Вимоги до рахунку

Коли підприємець має надавати рахунок?

Відповідно до Закону про податок на додану вартість, підприємець зобов’язаний надавати рахунок, якщо він

• здійснює продаж іншим підприємцям для їх компаній
• або юридичним особам, якщо вони не є підприємцями,
• або оподатковувані поставки з заводу або виконання робіт пов’язаних з земельними ділянками для не підприємців,
• або здійснює доставку або іншу послугу в іншій державі, яка є країною-членом, за яку податкове зобов’язання переходить до одержувача послуги, а підприємець, який надає послугу, не здійснює у цій країні своєї підприємницької діяльності і не має виробничих потужностей, які беруть участь у наданні послуги.
• Здійснює обіг з торгівлі поштою (Спеціальні правила для рахунків на невеликі суми не застосовуються) 

Він повинен виконати своє зобов’язання щодо надання рахунку протягом шести місяців після здійснення продажу.

Примітка:
Якщо інші послуги, що підпадають під дію загальних положень, і за які одержувач послуги повинен сплатити податок (Reverse Charge) або поставки здійснюються всередині Співтовариства, рахунок має бути поданий до 15 числа наступного календарного місяця та не пізніше ніж через місяць після надання послуги.

Формальні вимоги

Для того, щоб мати право на попереднє податкове відрахування, рахунок повинен мати такі характеристики:

• Ім’я та адреса підприємця, що здійснює доставку або надає послугу
• Ім’я та адреса одержувача послуги
• Кількість та ринкове позначення предметів або вид та обсяг послуг
•  Дата/період доставки або іншої послуги
• Винагорода за доставку/іншу послугу та застосована ставка податку або, у разі звільнення від податку,
• зазначення суми податку, що належить до сплати з винагороди
• Дата видачі (якщо вона збігається з днем доставки або наданням іншої послуги, достатньо коментаря «Дата видачі рахунку збігається з датою доставки або надання послуги»)
• Порядковий номер
• Ідентифікаційний податковий номер (ідентифікаційний номер платника ПДВ) особи, яка видала рахунок
• Ідентифікаційний номер платника ПДВ одержувача послуги (у рахунках на загальну суму
  понад 10.000 євро, включно ПДВ, а також у разі переходу податкового зобов’язання до одержувача послуги – Reverse Charge (зворотне нарахування) та постачання всередині Співтовариства).
• Якщо застосовується податок на суму між закупівельною та продажною ціною, необхідно зробити посилання на це (наприклад, торгівля антикваріатом)
• Якщо рахунок виставлений не в євро, то сума податку має бути додатково вказана у євро.
• Ви можете знайти приклади рахунку за посиланням http://www.wko.at/steuern - Розділ: Податок на додану вартість — Тема: Загальні відомості про податок на додану вартість — Приклад

Примітка:
Для кожного продажу підприємцю чи юридичній особі, яка не є підприємцем, підприємець повинен надати рахунок без потреби прямого запиту з боку клієнта. Це також стосується продажів, які не оподатковуються, або продажу зі зворотними витратами (Reverse Charge)

Полегшення виставлення рахунків приватним особам

Усі характеристики рахунку повинні відтворюватися у рахунках для підприємців тільки в тому випадку, якщо виставлені рахунки були надані для їхньої компанії. Рахунки для приватних осіб не повинні містити ці характеристики.

Примітка:
Якщо підприємець виконує оподатковувану доставку або виконання робіт пов’язане з земельними ділянками не підприємцю, з 01.01.2008 року він зобов’язаний виставити рахунок за ці послуги.

Рахунки на невеликі суми

Для рахунків, загальна сума яких не перевищує 400 євро, включно ПДВ, достатньо такої інформації:

• Ім’я та адреса підприємця, що здійснює доставку або надає послугу
• Кількість та ринкове позначення предметів або вид та обсяг
• послуг
• Дата/період доставки або іншої послуги
• Сума платежу та податку однією сумою
• Розмір податку
• Дата видачі

Положення про спрощення рахунків до 400 євро не поширюються на поставки всередині Співтовариства. У будь-якому випадку ці рахунки повинні містити вказівку на податкове звільнення та ідентифікаційний податковий номер підприємця-постачальника та клієнта.

Зразок рахунку-фактури на невелику суму можна знайти за посиланням: http://www.wko.at/steuern - Розділ: Податок на додану вартість — Тема: Загальні відомості про податок на додану вартість — Приклад

Детальна інформація про окремі характеристики рахунків

Послідовна нумерація

Рахунок повинен містити послідовний номер з однією або декількома рядами цифр, які використовуються лише один раз для ідентифікації. Момент, з якого починається послідовна нумерація, може бути вибраний довільно. Допускається нумерація різних ділянок обліку (наприклад, відділень, кас).

Порядковий номер у рахунках для приватних клієнтів може бути опущений лише у випадку, якщо у підприємця є окремі облікові групи для підприємців та приватних клієнтів. За наявності лише однієї облікової групи рахунку для приватних клієнтів, вони повинні нумеруватися послідовно разом із рахунками для підприємців. Одержувачу рахунку не потрібно перевіряти порядкову нумерацію.

Ідентифікаційний номер платника податків, який виставив рахунок:

Тільки якщо підприємець надає послуги безпосередньо в середині країни, на які відсутні права на попереднє податкове відрахування, він не повинен вказувати ідентифікаційний номер платника податку у своєму рахунку (наприклад, власники малого бізнесу).

Ідентифікаційний номер платника податків одержувача рахунку:

Для рахунків, загальна сума яких перевищує 10 000 євро, включно ПДВ, ідентифікаційний номер платника податків клієнта має бути вказаний за таких умов:

• Підприємець, що надає послугу, повинен або мати місце проживання, зареєстрований офіс, звичайне місце проживання або місце ведення бізнесу в країні та
• послуга має бути виконана для підприємства замовника.

Якщо у клієнта немає чинного ідентифікаційного номеру платника податків (наприклад, власник малого бізнесу) або він не наданий, для підприємця, що надає послугу, це не має ніяких наслідків. Достатньо примітки «ідентифікаційний номер платника податків не вказано». Якщо клієнт має лише іноземний ідентифікаційний номер платника податків, це необхідно вказати. Правильність ідентифікаційного номера платника податків перевіряти не потрібно!

Примітка про звільнення від сплати податку:

Немає потреби посилатися на відповідне положення закону. Найпоширеніші випадки звільнення від сплати податку є безмитні експортні продажі чи рахунки від малого бізнесу

Рахунки під час оренди

Вимоги до рахунку потребували б величезних адміністративних зусиль щодо щомісячного виставлення рахунків у разі договорів оренди або аналогічних договорів на постійне обслуговування.

У таких випадках фінансова адміністрація визнає «постійний рахунок» за щомісячну орендну плату, який зазвичай виставляється раз на рік. В якості терміну надання послуги може бути, наприклад, перший місяць року з умовою, що рахунок діє до видачі нового рахунку. Якщо цей рахунок містить всі юридичні компоненти і якщо орендна плата сплачена, попереднє вирахування податків також може бути віднято за інші місяці

Рахунки за здійснення поставок всередині Співтовариства

у разі здійснення поставок всередині Співтовариства постачальник повинен

• вказати ідентифікаційний номер платника податків одержувача послуги (номер повинен бути перевірений за Рівнем 2 на правильність та приналежність)
• Замість суми податку або розміру податкової ставки слід прямо вказати звільнення від податку за здійснення поставок всередині Співтовариства.

Якщо ПДВ вказано неправильно, він підлягає сплаті на підставі рахунку, але не надає отримувачу послуги права на попереднє податкове відрахування.

Зворотні рахунки (Reverse Charge)

При зворотному платежі підприємець, який здійснює платіж повинен

• вказати ідентифікаційний номер платника податків одержувача послуги та

• відмітити, що податкове зобов’язання переходить до отримувача послуги

Якщо ПДВ вказано неправильно, він підлягає сплаті на підставі рахунку, але не надає отримувачу послуги права на попереднє податкове відрахування.

Примітка:
Виставлення належного рахунку не впливає на передачу податкового зобов’язання.

Подробиці про «зворотне нарахування» можна знайти в наших інформаційних листах «Послуги іноземним підприємцям — послуги від фірми до фірми» та «Зворотне нарахування — податкове зобов’язання за транскордонні послуги — від фірми до фірми, B2B».

Зразок рахунку для зворотного платежу можна знайти за посиланням: http://www.wko.at/steuern — розділ: Податок на додану вартість — Тема: Загальні відомості про податок на додану вартість — Приклад

Рахунок від покупця одержувачу у тристоронніх угодах

У разі тристоронньої угоди рахунок покупця до одержувача повинен містити посилання на тристоронню угоду та передачу податкового зобов’язання.

Квитки

Попереднє відрахування податку з квитків може бути лише в тому випадку, якщо в них вказані дата видачі та податкова ставка.

Електронний рахунок

Електронний рахунок - це рахунок, який виставляється, відправляється, приймається та обробляється в електронному форматі. Щоб електронний рахунок був визнаний рахунком, він має забезпечувати справжність походження, цілісність та читабельність.

Якщо підприємець хоче надсилати свої рахунки в електронному вигляді, це можливо за таких умов:

• Одержувач рахунку повинен прийняти електронний рахунок, при цьому ця згода не потребує будь-якої спеціальної форми. Також достатньо, щоб залучені сторони фактично виконували цю процедуру і таким чином за замовчуванням схвалювали її.

• Повинна бути гарантована справжність походження та цілісність змісту електронного рахунку.

• Необхідно дотримуватись положень Закону про податок на додану вартість щодо складових частин рахунку.

Примітка:
З 1.1.2013 року кожен підприємець може сам вирішувати, як він гарантує справжність походження, цілісність та читабельність рахунку.

Доступні такі процедури:

• Застосування методу внутрішнього контролю, що створює надійний аудиторський контроль між рахунком та послугою;
  
• Виставлення рахунку через FinanzOnline або сервісний портал компанії;
  
• забезпечення рахунку кваліфікованим електронним підписом;
  
• Виставлення рахунку з використанням процедури обміну електронними даними

Кредити також можуть бути надіслані в електронному вигляді.

Створення електронних рахунків

Якщо підприємець хоче надсилати рахунки в електронному вигляді, він має заздалегідь отримати згоду клієнта та, згідно з новим регламентом,

зберігати докази справжності та цілісності даних рахунку протягом 7 років.

Примітка:
Економія витрат у порівнянні з паперовими рахунками також може бути аргументом на користь переходу для малих та середніх підприємств. На www.wko.at/erechnung ви знайдете інтерактивний консультаційний інструмент, який дає початкову оцінку того, чи має сенс електронне виставлення рахунків для вашої компанії, і на що слід звернути увагу при переході.

Отримання електронних рахунків

При отриманні електронних рахунків необхідно дотримуватися таких пунктів:

• Повинні бути гарантовані справжність походження, цілісність та читабельність рахунку.

• Одержувач рахунку повинен дати згоду на надсилання його електронним способом. Необхідно дотримуватись загальних умов постачальника, в яких вже може бути вказана передача за допомогою електронних засобів. Мається на увазі згоди (що зазвичай практикується) також достатньо.

• Одержувач рахунку повинен зберігати передані рахунки протягом 7 років (наприклад, на носіях даних WORM), як і у випадку з паперовими рахунками. Підтвердження справжності та цілісності даних є частиною рахунку! 

Увага:
Щоб забезпечити вирахування попереднього податку, всі обов’язкові характеристики рахунку повинні бути вказані. Більш детальну інформацію про це та наслідки неправильного обліку ви можете знайти нижче.

Справжність походження, цілісність та читабельність

Справжність походження означає достовірність особи постачальника послуг або відправника рахунку.

Цілісність змісту означає, що інформація, яка вимагається Законом про ПДВ, не була змінена. Проте з цілісності змісту не випливає, що рахунок дійсно правильний з точки зору змісту (наприклад, адреса постачальника послуг) або був правильним на момент видачі рахунку.

Читабельність означає, що зміст може бути сприйнятий та зрозумілий людьми.

Яким чином забезпечити ці умови, кожен підприємець може вирішити собі сам.

Справжність походження та цілісність змісту можна гарантувати за допомогою процедури внутрішнього контролю, якщо це створює надійний аудит між рахунком та послугою.

Процедура внутрішнього контролю

Процедура внутрішнього контролю — це процедура, що використовується постачальником послуг та одержувачем послуг для порівняння рахунку з платіжним зобов’язанням або платіжною вимогою.

Це можна зробити, наприклад, за допомогою правильно налаштованої системи обліку, а також шляхом ручного порівняння рахунку з наявними документами (наприклад, замовленням на купівлю, комісією, договором купівлі-продажу, накладною).

Якщо зв’язок між обробленою транзакцією та рахунком можна легко простежити з достатньою деталізацією та з дотриманням процедур документації, то аудит можна вважати надійним.

Приклад 1:
Підприємець отримує рахунок у форматі PDF із кваліфікованим електронним підписом електронною поштою. Кваліфікований електронний підпис відповідає вимогам підтвердження справжності походження та цілісності змісту. Якщо рахунок читабельний, його зміст вірний і разом з перевіркою підпису заархівований, ніщо не перешкоджає відрахуванню попереднього податку з нього.

Приклад 2:
Підприємець отримує рахунок у форматі PDF без кваліфікованого електронного підпису електронною поштою. Наприклад, він вручну порівнює рахунок з накладною, яку отримав з послугою та листуванням електронною поштою. Порівняння рахунку з наявними документами достатньо для підтвердження справжності походження та цілісності змісту. Якщо рахунок розбірливий і його зміст правильний, ніщо не перешкоджає відрахуванню попереднього податку.

Використання технічних та організаційних процедур великою мірою залежать від обсягу підприємства. Європейський платіжний союз вибере іншу процедуру, ніж підприємство концерну. Підприємець повинен задокументувати процедуру, яку він використовує відповідно до своїх трудових відносин.

Рахунки, відправлені факсом

Рахунки, відправлені факсом, також є рахунками, які відправили в електронному вигляді, і до них застосовуються ті ж вимоги.

Електронні рахунки «за кордон»

При здійсненні послуг всередині товариства з 01.01.2013 для послуг, за які податкове зобов’язання переходить до одержувача послуги, а підприємець, який надає послугу, не керує своєю компанією та не має постійного представництва, яке бере участь у наданні послуг у цій державі, яка є країною-членом, діють австрійські правила щодо надання рахунку.

Оскільки в цих випадках поширюється австрійський закон про податок на додану вартість, потрібно враховувати австрійські правила щодо електронних рахунків.

Приклад:
Австрійський підприємець надає послугу всередині Співтовариства в Німеччині. Чи повинен він дотримуватись положень австрійського законодавства про електронні рахунки?

Послуга всередині Співтовариства не оподатковується за умови, якщо німецький клієнт вказаний під іноземним ідентифікаційним номером платника податків. Питання вирахування попереднього податку у замовника немає. Проте постачальник послуг повинен дотримуватись правил, що стосуються електронного рахунку.

Приклад:
Австрійський підприємець продає програмне забезпечення польському підприємцю через Інтернет. 

Оскільки ця послуга здійснюється за місцем знаходження одержувача, та податкове зобов’язання передається одержувачу, рахунок має бути підготовлений відповідно до австрійського законодавства. Постачальник послуг повинен дотримуватись правил, що стосуються електронного рахунку. Правильний облік не має значення для вирахування попереднього податку.

Приклад:
Австрійський підприємець продає машину на виставці у Словенії. Він хотів би виставити своєму клієнту електронний рахунок.

Оскільки це словенська внутрішня послуга, австрійський підприємець має ознайомитись із положеннями Закону Словенії про ПДВ та виставити відповідний рахунок.

Наслідки неправильного обліку

Податок на додану вартість:

Тільки належний рахунок надає одержувачу рахунку право на відрахування податку, за винятком: у разі зворотного оподаткування або придбань всередині Співтовариства. В таких випадках відрахування податку також можливе без належного рахунку.

Податок на прибуток

Якщо особа, яка надала рахунок, не вказана або вказана у рахунку неправильно і не може бути названа згодом, у вирахуванні платежу, як ділових витрат, може бути відмовлено.

Фінансове кримінальне право:

Умисне ненадання рахунку є фінансовим правопорушенням з максимальним штрафом у розмірі 5000 євро!

Комерційні правила

Рахунки від корпорацій (товариство з обмеженою відповідальністю, акціонерне товариство) повинні містити таку інформацію:

• Юридична форма
• Посада
• Реєстраційний номер компанії
• Суд, що веде торговий реєстр

Також необхідно вказати можливу ліквідацію.

Примітка:
З 2010 року всі інші компанії, зареєстровані у торговому реєстрі (індивідуальні підприємці, товариства тощо), також повинні мати цю інформацію у своїх ділових документах. Індивідуальні підприємці також повинні вказати своє ім’я, якщо воно відрізняється від назви компанії. Крім того, відкриті товариства та товариства з обмеженою відповідальністю повинні надати цю інформацію для корпорації з необмеженою відповідальністю.

Stand: 01.05.2022