HinweisgeberInnenschutzgesetz: Einrichtung einer internen Hinweisgebung im Betrieb

Pflichten und Checkliste für Unternehmen

Verfahren bei interner Hinweisgebung 

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass eingehende Hinweise dokumentiert werden und das innerhalb von sieben Kalendertagen der Eingang schriftlich bestätigt wird. Auf Wunsch der Hinweisgeberin muss spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen eine mündliche Besprechung über den Hinweis ermöglicht werden.

Jeder Hinweis ist von den Mitarbeitern der Meldestelle auf seine Stichhaltigkeit zu prüfen und danach weitere Schritte bzw Maßnahmen zu veranlassen.

Keine weiteren Schritte durch die Meldestelle sind zu setzen, wenn

• der Hinweis nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes fällt,
• keine Anhaltspunkte für die Stichhaltigkeit vorliegen oder
• der Hinweis offenkundig falsch ist.

Nach Prüfung des Hinweises sind entsprechende Folgemaßnahmen, wie etwa Nachforschungen oder weitere Ermittlungen durch die interne Meldestelle zu ergreifen, wenn sich der Hinweis als zutreffend erweist.

Die interne Meldestelle ist berechtigt, den Arbeitgeber über den Inhalt eines Hinweises zu verständigen, wenn

• ein begründeter Verdacht einer Rechtsverletzung besteht und
• die Verständigung geeignet erscheint, von vergleichbaren künftigen Rechtsverletzungen abzuhalten und
• mit einer Gefährdung der Folgemaßnahmen nicht zu rechnen ist.

Spätestens drei Monate nach Entgegennahme des Hinweises ist dem Hinweisgeber bekanntzugeben, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden, beabsichtigt sind zu ergreifen oder weshalb der Hinweis nicht weiterverfolgt wird.

Rechtsstellung der Mitarbeiter der internen Meldestelle 

Alle Mitarbeiter der internen Meldestelle sind hinsichtlich der Entgegennahme und Weiterverfolgung von Hinweisen weisungsfrei. Der Arbeitgeber muss durch organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass die Unabhängigkeit dieser Mitarbeiter gewährleistet wird. Es muss ihnen somit die Möglichkeit eingeräumt werden, bei der Bearbeitung der Hinweise unparteilich, unvoreingenommen und unbefangen vorzugehen zu können.  

Kurz-Checkliste zur Einrichtung eines internen Meldesystems

	Erledigt
Anwendungsbereich des HSchG erfüllt?
Einrichtung einer internen Meldestelle (Auswahl):
Unternehmensinterne Meldestelle
Gemeinsame Meldestelle – Konzernmeldestelle
Ausgelagerte Meldestelle in einem unternehmensexternen Unternehmen
Festlegung des Anwendungsbereichs für Hinweise (Auswahl):
Gesetzlich vorgeschriebener Mindestanwendungsbereich nach dem HSchG: Öffentliches Auftragswesen; Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen; Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 StGB  (Amtsmissbrauch und Korruption)
Andere weitere Rechtsverletzungen die nicht dem HSchG unterliegen: z.B. Untreue, Mobbing, Gleichbehandlung, Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis etc. Achtung: Umsetzung nur durch eine notwendige Betriebsvereinbarung zulässig
Organisatorische Richtlinien zur Einrichtung der Meldestelle:
Abteilung/Organisationseinheit im Unternehmen
Beauftragte Person, die mit der Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise betraut ist
Kommunikationsmittels zur Hinweisgebung (Auswahl):
Telefon-Hotline
Ombudsmann
Postkasten
Verwendung von technischen/elektronischen Softwarelösungen
Klärung etwaiger arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Aspekte:
(notwendige) Betriebsvereinbarung?
Müssen Datenschutzdokumente angepasst werden?
Einhaltung der Fristen und Information an die Mitarbeiter:
Arbeitgebern mit mehr als 250 Arbeitnehmern bis 25.8.2023
Arbeitgeber mit 50 bis 249 Arbeitnehmern bis 17.12.2023
Information an alle Mitarbeiter über eingerichtete Meldekanäle und Prozesse