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Die elektronische Bilanz

Keine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung des Jahresabschlusses ans Finanzamt

Bei Buchführungspflicht oder der freiwilligen Führung von Büchern, müssen gemeinsam mit den Steuererklärungen auch der Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht werden.

Seit dem Veranlagungsjahr 2006 ist eine elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses an das Finanzamt möglich (Steuererklärungen müssen grundsätzlich elektronisch über FinanzOnline eingereicht werden).

Besteht eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an das Finanzamt?

Im Gegensatz zu den Steuererklärungen besteht für den Jahresabschluss keine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung. (siehe Infos zur Verpflichtung der elektronischen Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch)

Unternehmensrechtliche Grundlagen

Bei Kapitalgesellschaften gibt es nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) detaillierte Gliederungsvorschriften für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Entwicklung des Anlagevermögens ist im Anlagespiegel darzustellen. Weiters ist in der Regel ein Anhang zu erstellen, der Teil des Jahresabschlusses ist. Im Anhang werden u.a. Bilanzpositionen erläutert und zusätzliche Angaben gemacht.

Mittlere und große Kapitalgesellschaften, die bestimmte Grenzen (Bilanzsumme, Umsatz, Anzahl der Arbeitnehmer) überschreiten, müssen zusätzlich einen Lagebericht verfassen, mit der Beschreibung der Lage des Unternehmens und dessen Zukunftsaussichten.

Die gleichen Vorschriften gelten für Personengesellschaften bei denen keine natürliche Person, sondern eine juristische Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist (z.B. GmbH&CoKG).

Für alle anderen buchführungspflichtigen Unternehmer bestehen Erleichterungen hinsichtlich der Gliederungsvorschriften für die einzureichende Bilanz.

Wie sieht der Jahresabschluss bei elektronischer Übermittlung aus?

Im Falle einer elektronischen Übermittlung an das Finanzamt ist sowohl für die Bilanz als auch für die Gewinn- und Verlustrechnung für alle Rechtsformen ein einheitliches Schema vorgeschrieben. Dieses lehnt sich an die Gliederungsvorschriften für Kapitalgesellschaften nach dem UGB an. Der Anlagespiegel ist ebenfalls nach diesen Vorschriften zu erstellen.

Hinweis:
Eine elektronische Übermittlung bedeutet für Einzelunternehmen und Personen-gesellschaften, dass sie ihren Jahresabschluss tiefer gliedern müssen als sie nach UGB verpflichtet wären.

Eine Darstellung des Gliederungsschemas ist auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen zu finden.

Anhang und Lagebericht sind für die elektronische Übermittlung frei gestaltbar und müssen soweit eine gesetzliche Verpflichtung zu deren Erstellung besteht (siehe oben) per PDF-Datei an das Finanzamt gesendet werden. Dies gilt auch für Wirtschaftsprüfungsberichte.

Möglichkeit zur Offenlegung

Um finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden ist es oft wichtig, Erläuterungen zu einzelnen Bilanzpositionen zu geben.

Im Schema für die elektronische Übermittlung ist dafür genügend Raum vorgesehen.

Wie wird der Jahresabschluss übermittelt?

Die Übermittlung erfolgt im FinanzOnline unter der Funktion "Übermittlung E-Bilanz“ im Datenstromverfahren als xml-Datei. Das heißt, eine Software, die nach den Regeln des Bundesministeriums für Finanzen erstellt wurde, wird benötigt.

Hinweis:
Mit der Funktion "Abfragen E-Bilanz“ kann eine eingebrachte E-Bilanz wieder als PDF-Dokument angezeigt werden. 

Eine Maske für den Jahresabschluss, in der die Zahlen eingeben werden können (Dialogverfahren), wird im FinanzOnline nicht zur Verfügung gestellt.

Jahresabschluss für das Firmenbuch

Unabhängig von den Einreicheverpflichtungen beim Finanzamt haben Kapitalgesellschaften haben eine Offenlegungspflicht gegenüber dem Firmenbuchgericht: sie müssen ihren Jahresabschluss spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht des Sitzes der Gesellschaft einreichen.

Achtung: Änderung der Einreichfrist beim Firmenbuchgericht aufgrund des Corona-Virus möglich

Mit den COVID-19 Maßnahmen wurde temporär auch die Frist für die Einreichung der Jahresabschlüsse verlängert.

ZB verlängert sich die Frist zur Einreichung beim Firmenbuchgericht zum 31.12.2019 für Kapitalgesellschaften von 9 auf 12 Monate (vom 30.9. 2020 bis zum 31.12.2020). Bei abweichenden Bilanzstichtagen oder der Anwendung besonderer Rechnungslegungsvorschriften aufgrund der Rechtsform (zB Genossenschaft) sollten die Regelungen aber im Detail geprüft werden, wenn man eine Fristverlängerungen beanspruchen möchte.

Der Umfang der einzureichenden Unterlagen bestimmt sich nach der Größe der Gesellschaft. Kleine Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen z.B. nur eine verkürzte Form von Bilanz und Anhang und keine Gewinn- und Verlustrechnung abgeben. Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur eine verkürzte Bilanz einreichen.

Hinweis:
Kapitalgesellschaften, deren Umsätze in den zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag € 70.000,- überschreiten, haben ab dem Jahresabschluss 2007 (Wirtschaftsjahr 2007/2008) zwingend den Jahresabschluss elektronisch an das Firmenbuch zu übermitteln.

Ist jedoch die Einbringung des Jahresabschlusses auf Papier zulässig ist (Umsätze der letzten 12 Monate vor Bilanzstichtag lagen unter € 70.000,-), so können sämtliche Formulare auf der Homepage des Justizministeriums abrufen und teilweise bereits am Bildschirm ausfüllen.

Kleine GmbHs und kleine GmbH &Co KGs, die zur elektronischen Einreichung verpflichtet sind, können die Bilanzdaten händisch in ein elektronisches Formblatt eingeben. Dieses Formular ist mit Ausfüllhilfen ausgestattet und führt den Anwender bis zur Absendung über FinanzOnline, wofür ein Zugang angemeldet sein muss. siehe Homepage des Justizministeriums

Verhältnis Jahresabschluss Finanzamt und Firmenbuch 

Die Grundstruktur des Jahresabschlusses kann sowohl für das Finanzamt als auch für das Firmenbuch verwendet werden. Da es im Detail unterschiedliche Ausgestaltungen und Anforderungen gibt, erfolgt die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses an das Finanzamt und an das Firmenbuch separat. 

Die wichtigsten Unterschiede sind: 

 
Finanzamt
Firmenbuch
Verpflichtung zur elektronischen Einreichung
nein
ja
für alle Rechtsformen möglich
ja
nur für Kapital-Gesellschaften
Umfang des einzureichenden Jahresabschlusses
einheitlich
abhängig von der Größe

 
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