide eingerichtet werden?

1. Wo sieht man, welche E-Mail-Adresse für das Unternehmen hinterlegt ist?  

Im angemeldeten Bereich des USP kann die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse eingesehen und geändert werden.

2. Wo findet man die Daten, die im Teilnehmerverzeichnis gespeichert sind? 

Die im Teilnehmerverzeichnis über Sie bzw. Ihr Unternehmen gespeicherten Daten finden Sie im USP. Einträge anderer Unternehmen im Teilnehmerverzeichnis können nicht abgefragt werden.

3. Kann man überprüfen, ob man ins Teilnehmerverzeichnis übernommen wurde? 

Ja, durch Anmelden im USP und überprüfen der dort hinterlegten Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse in den Profileinstellungen von MeinPostkorb.

4. Kann man auch ohne Anmeldung prüfen, ob die E-Mail-Adresse im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt wurde?  

Nein, die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse ist nur im angemeldeten Bereich des USP zu finden.

5. Kann man in einem "Adressverzeichnis" auch nach Unternehmen oder Personen suchen und diesen über das System zustellen?  

Nein, das Teilnehmerverzeichnis kann nicht nach Unternehmen durchsucht werden. Außerdem ist die E-Zustellung nur für den Versand durch Behörden vorgesehen, eine Zustellung über dieses System für andere Personen ist nicht möglich.

6. Habe ich als Teilnehmer Zugriff auf das Teilnehmerverzeichnis? 

Die im Teilnehmerverzeichnis über Sie bzw. Ihr Unternehmen gespeicherten Daten finden Sie im USP. Einträge anderer Unternehmen im Teilnehmerverzeichnis können nicht abgefragt werden.

7. Kann für die Verwendung einer Firmengruppe die E-Mail-Adresse mehrmals verwendet werden? 

Für die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse findet keine Überprüfung statt, ob diese für mehrere Unternehmen genutzt wird.

8. Muss bei zwei Firmen - die auf die gleiche Adresse laufen - die E-Zustellung für beide eingerichtet werden? 

Ja. 


IV. Übernahme der Daten aus FinanzOnline (FON), Elektronischer Rechtsverkehr (ERV), behördlich zugelassener Zustelldienst 

  1. Erfahren die Unternehmen, dass ihre Daten aus einem Vorsystem in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden?
  2. Was passiert, wenn die E-Mail-Adresse aus dem Vorsystem nicht mehr richtig ist?
  3. Wenn meine Daten übernommen wurden, muss ich dann noch etwas machen?
  4. Wenn ich bereits eine Anmeldung bei "meinbrief.at" habe, brauche ich dann auch noch die Registrierung im USP?
  5. Wenn ich jetzt noch die E-Zustellung mit E-Mail-Adresse in FON aktiviere, werde ich dann noch automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen?
  6. Was passiert, wenn durch die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen mehrere E-Mail-Adressen im Teilnehmerverzeichnis aufscheinen?
  7. Ist es möglich, mehrere E-Mail-Adressen im Teilnehmerverzeichnis anzugeben?
  8. Ab wann wird man das Teilnehmerverzeichnis im USP editieren bzw. die Rollen für den Postkorb festlegen können?
  9. Werden auch nach dem 1.12.2019 Daten aus FON und dem ERV übernommen?
  10. Was versteht man unter ERV?
  11. Alle anderen Zustelldienste sind mit der E-Zustellung de facto "tot"?
  12. Für welche Zustellungen werden die übernommenen Teilnehmer am Teilnehmerverzeichnis registriert?
  13. Erfolgt die Zustellung im USP auch dann, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt bzw. übernommen wurde?  
  14. Wenn ich eine Weiterleitung in den ERV konfiguriere, bekomme ich dann trotzdem noch eine E-Mail-Verständigung, dass ich eine neue Nachricht bekommen habe oder entfällt diese Verständigung?

1. Erfahren die Unternehmen, dass ihre Daten aus einem Vorsystem in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden? 

Ja, ab Juli 2019 wurde an alle übernommenen Teilnehmer ein Schriftstück in ihre FON Databox zugestellt. Auch die FON Teilnehmer, die keine E-Mail eingetragen haben, wurden auf dieselbe Weise über die zu treffenden Maßnahmen informiert. Auch Teilnehmer am ERV sowie von privaten Zustelldiensten wurden von der Übernahme ihrer Daten verständigt.

2. Was passiert, wenn die E-Mail-Adresse aus dem Vorsystem nicht mehr richtig ist? 

Jeder Unternehmer sollte nach der Verständigung seine übernommenen E-Mail-Adressen im USP kontrollieren. Änderungen der dort vorhandenen E-Mail-Adressen sind im USP unverzüglich vorzunehmen. Beachten Sie jedoch, dass Korrekturen im USP nicht in die Vorsysteme zurückgeschrieben werden.

3. Wenn meine Daten übernommen wurden, muss ich dann noch etwas machen? 

>> Zur Checkliste E-Zustellung

Es ist sicherzustellen, dass das Unternehmen Zugang zum USP hat. Weiters muss mindestens ein sog. „Postbevollmächtigter“ durch den USP-Administrator eingerichtet werden. Diese Rolle kann aber auch für mehrere Personen vergeben werden, die dann alle berechtigt sind, elektronisch zugestellte Behördenpost abzuholen. 

4. Wenn ich bereits eine Anmeldung bei "meinbrief.at" habe, brauche ich dann auch noch die Registrierung beim USP?

Ja. Es ist jedenfalls die Registrierung am USP sowie die Einrichtung eines Postbevollmächtigten erforderlich.

5. Wenn ich jetzt noch die E-Zustellung mit E-Mail-Adresse in FON aktiviere, werde ich dann noch automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen? 

Sobald die Voraussetzungen in FON vorliegen (Hinterlegung einer Verständigungs-E-Mail, kein Verzicht auf E-Zustellung) wird Ihre E-Mail auch in Zukunft einmalig in das Teilnehmerverzeichnis des USP übernommen. Eine Registrierung am USP sowie die Einrichtung eines Postbevollmächtigten ist zusätzlich noch erforderlich.

6. Was passiert, wenn durch die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen mehrere E-Mail-Adressen im Teilnehmerverzeichnis aufscheinen? 

Das ist kein Problem. Es können im Teilnehmerverzeichnis mehrere E-Mail-Adressen aufscheinen, an die dann gleichzeitig das Verständigungsmail geschickt wird. Der Zugriff auf das hinterlegte Dokument ist ohnedies nur für den Postbevollmächtigten möglich, nachdem er durch den USP-Administrator berechtigt wurde. Wenn übernommene E-Mail-Adressen nicht für die Benachrichtigung verwendet werden sollen, können sie jederzeit gelöscht werden.

7. Ist es möglich, mehrere E-Mail-Adressen im Teilnehmerverzeichnis anzugeben? 

Ja, und es ist möglicherweise auch sinnvoll, dort mehrere Adressen anzugeben. Wenn ein berechtigter Mitarbeiter z.B. auf Urlaub ist, kann so eine Vertretungsregelung rasch umgesetzt werden. Sind mehrere Adressen angegeben, dann wird die Information über ein bereitliegendes behördliches Schriftstück an alle Adressen gesendet.

8. Ab wann wird man das Teilnehmerverzeichnis im USP editieren bzw. die Rollen für den Postkorb festlegen können? 

Die Editierung der übernommenen Adressen ist seit Juli 2019 möglich. Man kann seit 1.12.2019 auch neue Adressen anlegen. Die Rolle eines Postbevollmächtigten kann vom USP-Administrator jederzeit vergeben werden. 

9. Werden auch nach dem 1.7.2019 Daten aus FON und dem ERV übernommen? 

Ja, es werden auch nach dem 1.7.2019 Teilnehmer aus diesen beiden Systemen laufend übernommen, aber nur die neu angelegten sowie solche, die in diesen Systemen der Zustellung zustimmen und/oder eine bislang fehlende Verständigungs-E-Mail-Adresse ergänzen.

10. Was versteht man unter ERV? 

Unter dem elektronischen Rechtsverkehr versteht man die elektronische Kommunikation zwischen Gerichten und Staatsanwaltschaften einerseits und Parteien bzw. deren Vertretern andererseits. Der ERV ermöglicht eine gesicherte papierlose Übermittlung der Daten der Verfahrensbeteiligten zum Gericht und zurück. Über ERV werden Klagen, Klagebeantwortungen, Anträge, Schriftsätze, Rechtsmittel, Forderungsanmeldungen uvm. elektronisch und gesichert an die österreichischen Gerichte und Staatsanwaltschaften übermittelt und empfangen. Rechtsanwälte, Notare, Kreditinstitute oder Sozialversicherungsträger sind z.B. verpflichtet, am ERV teilzunehmen. 

11. Alle anderen Zustelldienste sind mit der E-Zustellung de facto „tot“?

Zustelldienste werden weiterhin für die Übermittlung der behördlichen Nachrichten genutzt, sie sind damit in jedem Fall als Dienstleister der Behörden tätig. Ob sie auch abseits der behördlichen E-Zustellung Dienste anbieten werden, muss bei den Zustelldiensten abgefragt werden.

12. Für welche Zustellungen werden die übernommenen Teilnehmer am Teilnehmerverzeichnis registriert?

Teilnehmer, die aus FON übernommen wurden, wurden für nicht nachweisliche Zustellungen registriert. Teilnehmer, die aus dem ERV oder einem behördlich zugelassenen Zustelldienst übernommen werden, wurden zusätzlich auch für nachweisliche Zustellungen registriert. Erfolgt eine Übermittlung von Adressinformationen eines Unternehmens aus mehreren Systemen, dann wird das Unternehmen zum Empfang der jeweils „höchstwertigen“ Zustellqualität registriert.

13. Erfolgt die Zustellung im USP auch dann, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt bzw. übernommen wurde?

Nein, in diesem Fall hat die Behörde keine Möglichkeit eine E-Zustellung zu machen. Solange keine E-Mail-Adresse im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt ist, werden die Nachrichten weiterhin postalisch übermittelt. 

14. Wenn ich eine Weiterleitung in den ERV konfiguriere, bekomme ich dann trotzdem noch eine E-Mail-Verständigung, dass ich eine neue Nachricht bekommen habe oder entfällt diese Verständigung? 

Durch das Anzeigemodul erfolgt in diesem Fall keine Verständigung. Es gelten dann die Regelungen laut ERV (GOG, etc).


V. Fragen zu USP/FON 

  1. Muss der Unternehmer täglich ins USP einsteigen, um die Nachrichten zu kontrollieren oder bekommt man eine Verständigung auf die normale E-Mail-Adresse?
  2. Ist die E-Zustellung ähnlich wie FON?
  3. Was passiert, wenn ich einen Steuerberater habe? Bekommt mein Steuerberater dann trotzdem wie bisher meine Finanz-Schriftstücke zugestellt?
  4. Bekommt der Steuerberater auch die behördlichen Nachrichten zugestellt?
  5. Können Finanzamt-Bescheide in Zukunft nur über das USP oder auch über FON abgeholt werden?
  6. Braucht man einen FON-Zugang oder reicht der USP-Zugang, um Finanzamt-Bescheide zu sehen?
  7. Ist das USP-Portal in FON integriert?
  8. Kann man direkt vom USP in FON einsteigen?
  9. Ich bin Geschäftsführer mehrerer Unternehmen und auch Einzelunternehmer: Ist das USP für mich als Person oder für jede einzelne Firma?
  10. Ich bin selbständiger Bilanzbuchhalter bzw. Steuerberatungskanzlei und habe für meine Klienten Zustellvollmachten - die Klienten selbst haben keine USP- Registrierung und auch nicht FON. Wenn ich nichts mache und keine E-Mail-Adresse bekanntgebe (bekomme alles in Papierform), bleibt alles wie gehabt?
  11. Die Buchhaltung ist extern ausgelagert, wer bekommt nun die Nachrichten?
  12. Wir haben als Unternehmen zwei Z-Codes. Im Postkorb ist derzeit der „falsche“ Code erfasst. Wohin müssen wir uns wenden, damit wir den Z-Code im USP ändern können?
  13. Kann man die Nachrichten nach Kategorien sortieren? Beispielsweise: Alles was vom Bezirksgericht kommt soll an Z-Code Nr 1 und alles Sonstige soll an Z-Code Nr 2 gesendet werden?
  14. Wie bzw. wo müssen sich jene Unternehmer registrieren, die noch keinen FON-Zugang haben, weil sie steuerlich vertreten werden?
  15. Wie funktioniert der Einstieg in das USP und wie erfolgt die Personalisierung?
  16. Eine Person hat mehrere Funktionen (Geschäftsführer bei mehreren Firmen). Können über USP mehrere Firmen über eine Kennung registriert werden?
  17. Können mehrere Firmen zu einem Postfach zusammengeführt werden?
  18. Wenn ich mehrere Unternehmen habe, muss ich dann jedes im USP registrieren?

1. Muss der Unternehmer täglich ins USP einsteigen, um die Nachrichten zu kontrollieren oder bekommt man eine Verständigung auf die normale E-Mail-Adresse? 

Man wird über jede neue Zustellung in MeinPostkorb per E-Mail informiert. Dieses E-Mail wird an die Verständigungsadresse(n) geschickt, die im Zustellprofil in MeinPostkorb hinterlegt ist. Daher muss man nicht jeden Tag ins USP einsteigen, man sollte jedoch regelmäßig seine E-Mails kontrollieren und gegebenenfalls ins USP einsteigen, um die Nachrichten aus MeinPostkorb abzuholen. Es gibt auch die Möglichkeit, eine "automatische Abholung" zu installieren: Zustellungen werden über eine Webservice-Schnittstelle abgerufen und können in die eigene Softwarelösung übernommen werden. 

2. Ist die E-Zustellung ähnlich wie FON? 

Finanz Online und E-Zustellung sind zwei verschiedene Systeme. Es gibt aber in beiden Systemen die Möglichkeit, behördliche Nachrichten über einen elektronischen Postkorb zu empfangen.

3. Was passiert, wenn ich einen Steuerberater habe? Bekommt mein Steuerberater dann trotzdem wie bisher meine Finanz-Schriftstücke zugestellt?

Nachrichten aus FON werden nach wie vor an dort registrierte Teilnehmer in FON zugestellt, hier ändert sich nichts. Der Steuerberater erhält daher weiterhin alle Dokumente aus FON. Im Zustellmodul im USP wird nur angezeigt, dass ein Schriftstück in FON zugestellt wurde. Zustellungen anderer Behörden erfolgen nicht in FON.

4. Bekommt der Steuerberater auch die behördlichen Nachrichten zugestellt? 

Nein, der Steuerberater bekommt grundsätzlich nur die Nachrichten der Finanzverwaltung und diese werden weiterhin in FON zugestellt. Laut aktuellen Informationen des USP ist es aber auch möglich, dass ein Steuerberater im USP tätig wird. Dazu muss der USP-Administrator des Unternehmens dem Steuerberater ein Benutzerkonto anlegen und die erforderlichen Verfahrensrechte zuordnen.

5. Können Finanzamt-Bescheide in Zukunft nur über das USP oder auch über FON abgeholt werden? 

Finanzamt-Bescheide werden weiterhin in FON zugestellt. Im Postkorb des USP wird nur angezeigt, dass ein Schriftstück in FON zugestellt wurde. Zustellungen anderer Behörden erfolgen nicht in FON. Der Postkorb des USP ersetzt daher auch nicht die Databox von FON.

6. Braucht man einen FON-Zugang oder reicht der USP-Zugang, um Finanzamt-Bescheide zu sehen?

Die Finanzamt-Bescheide werden weiterhin in FON zugestellt, man meldet sich daher ganz normal bei FON an. Im Postkorb des USP wird nur angezeigt, dass ein Schriftstück in FON zugestellt wurde.

7. Ist das USP-Portal in FON integriert?

Nein, das USP-Portal ist nicht in FON integriert. Nachrichten aus FON werden wie bisher an registrierte Teilnehmer in FON zugestellt. Im Zustellmodul im USP wird nur angezeigt, dass ein Schriftstück in FON zugestellt wurde.

8. Kann man direkt vom USP in FON einsteigen?

Ja, unter "Mein USP" finden Sie einen Link zu FON.

9. Ich bin Geschäftsführer mehrerer Unternehmen und auch Einzelunternehmer: Ist das USP für mich als Person oder für jede einzelne Firma?

Man kann sich entweder mittels Handy-Signatur oder privatem FON-Zugang als Person anmelden und ein Unternehmen verknüpfen oder sich mittels FON-Zugang als Unternehmen anmelden und eine natürliche Person verknüpfen.

Nähere Infos zur Registrierung am USP

10. Ich bin selbständiger Bilanzbuchhalter bzw. Steuerberatungskanzlei und habe für meine Klienten Zustellvollmachten - die Klienten selbst haben keine USP- Registrierung und auch nicht FON. Wenn ich nichts mache und keine E-Mail bekanntgebe (bekomme alles in Papierform), bleibt alles wie gehabt?

Ab 1.1.2020 müssen alle Unternehmen an der behördlichen E-Zustellung teilnehmen, ausgenommen jener Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind und jener Unternehmen, für die die Teilnahme aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen unzumutbar ist. Teilnehmende Unternehmen müssen einen USP-Zugang einrichten, um Behördennachrichten über MeinPostkorb zu erhalten.

11. Die Buchhaltung ist extern ausgelagert, wer bekommt nun die Nachrichten?

Nach Anmeldung im USP kann die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse überprüft und geändert werden. 

12. Wir haben als Unternehmen zwei Z-Codes. Im Postkorb ist derzeit der „falsche“ Code erfasst. Wohin müssen wir uns wenden, damit wir den Z-Code im USP ändern können?

Die Vergabe der ERV-Codes erfolgt im Rahmen der Teilnahme am ERV und ist unabhängig vom USP.

13. Kann man die Nachrichten nach Kategorien sortieren? Beispielsweise: Alles was vom Bezirksgericht kommt soll an Z-Code Nr 1 und alles Sonstige soll an Z-Code Nr 2 gesendet werden?

Die Adressierung liegt in der Verantwortung der versendenden Behörden. Und im Rahmen der E-Zustellung erfolgt die Zustellung immer an die Stammzahl. Die Entscheidung ob an einen ERV-Code weitergeleitet wird, erfolgt dann im Rahmen des Zustellprozesses, in dem u.a. eruiert wird, ob für den Adressaten eine Weiterleitung in den ERV eingerichtet ist.

14. Wie bzw. wo müssen sich jene Unternehmer registrieren, die noch keinen FON-Zugang haben, weil sie steuerlich vertreten werden?

Unternehmer, die keinen FON-Zugang haben und dadurch auch nicht in das Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden, registrieren sich am USP zur E-Zustellung (Schritte dazu siehe Checkliste).

15. Wie funktioniert der Einstieg in das USP und wie erfolgt die Personalisierung?

Eine Anleitung dazu finden Sie in den Videotutorials zur Teilnahme an der E-Zustellung sowie in den Videotutorials zur Administration der E-Zustellung am USP.

16. Eine Person hat mehrere Funktionen (Geschäftsführer bei mehreren Firmen). Können über USP mehrere Firmen über eine Kennung registriert werden?

Nein. Nach der Registrierung aller Firmen kann der Geschäftsführer aber mit dem Befehl „Unternehmen wechseln“ zwischen allen Unternehmen, für die er Rechte hat, hin- und herwechseln.

17. Können mehrere Firmen zu einem Postfach zusammengeführt werden?

Eine Zusammenführung mehrerer Unternehmen in einem Postfach ist nicht möglich, da die Adressierung an die unterschiedlichen Stammzahlen erfolgt.

18. Wenn ich mehrere Unternehmen habe, muss ich dann jedes im USP registrieren?

Ja, jedes Unternehmen (das eine Stammzahl hat) muss im USP registriert werden.


VI. Bürgerkarte/Handy-Signatur

  1. Kann ich die E-Zustellung ohne Handy-Signatur/Bürgerkarte nutzen?
  2. Brauche ich die Handy-Signatur zur Abholung bzw. zum Einloggen ins USP-Portal oder bloß zur Beantwortung?
  3. Ich habe als Privatperson die Handy-Signatur. Kann ich mich mit dieser beim USP registrieren, da ich 100 % Gesellschafter bin?
  4. Eines meiner Unternehmen scheint beim Einstieg ins USP mit Handy-Signatur nicht auf der Liste auf. Warum nicht? Wie kann ich es registrieren?
  5. Kann man zwei Handy-Signaturen beantragen? Einmal als Privatperson für FON - mit privatem Handy und einmal für das Unternehmen - mit Firmenhandy (unterschiedliche Handynummern)?
  6. Als deutsches Unternehmen mit Zweigniederlassung in Österreich kann nur der österreichische Mitarbeiter eine Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur beantragen. Wie kann sich der deutsche Geschäftsführer registrieren?
  7. Muss die Handy-Signatur auf die Handynummer des Geschäftsführers angemeldet werden oder kann man eine Nummer eines Mitarbeiters (z.B. Postbevollmächtigten) angeben? Kann man die Nummer ändern?
  8. Wie sehen die Prozesse für eine juristische Person (GmbH) aus? Registriere ich meine Handy-Signatur auf FON mit dem Account der GmbH oder auf dem privaten Account des Geschäftsführers?
  9. Bei Banken ist die Verwendung der Bürgerkarte wegen geringer Nutzerzahlen abgeschafft worden. Ist die Situation seitens der Behörden ähnlich bzw. kann es auch hier sein, dass die Bürgerkarte aufgelassen wird und nur mehr die Handy-Signatur verwendet werden darf?
  10. Muss ich direkt zum Finanzamt gehen, um FON zu aktivieren? Kann man über FON auch die Handy-Signatur beantragen?

1. Kann ich die E-Zustellung ohne Handy-Signatur/Bürgerkarte nutzen?

Die E-Zustellung kann auch ohne Handy-Signatur genutzt werden, allerdings nur um nicht nachweisliche Nachrichten zu lesen. Der Login ins USP erfolgt dann mittels USP-Kennung oder FON-Zugangsdaten.

2. Brauche ich die Handy-Signatur zur Abholung bzw. zum Einloggen ins USP-Portal oder bloß zur Beantwortung?

Die Handy-Signatur verwenden Sie zum Einstieg in das USP und zum Abholen von nachweislichen Zustellungen. Die E-Zustellung dient nicht zur Beantwortung von Nachrichten. Eine E-Zustellung an die Behörden über den Postkorb ist derzeit nicht möglich.

3. Ich habe als Privatperson die Handy-Signatur. Kann ich mich mit dieser beim USP registrieren, da ich 100 % Gesellschafter bin?

Ja.

4. Eines meiner Unternehmen scheint beim Einstieg ins USP mit Handy-Signatur nicht auf der Liste auf. Warum nicht? Wie kann ich es registrieren?

Wenn Sie bei einem Unternehmen nicht einzelvertretungsbefugt sind, läuft die Registrierung etwas anders ab. Details siehe USP-Portal.

5. Kann man zwei Handy-Signaturen beantragen? Einmal als Privatperson für FON - mit privatem Handy und einmal für das Unternehmen - mit Firmenhandy (unterschiedliche Handynummern)?

Grundsätzlich können beliebig viele Signaturen beantragt werden. Die Unterschrift bzw. Anmeldung an einem Portal erfolgt aber immer als eigene Person (ich melde mich an).

6. Als deutsches Unternehmen mit Zweigniederlassung in Österreich kann nur der österreichische Mitarbeiter eine Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur beantragen. Wie kann sich der deutsche Geschäftsführer registrieren?

Um eine Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur bekommen zu können, reicht es, wenn Sie eine der beiden Voraussetzungen erfüllen:

  • Sie sind im Zentralen Melderegister eingetragen (d.h. in Österreich wohnhaft gemeldet oder gemeldet gewesen).
  • Für alle anderen Personen besteht die Möglichkeit, sich im so genannten „Ergänzungsregister für natürliche Personen“ (ERnP) eintragen zu lassen.

Weitere Infos zur Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur

7. Muss die Handy-Signatur auf die Handynummer des Geschäftsführers angemeldet werden oder kann man eine Nummer eines Mitarbeiters (z.B. Postbevollmächtigten) angeben? Kann man die Nummer ändern?

Die Handy-Signatur/Bürgerkarte ist einem Personalausweis gleichzuhalten. Die Handy-Signatur kann auf einem beliebigen Handy eingerichtet werden. Das Signaturpasswort darf sich allerdings ausschließlich im Besitz des Signatur-Eigentümers befinden. Die Weitergabe ist (wohl auch im eigenen Interesse) laut Signaturgesetz nicht erlaubt.

8. Wie sehen die Prozesse für eine juristische Person (GmbH) aus? Registriere ich meine Handy-Signatur auf FON mit dem Account der GmbH oder auf dem privaten Account des Geschäftsführers?

Beachten Sie die unterschiedlichen Registrierungsverfahren am USP. Handy-Signaturen werden nur für natürliche Personen ausgestellt. Der Geschäftsführer unterzeichnet bzw. meldet sich mit seiner eigenen Unterschrift an.

9. Bei Banken ist die Verwendung der Bürgerkarte wegen geringer Nutzerzahlen abgeschafft worden. Ist die Situation seitens der Behörden ähnlich bzw. kann es auch hier sein, dass die Bürgerkarte aufgelassen wird und nur mehr die Handy-Signatur verwendet werden darf?

Die Bürgerkartenfunktionalität auf der E-Card der Sozialversicherung wird per 1.1.2020 nicht mehr möglich sein. Ebenso wird diese Funktionalität auf Bankomatkarten nicht mehr angeboten. Auf Firmenkarten und dergleichen kann aber nach wie vor die Bürgerkartenfunktionalität verwendet werden, eine völlige Ablöse durch die Handy-Signatur ist derzeit nicht absehbar. 

10. Muss ich direkt zum Finanzamt gehen, um FON zu aktivieren? Kann man über FON auch die Handy-Signatur beantragen?

Die Handy-Signatur kann online mit Post-Identverfahren oder in jeder Registrierungsstelle beantragt werden. Sobald die Handy-Signatur aktiviert ist, sind alle E-Government-Portale zugänglich, auch FON (die Anmeldung am Portal erfolgt dann je nach persönlicher Berechtigung).


VII. Zustellung 

Hinweis: Mehr Infos finden Sie auf der Seite "Die Zustellung behördlicher Schriftstücke"

  1. Welche Nachrichten werden im Anzeigemodul MeinPostkorb angezeigt?
  2. Ab wann gilt ein behördliches Schriftstück als zugestellt?
  3. Was passiert, wenn ein Schriftstück nicht abgeholt wird?
  4. Können die Nachrichten aus MeinPostkorb weitergeleitet werden?
  5. Werden alle Nachrichten, die bisher an FON gegangen sind, in das Anzeigemodul geschickt?
  6. Wie sieht das Verhältnis zwischen Anzeigemodul und ERV aus?
  7. Wenn Adressen in FON oder im USP geändert werden, erfolgt dann ein Datenabgleich mit dem jeweils anderen System?
  8. Wie sieht es mit Unternehmen aus, die derzeit die E-Zustellung von Behörden über einen behördlich zugelassenen Zustelldienst nutzen?
  9. Wie lange sind die Nachrichten in MeinPostkorb enthalten?
  10. Können abgeholte Dokumente digital gespeichert werden?
  11. Ist eine Test-Zustellung möglich, um zu überprüfen, ob das System funktioniert?
  12. Welche Dateiformate kann man empfangen?
  13. Kann auch ich als Unternehmen einem Geschäftspartner Schriftstücke in seinen USP Postkorb zustellen?
  14. Was ist bei Betriebsbeendigung zu tun? 

1. Welche Nachrichten werden in „MeinPostkorb“ angezeigt? 

Die Anzeige der Nachrichten hängt von der Art der Anmeldung des Nutzers am USP ab. Wir empfehlen die Anmeldung am USP mit Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte. In diesem Fall werden alle Zustellungen (nachweisliche und nicht nachweisliche) angezeigt. Im Falle der Anmeldung mittels FON-/USP-Kennung werden hingegen nur nicht nachweisliche Zustellungen angezeigt. 

2. Ab wann gilt ein behördliches Schriftstück als zugestellt?

  • Zustellung mit Zustellnachweis: Die Zustellung gilt als am 1. Werktag nach der Versendung der ersten elektronischen Verständigung bewirkt. Die Zustellung gilt als nicht bewirkt, wenn die elektronischen Verständigungen nicht beim Empfänger einlangen, doch wird sie mit dem dem Einlangen einer elektronischen Verständigung folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam. Das Dokument gilt jedenfalls mit seiner Abholung als zugestellt. Die Zustellung gilt jedoch als nicht bewirkt, wenn der Empfänger von den elektronischen Verständigungen keine Kenntnis hatte oder von diesen zwar Kenntnis hatte, aber während der Abholfrist von allen Abgabestellen nicht bloß vorübergehend abwesend war. In diesem Fall wird die Zustellung an dem der Rückkehr an eine der Abgabestellen folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam, an dem das Dokument abgeholt werden könnte.

  • Zustellung ohne Zustellnachweis: Das Dokument gilt mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Bereithaltung zur Abholung als zugestellt. 

3. Was passiert, wenn ein Schriftstück nicht abgeholt wird? 

  • Im Falle einer Zustellung mit Zustellnachweis: Wenn das Dokument nicht innerhalb von 48 Stunden abgeholt wird, dann erfolgt eine zweite elektronische Verständigung. Der Zustelldienst hat das Dokument zwei Wochen zur Abholung bereitzuhalten und nach Ablauf weiterer 8 Wochen zu löschen (somit insgesamt 10 Wochen).

  • Im Falle einer Zustellung ohne Zustellnachweis: Das Zustellsystem hat das Dokument 10 Wochen zur Abholung bereit zu halten und dann zu löschen. 

Wenn innerhalb der Abholfrist der Postkorb nicht durch eine berechtigte Person geöffnet wurde, so gilt das Dokument als „nicht abgeholt“. Der Versender wird davon informiert.

4. Können die Nachrichten aus MeinPostkorb weitergeleitet werden?

Ja, die Zustellungen können nach dem Öffnen über die Funktion „weiterleiten“ in der Nachrichtendetailansicht von MeinPostkorb einzeln und manuell an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Alternativ können Sie im Menü MeinPostkorb eine automatische Abholung in Ihr eigenes betriebliches System konfigurieren. Achtung: Die Abholung ist nur über ein Webservice (SOAP-Schnittstelle) möglich, nicht über ein E-Mail-Programm. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der Hilfeseite des USP.

5. Werden alle Nachrichten, die bisher an FON gegangen sind, in das Anzeigemodul geschickt? 

Nein, die Nachrichten aus FON werden nach wie vor an dort registrierte Teilnehmer in FON zugestellt. Im Anzeigemodul wird angezeigt, dass ein Schriftstück in FON zugestellt wurde. Zustellungen anderer Behörden erfolgen nicht in FON.

6. Wie sieht das Verhältnis zwischen Anzeigemodul und ERV aus?

Verpflichtete Teilnehmer des ERV (in erster Linie Banken) erhalten weiterhin alle Schriftstücke in den ERV zugestellt. Der User kann wählen (Häkchen setzen), ob er behördliche zugestellte Schriftstücke ebenfalls in den ERV zugestellt haben möchte, oder die Systeme getrennt bleiben sollen.

7. Wenn Adressen in FON oder im USP geändert werden, erfolgt dann ein Datenabgleich mit dem jeweils anderen System?

Nein, die Daten werden bei einer Editierung nicht in andere Systeme rückgespielt. Der Grund dafür ist, dass z.B. in einem größeren Unternehmen die Finanzabteilung alle steuerlichen Schriftstücke bekommen soll, die restliche Behördenpost aber von der Rechtsabteilung abgeholt werden soll.

8. Wie sieht es mit Unternehmen aus, die derzeit die E-Zustellung von Behörden über einen behördlich zugelassenen Zustelldienst nutzen?

Mit der Umstellung auf die neue E-Zustellung stellen Behörden nur noch über das Anzeigemodul MeinPostkorb zu. Die E-Mail-Adressen der Kunden der behördlich zugelassenen Zustelldienste wurden per 1.12.2019 in das Teilnehmerverzeichnis übernommen.

9. Wie lange sind die Nachrichten in MeinPostkorb enthalten? 

Die Zustellungen sind nur für einen bestimmten Zeitraum im Postkorb auffindbar und bleiben nicht „ewig lesbar“. Die Nachrichten werden nicht gespeichert, es gibt auch keine Archiv-Funktion. Nachweisliche Nachrichten müssen innerhalb von 2 Wochen abgeholt werden und stehen ab der Abholung für weitere 8 Wochen zu Verfügung (insgesamt also maximal 10 Wochen). Nicht-nachweisliche Nachrichten müssen 10 Wochen in MeinPostkorb bereitgehalten werden.

Achtung: Die Nachrichten werden nach Ablauf der jeweiligen Fristen automatisch aus MeinPostkorb gelöscht.

10. Können abgeholte Dokumente digital gespeichert werden?

Wenn man Nachrichten länger aufbewahren möchten, kann man diese z.B. auf dem Computer speichern oder manuell an eine E-Mail-Adresse weiterleiten.

11. Ist eine Test-Zustellung möglich, um zu überprüfen, ob das System funktioniert?

Eine Testzustellung ist leider nicht möglich.

12. Welche Dateiformate kann man empfangen?

In den Profileinstellungen von MeinPostkorb findet sich eine Liste an Dateiformaten, welche empfangen werden können. Man kann weitere Dateiformate definieren, die man von Behörden empfangen will. Diese Auswahl dient rein zur Hinterlegung, welche Dateiformate man grundsätzlich empfangen kann. Es kann daraus jedoch kein Rechtsanspruch, dass diese Dateiformte auch tatsächlich zugestellt werden, abgeleitet werden.

13. Kann auch ich als Unternehmen einem Geschäftspartner Schriftstücke in seinen USP Postkorb zustellen?

Nein, in den Postkorb des USP dürfen ausschließlich Behörden und Verantwortliche des öffentlichen Bereichs zustellen. Die E-Zustellung gilt nur für den Bund, Private können nicht über dieses Portal versenden.

14. Was ist bei Betriebsbeendigung zu tun?

Eine Abmeldung von der E-Zustellung bei Betriebsbeendigung ist in den Profileinstellungen in MeinPostkorb möglich, sobald alle zugestellten Nachrichten gelesen wurden. Mit der Abmeldung werden alle Nachrichten gelöscht und man wird für E-Zustellung gemäß Zustellgesetz abgemeldet. 


VIII. MeinPostkorb 

  1. Gibt es eine thematische Einschränkung der eingehenden E-Mails?
  2. Kann man mehrere Gesellschaften (Firmen) an einen Postkorb anmelden?
  3. Bei Parteienvertretung: Kann bzw. darf der Postkorb für Klienten abgerufen werden? Ist es technisch möglich, dass der Parteienvertreter den Postkorb der vertretenen Partei abruft? Oder ist jeder Klient für seinen Postkorb selbst verantwortlich, sprich eigener USP-Zugang zum eigenen Postkorb?
  4. Werden bei einem "EPU" etwaige private Angelegenheiten (z.B. private-KFZ-Organstrafverfügung) mit der Firma (kein KFZ) automatisch verknüpft oder wird das private KFZ dann noch "old School" zugestellt? 

1. Gibt es eine thematische Einschränkung der eingehenden E-Mails? 

Nein, der Postkorb funktioniert so wie ein E-Mail-Postfach, in das - allerdings über eine gesicherte Verbindung -  alle Poststücke eingeliefert werden. Es gibt jedoch die Möglichkeit, eingehende Poststücke nach Betreff, absendende Behörde, Datum etc. zu filtern.

2. Kann man mehrere Gesellschaften (Firmen) an einen Postkorb anmelden?

Nein, der Postkorb ist eine Funktionalität des USP, die für jedes Unternehmen exklusiv zur Verfügung steht. Wenn Sie aber für mehrere Unternehmen tätig sind, kann der jeweilige USP Administrator eine einheitliche Verständigungs-E-Mail-Adresse eingeben, an die alle Verständigungen gehen und Sie als Postbevollmächtigten für mehrere Unternehmen berechtigen. Beim Einstieg in das USP erhalten Sie eine Liste der Unternehmen, für die Sie das Recht des Postbevollmächtigten haben und wählen dasjenige aus, für das Sie die Post abholen wollen.

3. Bei Parteienvertretung: Kann bzw. darf der Postkorb für Klienten abgerufen werden? Ist es technisch möglich, dass der Parteienvertreter den Postkorb der vertretenen Partei abruft? Oder ist jeder Klient für seinen Postkorb selbst verantwortlich, sprich eigener USP-Zugang zum eigenen Postkorb?

Laut aktuellen Informationen des USP kann auch ein Steuerberater für den Klienten die Post elektronisch abholen. Der Klient muss sich aber trotzdem am USP registrieren und das Verfahrensrecht des Postbevollmächtigten dem Steuerberater erteilen. In einem solchen Fall wäre es ratsam, auch die E-Mail-Adresse des Beraters für die Verständigung zusätzlich einzutragen.

4. Werden bei einem EPU etwaige private Angelegenheiten (z.B. private-KFZ-Organstrafverfügung) mit der Firma (kein KFZ) automatisch verknüpft oder wird das private KFZ dann noch "old School" zugestellt?

Grundsätzlich gibt es auch im elektronischen Bereich eine Trennung zwischen betrieblicher- und Privatsphäre. Zustellungen im Unternehmensbereich erfolgen immer im USP, private Zustellungen können über oesterreich.gv.at und der App „Digitales Amt“ elektronisch empfangen werden.


IX. Postbevollmächtigter

  1. Benötigt der Postbevollmächtigte eine Bürgerkarte/Handy-Signatur?
  2. Wie und wo im USP benenne ich den Postbevollmächtigten?
  3. Kann bei Abwesenheit die E-Mail-Adresse einer Vertretung des Postbevollmächtigten hinterlegt werden?
  4. Kann im USP-Menü die Postbevollmächtigung geändert werden?
  5. Was passiert, wenn bei einem Unternehmen mehrere Mitarbeiter beim USP die Rolle des Postbevollmächtigten haben? Geht die Zustellung dann an jede Person?
  6. Kann man mehrere Postbevollmächtigte angeben?
  7. Kann der Postbevollmächtigte nur den Postkorb einsehen oder hat er auch Einsicht in andere Bereiche beim USP?
  8. Muss ein EPU ohne Angestellte sich selbst als Postbevollmächtigter anlegen?
  9. Kann man einstellen, dass der Postbevollmächtigte nur lesen (aber nicht löschen) kann?
  10. Kann man einstellen, dass der Postbevollmächtigte nur bestimmte Dokumente lesen kann?
  11. Können die Nachrichten vom Postbevollmächtigten abgeholt und ungelesen an Zuständige weitergeleitet werden? Sind die gelesenen Nachrichten als gelesen gekennzeichnet?
  12. Kann man z.B. von der Buchhaltung nur gewisse Dokumente abholen lassen, so dass diese nicht alles sieht?
  13. Kann der USP-Administrator auch gleichzeitig der Postbevollmächtigte einer Firma sein?

1. Benötigt der Postbevollmächtigte eine Bürgerkarte / Handy-Signatur?

Eine Bürgerkarte/Handy-Signatur ist für den Empfang nachweislicher Zustellungen notwendig.

2. Wie und wo im USP benenne ich den Postbevollmächtigten? 

Unter "Mein USP" finden Sie den Menüpunkt "Administration". Dort können Sie unter "Benutzerkonten verwalten" bei Bedarf weitere Benutzer eintragen. Diesen Benutzern können Sie unter "Verfahrensrechte verwalten" die Rolle „Postbevollmächtigter“ erteilen oder entziehen.

3. Kann bei Abwesenheit die E-Mail-Adresse einer Vertretung des Postbevollmächtigten hinterlegt werden?

Es kann bei Abwesenheit eine andere Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse eingetragen werden. Um Dokumente abholen zu können, muss die Ersatzperson aber auch als Postbevollmächtigte/Postbevollmächtigter eingetragen sein.

4. Kann im USP-Menü die Postbevollmächtigung geändert werden?

Ja, das ist im USP-Administrationsmenü möglich.

5. Was passiert, wenn bei einem Unternehmen mehrere Mitarbeiter beim USP die Rolle der Postbevollmächtigten haben? Geht die Zustellung dann an jede Person?

Die Benachrichtigung über eine neue Nachricht geht an die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse. Zur Abholung sind alle Postbevollmächtigten befugt.

6. Kann man mehrere Postbevollmächtigte angeben?

Ja, das ist möglich.

7. Kann der Postbevollmächtigte nur den Postkorb einsehen oder hat er auch Einsicht in andere Bereiche beim USP?

Die Zugriffsrechte auf andere USP-Bereiche können getrennt von der Rolle des Postbevollmächtigten eingestellt werden.

8. Muss ein EPU ohne Angestellte sich selbst als Postbevollmächtigter anlegen?

Nein, dem USP-Administrator wird bei der Registrierung automatisch auch das Verfahrensrecht des Postbevollmächtigten zugewiesen.

9. Kann man einstellen, dass der Postbevollmächtigte nur lesen (aber nicht löschen) kann?

Nein, das ist derzeit nicht möglich.

10. Kann man einstellen, dass der Postbevollmächtigte nur bestimmte Dokumente lesen kann?

Nein, das ist derzeit nicht möglich.

11. Können die Nachrichten vom Postbevollmächtigten abgeholt und ungelesen an Zuständige weitergeleitet werden? Sind die gelesenen Nachrichten als gelesen gekennzeichnet?

Sendungen können ohne Öffnen der Anlage per Mail weitergeleitet werden. Ob die Anlage geöffnet wurde oder nicht, ist jedoch für den Empfänger nicht ersichtlich.

12. Kann man z.B. von der Buchhaltung nur gewisse Dokumente abholen lassen, so dass diese nicht alles sieht?

Nein. Da aber bei jeder Nachricht weiterführende Informationen in der Detailansicht angezeigt werden (z.B. Absender und Betreff), kann der Postbevollmächtigte diese Nachricht dann zielgerichtet an die entsprechende Abteilung weiterleiten. Eine andere Möglichkeit wäre, dass in jeder Abteilung, die Behördenpost bekommt, ein Postbevollmächtigter eingerichtet wird, der dann "seine" Dokumente abholt.

13. Kann der USP-Administrator auch gleichzeitig der Postbevollmächtigte einer Firma sein?

Ja. Bei EPUs oder kleineren Unternehmen wird das wahrscheinlich eine praktikable Vorgangsweise sein. Der Postbevollmächtigte kann die behördlichen Schriftstücke nicht nur abholen, sondern auch lesen. Das unterscheidet die E-Zustellung von der Zustellung per Post.


X. Weiterleitung/automatische Abholung 

  1. Wie kann man Dokumente von USP weiterleiten lassen?
  2. Was ist der Unterschied zwischen der Weiterleitung und der Automatischen Abholung?
  3. Wenn ich im USP eine Weiterleitung einstelle, gilt das Dokument somit als abgeholt?

1. Wie kann man Dokumente von USP weiterleiten lassen?

Es besteht die Möglichkeit im Menü Mein Postkorb durch den Postbevollmächtigten eine automatische Abholung und Weiterleitung in das eigene betriebliche System zu konfigurieren. Dazu benötigen Sie eine Software, die Daten über SOAP-Schnittstellen abrufen kann. Eine Anleitung dazu findet sich auf der Hilfeseite des USP.

2. Was ist der Unterschied zwischen der Weiterleitung und der Automatischen Abholung?

Es gibt die Möglichkeit einer automatischen Abholung der zugestellten Dokumente, was einer Weiterleitung in das unternehmenseigene System entspricht. Wenn das nicht gewünscht ist, kann man in MeinPostkorb in der Detailansicht jede Nachricht manuell an die gewünschte firmeneigene E-Mail weiterleiten. 

3. Wenn ich im USP eine Weiterleitung einstelle, gilt das Dokument somit als abgeholt?

Nachweislich zugestellte Nachrichten gelten am Tag nach der Benachrichtigung als zugestellt. Nicht nachweislich zugestellte Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in MeinPostkorb verfügbar sind. Also unabhängig von einer allfälligen Weiterleitung.

Achtung: Eine automatische Weiterleitung an ein Mailsystem ist nicht möglich. Um Nachrichten weiterleiten zu können, müssen Sie in MeinPostkorb in der Detailansicht die Nachrichten einzeln und manuell weiterleiten oder eine automatische Abholung einrichten (siehe oben).

XI. Abwesenheit 

  1. Was passiert, wenn ich vorübergehend keine elektronische Behördenpost empfangen kann, z.B. wegen Betriebsurlaub?
  2. Falls ich auf Urlaub bin: Muss eigens eine Abwesenheitsmeldung im USP hinterlegt werden oder reicht die Abwesenheitsnotiz meines E-Mail-Accounts?
  3. Wo stellt man die Abwesenheit ein?
  4. Wenn im USP eine Abwesenheitsnotiz (z.B. wegen Urlaub) eingetragen wurde, wann gilt die behördliche Nachricht als zugestellt?
  5. Ab wie vielen Tagen Abwesenheit hat das Melden einer Abwesenheit Sinn?
  6. Für die Kunden soll die Abwesenheit nicht gelten, für die E-Zustellung schon: Wie kann man das einstellen?
  7. Warum ist es noch separat erforderlich, bei der Post entgeltlich eine Ortsabwesenheit zu beantragen? Das könnte doch gleich elektronisch vom Postkorb im USP an die Post übertragen werden?
  8. Was passiert, wenn ich einen Unfall habe und nicht in der Lage bin, die Ortsabwesenheit zu erfassen? Was laufen dann für Fristen?
  9. Was passiert, wenn der "Postbevollmächtigte" ausfällt und es keine Vertretung gibt. Wie schaut es hier mit den Fristen aus bzw. gelten die Poststücke dann als zugestellt?  

1. Was passiert, wenn ich vorübergehend keine elektronische Behördenpost empfangen kann, z.B. wegen Betriebsurlaub? 

Unternehmen können sich für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen (4 Wochen) von der E-Zustellung abwesend melden. Während dieser Zeit erfolgt dann keine E-Zustellung.

Achtung: Diese Einstellung einer vorübergehenden Abwesenheit gilt nur für die E-Zustellung in das USP, nicht jedoch für postalische Zusendungen oder Nachrichten in FON. Im Falle einer Abwesenheitsmeldung im USP stellt die Behörde über den Postweg zu.

2. Falls ich auf Urlaub bin: Muss eigens eine Abwesenheitsmeldung im USP hinterlegt werden oder reicht die Abwesenheitsnotiz meines E-Mail-Accounts? 

Ja, es muss eine Abwesenheitsmeldung im USP hinterlegt werden. Dies erfolgt durch Einstellung der Abwesenheit im USP unter MeinPostkorb (Profileinstellungen – Abwesenheiten). Die Abwesenheitsnotiz des E-Mail-Accounts ist nicht ausreichend.

3. Wo stellt man die Abwesenheit ein? 

Die Abwesenheit kann im USP unter MeinPostkorb - Profileinstellungen - Abwesenheiten - unter Angabe von Beginn und voraussichtlicher Dauer der Abwesenheit (maximal 28 Tage) eingestellt werden. Diese Abwesenheitsmeldung wird im Teilnehmerverzeichnis hinterlegt und ist nur für die Behörde ersichtlich (Kunden können diese Abwesenheitsmeldung nicht sehen). Der Postkorb ist kein E-Mail-Postfach, unter dem man auch für Kunden erreichbar ist, sondern ist nur für die Zustellung durch Behörden oder Gerichte eingerichtet. Achtung: eine Abwesenheit muss dennoch auch bei der Post vermerkt werden.

4. Wenn im USP eine Abwesenheitsnotiz (z.B. wegen Urlaub) eingetragen wurde, wann gilt die behördliche Nachricht als zugestellt?

Wenn eine Abwesenheit im USP eingerichtet wurde, dann werden für den angegebenen Zeitraum keine E-Zustellungen erfolgen. In dieser Zeit kann jedoch weiterhin postalisch zugestellt werden. Es sollte daher zusätzlich eine Abwesenheitsnotiz bei der Post hinterlegt werden. Die während der Abwesenheit einlangenden RSa- und RSb-Briefe von Behörden und Ämtern werden in diesem Zeitraum an den Absender retourniert, es erfolgt daher keine Zustellung und Fristen können nicht versäumt werden.

5. Ab wie vielen Tagen Abwesenheit hat das Melden einer Abwesenheit Sinn? 

Die Abwesenheit kann je nach Wunsch individuell angepasst werden. Die Abwesenheit kann jedoch maximal für 28 Tage eingestellt werden.

6. Für die Kunden soll die Abwesenheit nicht gelten, für die E-Zustellung schon: Wie kann man das einstellen? 

Die Abwesenheitsmeldung im USP gilt nur gegenüber der Behörde, nicht gegenüber dem Kunden. Privat- oder Unternehmenskunden haben keine Einsichtsmöglichkeit oder Zustellmöglichkeit in das USP.

7. Warum ist es noch separat erforderlich, bei der Post entgeltlich eine Ortsabwesenheit zu beantragen? Das könnte doch gleich elektronisch vom Postkorb im USP an die Post übertragen werden? 

Mit der Abwesenheitsnotiz im USP ist keine Abwesenheit von einer physischen Abgabestelle verbunden, dadurch sind postalische Sendungen weiterhin möglich. Daher muss eine Abwesenheitsmeldung für die Post zusätzlich erfolgen.

8. Was passiert, wenn ich einen Unfall habe oder krank bin und daher nicht in der Lage bin, die Ortsabwesenheit zu erfassen? Was laufen dann für Fristen? 

Wenn keine Ortsabwesenheit bekannt gegeben wurde und man nach einer längeren Abwesenheit wieder zurückkommt, ist es wichtig, sofort den Postkorb zu kontrollieren: Befindet man sich noch innerhalb der Abholfrist, dann gilt das Dokument jedenfalls mit der Abholung als zugestellt. Allfällige Fristen beginnen ab diesem Zeitpunkt zu laufen. Wenn jedoch die Abholfrist bereits abgelaufen ist, dann gilt nach Zustellgesetz grundsätzlich Folgendes: Die Zustellung gilt als nicht bewirkt, wenn man während der zweiwöchigen Abholfrist nicht bloß vorübergehend abwesend war (es muss also eine längerfristige Ortsabwesenheit vorliegen z.B. aufgrund eines Krankenhausaufenthalts etc.). Dies wird man im Regelfall jedoch nachweisen müssen. Sollte man das nicht nachweisen können und es laufen bereits verfahrensrechtliche Fristen, dann gibt es noch das Hilfsmittel der sogenannten „Wiedereinsetzung in den vorigen Stand“. Damit kann eine versäumte Prozesshandlung unter bestimmten Voraussetzungen (unverschuldete Versäumnis aufgrund eines unvorhergesehenen oder unabwendbaren Ereignisses wie z.B. ein Unfall oder eine plötzliche schwere Erkrankung) nachgeholt werden. 

9. Was passiert, wenn der Postbevollmächtigte ausfällt und es keine Vertretung gibt? Wie schaut es hier mit den Fristen aus bzw. gelten die Poststücke dann als zugestellt?

Nachweisliche Nachrichten gelten grundsätzlich am ersten Werktag nach Übermittlung der Verständigung als zugestellt. Nicht-nachweisliche Nachrichten gelten als zugestellt, sobald sie in MeinPostkorb verfügbar sind. Um keine Fristen zu versäumen, sollte man sichergehen, dass im Falle der Abwesenheit des Postbevollmächtigten, eine weitere Person die Nachrichten abholen kann. Über die USP-Administration können auch mehrere Postbevollmächtigte definiert werden. Es wird empfohlen, für den Fall der Abwesenheit oder Krankheit eines Postbevollmächtigten, mind. einen weiteren Postbevollmächtigten zu definieren. 

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