Welche Aufbewahrungsfristen gelten für einzelne Branchen?
Besondere Fristen für Finanzbereiche, Umwelt, Medizin, Tourismus, Fahrzeuge und weitere Tätigkeitsfelder
Lesedauer: 11 Minuten
Bearbeitung von Hinweisen nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz
Frist: 5 Jahre - ab der letzten Verarbeitung oder Übermittlung. Darüber hinaus müssen Sie die Daten so lange aufbewahren, bis laufende Verfahren abgeschlossen sind.
Weiterführende Informationen: § 8 Abs. 11 HinweisgeberInnenschutzgesetz, HinweisgeberInnenschutzgesetz (allgemeine Informationen)
Wenn Ihr Unternehmen Geldwäsche-Regeln oder Pflichten im Finanzbereich einhalten muss
Für wen ist das relevant?
Für Gewerbetreibende, die den Geldwäschebestimmungen der Gewerbeordnung unterliegen, insbesondere z. B. Immobilienmakler:innen, Bilanzbuchhalter:innen, Unternehmensberater:innen bei bestimmten Transaktionen, Kunsthändler:innen oder sonstige Gewerbetreibende, die Barzahlungen in erheblicher Höhe entgegennehmen.
Typische Dokumente
Identitätsnachweise von Kund:innen (KYC-Unterlagen), Unterlagen zur Feststellung des:der wirtschaftlichen Eigentümer:in, Risikoanalysen und Dokumentation der Sorgfaltspflichten, Aufzeichnungen zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, Verdachtsmeldungen und dazugehörige Dokumentation.
Geldwäschebestimmungen nach der Gewerbeordnung
Frist: 5 Jahre – ab der letzten Geschäftsabwicklung
Weiterführende Informationen: § 365y GewO
Geldwäschebestimmungen nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz
Frist: 5 Jahre – ab der letzten Geschäftsabwicklung
Weiterführende Informationen: § 52c BiBuG
Geldwäschebestimmungen nach dem Finanzmarkt-Geldwäschegesetz
Frist: 10 Jahre – ab der letzten Geschäftsabwicklung
Weiterführende Informationen: § 21 FM-GWG
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach dem Wertpapieraufsichtsgesetz
Fristen: mindestens 5 bis maximal 7 Jahre ab der Aufzeichnung des Telefongesprächs oder der elektronischen Kommunikation
Weiterführende Informationen: § 33 WAG 2018
Aufbewahrungspflicht nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz
Frist: 7 Jahre – ab Information und Entscheidung des Versicherten
Weiterführende Informationen: § 98 Abs. 1 VAG 2016
Aufbewahrungspflicht nach dem Investmentfondsgesetz
Frist: mindestens 5 Jahre – ab Auftragseingang
Weiterführende Informationen: § 21 InvFG 2011
Aufbewahrungspflicht nach dem Zahlungsdienstegesetz
Frist: mindestens 5 Jahre – ab Aufzeichnung
Weiterführende Informationen: § 24 ZaDiG
Korrespondenz und Geschäftsbücher von Auskunfteien
Frist: 7 Jahre – ab Ende des Jahres, in dem der Schriftwechsel oder die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch erfolgte
Weiterführende Informationen: § 152 GewO
Wenn Ihr Unternehmen Abfälle dokumentieren oder Umweltnachweise aufbewahren muss
Für wen ist das relevant?
Für Unternehmen, die Abfälle erzeugen, sammeln, befördern, behandeln oder entsorgen, insbesondere Produktionsbetriebe, Werkstätten, Bauunternehmen sowie Entsorgungs- und Recyclingunternehmen.
Typische Dokumente
Abfallaufzeichnungen, Begleitscheine, Unterlagen nach dem Altlastenrecht, Unterlagen zu Recycling-Baustoffen und Recyclingholz sowie Nachweise zu Elektroaltgeräten.
Abfallaufzeichnungen nach dem Abfallwirtschaftsgesetz und der Abfallnachweisverordnung
Frist: 7 Jahre – ab dem Tag der letzten Eintragung
Weiterführende Informationen: § 17 AWG 2002 in Verbindung mit § 3 ANV 2012
Begleitscheine nach dem Abfallwirtschaftsgesetz und der Abfallnachweisverordnung
Frist: 7 Jahre – ab dem Tag der letzten Eintragung
Weiterführende Informationen: § 18 Abs. 1 in Verbindung mit § 17 Abs. 5 AWG 2002 und § 8 ANV 2012
Aufbewahrungspflicht nach dem Altlastensanierungsgesetz
Frist: 7 Jahre – ab dem Tag der Eintragung bzw. Ausstellung der Dokumente
Weiterführende Informationen: § 8 ALSAG
Aufbewahrungspflicht nach der Recycling-Baustoffverordnung
Frist: 7 Jahre – ab dem vollständigen Abbruch des Bauwerks oder ab Ausstellung der Dokumente (je nach gesetzlicher Grundlage)
Weiterführende Informationen: § 4 Abs. 5, § 5 Abs. 5, § 10 Abs. 5, § 15 Abs. 4 RBV
Aufbewahrungspflicht nach der Recyclingholzverordnung
Frist: 7 Jahre – ab Eintragung bzw. Ausstellung der Dokumente
Weiterführende Informationen: § 4 Abs. 4, § 6 Abs. 5 und § 8 Abs. 6 RHV
Aufbewahrungspflicht nach der Elektroaltgeräteverordnung
Frist: Mindestens 10 Jahre – ab Ausstellung der Dokumente oder ab dem Zeitpunkt, zu dem das Gerät in Verkehr gesetzt wird
Weiterführende Informationen: § 4a EAG-V
Aufbewahrungspflicht nach der Allgemeinen Strahlenschutzverordnung
Frist: Mindestens 7 Jahre – ab Ausstellung der Dokumente
Anmerkung: Je nach gesetzlicher Grundlage müssen Sie die Daten bis zu 30 Jahre nach Beendigung der Tätigkeit als strahlenexponierte Arbeitskraft bzw. bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres der untersuchten Person aufbewahren. Beachten Sie allfällige Übergangsfristen.
Weiterführende Informationen: § 38 (Protokolle zu jährlichen Übungen bei Störungen von Strahlenvorrichtungen), §§ 41 und 42 (Kontrolle und Wartung von hoch radioaktiven umschlossenen Quellen, Aufzeichnungspflichten), § 43 (Aufzeichnungspflichten über den Bezug von offenen radioaktiven Stoffen), § 46 (Überprüfen auf Kontamination, Dekontaminierung), §§ 66 und 74 (Aufzeichnungs- und Meldepflichten zur Beurteilung der Sicherheit des Betriebs), § 85 (Strahlenschutzunterweisungen), § 94 (ärztliche Zeugnisse der untersuchten Person), § 95 (Aufzeichnungen über ärztliche Untersuchungen), § 102 (Ergebnisse der Dosisermittlung), § 106 (Zutritt von Personen, die keine strahlenexponierten Arbeitskräfte sind, zu Kontroll- und Überwachungsbereichen), § 122 (Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten betreffend fliegendes Personal) AllgStrSchV 2020
Aufbewahrungspflicht von Verwertungsnachweisen nach der Altfahrzeugeverordnung
Frist: 7 Jahre – ab Ausstellung des Verwertungsnachweises
Weiterführende Informationen: § 5, § 11, § 12a in Verbindung mit Anlage 3 Altfahrzeugeverordnung
Wenn Ihr Unternehmen mit Chemikalien, Arzneimitteln, Kosmetika, Treibhausgasen oder Pflanzenschutz arbeitet
Für wen ist das relevant?
Zum Beispiel für Chemiebetriebe, Kosmetikhersteller, Handelsunternehmen, landwirtschaftsnahe Betriebe oder Unternehmen mit Biozid- oder Düngeprodukten.
Typische Dokumente
Unterlagen zu chemischen Stoffen, Giften, psychotropen Stoffen, Arzneimitteln, Kosmetikprodukten sowie Pflanzenschutz-, Dünge- und Biozidprodukten.
Chemikalien/Arzneimittel
Aufbewahrungspflicht nach den REACH-Verordnungen
Fristen:
- Mindestens 10 Jahre – ab letzter Herstellung, Einfuhr, Lieferung oder Verwendung bzw. Zubereitung des Stoffes
- Mindestens 12 Jahre – ab letzter Vorlage einer Studie
Weiterführende Informationen: Art. 36 REACH-Verordnung Nr. 1907/2006, Art. 2 Abs. 3 REACH-Datenteilungs-Verordnung Nr. 2016/9
Aufbewahrungspflicht nach der CLP-Verordnung
Frist: Mindestens 10 Jahre – ab der letzten Lieferung des Stoffes oder Gemisches
Weiterführende Informationen: Art. 49 CLP-Verordnung Nr. 1272/2008
Aufbewahrungspflicht nach dem Chemikaliengesetz
Frist: 7 Jahre – ab der letzten Eintragung
Weiterführende Informationen: § 43 Abs. 1 ChemG 1996
Aufbewahrungspflicht nach der Verordnung über die Vermarktung und Verwendung von Ausgangsstoffen für Explosivstoffe
Frist: 18 Monate – ab der Transaktion
Weiterführende Informationen: Art. 8 Abs. 4 Explosivstoff-Ausgangsstoff-Verordnung Nr. 2019/1148
Aufbewahrungspflicht nach der Giftverordnung
Frist: 7 Jahre – nach Ablauf der Gültigkeit
Weiterführende Informationen: § 7 Giftverordnung 2000
Aufzeichnungen nach der Psychotropenverordnung
Frist: 3 Jahre – ab Erstellung der Vormerkung
Weiterführende Informationen: § 8 Psychotropenverordnung
Vormerkungen nach der Suchtgiftverordnung
Frist: 3 Jahre – ab Erstellung der Vormerkung
Weiterführende Informationen: § 8 Suchtgiftverordnung
Aufbewahrungspflicht nach der Verordnung für die Überwachung des Handels mit Drogenausgangsstoffen
Frist: 3 Jahre – nach Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang stattgefunden hat.
Weiterführende Informationen: Art. 3 und Art. 4 Außenhandelsverordnung für Drogenausgangsstoffe Nr. 111/2005
Aufbewahrungspflicht nach der Arzneimittelbetriebsordnung
Frist: mindestens 5 Jahre nach der letzten datierten Unterschrift; mindestens 1 Jahr über das Verfallsdatum oder mindestens 5 Jahre über den Zeitpunkt der Freigabe hinaus.
Weiterführende Informationen: § 15 Abs. 1, Abs. 8 und Abs. 9 AMBO 2009
Kosmetika
Identifizierungspflicht innerhalb der Lieferkette nach der EU-Kosmetikverordnung
Frist: 3 Jahre – ab dem Zeitpunkt, zu dem die Charge dem Händler zur Verfügung gestellt wurde
Weiterführende Informationen: Art. 7 Kosmetik-VO Nr. 1223/2009
Produktinformationsdatei nach der EU-Kosmetikverordnung
Frist: 10 Jahre – ab dem Zeitpunkt zu dem die letzte Charge des kosmetischen Mittels in Verkehr gebracht wurde
Weiterführende Informationen: Art 11 Kosmetik-VO Nr. 1223/2009
Treibhausgase
Aufbewahrungspflichten nach der F-Gase-Verordnung
Frist: mindestens 5 Jahre – ab Erstellung
Weiterführende Informationen: Art. 7 (Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen, Lieferung von nicht hermetisch geschlossenen Einrichtungen, Herstellung, Inverkehrbringung, Lieferung oder Empfang bestimmter Stoffe) F-Gase-Verordnung Nr. 2024/573
Pflanzenschutz
Aufbewahrungspflicht nach dem Pflanzenschutzmittelgesetz
Frist: 5 Jahre – ab Erstellung
Weiterführende Informationen: § 11 Abs. 3 Pflanzenschutzmittelgesetz 2011
Aufbewahrungspflicht nach der Pflanzenschutzmittel-Verordnung
Fristen: Ab Herstellung Lieferung, Ein-/Ausfuhr, Lagerung, Inverkehrbringung, Verwendung
- mindestens 5 Jahre für Hersteller, Lieferanten, Händler, Einführer und Ausführer von Pflanzenschutzmitteln
- 3 Jahre für berufliche Verwender von Pflanzenschutzmitteln -
Weiterführende Informationen: Art. 67 Abs. 1 Pflanzenschutzmittel-Verordnung Nr. 1107/2009
Aufbewahrungspflichten nach der Düngemittelverordnung
Frist: 2 Jahre – ab Erstellung
Was Sie aufbewahren müssen: Die für die Kontrolle maßgeblichen schriftlichen Aufzeichnungen und Unterlagen über Lieferanten und Abnehmer von Produkten, einschließlich der Art und Herkunft von organischen Ausgangsstoffen.
Weiterführende Informationen: § 2 Abs. 6 Düngemittelverordnung
Aufbewahrungspflicht nach der EU-Düngeprodukte-Verordnung
Frist: 5 Jahre – ab Bezug bzw. Inverkehrbringen des EU-Düngeprodukts
Was Sie aufbewahren müssen: technische Unterlagen, EU-Konformitätserklärung, Bezugs- und Abgabeunterlagen
Weiterführende Informationen: Art. 6 Abs. 3, Art. 12 EU-Düngeprodukte-Verordnung Nr. 2019/1009
Aufbewahrungspflicht nach der Biozidprodukte-Verordnung
Frist: mindestens 10 Jahre – ab Inverkehrbringen bzw. nach Aufhebung oder Ablauf der Zulassung (je nachdem, welches Datum zuerst eintrifft)
Weiterführende Informationen: Art. 68 Abs. 1 Biozidprodukte-Verordnung Nr. 528/2012
Wenn Ihr Unternehmen in den Bereichen Medizin oder medizinische Dienstleistungen tätig ist
Für wen ist das relevant?
Zum Beispiel für medizinische Masseur:innen, Ärzt:innen, Krankenanstalten oder Hersteller:innen von Medizinprodukten.
Typische Unterlagen
Röntgenbilder, Krankengeschichten, Patienten- und Behandlungsdokumentationen, Zustimmungserklärungen oder Anwendungen von Blutkonserven
Aufbewahrungspflicht für Unterlagen im Zusammenhang mit medizinischen Massagen und Heilmassagen
Frist: Mindestens 10 Jahre – ab geleisteter Behandlung
Weiterführende Informationen: § 3 MMHmG
Aufbewahrungspflicht für ärztliche Aufzeichnungen und Dokumentationen
Frist: Mindestens 10 Jahre – ab Eintragung
Weiterführende Informationen: § 51 Abs. 3 ÄrzteG 1998
Aufbewahrungspflicht von Krankengeschichten in Krankenanstalten
Fristen:
- Mindestens 30 Jahre – ab Erstellung
- Mindestens 10 Jahre, wenn Unterlagen weniger als 30 Jahre beweissicher sind (z. B. Röntgenbilder, Videoaufnahmen oder Unterlagen aus ambulanten Behandlungen)
Weiterführende Informationen: § 10 Abs. 1 Ziffer 3 KaKuG
Aufbewahrungspflicht für Unterlagen im Zusammenhang mit medizinisch unterstützter Fortpflanzung
Frist: 30 Jahre – ab Erstellung. Nach Ablauf dieser Frist oder bei früherer Auflösung der Krankenanstalt oder Ordinationsstätte sind diese Unterlagen dem Landeshauptmann zu übermitteln; dieser hat sie auf Dauer aufzubewahren.
Weiterführende Informationen: § 18 FMedG
Aufbewahrungspflicht für Dokumente im Zusammenhang mit Gewebeentnahmen
Fristen:
- Mindestens 10 Jahre für die Ergebnisse der Beurteilung der gesundheitlichen Eignung der Spender – ab Erstellung
- Mindestens 30 Jahre für jene Daten, welche für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit nötig sind – ab Erstellung
Weiterführende Informationen: § 5 und § 16 GSG
Aufbewahrungspflicht für Dokumente zur Sicherheit und Qualität von Gewebe und Zellen
Fristen:
- Mindestens 10 Jahre für Aufzeichnungen - ab dem Verfalldatum, der klinischen Verwendung oder der Entsorgung
- Mindestens 30 Jahre für Daten der Gewebebank
Weiterführende Informationen: § 7 Abs. 5 und Abs. 6 GBVO
Aufbewahrungspflicht für Unterlagen im Zusammenhang mit Organentnahmen und –transplantationen
Frist: Mindestens 30 Jahre – ab Erstellung
Weiterführende Informationen: § 3e und § 3f KaKuG
Aufbewahrungspflicht für Unterlagen im Zusammenhang mit Blut oder Blutbestandteilen
Frist: Mindestens 30 Jahre – ab Eingang, Abgabe bzw. Anwendung von Blut oder Blutbestandteilen
Weiterführende Informationen: § 8f KaKuG
Dokumentationspflicht nach der Medizinprodukte-Verordnung
Fristen: Mindestens 10 Jahre bzw. 15 Jahre bei implantierbaren Produkten – zu dem das letzte von der EU-Konformitätserklärung erfasste Produkt in Verkehr gebracht wurde
Weiterführende Informationen: Art. 10 Abs 8 Medizinprodukteverordnung Nr. 745/2017
Dokumentationspflicht nach der In-vitro-Diagnostika-Verordnung
Frist: Mindestens 10 Jahre – zu dem das letzte von der EU-Konformitätserklärung erfasste Produkt in Verkehr gebracht wurde
Weiterführende Informationen: Art. 10 Abs. 7 In-vitro-Diagnostika-Verordnung Nr. 746/2017
Dokumentationspflicht nach der Medizinproduktebetreiberverordnung
Fristen:
- Protokoll über die wiederkehrende sicherheitstechnische Prüfung für aktive Medizinprodukte, auf Verlangen bei nicht aktiven Medizinprodukten: Mindestens 5 Jahre – ab Erstellung.
- Gerätedaten: Während der Betriebszeit, nach endgültiger Außerbetriebnahme 5 Jahre.
- Implantatregister: 30 Jahre – nach der Implantation
Weiterführende Informationen: § 6 Abs. 8, § 8, § 10 MPBV
Wenn Ihr Unternehmen gewerbliche, körpernahe Dienstleistungen anbietet
Für wen ist das relevant?
Zum Beispiel für Kosmetiker:innen, Fußpfleger:innen, Tätowierer:innen, Personenbetreuer:innen.
Typische Unterlagen
Schulungsnachweise, schriftliche Bestätigung, Haushaltsbuch, Fahrtenbücher.
Aufbewahrungspflicht für die Dokumentation der Unterweisung betreffend Mitarbeitergesundheit
Frist: 10 Jahre – ab erfolgter Unterweisung
Weiterführende Informationen: § 5 in Verbindung mit Anlage 3 Ausübungsregeln für Fußpflege, Kosmetik und Massage
Dokumentationspflicht nach der Verordnung über Ausübungsregeln für das Piercen und Tätowieren
Frist: 10 Jahre – ab Fertigstellung der Tätowierung
Weiterführende Informationen: § 4 Ausübungsregeln für das Piercen und Tätowieren durch Kosmetik (Schönheitspflege)-Gewerbetreibende
Aufbewahrungspflicht Dokumente im Zusammenhang mit der Personenbetreuung
Frist: 2 Jahre – ab Erstellung
Weiterführende Informationen: § 160 GewO
Wenn Ihr Unternehmen in den Bereichen Tourismus oder Beherbergung tätig ist
Für wen ist das relevant?
Zum Beispiel für Beherbergungsbetriebe.
Typische Unterlagen
Gästeverzeichnisse, Schulungsnachweise.
Aufbewahrungspflicht für Gästeverzeichnisblattsammlungen
Frist: 7 Jahre – ab der letzten Eintragung
Weiterführende Informationen: § 19 Abs. 5 Meldegesetz-Durchführungsverordnung
Aufbewahrungspflicht zum Nachweis von Personalschulungen zur Lebensmittelhygiene
Frist: mindestens 3 Jahre – ab Erstellung
Weiterführende Informationen: Punkt 5 der Leitlinie für die Personalschulung, veröffentlicht im Österreichischen Lebensmittelbuch mit Erlass des BMG vom 24.7.2012, BMG-75210/0004-II/B/13/2012
Aufbewahrungspflicht zum Nachweis von Personalschulungen zur Allergeninformation
Frist: solange der Mitarbeitende im Betrieb tätig ist
Weiterführende Informationen: Punkt 5 der Leitlinie für die Personalschulung über die Allergeninformation im Sinne der Allergeninformationsverordnung, veröffentlicht als Anhang 2 zu A5 Kennzeichnung, Aufmachung im Österreichischem Lebensmittelbuch mit Erlass des BMGF vom 1.8.2017, BMGF-75210/0018-II/B/13/2017 sowie nachfolgenden Änderungen
Wenn Ihr Unternehmen Fahrzeuge betreibt oder fahrbezogene Aufzeichnungen führt
Für wen ist das relevant?
Zum Beispiel für Speditionen, Fahrschulen.
Typische Unterlagen
Fahrtenbücher, Fahrtenschreiber, Schaublätter.
Aufzeichnungspflicht von Lenkzeiten für jugendliche Arbeitnehmer:innen (Wochenberichtsblatt)
Frist: 1 Jahr - nach Beendigung des Lehrverhältnisses
Weiterführende Informationen: § 4 Abs. 4 Wochenberichtsblatt-Verordnung
Aufbewahrungspflichten für Fahrtenbücher, Lenkzeiten und dergleichen
Frist: 2 Jahre – ab Abschluss der persönlichen Fahrtenbücher bzw. Ende des Durchrechnungszeitraumes für die Arbeitszeit
Weiterführende Informationen: § 17 Abs. 5, § 17b AZG
Aufbewahrungspflichten für Daten der Fahrtschreiber/digitalen Kontrollgeräte, Typenscheinverzeichnisse und Fahrtenbücher
Fristen:
- 2 Jahre – ab Aufzeichnung bzw. ab Austausch oder Reparatur eines digitalen Kontrollgerätes
- 10 Jahre - ab Ausstellung des letzten darin angeführten Typenscheines
- 3 Jahre - ab der letzten Eintragung in Fahrtenbücher für historische Fahrzeuge
Weiterführende Informationen: § 24 Abs. 4, § 30 Abs. 4, § 34 Abs. 4, § 103 Abs. 4 KFG
Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitaufzeichnungen des Zugpersonals
Frist: 1 Jahr – ab geleisteter Arbeitsstunden
Weiterführende Informationen: § 18k AZG
Aufbewahrungspflichten für Fahrtenbücher für Probefahrtkennzeichen
Frist: 3 Jahre – ab dem Tag der letzten Eintragung
Weiterführende Informationen: § 45 Abs. 6 KFG
Aufbewahrungspflichten nach dem Luftfahrtgesetz
Fristen:
- 2 Jahre – ab Ausstellung der Bestätigung über die Bezahlung des Entgelts
- 1 Jahr – ab Eintragung der erfolgten Abflüge und/oder Landungen von Zivilluftfahrzeugen
Weiterführende Informationen: § 102 Abs. 4, § 169 Abs. 6 LFG
Aufbewahrungspflichten nach der Schiffsbetriebsverordnung
Frist: 6 Monate – ab der letzten Eintragung von Arbeitszeitaufzeichnungen inkl. Ruhezeiten
Weiterführende Informationen: § 39 Abs. 4 SchBV
Aufbewahrungspflichten für Unterlagen zur Ausbildung von Fahrschüler:innen
Frist: 3 Jahre – ab der letzten praktischen Unterrichtseinheit oder dem letzten praktischen Fahrunterricht
Weiterführende Informationen: § 64b Abs. 8 und 8a Kraftfahrgesetz-Durchführungsverordnung
Wenn Ihr Unternehmen im Bereich Tierschutz tätig ist
Für wen ist das relevant?
Tierheime, Tierpensionen
Typische Unterlagen
Vormerkbuch im Tierheim oder Tierpension, in dem z. B. Tag der Aufnahme, Name und Wohnort von Eigentümer:in oder Überbringer:in, Beschreibung des äußeren Erscheinungsbildes der aufgenommenen Tiere angeführt sind.
Aufbewahrungspflichten für Betreiber:innen von Tierheimen und Tierpensionen
Frist: 3 Jahre – ab Dokumentation
Weiterführende Informationen: § 29 Abs 3 Tierschutzgesetz und § 23 Tierschutz-Sonderhaltungsverordnung (Vormerkbuch)
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