5 gute Gründe für die E-Rechnung

Die E-Rechnung gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Öffentliche Auftraggeber wie der Bund schreiben die E-Rechnung vor oder nehmen diese freiwillig an. Großunternehmen fordern von ihren Lieferanten aktiv elektronische Rechnungen ein, um ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Gemeint sind dabei standardisierte, maschinenlesbare Rechnungen, die automatisiert weiterverarbeitet werden können, also keine PDF-Rechnungen per E-Mail sondern Formate wie EDI/EDIFACT oder XML/ebInterface etc.

Mit diesen strukturierten E-Rechnungen lassen sich bei großen Auftraggebern Einsparungen in Millionenhöhe erzielen. Unabhängig davon bietet die E-Rechnung auch für KMU eine Reihe von Vorteilen.

Vorteile auch für KMU

Die rechtliche Gleichstellung von Papier- und E-Rechnung seit dem 1.1.2013 hat wesentliche Hürden für die Einführung bei kleineren Unternehmen, wie z.B. die zwingende digitale Signatur und Aufbewahrung, beseitigt. Seither lohnt sich auch für KMU der Einstieg in die E-Rechnung mit Partnern im Bereich Business-to-Business (B2B).

1. Sofortige Einsparung bei Porto und Materialkosten

Der Rechnungssteller profitiert unmittelbar von geringeren Kosten für Papier, Druck und Porto beim Versenden seiner Rechnungen.

2. Ersparnis von Zeit und Personalkosten beim Versand

Zeit und Personalkosten für den Versand von Papier-Rechnungen fallen weg. Das Unternehmen kann sich stattdessen auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

3. Schnellere Bezahlung und höhere Liquidität

Die E-Rechnung ist sofort beim Empfänger und wird schneller bearbeitet. Der Rechnungsempfänger kann möglicherweise den Skontoabzug besser ausnutzen. Der Rechnungssteller profitiert ebenfalls von der früheren oder zumindest fristgerechten Zahlung. Seine steigende Liquidität kann er nutzen, um seine Zinsbelastung zu senken oder seinerseits Eingangsrechnungen mit Skonto zu begleichen.

4. Höherer Komfort und weniger Bearbeitungskosten

Hier liegt das größte Potenzial, allerdings nur bei strukturierten E-Rechnungen mit automatisierter Verarbeitung. Rechnungen sind ein arbeitsintensives Element in der Buchhaltung jedes Unternehmens. Bis zu 80 Prozent der damit verbundenen Kosten lassen sich (je nach Automatisierungsgrad) einsparen und auch Zusatznutzen lukrieren. Denn:

• Die Rechnungsdaten können automatisch in die Buchhaltung bzw. ein ERP-System übernommen werden.
• Es entfallen Fehlerquellen bei der Eingabe.
• Die Rechnung kann schnell mit dem Auftrag abgeglichen werden.
• Eine schnellere Zahlungsabwicklung wird ermöglicht.
• Daten müssen nicht zusätzlich an verschiedenen Stellen erfasst werden beziehungsweise stehen sofort zur Verfügung.
• Automatisierte Auswertungen können betriebswirtschaftlich sinnvolle Kennzahlen liefern.

5. Schonung der Umwelt

Die elektronische Rechnung trägt durch weniger Papierverbrauch und Transportaufwand zur Schonung der Umwelt bei. Im Rahmen der Corporate Social Responsibility von Unternehmen wird auch dieses Argument immer wichtiger.

Fazit: Strukturiert statt PDF

Die E-Rechnung mit strukturierten Daten bietet also eine Reihe von Vorteilen. Unternehmen sollten so rasch wie möglich davon Gebrauch machen und Zeit und Geld sparen. Die ersten Schritte sind oft leichter als erwartet.

• Sie möchten mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen der E-Rechnung erfahren?
  Einen Überblick bietet das Infoblatt Erfordernisse einer Rechnung bzw. Ihre Landeskammer berät Sie gerne! 
• Sie wollen Näheres zur Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Betrieb erfahren?
  Informieren Sie sich in unserem Webinar über viele Facetten der E-Rechnung und die wichtigsten FAQs. 
• Sie möchten nur vereinzelt strukturierte E-Rechnungen an den Bund bzw. die öffentliche Verwaltung im österreichischen XML-Format ebInterface erstellen?
  Verwenden Sie dazu das Online-Formular auf erechnung.gv.at (nach Anmeldung am Unternehmensserviceportal) bzw. gibt es auch eine Test-Version. 
• Sie möchten einzelne E-Rechnungen an Geschäftspartner (B2B) im österreichischen XML-Format ebInterface stellen? Die WKÖ bietet dafür ein kostenloses Online-Formular an. Oder Sie suchen gleich einen ERP- bzw. FIBU Software-Hersteller, der ebInterface in seine Software integriert hat. Diese finden Sie auf unserer Partnerliste.

Stand: 09.05.2023