Wie lange müssen Unternehmen Personaldaten speichern?

Ansprüche vor Begründung eines Arbeitsverhältnisses (Bewerbungen)

Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung

Frist: 6 Monate nach Ablehnung bzw. 7 Monate nach Eingang der Bewerbung
Weiterführende Informationen: 

• § 15 Abs. 1 und § 29 Abs. 1 GlbG  
• § 7k Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Ziffer 1 BEinstG
  

Ersatz von Vorstellungskosten

Frist: 3 Jahre ab dem Tag, an dem die Kosten angefallen sind
Beispiele: Ticketpreis für die Bahnfahrt zum Bewerbungsgespräch
Weiterführende Informationen: § 1486 Ziffer 5 ABGB  

Ansprüche während eines Arbeitsverhältnisses 

Arbeitnehmeransprüche auf Entgelt oder Auslagenersatz sowie Rückzahlungsansprüche des Arbeitgebers für Vorschüsse

Frist: 3 Jahre ab Fälligkeit der jeweiligen Ansprüche
Bitte beachten Sie, dass kollektivvertraglich kürzere Verfallsfristen vorgesehen sein können.
Weiterführende Informationen: § 1486 Ziffer 5 ABGB  

Verfolgungsverjährung wegen Unterentlohnung

Frist: 3 Jahre ab Fälligkeit des Entgelts
Weiterführende Informationen: § 31 Abs. 1 VStG in Verbindung mit § 29 Abs. 4 LSD-BG 

Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers 

Fristen: 
i. Leichte Fahrlässigkeit des Arbeitnehmenden: 6 Monate ab dem Tag, an dem sie geltend gemacht werden können
ii. Grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Arbeitnehmenden: 

1. 3 Jahre ab Kenntnis von Schaden und Schädiger
2. 30 Jahre ab Schadenseintritt
   

Weiterführende Informationen: § 1489 ABGB, § 6 DHG 

Lohnsteuer- und Abgabenpflicht

Frist: 7 Jahre ab Ende des relevanten Kalenderjahres
Weiterführende Informationen: § 132 Abs. 1 BAO

Sozialversicherungsbeiträge 

Fristen: 
i. 3 Jahre - grundsätzlich mit dem Tag der Fälligkeit der Beiträge. Wenn der Dienstgeber die Angaben nicht innerhalb der Meldefrist gemacht hat, beginnt die Verjährungsfrist erst mit dem Tag der Meldung zu laufen.
ii. 5 Jahre, wenn der Dienstgeber die Meldung gänzlich unterlässt - beginnend mit der Fälligkeit der Beiträge
Weiterführende Informationen: § 68 ASVG

Ansprüche auf Abfertigung und Betriebspension nach einem Betriebsübergang

Frist: 5 Jahre ab dem Zeitpunkt des Betriebsüberganges
Weiterführende Informationen: § 6 Abs. 2 AVRAG

Diskriminierende Ablehnung einer Beförderung

Frist: 6 Monate - ab dem Tag, an dem die Ablehnung der Beförderung zugegangen ist
Weiterführende Informationen: 

• § 15 Abs. 1 und § 29 Abs. 1 GlbG  
• § 7k Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Ziffer 1 BEinstG
  

Diskriminierende Schlechterstellung (z. B. im Zusammenhang mit Entgelt, freiwilligen Sozialleistungen, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen)

• Diskriminierende Schlechterstellung
  

Frist: 3 Jahre - ab dem Zeitpunkt, zu dem das Recht ausgeübt und geklagt werden konnte
Weiterführende Informationen: 

• § 15 Abs. 1 und § 29 Abs. 1 GlbG  
• § 7k Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Ziffer 5 BEinstG
  

Diskriminierende Belästigung 

• Diskriminierende Belästigung
  

Frist: 1 Jahr - ab dem Zeitpunkt der Kenntnis der Diskriminierung
Weiterführende Informationen:

• § 15 Abs. 1 und § 29 Abs. 1 GlbG  
• § 7k Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Ziffer 4 BEinstG

Sexuelle Belästigung

• Sexuelle Belästigung
  

Frist: 3 Jahre - ab dem Zeitpunkt der Kenntnis der Diskriminierung
Weiterführende Informationen: § 15 Abs. 1 GlbG

Urlaubsanspruch

• Urlaubsanspruch
  

Frist: 2 Jahre - ab Ende des Jahres, in dem der Urlaub entstanden ist
Weiterführende Informationen: § 4 Abs. 5 Urlaubsgesetz

Urlaubsersatzleistung 

Frist: 3 Jahre - ab dem letzten Arbeitstag
Weiterführende Informationen: § 1486 Ziffer 5 ABGB

Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle

Frist: Mindestens 5 Jahre - ab dem Tag des Arbeitsunfalles
Weiterführende Informationen: § 16 ASchG

Aufzeichnung über Überlassung von Arbeitskräften

Frist: 5 Jahre - nach der letzten Eintragung
Weiterführende Informationen: § 13 Abs. 3 AÜG

Jugendlichenverzeichnis 

Frist: 2 Jahre bei Neuanlage des Verzeichnisses - ab dem letzten Eintrag
Weiterführende Informationen: § 26 Abs. 2 KJBG

Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses 

Diskriminierende Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Diskriminierende Beendigung
  

Frist: 2 Jahre - ab dem Zeitpunkt, an dem die Kündigung zugestellt wird
Weiterführende Informationen: 

• § 15 Abs. 1a und § 29 Abs. 1a GlbG 
• § 7k Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Ziffer 5 BEinstG

Ersatzansprüche aus der vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Frist: 6 Monate – ab dem Zeitpunkt, wenn die Ansprüche fällig werden (meist, wenn die Kündigung zugestellt wird)
Weiterführende Informationen: 

• § 34 AngG
• § 1162d ABGB

Ausstellung eines Dienstzeugnisses

• Dienstzeugnis
  

Frist: 30 Jahre – ab Beendigung des Dienstverhältnisses
Weiterführende Informationen: § 1478 ABGB

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