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Eine Person sitzt mit einem Laptop am Tisch und betrachtet nachdenklich einen Brief.
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Wie lange müssen Unternehmen Rechnungen und Steuerunterlagen aufbewahren?

Aufbewahrungsfristen für Rechnungswesen, Steuern, Umsatzsteuer und Zolldokumente

Lesedauer: 1 Minute

28.09.2026
Für Unterlagen aus Rechnungswesen, Steuern und Zoll gelten unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. Behandelt werden steuerrechtliche, unternehmensrechtliche und umsatzsteuerrechtliche Vorgaben sowie besondere Fristen für Zollbelege, Ausfuhrbelege und Dokumente im Zusammenhang mit Grundstücken.
Hinweis
Diese Übersicht dient der Orientierung und enthält eine Auswahl häufig relevanter Speicher-, Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Je nach Branche, Tätigkeit und Einzelfall können weitere gesetzliche Fristen zu berücksichtigen sein

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht

Frist: 7 Jahre 
Fristbeginn: 

  • für Bücher und Aufzeichnungen ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden
  • für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr beginnen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Beispiel

  • Für das Jahr 2019 endet die Frist somit grundsätzlich am 31.12.2026. 
  • Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr), Lohnverrechnungsunterlagen sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht

Frist: 7 Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweils maßgebliche Vorgang erfolgt ist.
Bei abweichenden Wirtschaftsjahren ist auf den Schluss des Kalenderjahres, in welches der Bilanzstichtag fällt, abzustellen

Weiterführende Informationen: § 212 UGB

Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

Rechnungen

Frist: 7 Jahre 
Fristbeginn: siehe dazu obenstehend die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Belege nach § 132 Abs 1. BAO

Weiterführende Informationen:  § 11 Abs. 2 3. Unterabsatz UStG, § 132 Abs. 1 BAO 

Belege über die Durchführung des Zollverfahrens

Frist: 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der zollrechtlich relevante Vorgang abgeschlossen wurde

Weiterführende Informationen: § 23 Abs. 2 Zollrechts-Durchführungsgesetz 

Ausfuhrbelege

Frist: 7 Jahre
Fristbeginn: siehe dazu grundsätzlich obenstehend die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Belege nach § 132 Abs 1. BAO

Weiterführende Informationen: § 7 Abs. 7 UStG, § 132 Abs. 1 BAO  

Dokumente im Zusammenhang mit Grundstücken

Frist: 22 Jahre (Sonderregelungen im Zusammenhang mit § 12 Abs 10 UStG sind zu beachten)
Fristbeginn: siehe dazu obenstehend die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Belege nach § 132 BAO. Sonderregelungen sind zu beachten.
Weiterführende Informationen: § 18 Abs. 10 UStG, § 132 Abs. 1 BAO

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