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Die Basispauschalierung

Anwendbar für Gewerbetreibende und Freiberufler sowohl für Betriebsausgaben als auch für den Vorsteuerabzug

Gewerbetreibende und Freiberufler können die so genannte Basispauschalierung sowohl für Betriebsausgaben als auch für den Vorsteuerabzuganwenden. Das bedeutet, dass Teile der Betriebsausgaben und Vorsteuern mit einem Pauschalsatz ermittelt werden. Es brauchen dafür keine Belege vorhanden sein. Die Einnahmen sind immer exakt zu erfassen.

Betriebsausgabenpauschalierung

Voraussetzung ist, dass keine Buchführungspflicht besteht (wie z.B. bei einer GmbH), dass auch nicht freiwillig eine doppelte Buchhaltung geführt wird, dass der Vorjahresumsatz des Betriebes nicht mehr als € 220.000,-- betragen hat und dass aus der Steuererklärung hervorgeht, dass die Pauschalierung in Anspruch genommen wird.

Hinweis:
Eine vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf parallel geführt werden.

Achtung:

Wendet ein bisher buchführender Unternehmer erstmals die Pauschalierung an, ist ein Übergangsgewinn bzw. –verlust zu ermitteln.

Das Betriebsausgabenpauschale beträgt 12% des Nettoumsatzes aber maximal € 26.400,‑‑.

Für bestimmte Tätigkeiten beträgt es 6%, max. € 13.200,--. Das betrifft Einkünfte aus kaufmännischer oder technischer Beratung (Konsulent), aus vermögensverwaltender Tätigkeit, Gehälter und sonstige Vergütungen aus einer wesentlichen Beteiligung an einer Kapitalgesellschaft (z.B. Gesellschafter-Geschäftsführer über 25% Beteiligung) sowie Einkünfte aus schriftstellerischer, vortragender, wissenschaftlicher, unterrichtender oder erzieherischer Tätigkeit.

Wenn die Tätigkeit über eine bloße Beratung hinausgeht, beträgt das Pauschale 12%. Das gilt z.B. für die Erstellung von Bauplänen, Durchführung statischer Berechnungen, Bauaufsicht, Stundenbuchhaltung und Auslagendekoration.

Hinweis:
Mit der Betriebsausgabenpauschale von 12% bzw. 6% werden insbesondere abgegolten:

AfA von Investitionen, Ausgaben für Energiebezüge, Kfz, Miete, Reparaturen, Telefon, Zinsen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, Versicherungen, Werbung, Reisekosten usw. Steuerberatungskosten können als Sonderausgaben abgesetzt werden.

Das Pauschale ist ein Nettowert. Im Fall einer unechten Umsatzsteuerbefreiung (z.B. als Kleinunternehmer), die den Verlust des Rechtes auf den Vorsteuerabzug zur Folge hat, stellt die auf die pauschalierten Betriebsausgaben entfallende nicht abzugsfähige Umsatzsteuer einen Kostenfaktor dar und ist einkommensteuerlich zusätzlich zum Pauschale absetzbar.

Vereinfachend kann bei Inanspruchnahme der Basispauschalierung durch unecht steuerbefreite Unternehmer die auf die pauschalierten Betriebsausgaben entfallende Umsatzsteuer mit dem Vorsteuerpauschale laut Verordnung in Höhe von 1,8% zusätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Neben der Pauschale mindern folgende Aufwendungen den Gewinn:

  • Wareneingang laut Wareneingangsbuch (Handelswaren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten)

  • Löhne, Gehälter und Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Sozial-versicherung, Dienstgeberbeiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Kommunal-steuer, Dotierung der Abfertigungsvorsorge)

  • Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in Lieferungen oder Leistungen eingehen

  • Beiträge des Unternehmers zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung und ebenso Beiträge zur Arbeitslosenversicherung sowie Pflichtbeiträge zu betrieblichen Vorsorgekassen.

  • Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht; diese Reise und Fahrtkosten vermindern die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Betriebsausgabenpauschales.

Betriebseinnahmen (Umsatz) sind immer in der tatsächlichen Höhe laufend aufzuzeichnen und anzusetzen.

Durchlaufende Posten, das sind Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, sind weder als Einnahmen noch als Ausgaben anzusetzen.

Bild Berechnungsbeispiel

Vorgangsweise bei der Brutto-Rechnung

Werden die Einnahmen und Ausgaben brutto (inkl. USt) erfasst, dann ist die USt-Zahllast eine weitere Betriebsausgabe und eine USt-Gutschrift eine Betriebseinnahme.

Die tatsächlichen Vorsteuern aus den "abpauschalierten“ Betriebsausgaben können dann zusätzlich gewinnmindernd abgezogen werden, wenn nur die Betriebsausgaben-Pauschalierung in Anspruch genommen wird.

Werden auch die Vorsteuern pauschal ermittelt, so sind die pauschalierte Vorsteuer und die Vorsteuer aus Anlagenkäufen zusätzlich als Betriebsausgaben anzusetzen.

Grundsätzlich hat der Unternehmer ein Wahlrecht, ob er die Einnahmen und Ausgaben brutto (Bruttomethode) oder netto (Nettomethode) erfasst. In der Praxis hat sich jedoch die Nettomethode überwiegend durchgesetzt.

Achtung:

Wird die Basispauschalierung nur hinsichtlich der Vorsteuer angewendet, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung jedoch zwingend nach der Bruttomethode zu erstellen.

Vorteilhaftigkeitsvergleich

Um entscheiden zu können, ob die Basispauschalierung oder eine vollständige Betriebsausgabenerfassung vorteilhafter ist, sollte eine Vergleichsrechnung mit den Zahlen des Vorjahres durchgeführt werden.

An den Aufzeichnungspflichten ändert sich allerdings nur wenig: Die laufenden Einnahmen, die Umsatzsteuer, die Vorsteuern, der Wareneinkauf und die Löhne sind wie bisher aufzuzeichnen. Nur das Anlagenverzeichnis muss nicht mehr geführt werden, weil die AfA mit dem Betriebs­ausgabenpauschale abgegolten ist. Wegen eines allfälligen späteren Überganges zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wäre aber auch die Weiterführung des Anlagenver­zeichnisses empfehlenswert.

Jeder Unternehmer hat die Möglichkeit von der Basispauschalierung wieder auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung überzugehen. Bei einem solchen Wechsel ist jedoch eine neuerliche Pauschalierung frühestens nach Ablauf von 5 Wirtschaftsjahren zulässig.

Hinweis:

Die Entscheidung, ob die Betriebsausgabenpauschalierung in Anspruch genommen wird, muss spätestens mit Abgabe der Steuererklärung getroffen werden. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Aus der Steuererklärung muss jedoch hervorgehen, dass die Pauschalierung angewendet wird. Das erfolgt durch Ankreuzen im Formular E1a.

Vorsteuerpauschalierung

Für Betriebe, deren Vorjahresumsatz € 220.000,-- nicht übersteigt, kann auch eine Vorsteuerpauschalierung mit 1,8% des Nettoumsatzes (ohne Umsätze aus Hilfsgeschäften wie z.B. Anlagenverkäufen) max. € 3.960,-- in Anspruch genommen werden. 

Bis 2015 waren die weiteren Voraussetzungen für die Basispauschalierung bei der Einkommensteuer (keine Buchführungspflicht und keine freiwillige Buchführung) für die Vorsteuerpauschalierung ohne Bedeutung. Es konnte daher die Vorsteuerpauschalierung z.B. auch eine Kapitalgesellschaft anwenden, welche zur Buchführung verpflichtet ist. 

Ab 2016 wurden die Voraussetzungen für die pauschale Ermittlung der abziehbaren Vorsteuerbeträge an die Voraussetzungen für die pauschale Betriebsausgabenermittlung angeglichen. Besteht Buchführungspflicht oder werden freiwillig Bücher geführt, ist die Anwendung der Basispauschalierung für die Vorsteuern ausgeschlossen.

Neben der Pauschale werden noch berücksichtigt die Vorsteuern (Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer) für: 

  • die Anschaffung oder Herstellung von Anlagegütern, die mehr als € 1.100,-- netto kosten, sowie ohne Bagatellgrenze Grundstücke des Anlagevermögens,

  • Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe, Zutaten,

  • Fremdlöhne.

Die Inanspruchnahme der Vorsteuerpauschalierung wird durch eine formfreie Erklärung dem Finanzamt bekannt gegeben. Dazu ist der Betrag der pauschalen Vorsteuer in Kennzahl 084 der Umsatzsteuer-Jahreserklärung U1 einzutragen. Dies ist bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerjahresbescheides möglich.

Die Erklärung bindet den Unternehmer mindestens für 2 Kalenderjahre. Sie kann nur mit Wirkung von Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist bis zur Rechtskraft des Bescheides beim Finanzamt schriftlich zu erklären. Eine erneute Vorsteuerpauschalierung ist frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren zulässig.

Die Basispauschalierung für die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer können unabhängig voneinander gewählt werden.

Achtung:

Wird die Basispauschalierung nur hinsichtlich der Vorsteuer angewendet, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung immer zwingend nach der Bruttomethode zu erstellen.

Neben der Basispauschalierung gibt es für bestimmte nicht buchführende Gewerbetreibende sowie für Drogisten, Gastwirte, Handelsvertreter, Lebensmitteleinzel- und Gemischtwarenhändler, Sportler, Künstler und Schriftsteller eigene Pauschalierungsverordnungen.

Verhältnis zum Gewinnfreibetrag

Wenn der Gewinn nach Durchschnittssätzen oder durch Teil- oder Vollpauschalierung auch nur teilweise mit Pauschalbeträgen ermittelt wird, kann zwar der Grundfreibetrag, nicht aber ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden. Einzelheiten dazu enthält das Infoblatt "Der Gewinnfreibetrag“.

Soll zusätzlich zum Grundfreibetrag auch ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag (z.B. durch Investitionen in bestimmte Anlagegüter oder den Kauf von Wohnbauanleihen) in Anspruch genommen werden, muss auf die Basispauschalierung verzichtet werden und sind sämtliche Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen.

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