Betriebsausgaben- und Vorsteuerpauschalierung für Handelsvertreter

Für Handelsvertreter besteht eine spezielle Pauschalierungsverordnung die es ermöglicht, für bestimmte Betriebsausgaben und Vorsteuern anstatt der tatsächlichen Kosten einen Pauschalsatz anzusetzen. Bei Anwendung der Pauschalierung brauchen für diese Beträge keine Belege aufbewahrt werden. Die Einnahmen und die von der Pauschale nicht erfassten Betriebsausgaben bzw. Vorsteuern sind immer exakt aufzuzeichnen. Sie bietet vor allem den Vorteil, dass umfangreiche Aufzeichnungen - z.B. in Bezug auf die Reisetätigkeit - entfallen können. Betriebsausgaben- und Vorsteuerpauschalierung können unabhängig voneinander in Anspruch genommen werden.

Die Pauschalierung kann von Einnahmen-Ausgaben-Rechnern in Anspruch genommen werden. Bei Bilanzierung ist die Pauschalierung nach Auffassung der Finanzverwaltung laut den Einkommensteuerrichtlinien, letztmalig für die Veranlagung 2017 anwendbar. Kapitalgesellschaften (z.B. GmbHs) können die Pauschalierung daher nicht anwenden.

Die Pauschalierung kann auch dann in Anspruch genommen werden, wenn nicht alle Umsätze aus der Tätigkeit als Handelsvertreter stammen, solange nicht mehr als 25% der Umsätze aus einer anderen Tätigkeit als der eines Handelsvertreters herrühren.

Begriff „Handelsvertreter“

Handelsvertreter ist, wer von einem anderen mit der Vermittlung oder dem Abschluss von Geschäften, ausgenommen über unbewegliche Sachen, in dessen Namen und für dessen Rechnung ständig betraut ist und diese Tätigkeit selbständig und gewerbsmäßig ausübt.

Werden andere Unternehmer unter Umständen tätig, die dem im Handelsvertretergesetz umschriebenen Tätigkeitsfeld entsprechen (üben sie also eine derartige Vertretungstätigkeit aus), können auch diese die Pauschalierung anwenden. Das kann z.B. für folgende Berufsgruppen gelten: 

• Bausparkassenvertreter
• Finanzdienstleister
• Finanzdienstleistungsassistenten
• Vermögensberater
• Versicherungsagenten (auch „Mehrfachagenten“)
• Versicherungsmakler (wenn sie vom Versicherungskunden ständig betraut sind)
• Warenpräsentatoren

Die Verordnung ist jedoch nicht auf Finanzdienstleister und Vermögensberater anzuwenden, die keine derartige Vertretungstätigkeit ausüben (z.B. Ausgleichsvermittler, Auskunfteien über Kreditverhältnisse, Leasingunternehmen, Pfandleihunternehmen, Vermögensverwalter, Versteigerer beweglicher Sachen). Wird allerdings eine derartige Vertretungstätigkeit ausgeübt, ist die 25% Grenze nicht anzuwenden. 

Betriebsausgabenpauschalierung

Die pauschalen Betriebsausgaben betragen 12% des Provisionsumsatzes, jedoch höchstens 5.825,-- EUR jährlich. Folgende Betriebsausgaben sind dadurch abgedeckt: 

• Mehraufwendungen für die eigene Verpflegung bei Dienstreisen (Tagesgelder)
• Ausgaben für im Wohnungsverband gelegene Räume (insbesondere Lager- und Kanzleiräumlichkeiten)
• Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftsfreunden
• üblicherweise nicht belegbare Betriebsausgaben wie Trinkgelder und Ausgaben für auswärtige Telefongespräche  (z.B. bei in Telefonzellen geführten Ferngesprächen). Ausgaben aus der Benutzung eines Mobiltelefons sind nicht vom Pauschale erfasst

Das Pauschale ist ein Nettowert und ist daher aus dem Betriebsausgabenpauschale keine Umsatzsteuer herauszurechnen (sprich 12% vom Nettoumsatz anzusetzen).

Im Fall einer unechten Umsatzsteuerbefreiung (z.B. als Kleinunternehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer der umsatzsteuerlich nicht als Unternehmer behandelt wird) bei Anwendung des umsatzsteuerlichen Bruttosystems, ist die Umsatzsteuer, demnach die Vorsteuer sowie die USt-Zahllast als Betriebsausgabe vom Bruttoumsatz abzugsfähig. Das Vorsteuerpauschale für abpauschalierte Betriesausgaben konnte bis 2018 als Betriebsausgabe berücksichtigt werden, mit anderen Worten ab Veranlagung 2019 kann nur mehr die auf abpauschalierte Betriebsausgaben entfallende tatsächliche Vorsteuer angesetzt werden.

Bei Personengesellschaften steht der Pauschalbetrag unabhängig von der Anzahl der Gesellschafter nur einmal zu.

Vereinfachend kann bei Inanspruchnahme der Handelsvertreterpauschalierung durch unecht steuerbefreite Unternehmer die auf abpauschalierte Betriebsausgaben entfallende Umsatzsteuer mit einem Vorsteuerpauschale (siehe nächsten Absatz) zusätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. 

Vorsteuerpauschalierung

Die einkommensteuerliche Pauschalierung ist von der umsatzsteuerrechtlichen Pauschalierung nach der Verordnung unabhängig. Sollte die umsatzsteuerliche Pauschalierung in Anspruch genommen werden, betragen die pauschalierten Vorsteuern 12% des im Rahmen der Betriebsausgaben­pauschalierung ermittelten Betrages (maximal  699,-- EUR) jährlich. Mit dem Pauschalbetrag sind sämtliche Vorsteuern erfasst, die auf die im Absatz Betriebsausgabenpauschalierung aufgelisteten Betriebsausgaben entfallen. 

Zusätzlich abziehbare Betriebsausgaben und Vorsteuerbeträge

Zusätzlich zu den in den Absätzen Betriebsausgabenpauschalierung und Vorsteuer- pauschalierung genannten Pauschalbeträgen können Betriebsausgaben und/oder Vorsteuerbeträge nur dann berücksichtigt werden, wenn sie mit Belegen nachgewiesen werden. Dazu zählen beispielsweise: 

• Nächtigungsgelder für in- und ausländische Dienstreisen (laut Beleg oder pauschal)
• Anschaffungskosten für Arbeitsmittel wie Computer, Fax etc.
• Betriebsausgaben für Kfz oder Kilometergeld (Fahrtenbuch!)
• Anschaffungskosten für Mobiltelefon sowie laufende Gesprächs- und Verbindungs-entgelte betreffend Festnetz- und Mobiltelefon
• Sozialversicherungsbeiträge 
  

Bei der Vorsteuerpauschalierung besteht eine Bindung für zumindest zwei Jahre. Erst dann kann wieder auf die genaue Vorsteuerermittlung übergegangen werden. Der Widerruf ist dem Finanzamt schriftlich spätestens bis zur Rechtskraft des Bescheides bekannt zu geben. Ein neuerlicher Wechsel zur Vorsteuerermittlung nach Durchschnittsätzen ist erst wieder nach fünf Kalenderjahren zulässig.

Angabe in den Formularen

Wird die Betriebsausgabenpauschalierung gewählt, ist im Formular E1a auf der ersten Seite das entsprechende Kästchen anzukreuzen und der errechnete Pauschalbetrag unter Kennzahl 9259 einzutragen. Bei der Vorsteuerpauschalierung ist die pauschal ermittelte Vorsteuer auch in der Kennzahl 068 des Formulars U1 bekannt zu geben.

Verhältnis zum Gewinnfreibetrag

Wenn der Gewinn nach Durchschnittssätzen oder durch Teil- oder Vollpauschalierung auch nur teilweise mit Pauschalbeträgen ermittelt wird, kann zwar der Grundfreibetrag, nicht aber ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden.

Will ein Handelsvertreter zusätzlich zum Grundfreibetrag auch einen investitionsbedingten Gewinnfreibetrag (z.B. durch Investitionen bzw. den Kauf von begünstigten Wertpapieren) in Anspruch nehmen, muss er auf die Handelsvertreterpauschalierung verzichten und sämtliche Betriebsausgaben durch Belege nachweisen. Einzelheiten dazu enthält das Infoblatt „Der Gewinnfreibetrag“.

Stand: 15.03.2024