Elektronische Bilanz
Wie funktioniert die Übermittlung des Jahresabschlusses?
Lesedauer: 4 Minuten
Bei Buchführungspflicht oder der freiwilligen Führung von Büchern, muss gemeinsam mit den Steuererklärungen auch der Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht werden.
Seit dem Veranlagungsjahr 2006 ist eine elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses gemeinsam mit den Steuererklärungen über FinanzOnline an das Finanzamt möglich.
Übermittlung ans Finanzamt
Besteht eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an das Finanzamt?
Im Gegensatz zu den Steuererklärungen besteht für den Jahresabschluss keine generelle Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an das Finanzamt. (siehe Infos zur Verpflichtung der elektronischen Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch)
Unternehmensrechtliche Grundlagen
Bei Kapitalgesellschaften gibt es nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) detaillierte Gliederungsvorschriften für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Entwicklung des Anlagevermögens ist im Anlagespiegel darzustellen. Weiters ist in der Regel ein Anhang zu erstellen, der Teil des Jahresabschlusses ist. Im Anhang werden u.a. Bilanzpositionen erläutert und zusätzliche Angaben gemacht.
Mittlere und große Kapitalgesellschaften, die bestimmte Grenzen (Bilanzsumme, Umsatz, Anzahl der Arbeitnehmer) überschreiten, müssen zusätzlich einen Lagebericht verfassen, mit der Beschreibung der Lage des Unternehmens und dessen Zukunftsaussichten.
Die gleichen Vorschriften gelten für Personengesellschaften bei denen keine natürliche Person, sondern eine juristische Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist (z.B. GmbH&CoKG).
Für alle anderen buchführungspflichtigen Unternehmer bestehen Erleichterungen hinsichtlich der Gliederungsvorschriften für die einzureichende Bilanz.
Um finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, Erläuterungen zu einzelnen Bilanzpositionen zu geben.
Wie wird der Jahresabschluss übermittelt?
Die bisherige Möglichkeit, Jahresabschlüsse über die Funktion „Übermittlung E-Bilanz“ in FinanzOnline als XML-Datei an das Finanzamt zu übermitteln, wurde vom Bundesministerium für Finanzen mit 2. Juni 2026 eingestellt. Eine Übermittlung der Bilanz im XML-Format ist daher nicht mehr möglich.
Bis zur Einführung einer Nachfolgelösung können Jahresabschlüsse als PDF-Dokument über FinanzOnline mittels der Funktion „Nachreichen von Unterlagen zu Jahressteuererklärungen“ in zeitlichem Zusammenhang mit der Einreichung der jeweiligen Steuererklärungen an das Finanzamt übermittelt werden.
Hinweis:
Die bisher mit der E-Bilanz verbundenen Funktionen, insbesondere die XML-Übermittlung, die formale Prüfung der übermittelten Daten sowie die Funktion „Abfragen E-Bilanz“, stehen seit der Einstellung des Services nicht mehr zur Verfügung.
Jahresabschluss für das Firmenbuch
Unabhängig von den Einreichverpflichtungen beim Finanzamt müssen Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht des Sitzes der Gesellschaft einreichen.
Nach der aktuellen Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr sind Jahresabschlüsse (und andere Unterlagen) grundsätzlich in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Übermittlung hat entweder als XML-Datei über JustizOnline, als Übermittlung via Übermittlungsstellen-Software oder ESEF (European Single Electronic Format) zu erfolgen. ESEF ist primär für börsennotierte Unternehmen relevant.
Hinweis: FinanzOnline wird ab 1.1.2026 nicht mehr als Übermittlungsweg an das Firmenbuchgericht zugelassen.
Eine Übermittlung als PDF ist nur in Ausnahmefällen zulässig, sofern eine Übermittlung in den genannten Formaten nicht möglich ist.
Die strukturierte XML-Datei wird in der Regel von der Bilanzierungssoftware erstellt. Ab 2026 ist die Struktur „JAb 4.0“ verpflichtend. Ältere Strukturen (z.B. „JAb 3.32“) dürfen nur noch bis zum 31.12.2025 verwendet werden. Als weitere Möglichkeit für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften steht auf der Website des Bundesministeriums für Justiz ein ausfüllbares Webformular zur Verfügung, welches ebenfalls die nötige XML-Datei auf Basis des Formblattes erzeugt.
Der Umfang der einzureichenden Unterlagen bestimmt sich nach der Größe der Gesellschaft. Kleine Gesellschaften mit beschränkter Haftung können z.B. nur eine verkürzte Form von Bilanz und Anhang und keine Gewinn- und Verlustrechnung abgeben. Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur eine verkürzte Bilanz einreichen.
Hinweis: Kapitalgesellschaften, deren Umsätze in den zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 EUR überschreiten, haben den Jahresabschluss zwingend elektronisch an das Firmenbuch zu übermitteln.
Ist jedoch die Einbringung des Jahresabschlusses auf Papier zulässig (Umsätze der letzten 12 Monate vor Bilanzstichtag lagen unter 70.000 Euro), so können sämtliche Formulare auf der Homepage des Justizministeriums abgerufen und teilweise bereits am Bildschirm ausgefüllt werden.
Kleine GmbHs und kleine GmbH &Co KGs, die zur elektronischen Einreichung verpflichtet sind, können die Bilanzdaten händisch in ein elektronisches Formblatt eingeben. Dieses Formular ist mit Ausfüllhilfen ausgestattet und führt den Anwender bis zur Absendung über FinanzOnline, wofür ein Zugang angemeldet sein muss.
Die reguläre Frist zur Offenlegung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch beträgt neun Monate nach Bilanzstichtag. Für ein Geschäftsjahr zum 31. Dezember ist die Einreichung bis 30. September erforderlich.
Bei verspäteter oder unterlassender Einreichung können Zwangsstrafen verhängt werden. Die Zwangsstrafen werden im Zweimonatsrhythmus verhängt und richten sich sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegenüber deren gesetzliche Vertreter.
Verhältnis Jahresabschluss Finanzamt und Firmenbuch
Die Grundstruktur des Jahresabschlusses kann sowohl für das Finanzamt als auch für das Firmenbuch verwendet werden. Da es im Detail unterschiedliche Ausgestaltungen und Anforderungen gibt, erfolgt die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses an das Finanzamt und an das Firmenbuch separat.