Schritt für Schritt: Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche
Alle Infos auf einen Blick
Lesedauer: 11 Minuten
A. Feststellung, ob man als Gewerbetreibender selbst ein betroffener Unternehmer ist!
Die Gewerbeordnung hält fest, dass auch auf Versicherungsvermittler die Regeln zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung anwendbar sind. Dies jedoch nur dann, wenn diese nicht ausschließlich Verträge zur Absicherung eines Risikos vermitteln, sondern auch Verträge, bei denen es um Sparen und/oder die Veranlagung von Geld geht.
In einfachen Worten heißt dies, dass Sie als Versicherungsagent, wenn Sie im Zusammenhang mit Lebensversicherungen und anderen Dienstleistungen mit Anlagezweck tätig werden, die Regeln zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung der Gewerbeordnung einhalten müssen. Nicht betroffen sind Versicherungsagenten, die weder Prämien noch für Kunden bestimmte Beträge in Empfang nehmen, keine Versicherungsprodukte vermitteln, die zueinander in Konkurrenz stehen, oder lediglich nebengewerblich bzw. in Nebentätigkeit tätig werden.
SCHRITT 1
| In einem ersten Schritt müssen Sie feststellen, ob Sie als Gewerbetreibender von den Geldwäschebekämpfungsbestimmungen überhaupt betroffen sind. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie eine Negativerklärung vorbereiten, entsprechend dokumentieren und archivieren. Die Negativerklärung wird vom Bundeskanzleramt Österreich zur Verfügung gestellt: Durch diese Negativerklärung bestätigen Sie, dass Sie keine Geschäfte iSd § 365m1 GewO tätigen/getätigt haben und somit nicht den Geldwäschebekämpfungsbestimmungen der Gewerbeordnung unterliegen. Dies entbindet Sie für den Zeitraum, in welchem Sie keine entsprechenden Geschäfte getätigt haben, von den gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäschebekämpfung. In Vorbereitung auf eine Prüfung durch die Behörde sollten Sie solch eine Negativerklärung entsprechend vorbereitet haben. Ab dem Moment, in dem Sie als Gewerbetreibender jedoch Tätigkeiten erbringen, welche von der GewO entsprechend umfasst sind, haben Sie die Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einzuhalten. |
Diese weitere Anleitung ist somit auch dann von Interesse für Sie, wenn Sie aktuell eine Negativerklärung abgeben könnten.
B. Was müssen Sie tun, wenn Sie betroffen sind?
SCHRITT 2
| Wenn Sie betroffen sind, müssen Sie jährlich eine Risikoanalyse und eine Risikobewertung für das eigene Unternehmen durchführen und diesen Schritt dokumentieren. Das zuständige Bundesministerium (BMWET) stellt zur Durchführung der Risikoerhebung und der entsprechenden Dokumentation einen Risikoerhebungsbogen für Gewerbetreibende zur Verfügung: Der Risikoerhebungsbogen kann mit oder ohne Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) ausgefüllt werden. Eine Registrierung bietet jedoch Vorteile: Eingaben werden gespeichert, Formulare sind übersichtlich abrufbar und die Risikozahl für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wird automatisch berechnet. Unabhängig davon ist eine USP-Registrierung für Sie verpflichtend, da Verdachtsmeldungen ausschließlich über die Plattform goAML abgegeben werden können, die eine USP-Registrierung voraussetzt. Zudem überprüft die Behörde im Rahmen von Kontrollen, ob eine Registrierung vorliegt. Laut den Q&A des zuständigen Ministeriums ist der Risikoerhebungsbogen als Risikoanalyse für Gewerbetreibende ausreichend. Es wird empfohlen, mindestens einmal jährlich zu prüfen, ob die Bestimmungen der Gewerbeordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Ihr Unternehmen anwendbar sind. Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren, aufzubewahren und der zuständigen Behörde auf Anfrage vorzulegen. |
SCHRITT 3
| Basierend auf diesem Risikoerhebungsbogen und dem entsprechenden Ergebnis haben Sie dann Strategien, Kontrollen und Verfahren auszuarbeiten, um die Risiken bestmöglich zu vermeiden bzw. mit diesen umzugehen. Es ist festzustellen, ob das Risikoprofil ihres Unternehmens (das Organisationsrisiko) prinzipiell
Dies ersehen Sie aus dem Ergebnis des Risikoerhebungsbogens. Sie haben zu definieren in welchen Fällen Sie
anwenden werden. Als Verfahren iSd Gewerbeordnung gelten die praktischen, standardisierten Abläufe ihres Unternehmens. Dies sind z.B.
Ein wichtiger Input aus der Praxis der bereits erfolgten Prüfungen ist, dass die Behörden oft „eine unabhängige Prüfung“ Ihrer Strategien durch z.B. einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater verlangt. Diese Forderung ergibt sich aus einer Stelle der Gewerbeordnung, welche jedoch auch klar sagt, dass dies nur notwendig ist, sofern dies in Hinblick auf Art und Umfang der Geschäftstätigkeit angemessen ist“. Eine pauschale Anforderung der Behörde an geprüfte Betriebe, unabhängig von deren Größe und Risikoprofil ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wenn Ihr Unternehmen aber zB international tätig ist und iZm der Risikoerhebung ein hohes organisatorisches Risiko abgeleitet wurde, dann ist die Forderung der Behörde nachvollziehbar und durch die GewO gedeckt. Als betroffener Gewerbetreibender müssen Sie einerseits die oben beschriebene unternehmenseigene Risikobewertung durchführen und andererseits einzelfallbezogene Risiken (geschäftsfall-/kundenbezogenes Risiko) bewerten. Insbesondere der 2. Schritt beeinflusst die auf einen Kunden bzw. auf eine Transaktion anzuwendenden Sorgfaltspflichten. Zum zweiten Schritt (einzelfallbezogene Risiken) dient unsere Checkliste zur Identifizierung und Überprüfung des Kunden und Risikoüberprüfung des Geschäftsvorgangs/der Geschäftsbeziehung. |
C. Sorgfaltspflichten / Überprüfung der Kundenidentität
SCHRITT 4
| Vor Begründung einer Geschäftsbeziehung bzw. vor der Durchführung einer Transaktion hat der Gewerbetreibende die Identität des Kunden festzustellen und zu überprüfen. Bei einer natürlichen Person sind das amtliche Lichtbildausweise (z.B. Reisepass, Personalausweis, Führerschein). In der Praxis empfehlen wir Ihnen die Erstellung einer Kopie bzw. eines Scans und eine entsprechende Dokumentation. Es sind zumindest
zu dokumentieren. Bei ausländischen Ausweisen können Sie das EU-Dokumentenportal PRADO nutzen, um ausländische Lichtbildausweise zu kontrollieren. Die Kopie/Scan der Unterlage ist mind. bis 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung zu dokumentieren. Bei natürlichen Personen haben Sie weiters den PEP-Status zu prüfen: Ein PEP ist eine natürliche Person, die ein wichtiges öffentliches Amt ausübt oder innerhalb der letzten 12 Monate ausgeübt hat und daher als erhöhtes Geldwäsche- bzw. Korruptionsrisiko gilt. Dazu zählen auch unmittelbare Familienangehörige (zB Ehepartner, Kinder, Eltern) sowie nahestehende Personen mit enger geschäftlicher oder wirtschaftlicher Beziehung. Bürgermeister kleiner Gemeinden gelten in der Regel nicht als PEP; bei größeren oder besonders bedeutenden Gemeinden kann dies jedoch der Fall sein. Sofern ein Kunde ein PEP ist, sind in weiterer Folge verstärkte Sorgfaltspflichten einzuhalten. Bei juristischen Personen haben Sie
Die Feststellung der Identität der juristischen Person erfolgt z.B. durch einen aktuellen Firmenbuchauszug und falls notwendig Einholung des Gesellschaftsvertrages. Geschäftsführer bzw. Prokuristen der juristischen Person sind wie natürliche Personen zu identifizieren. Zur Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers empfehlen wir Ihnen Einsicht in das Wirtschaftliche Eigentümer Register (WiEReG) zu nehmen oder eine schriftliche Selbstauskunft des Kunden einzuholen. Bei ALLEN Kunden haben Sie die Mittelherkunft nachzuvollziehen. Ein weiterer wesentlicher Punkt der Sorgfaltspflichten ist die Pflicht zur „Bewertung und gegebenenfalls Einholung von Informationen über den Zweck und die angestrebte Geschäftsbeziehung“. Als betroffener Gewerbetreibender müssen Sie ein klares Verständnis von der Absicht des Kunden erhalten. Hier haben Sie angemessen vorzugehen und die Risikofaktoren in Bezug auf Kunden, Länder, Produkte, Dienstleistungen und Transaktionen zu berücksichtigen. Hierbei handelt es sich um die Beurteilung der einzelfallbezogenen Risiken (kundenbezogenes Risiko). Durch das Ausfüllen der Checkliste vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung/vor Durchführung der Transaktion kann durch Sie dokumentiert werden, dass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen iZm dem Einzelfall bezogenen Risiko zeitgerecht nachgekommen sind. Sie haben bei der Erbringung Ihrer Sorgfaltspflichten festzustellen, ob es bei dem potentiellen Kunden oder der angedachten Transaktion Risikofaktoren gibt, welche zu einem erhöhten Risiko und somit zur Anwendung von verstärkten Sorgfaltspflichten führen können. Diese einzelfallbezogenen Risiken bei denen dann verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden sind z.B.:
Allgemeine Informationen zu Sorgfaltspflichten von betroffenen Gewerbetreibenden finden Sie im ACHTUNG: Wenn die oben dargelegten Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden können, dann darf keine Geschäftsbeziehung begründet und keine Transaktion durchgeführt werden. Fälle, in denen eine Geschäftsbeziehung deswegen nicht begründet oder eine Transaktion deswegen nicht durchgeführt wurde sind zu dokumentieren und zu archivieren. Diese Liste wird im Fall einer Prüfung von der Behörde angefragt werden. |
D. Anwendung erhöhter Sorgfaltspflichten
SCHRITT 5
| Wenn im Zuge von Schritt 4 nun klar wird, dass es sich bei dem vorliegenden Kunden bzw. dem vorliegenden Geschäft um ein erhöhtes Risiko iZm Geldwäsche handelt, müssen Sie im Umgang mit Kunden und Transaktion verstärkte Sorgfaltspflichten anwenden. Alle Geschäftsbeziehungen mit verstärkten Sorgfaltspflichten sind entsprechend zu dokumentieren, damit Sie auf Anfrage der Behörde eine entsprechende Liste zur Verfügung hat. Sinnvolle Maßnahmen im Zuge von verstärkten Sorgfaltspflichten sind:
All diese Maßnahmen zur Einhaltung der verstärkten Sorgfaltspflichten werden idealerweise auch dokumentiert. Wir raten zur Erstellung eines internen Dokuments, welches z.B. als Geldwäsche-Richtlinie bezeichnet werden kann. |
E. Wie ist bei Verdacht vorzugehen?
SCHRITT 6
| Besteht der Verdacht, dass eine Transaktion oder ein Vermögenswert mit kriminellen Handlungen in Zusammenhang stehen, müssen Sie unverzüglich eine Verdachtsmeldung an die Geldwäschemeldestelle des Bundeskriminalamts erstatten. Dies gilt auch für versuchte Transaktionen! Verdachtsmeldungen sind über die Applikation „goAML“ einzubringen. Voraussetzung dafür ist ein Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP) mittels ID Austria. Zudem sind Sie verpflichtet, der Geldwäschemeldestelle auf Verlangen alle erforderlichen Auskünfte unverzüglich zu erteilen. Verdächtige Transaktionen dürfen grundsätzlich erst durchgeführt werden, nachdem die Verdachtsmeldung erstattet und allfällige Anweisungen der Geldwäschemeldestelle oder Behörde befolgt wurden. Ist ein Aufschub nicht möglich oder würde dadurch die Verfolgung der Beteiligten gefährdet, kann die Transaktion ausnahmsweise durchgeführt werden; die Verdachtsmeldung ist dann unverzüglich nachzuholen. Solche Ausnahmen werden von den Behörden streng geprüft. Die Geldwäschemeldestelle kann außerdem anordnen, dass eine Transaktion unterbleibt oder vorläufig aufgeschoben wird. Sie dürfen weder den betroffenen Kunden noch Dritte darüber informieren, dass eine Verdachtsmeldung erstattet wurde oder Ermittlungen wegen Geldwäsche stattfinden. Mitarbeiter, die intern oder an die Geldwäschemeldestelle einen Verdacht melden, sind vor Bedrohungen, Vergeltungsmaßnahmen und Anfeindungen zu schützen. |
F. Schulungspflicht
SCHRITT 7
| Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig (einmal jährlich) und neue Mitarbeiter nach Eintritt ins Unternehmen und dokumentieren Sie Inhalt der Schulungen und Teilnehmer. Ein betroffener Gewerbetreibender mit Mitarbeitern hat sicherzustellen, dass die jeweiligen Mitarbeiter über die relevanten Bestimmungen zur Geldwäschebekämpfung Bescheid wissen und in der Lage sind die notwendigen Sorgfaltspflichten einzuhalten. Zu diesem Zweck hat der Gewerbetreibende regelmäßige Schulungen abzuhalten und sowohl das Schulungsmaterial als auch die Teilnehmerlisten der jeweiligen Mitarbeiter zu dokumentieren. Zur Form dieser Schulungen gibt es (noch) kein gesetzliche vorgeschriebenes Stundenausmaß und keine gesetzlich vorgegebene Form. |
G. Geldwäsche-Richtlinie/interne Dienstanweisung
SCHRITT 8
| Wir empfehlen Ihnen zusätzlich die Erstellung einer betriebsinternen Geldwäsche-Richtlinie bzw. einer internen Richtlinie zur Geldwäscheprävention, in welcher alle in dieser Anleitung dargestellten Schritte für Ihr Unternehmen zusammengefasst werden. Solch eine Geldwäsche-Richtlinie erleichtert einerseits Ihren Mitarbeitern das Einhalten der notwendigen Schritte und belegt andererseits gegenüber der Behörde die von Ihnen gesetzten Schritte. Hierfür gibt es kein öffentlich zugängliches Muster. Es ist die Zusammenfassung der von Ihnen gesetzten Anweisungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit der Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusbekämpfung. Bei der Erstellung solch einer Geldwäsche-Richtlinie kann Ihnen auch ein Rechtsanwalt oder Berater zur Seite stehen. |
H. Was sind die laufenden Pflichten und Anforderungen an die Dokumentation des betroffenen Gewerbetreibenden?
Alle von Ihnen gesetzten Schritte, eingeholten Informationen, Dokumente etc. sind zu dokumentieren und zumindest bis 5 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung bzw. der Transaktion zu archivieren und der Behörde auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. Im Einzelnen ist zu dokumentieren:
- Jährliche Risikoanalyse (alternativ: Abgabe einer Negativerklärung),
- kontinuierliche Überwachung der Transaktionen (Überprüfung der Transaktionen,
- Abgleich mit dem jeweiligen Kundenprofil, Dokumentation der Kontrollen),
- Aktualisierung der erlangten Informationen (z.B. bei Kundenprofil mit erhöhtem Risiko),
- Aufbewahrung der Unterlagen (zumindest 5 Jahre),
- Schulungspflicht gegenüber den Mitarbeitern
I. Information zu potentiellen Strafen
Die Gewerbeordnung sieht ein gestaffeltes System von Verwaltungsstrafen für Verstöße gegen die Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vor. Die Sanktionen reichen von signifikanten Geldstrafen bis hin zur öffentlichen Bekanntmachung des Verstoßes.
Für eine entsprechende Verwaltungsübertretung werden bestraft:
- Geschäftsführer: Grundsätzlich werden Geldstrafen gegen den gewerberechtliche Geschäftsführer verhängt.
- Juristische Personen: Bei Verstößen gegen die Geldwäschebestimmungen könne die Geldstrafen auch direkt gegen die juristische Person (z.B. eine GmbH) oder eine eingetragene Personengesellschaft (z.B. eine OG) verhängt werden. Dies ist der Fall, wenn die Tat von einer Person in Führungsposition begangen wurde oder wenn mangelnde Überwachung durch eine Führungsperson die Tat ermöglicht hat.
- Gewerbeinhaber: Der Gewerbeinhaber selbst ist neben dem Geschäftsführer strafbar, wenn er die Verwaltungsübertretung wissentlich duldet oder bei der Auswahl des Geschäftsführers nicht die erforderliche Sorgfalt hat walten lassen.
Als zusätzliche Maßnahme bei schwerwiegenden Verstößen ist die Behörde verpflichtet, rechtskräftige Strafentscheidungen auf ihrer Homepage zu veröffentlichen.
Sie können Ihre in dieser Anleitung beschriebenen Verpflichtungen im Zuge einer Dienstleistungsvereinbarung auch an DRITTE delegieren. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen verbleibt jedoch bei Ihnen. Die Einbindung eines Notars/Rechtsanwaltes entbindet Sie nicht von Ihren gesetzlichen Verpflichtungen.
J. Allgemeine Informationen
Zur Unterstützung bei der Einholung der erforderlichen Kundeninformationen haben wir eine spezielle Informationsseite für Sie eingerichtet:
Das Land Steiermark hat auf seiner Homepage eine Informationsbroschüre zu den „Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“ veröffentlicht, welche zur vertiefenden Durchsicht empfohlen wird: