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Direktvergabe und Verhandlungsverfahren - FAQs

Antworten auf die wichtigsten Fragen

  1. Wann liegt eine Direktvergabe vor?
  2. Was ist bei der Direktvergabe zu beachten?
  3. Welche Möglichkeiten bestehen im Falle einer unzulässig erfolgten Direktvergabe?
  4. Wann kann im Unterschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren gewählt werden?
  5. Wann kann ein Verhandlungsverfahren mit nur 1 Unternehmer durchgeführt werden?
  6. Wieviele Angebote sind bei einem Verhandlungsverfahren mindestens einzuholen?
  7. Wie ist der Ablauf eines Verhandlungsverfahrens?
  8. Wie kann ein Verhandlungsverfahren mit mehreren Bietern durchgeführt werden?
  9. Welche Möglichkeit kann sich der Auftraggeber bei der Durchführung von Verhandlungsverfahren in den Ausschreibungsunterlagen vorbehalten?

1. Wann liegt eine Direktvergabe vor?

Bei der Direktvergabe wird eine Leistung formfrei unmittelbar von einem ausgewählten Unternehmer gegen Entgelt bezogen. Diese Verfahrensart darf jedoch grundsätzlich nur bei kleineren Aufträgen gewählt werden: Der geschätzte Auftragswert darf (ohne Umsatzsteuer) sowohl bei Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträgen gemäß § 41 Abs 2 Z 1 BVergG nicht mehr als € 100.000 betragen. 

2. Was ist bei der Direktvergabe zu beachten?

Die bei der Durchführung einer Direktvergabe gegebenenfalls eingeholten Angebote oder unverbindlichen Preisauskünfte sind entsprechend zu dokumentieren.

Die Befugnis, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des erfolgreichen Bieters muss spätestens zum Zeitpunkt des Zuschlages vorliegen. An Unternehmer, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder die sich in Liquidation befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit einstellen, können jedoch Aufträge im Wege der Direktvergabe vergeben werden, wenn ihre Leistungsfähigkeit dazu hinreicht.

3. Welche Möglichkeiten bestehen im Falle einer unzulässig erfolgten Direktvergabe?

Gemäß § 312 Abs 3 Z 3 ist die jeweils zuständige Vergabekontrollbehörde (Bundes- bzw. Landesverwaltungsgericht) zur Feststellung zuständig, ob ein Vergabeverfahren rechtswidriger Weise ohne vorherige Bekanntmachung bzw. ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb durchgeführt wurde.

4. Wann kann im Unterschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren gewählt werden?

Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung:

Ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung kann durchgeführt werden:

  • bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bis zu einem geschätzten Auftragswert von € 207.000

  • bei Bauaufträgen bis zu einem geschätzten Auftragswert von € 1 Mio.

Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung:

Ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung kann durchgeführt werden:

  • bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bis zu einem geschätzten Auftragswert von € 100.000

  • bei Bauaufträgen bis zu einem geschätzten Auftragswert von € 100.000

5. Wann kann ein Verhandlungsverfahren mit nur 1 Unternehmer durchgeführt werden?

Auftraggeber können Aufträge über geistige Dienstleistungen in einem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Unternehmer vergeben, sofern

  • die Durchführung eines wirtschaftlichen Wettbewerbes auf Grund der Kosten des Beschaffungsvorganges für den Auftraggeber wirtschaftlich nicht vertretbar ist und

  • der geschätzte Auftragswert 50% des jeweiligen Schwellenwertes (derzeit € 103.500) nicht erreicht.

6. Wie viele Angebote sind bei einem Verhandlungsverfahren mindestens einzuholen?

Es sind dabei mindestens 3 Angebote einzuholen und es sollten auch kleine und mittlere Unternehmer ausreichend berücksichtigt werden.

7. Wie ist der Ablauf eines Verhandlungsverfahrens?

Der Auftraggeber hat bei der Durchführung von Verhandlungsverfahren mit mehreren Bietern mit diesen über den gesamten Leistungsinhalt zu verhandeln, um das für ihn beste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien zu ermitteln.

Bei der Durchführung von Verhandlungsverfahren mit einem Bieter darf der Auftraggeber mit diesem über den gesamten Leistungsinhalt verhandeln, um das für ihn beste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien zu ermitteln.

Der Auftraggeber darf Informationen nicht in solcher Weise diskriminierend weitergeben, dass bestimmte Bieter gegenüber anderen Bietern begünstigt werden können.

8. Wie kann ein Verhandlungsverfahren mit mehreren Bietern durchgeführt werden?

Ein Verhandlungsverfahren mit mehreren Bietern kann in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen durchgeführt werden. Der Auftraggeber kann die Anzahl der Angebote an Hand der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien verringern. Der Auftraggeber hat jene Bieter, deren Angebote nicht weiter berücksichtigt werden, unverzüglich von dieser Entscheidung zu verständigen.

Die vom Auftraggeber gewählte Vorgangsweise ist in der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder in den Ausschreibungsunterlagen bekannt zu geben. In der Schlussphase eines Verhandlungsverfahrens mit mehreren Bietern müssen, sofern eine ausreichende Anzahl von geeigneten Bietern verbleibt, noch so viele Angebote vorliegen, dass ein echter Wettbewerb gewährleistet ist. Sofern auf Grund der Verringerung der Anzahl der Angebote nur ein geeigneter Bieter verbleibt, sind Verhandlungen mit nur einem Bieter in der Schlussphase des Verhandlungsverfahrens zulässig.

9. Welche Möglichkeit kann sich der Auftraggeber bei der Durchführung von Verhandlungsverfahren  in den Ausschreibungsunterlagen vorbehalten?

Bei der Durchführung von Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung im Oberschwellenbereich und bei der Durchführung von Verhandlungsverfahren im Unterschwellenbereich kann sich der Auftraggeber in den Ausschreibungsunterlagen vorbehalten, dass er im Fall der Abgabe von vollständig ausgearbeiteten und vergleichbaren Angeboten Verhandlungen nur mit dem Bieter des bestgereihten Angebots führt und er mit den übrigen Bietern Verhandlungen nur dann führt, wenn die Verhandlungen mit dem Bieter des bestgereihten Angebots nicht erfolgreich abgeschlossen werden.