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Die Basispauschalierung

Anwendbar für Gewerbetreibende und Freiberufler sowohl für Betriebsausgaben als auch für den Vorsteuerabzug

Gewerbetreibende und selbständig (freiberuflich) Tätige können eine Basispauschalierung sowohl für Betriebsausgaben als auch für den Vorsteuerabzug anwenden. Das bedeutet, dass Teile der Betriebsausgaben und Vorsteuern mit einem Pauschalsatz (Durchschnittssatz) ermittelt werden und Aufzeichnungs- bzw. Belegaufbewahrungspflichten großteils entfallen. Die Betriebsinnahmen sind immer in der tatsächlichen Höhe zu erfassen.

Neben der Basispauschalierung gibt es für bestimmte nicht buchführende Gewerbetreibende sowie für Drogisten, Gastwirte, Handelsvertreter, Lebensmitteleinzel- und Gemischtwarenhändler, Sportler, Künstler und Schriftsteller und für Kleinunternehmer eigene Pauschalierungsverordnungen.

Ertragssteuerliche Betriebsausgabenpauschalierung

Voraussetzungen für die Basispauschalierung sind, dass

  • keine Buchführungspflicht besteht (wie bei einer GmbH),
  • auch nicht freiwillig eine doppelte Buchhaltung geführt wird,
  • der Vorjahresumsatz des Betriebes nicht mehr als 220.000 Euro betragen hat und
  • aus der Steuererklärung hervorgeht, dass die Pauschalierung in Anspruch genommen wird.

Hinweis:
Eine vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf parallel geführt werden.

Achtung:

Wendet ein bisher buchführender Unternehmer (doppelte Buchhaltung) erstmals die Pauschalierung an, ist ein Übergangsgewinn bzw. -verlust zu ermitteln. Der Wechsel von der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in die Pauschalierung löst hingegen keinen Übergangsgewinn bzw. -verlust aus.

Das Betriebsausgabenpauschale beträgt 12 % des Nettoumsatzes aber maximal 26.400 Euro. 

Für bestimmte Tätigkeiten beträgt das Pauschale 6 % des Nettoumsatzes aber maximal 13.200 Euro. Das betrifft Einkünfte aus vermögensverwaltender Tätigkeit, Gehälter und sonstige Vergütungen aus einer wesentlichen Beteiligung an einer Kapitalgesellschaft (z.B. Gesellschafter-Geschäftsführer über 25 % Beteiligung), Einkünfte aus schriftstellerischer, vortragender, wissenschaftlicher, unterrichtender oder erzieherischer Tätigkeit sowie aus kaufmännischer oder technischer Beratung (Konsulent).

Wenn die Tätigkeit über eine bloße Beratung hinausgeht, beträgt das Pauschale 12 %. Das gilt z.B. für die Erstellung von Bauplänen, Durchführung statischer Berechnungen, Bauaufsicht, Stundenbuchhaltung und Auslagendekoration.

Hinweis:
Mit der Betriebsausgabenpauschale von 12 % bzw. 6 % werden insbesondere abgegolten:

AfA von Investitionen, Ausgaben für Energiebezüge, Kfz, Miete, Reparaturen, Telefon, Zinsen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, Versicherungen, Werbung, Reisekosten usw. Steuerberatungskosten können als Sonderausgaben abgesetzt werden.

Pauschale ist ein Nettowert. Im Fall einer unechten Umsatzsteuerbefreiung (z.B. als Kleinunternehmer), die den Verlust des Rechtes auf den Vorsteuerabzug zur Folge hat, stellt die auf die pauschalierten Betriebsausgaben entfallende nicht abzugsfähige Umsatzsteuer einen Kostenfaktor dar und ist einkommensteuerlich zusätzlich zum Pauschale absetzbar. 

Hinweis: 
Ab der Veranlagung 2019 entfällt für unecht befreite Unternehmer und für Nichtunternehmer die vereinfachende Möglichkeit des gewinnmindernden Ansatzes der auf pauschalierte Betriebsausgaben Umsatzsteuer in Höhe des rechnerisch ermittelten Vorsteuerpauschales. Da auch kein anderer pauschaler Ansatz möglich ist, kann ab 2019 nur eine tatsächlich verausgabte Umsatzsteuer (=nicht abzugsfähige Vorsteuer) neben den pauschalierten Betriebsausgaben gewinnmindernd angesetzt werden.

Neben der Betriebsausgabenpauschale mindern folgende Aufwendungen den Gewinn:

  • Ausgaben laut Wareneingangsbuch (Handelswaren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten)
  • Löhne, Gehälter und Lohnnebenkosten (insbesondere Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung, Dienstgeberbeiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Kommunalsteuer, Betriebsratsumlagen sowie Pensionskassenbeiträgen)
  • Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in Lieferungen oder Leistungen eingehen die den Betriebsgegenstand des Unternehmens bilden
  • Beiträge des Unternehmers zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung und Beiträge an BV-Kassen und zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen
  • Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht (diese stellen wirtschaftlich gesehen nur Durchlaufposten dar, wenn sie der Auftraggeber übernimmt). 

Betriebseinnahmen (Umsätze) sind immer in der tatsächlichen Höhe laufend aufzuzeichnen und anzusetzen.

Durchlaufende Posten sind Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden und sind weder als Einnahmen noch als Ausgaben anzusetzen.

Beispiel:

Bild Berechnungsbeispiel
© WKO KC Steuern

Verhältnis zum Gewinnfreibetrag

Wenn der Gewinn mit Pauschalbeträgen ermittelt wird, kann zwar der Grundfreibetrag, nicht aber ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden.

Soll zusätzlich zum Grundfreibetrag auch ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag (z.B. durch Investitionen in bestimmte Anlagegüter oder den Kauf von begünstigten Wertpapieren) in Anspruch genommen werden, muss auf die Basispauschalierung verzichtet werden und sind sämtliche Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen. Einzelheiten enthält die Infoseite zum Gewinnfreibetrag.

Hinweis: 
Die Entscheidung, ob die Betriebsausgabenpauschalierung in Anspruch genommen wird, muss spätestens mit Abgabe der Steuererklärung getroffen werden. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Aus der Steuererklärung muss jedoch hervorgehen, dass die Pauschalierung angewendet wird. Das erfolgt im Formular E1a durch Auswahl auf der ersten Seite und durch Eintragung der pauschal ermittelten Betriebsausgaben in Kennzahl 9259.

Ertragsteuerliche Basispauschalierung im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stehen die Bruttoverrechnung und die Nettoverrechnung als Möglichkeit der Umsatzsteuer-Verrechnung zur Verfügung. Grundsätzlich hat der Unternehmer ein Wahlrecht, ob er die Einnahmen und Ausgaben brutto (Bruttomethode) oder netto (Nettomethode) erfasst.

Die Umsatzsteuer wird beim (in der Praxis vorwiegend angewendeten) Nettosystem wie ein durchlaufender Posten behandelt und bleibt sowohl auf der Einnahmen- als auch auf der Ausgabenseite außer Ansatz. Alle Einnahmen und Ausgaben werden daher nur netto angesetzt. Nachdem das einkommensteuerliche Betriebsausgabenpauschale eine Nettogröße ist, darf aus diesem auch keine Umsatzsteuer herausgerechnet werden.

Die Nettoverrechnung ist nicht bei Unternehmern zulässig, die unecht steuerbefreite Umsätze tätigen, die mit nicht abziehbaren Vorsteuern zusammenhängen (z.B. Kleinunternehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer der umsatzsteuerlich nicht als Unternehmer gilt). In diesem Fall kommt das Bruttosystem zur Anwendung.

Bei der Bruttoverrechnung werden Einnahmen und Ausgaben inkl. Umsatzsteuer erfasst werden und stellt die Umsatzsteuer-Gutschrift eine Betriebseinnahme und die Umsatzsteuer-Zahllast eine weitere Betriebsausgabe dar. Nachdem das einkommensteuerliche Betriebsausgabenpauschale eine Nettogröße ist, ist beim Bruttosystem neben der Pauschale die auf die ertragsteuerlich „abpauschalierten“ Betriebsausgaben entfallende tatsächliche Vorsteuer als Kostenfaktor zusätzlich zum Pauschale gesondert anzusetzen sowie sämtliche gesondert absetzbaren Betriebsausgaben einschließlich Umsatzsteuer und die auf Anlagenzugänge entfallende Vorsteuer.

Vorsteuerpauschalierung

Die Pauschalierung nach dem Umsatzsteuergesetz kann nur von Unternehmern in Anspruch genommen werden, die die Voraussetzungen nach dem Einkommensteuergesetz für die Basispauschalierung erfüllen.

Für Betriebe (Unternehmer mit Einkünften aus selbständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb), deren Vorjahresumsatz 220.000 Euro nicht übersteigt, besteht demnach die Möglichkeit einer Vorsteuerpauschalierung mit 1,8 % des Nettoumsatzes (ohne steuerbare bzw. steuerfreie Umsätze sowie ohne Umsätze aus Hilfsgeschäften wie z.B. Anlagenverkäufen). Die pauschal berechnete Vorsteuer darf maximal 3.960 Euro pro Jahr betragen.  

Die umsatzsteuerliche Pauschalierung ist von der einkommensteuerlichen Pauschalierung unabhängig (das heißt die Pauschalierungen können ohne wechselseitige Bindungen jeweils gesondert gewählt werden).

Achtung:
Dadurch kann es zu unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen für die Pauschalierungen in der Einkommens- und der Umsatzsteuer kommen.

Neben der Pauschale sind zusätzlich Vorsteuern (Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer) abziehbar für:

  • die Anschaffung oder Herstellung von Anlagegütern, die mehr als 1.100 Euro netto kosten sowie ohne Bagatellgrenze für Grundstücke des Anlagevermögens,
  • Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe, Zutaten (Umlaufvermögen)
  • Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in die Betriebsleistung eingehen.

Wird die Vorsteuer pauschal ermittelt, ist das Vorsteuerpauschale ebenfalls als Betriebsausgabe (siehe oben) anzusetzen. Wird allerdings nur die Vorsteuer pauschal ermittelt und hinsichtlich hinsichtlich der Betriebsausgaben die Basispauschalierung nicht angewendet, ist die (vollständig) Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zwingend nach der Bruttomethode zu erstellen. Wird hingegen gleichzeitig die Vorsteuerpauschalierung und die Betriebsausgabenpauschalierung angewendet, ist auch die Anwendung der Nettoverrechnung möglich.

Wie bereits oben erwähnt kann im Fall einer unechten Umsatzsteuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmer oder im Fall eines Gesellschafter-Geschäftsführers, der umsatzsteuerlich nicht als Unternehmer behandelt wird), ab Veranlagung 2019 die Umsatzsteuer, welche auf abpauschalierte Betriebsausgaben entfällt, nicht mehr in Höhe des Vorsteuerpauschales berücksichtigt werden. Neben dem Betriebsausgabenpauschale ist somit lediglich die auf die pauschalierten Betriebsausgaben entfallende tatsächlich entrichtete Vorsteuer absetzbar.

Hinweis:
Die Inanspruchnahme der Vorsteuerpauschalierung wird durch eine formfreie Erklärung dem Finanzamt bekannt gegeben. Dazu ist der Betrag der pauschalen Vorsteuer in Kennzahl 084 der Umsatzsteuer-Jahreserklärung U1 einzutragen. Dies ist bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerjahresbescheides möglich.
Achtung:
Die Erklärung bindet den Unternehmer mindestens für zwei Kalenderjahre. Sie kann nur mit Wirkung von Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist bis zur Rechtskraft des Bescheides beim Finanzamt schriftlich zu erklären. Eine erneute Vorsteuerpauschalierung ist frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren zulässig.

Vorteilhaftigkeitsvergleich

Um entscheiden zu können, ob die Basispauschalierung oder die Erfassung der tatsächlichen Kosten bzw. der tatsächlich anfallenden Vorsteuer vorteilhafter ist, sollte eine Vergleichsrechnung (z.B. anhand von Zahlen aus Vorjahren bzw. Prognosen für Folgejahre) im Sinne einer Gegenüberstellung der tatsächlichen Kosten mit den einkommens- bzw. umsatzsteuerlichen Pauschalierungen erfolgen.

Bei Inanspruchnahme der Basispauschalierung sind aus ertragsteuerlicher Sicht neben den Betriebseinnahmen die gesondert absetzbaren Betriebsausgaben sieben Jahre aufzubewahren und ein Wareneingangsbuch sowie Lohnkonten zu führen. Ein Anlagenverzeichnis ist grundsätzlich nicht erforderlich, da die AfA mit dem Betriebsausgabenpauschale abgegolten ist. Aufgrund eines allfälligen späteren Überganges zur doppelten Buchführung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Weiterführung des Anlagenverzeichnisses jedoch empfehlenswert. Soweit die Vorsteuer pauschal errechnet wird, sind die Umsätze von der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsplicht befreit. Soweit die tatsächlichen Vorsteuern geltend gemacht werden ändert sich an den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Vergleich zur doppelten Buchführung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nichts.

Achtung: 
Im Falle eines Wechsels von der einkommensteuerlichen Basispauschalierung zur Gewinnermittlung durch doppelte Buchführung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein neuerlicher Übergang zur Basispauschalierung frühestens nach Ablauf von fünf Wirtschaftsjahren zulässig. Widerruft der Unternehmer umsatzsteuerrechtlich nach der Sperrfrist von 2 Jahren die Vorsteuerpauschalierung, ist eine erneute Pauschalierung ebenfalls frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren möglich.
Stand: