HinweisgeberInnenschutzgesetz: Interne und externe Meldekanäle
Verpflichtungen und Frist zur Umsetzung für Unternehmen
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Durch das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) soll dem Aufdecken von Missständen durch Hinweisgebern, die in beruflichen Situationen Insiderwissen erlangen, Rechnung getragen werden.
Interne Meldekanäle
Zur Einrichtung eines Meldesystems verpflichtet sind grundsätzlich Unternehmen ab 50 Arbeitnehmern. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei den Arbeitnehmern um Voll- oder Teilzeitkräfte handelt.
Bei wechselnder oder saisonal schwankender Anzahl an Arbeitnehmern, ist die Mindestanzahl aufgrund der durchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten während des vorangegangenen Kalenderjahres zu ermitteln.
Als interne Meldestelle kommen nach dem HSchG eine natürliche Person (z.B. Compliance-Beauftragter) wie auch eine Abteilung oder sonstige Organisationseinheit (z.B. Bereich der HR-Abteilung) innerhalb des Unternehmens in Betracht. Auch kann die interne Meldestelle auf einen Dritten ausgelagert werden (z.B. Consultingunternehmen). Es ist dem jeweiligen Unternehmen überlassen, ob Hinweisenur mündlich oder schriftlich oder in beiden Formen gegeben werden können.
Beispiele für interne Meldekanäle: Beschwerde-Briefkasten, Online-Plattform, Intranet, E-Mail-Adresse, Telefon-Hotline, Ombudsstelle, gemeinsame Konzern-Meldestelle
Verpflichtung des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber hat alle Arbeitnehmer im Betrieb mittels einer leicht zugängigen und verständlichen Form über die Möglichkeit und das Verfahren zur Hinweisgebung zu informieren, etwa über Newsletter, Aushänge oder E-Mail.
Auch hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass die internen Meldestellen über angemessene personelle und finanzielle Ressourcen verfügen.
Die Technik und das zu verwendende Mittel der Kommunikation zwischen der internen Meldestelle und dem potenziellen Hinweisgeber wird durch das Gesetz nicht konkret vorgegeben. Die Vertraulichkeit und die Identität des Hinweisgebers, aber auch von dritten Personen, müssen zu jeder Zeit gewahrt sein. Ohne die Zustimmung des Hinweisgebers darf seine Identität nicht offengelegt werden.
Achtung:
Es besteht die Möglichkeit, dass durch die Meldestelle auch anonymen Hinweisen nachgegangen werden kann. In diesem Fall wird der anonyme Hinweisgeber gleichermaßen geschützt ist.
Das interne Meldesystem soll so attraktiv gestaltet werden, dass Hinweisgeber sich primär an dieses richten.
Hinweis:
Obwohl für die Nichteinrichtung der internen Meldestelle keine Sanktion vorgesehen ist, sollte den Unternehmen bewusst sein, dass mit der Einrichtung Risiken vorgebeugt werden können, die mit einer externen Meldung oder einer Veröffentlichung verbunden sein können, wie zB. Rufschädigung.
Externe Meldekanäle
Neben der Einrichtung von internen Meldestellen sieht das HSchG auch die Einrichtung von externen Meldekanälen vor.
Grundsätzlich ist das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) als externe Meldestelle vorgesehen und zuständig. Für den Bereich der Finanzdienstleiser ist jedoch auch die Finanzmarktaufsicht (FMA) oder die Geldwäschemeldestelle zuständig.
Hinweis:
Hinweisgeber sollen sich vor allem dann an die externe Meldestelle wenden, wenn die Abwicklung über das interne System nicht möglich, nicht zweckentsprechend, nicht zumutbar, sich als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Frist zur Umsetzung
Für die Einrichtung einer internen und externen Meldestelle gilt eine Übergangsfrist von sechs Monaten ab Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetztes.
Somit besteht für Unternehmen mit mindestens 250 Arbeitnehmern die Verpflichtung eine interne Meldestelle einzurichten ab 25.8.2023.
Unternehmen mit 50 bis 249 Arbeitnehmern haben bis 17.12.2023 eine interne Meldestelle einzurichten.
Stand: 15.02.2024