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Die neue monatliche Beitragsgrundlagenmeldung

Informationen zur Reform im Melde- und Abrechnungsverfahren

Die neue monatliche Beitragsgrundlagenmeldung ab 1. Jänner 2019 führt zu einer grundlegenden Reform im Melde- und Abrechnungsverfahren und bringt  massive Umstellungen für Arbeitgeber, Lohnverrechner und die Sozialversicherung. 

Warum kommt die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung überhaupt?

Das Melde- und Abrechnungssystem existiert seit mehreren Jahrzehnten nahezu unverändert und gilt als sehr komplex und verstaubt. Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung soll die gesamte Lohnverrechnung modernisieren. Die Reduzierung der Meldungsvielfalt und das neu eingeführte elektronische Clearingsystem bringen Vereinfachungen für die Arbeitgeber und die Sozialversicherung.

Was ändert sich für die Betriebe?

Es werden drei getrennte Meldebereiche durch eine versichertenbezogene Meldung ersetzt, nämlich die Wartung der Versicherungszeiten, die Beitragsabrechnung und die nachgelagerte Beitragsgrundlagenmeldung.

Damit wird die Meldungsvielfalt reduziert.

Der Verlauf der Versicherung wird nun über die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung gewartet.

Daneben wird die Anmeldung zur Sozialversicherung vereinfacht.

Die Beitragsgruppen werden von einem neuen Tarifsystem abgelöst.

Mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung wird ein neues, elektronisches Sozialversicherungs-Clearingsystem online gehen.

Bisherige Vorgehensweise

Der Dienstgeber hat ja die Verpflichtung, sowohl die Dienstnehmer- als auch die Dienstgeberbeiträge an die Gebietskrankenkassen abzuführen.

Bisher haben die Dienstgeber diese Beiträge in Form einer monatlichen Beitragsnachweisung gemeldet. Darin mussten die nach Beitragsgruppen aufgeschlüsselte Lohnsumme aller Mitarbeiter bekannt gegeben werden.

Nach Ablauf eines Kalenderjahres wurde vom Dienstgeber ein Beitragsgrundlagennachweis gemeinsam mit dem Lohnzettel für jeden einzelnen Dienstnehmer erstellt und übermittelt.

Die Änderung ab Jänner 2019

Ab 1. Jänner 2019 wird bei der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung die monatliche Beitragsnachweisung mit dem jährlichen Lohnzettel der Sozialversicherung zusammengeführt.

Wichtig!
Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung muss ein Dienstgeber als Selbstabrechnungsbetrieb für jeden Versicherten und für jeden Kalendermonat machen!

Bis wann muss die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung übermitteln werden?

Wenn es sich um einen Selbstabrechnungsbetrieb handelt, endet die Frist für die Vorlage der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung mit dem 15. des Folgemonats.

Für Vorschreibebetriebe gelten Sonderregelungen. Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung ist erstmals für jenen Beitragszeitraum zu erstatten, in dem die Beschäftigung aufgenommen wurde. Danach ist die Meldung der Beitragsgrundlage nur dann notwendig, wenn sich diese ändert. Die Frist endet mit dem 7. des Folgemonates.

 Die Umstellung der Beitragsgrundlagenmeldung bringt auf der einen Seite ein höheres Meldevolumen. Auf der anderen Seite reduzieren sich aber die Meldungsarten und es sind bei der elektronischen Anmeldung weniger Daten nötig als bisher.

Säumniszuschläge bei Fristversäumnis

Wurde die First versäumt drohen je nach Dauer der Verspätung unterschiedlich hohe Säumniszuschläge zwischen 5 Euro und 50 Euro pro Meldeverstoß.

Änderungsmeldungen nur mehr im Ausnahmefall

Auch die zusätzlich notwendigen Änderungsmeldungen werden weniger, da dies im Rahmen der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung erfolgt. Änderungsmeldungen sind nur mehr in Ausnahmefällen zu erstatten.

Solche versicherungsrelevanten Änderungen müssen binnen 7 Tagen dem zuständigen Krankenversicherungsträger gemeldet werden.

Gibt es Änderungen bei der Anmeldung?

Unverändert bleibt für den Dienstgeber, dass dieser seine neuen Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt bei der Sozialversicherung anmelden muss.

Statt der bisherigen Mindestangaben-Anmeldung gibt es allerdings die neue reduzierte elektronische Anmeldung vor Arbeitsantritt. Die notwendigen weiteren Angaben sind dann mit der ersten monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung zu melden.

Entschärfte Sanktionen für Meldeverstöße

Wenn bei einer Kontrolle im Betrieb Personen angetroffen werden, die nicht vor Arbeitsantritt angemeldet wurden, werden ab 1. Jänner 2019 geringere Strafen verhängt.

Der Beitragszuschlag beträgt dann 400 Euro pro Person und 600 Euro für den Prüfeinsatz.

Wichtig!
Die zusätzlich zum Beitragszuschlag drohende Verwaltungsstrafe bleibt unverändert.

Für alle anderen Meldeverstöße sind Säumniszuschläge vorgesehen. Die Säumniszuschläge werden mit dem Fünffachen der täglichen Höchstbeitragsgrundlage pro Kalendermonat gedeckelt.

Achtung!
Anmeldeverstöße sind davon ausgenommen!

Allerdings werden bis zum 31. August 2019 keine Säumniszuschläge verhängt. Auch hier sind Anmeldeverstöße wieder ausgenommen.

Welche Meldungen entfallen?

Folgende Meldungen entfallen ab dem 1.1.2019:

  • Mindestangaben-Anmeldung
  • Beitragsnachweisung
  • Lohnzettel SV
  • Sonderzahlungsmeldung
  • Lohnänderungsmeldung
  • Meldung zum BV-Beitrag
  • Meldung zum Service-Entgelt
  • Meldung zum verminderten AV-Beitrag

Ist eine Berichtigung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung möglich?

Die gemeldeten Beitragsgrundlagen können im Selbstabrechnerverfahren innerhalb von 12 Monaten ohne Sanktionen und Verzugszinsen richtig gestellt werden.

Was bringt das neue Tarifsystem?

Mit der Umstellung auf die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung wird ein neues Tarifsystem eingeführt. Damit wird das sehr komplizierte, derzeitige System der über 400 Beitragsgruppen und Verrechnungsgruppen abgelöst.

Neu kommt ein übersichtliches, technisch neues Bausteinsystem. Neben der Beschäftigungsgruppe sind Ergänzungen (z.B. Nachtschwerarbeits-Betrag) oder Ab-/Zuschläge (z.B. Auflösungsabgabe) vorgesehen. Der Umstieg von den derzeitigen Beitragsgruppen auf das neue Tarifsystem erfolgt automatisch mit der ersten monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung.

Welche Neuerungen kommen mit dem elektronischen Clearingverfahren?

Bisher wurden Unstimmigkeiten in der Lohnverrechnung telefonisch oder schriftlich – und meist Monate im Nachhinein – mit dem Krankenversicherungsträger abgeklärt. Das neue elektronische Sozialversicherungs-Clearingsystem ermöglicht eine rasche, automatisierte Klärung von Unstimmigkeiten in der Lohnverrechnung.

Der Anwender bekommt durch das elektronische Klärungsverfahren automatisch Rückmeldungen und Hinweise auf Unstimmigkeiten der gemeldeten Datensätze. Die gewünschten Korrekturen können sofort und ohne gestraft zu werden durchführen werden.

Wichtig!
Die Nutzung setzt einen Zugang zum Unternehmensserviceportal bzw. die Verwendung von ELDA-Online voraus. Der Dienstgeber wird elektronisch informiert, wenn es zu fehlerhaften Meldungen gekommen ist.

Tipp!

Um die Änderungen auch korrekt umsetzen zu können, empfehlen wir mit den Lohnverrechnungssoftwareherstellern abzuklären, ob die gesetzlichen Änderungen in das jeweilige Programm integriert wurden.