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Registrierkassenpflicht für Unternehmen

Alle Infos zur vollständigen Umsetzung (vorgeschrieben seit 1.4.2017)

Seit 2016 gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Betriebe sind zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn ihre Jahresumsätze 15.000 € und ihre Barumsätze 7.500 € überschreiten. Ausnahmen sind für bestimmte Unternehmensarten und Umsätze möglich.

Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen zusätzlich über einen Manipulationsschutz verfügen. Was Unternehmer daher umgesetzt haben sollten:

  • Update der Registrierkasse
  • Beschaffung Signaturerstellungseinheit/en (Registrierkassen-Chip)
  • Anmeldung dieser beiden Komponenten auf FinanzOnline
  • Prüfung des Startbelegs mittels einer App des BMF

Registrierkasse – Prüfung des Startbeleges nicht vergessen

Erste Erfahrungen aus den Kassennachschauen der Finanzverwaltung 

Wirtschaftskammer-Serviceangebote für die Umsetzung:

Sollten Sie den 1.4.2017 trotz rechtzeitiger Bestellung nicht eingehalten haben, gilt Folgendes: 

Straffreiheit trotz fehlenden Manipulationsschutzes auch nach dem 1.4.2017?

  • grundsätzlicher Strafrahmen bis 5.000 Euro
  • nur wenn Kassenlieferant trotz Bestellung bis Mitte März nicht liefern kann, ist Straffreiheit möglich!

>> Details finden Sie im Infoblatt zur möglichen Straffreiheit

Seit Mai 2017: Verstärkte Kontrollen

>> Finanzverwaltung kündigt mehr Überprüfungen an

Verwendung des Webservice zur Registrierkassenanmeldung auf FinanzOnline

Manche Kassensysteme ermöglichen eine selbständige Anmeldung der Registrierkasse auf FinanzOnline über ein sog. Webservice. Dabei wird in FinanzOnline ein „Registrierkassen-Webservice-Benutzer“ angelegt und die dort erzeugten Zugangsdaten direkt im Kassensystem hinterlegt. Die Kasse übernimmt dann automatisch alle Anmeldeschritte, Voraussetzung ist eine Verbindung zum Internet während des Anmeldevorgangs. Falls Ihr Kassensystem eine solche Möglichkeit anbietet, sollten Sie diese jedenfalls nutzen.

Achtung Kleinunternehmer: Wenn Sie als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sind, bitte beantragen Sie vorher die Freischaltung dieser Funktionalität beim Finanzamt: Anruf bei der FinanzOnline-Hotline 050 233 233 und ein sogenanntes „U-Signal“ beantragen.

Anmeldung von Registrierkassen: Alternative zu FinanzOnline

Eine Anmeldung per Formular ist nur für Unternehmer möglich, die

  • keinen Internetzugang, kein Smartphone und
  • keinen Steuerberater für die Anmeldung bevollmächtigt haben.

>> Details finden Sie im Infoblatt zur Anmeldung per Formular

Geltungsbereich der Registrierkassenpflicht

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn 

  • der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,-- und
  • die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,-- im Jahr überschreiten.

Werden diese Grenzen überschritten, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem besitzen.

Tipp:
Um festzustellen, ob Sie überhaupt der Registrierkassenpflicht unterliegen, nutzen Sie auch den Online-Ratgeber Registrierkassenpflicht der Wirtschaftskammern. 

Belegerteilungsverpflichtung

Jedes österreichische Unternehmen ist verpflichtet bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zu übergeben. Der Kunde muss ihn entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen. 

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und sieben Jahre aufbewahren. 

Was ein Beleg genau enthalten muss finden Sie in der Broschüre zur Registrierkassenpflicht

Sonderregelungen: Ausnahmen und Erleichterungen

Ausnahmen oder Erleichterungen bei der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht sind für gewisse Unternehmerarten und Umsätze möglich:

  • Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“) bis zu € 30.000,-- im Jahr
  • Bestimmte Automaten wie etwa Tischfußball-, Musik- oder Dartautomaten
  • Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Bargeld erzielt werden
  • Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Alm-, Berg-, Ski-…)

Weitere Sonderregelungen und Detailinfos finden Sie im Infoblatt zur Registrierkassenpflicht  

Technische Voraussetzungen

Ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Bereits vorhandene oder bis zum 1.4.2017 gekaufte Kassensysteme müssen nachgerüstet werden. Für die Anschaffung bzw. Umrüstung kann pro Kassensystem eine Prämie von € 200,-- beim Betriebsfinanzamt beantragt werden. 

Registrierkassen müssen über folgende Eigenschaften verfügen:

  • Datenerfassungsprotokoll
  • Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
  • Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
  • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
  • Kassenidentifikationsnummer

Sanktionen

Ignorieren der Registrierkassenpflicht kann mit bis zu € 5.000,-- bestraft werden. Fehlende Aufzeichnungen können außerdem zu einer Schätzung der Umsätze (=Besteuerungsgrundlage) durch die Behörde führen. 

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