Die Mitteilungspflicht gemäß § 109a EStG

Informationen auf einen Blick

Lesedauer: 7 Minuten

Das Einkommensteuergesetz sieht für Unternehmer in bestimmten Fällen eine kalenderjahrbezogene Mitteilungspflicht von personen- und leistungsbezogenen Daten vor. Die Meldepflicht bezieht sich auf bestimmte Honorare und Vergütungen, die der Unternehmer an bestimmte selbständig tätige Dritte bezahlt hat. Die Meldung hat an das zuständige Umsatzsteuer-Finanzamt zu ergehen. Konkret besteht die Mitteilungsverpflichtung dann, wenn natürliche Personen bzw. Personenvereinigungen (z.B. OG, KG, GesbR und Miteigentumsgemeinschaften) bestimmte Leistungen außerhalb eines steuerlichen Dienstverhältnisses erbringen und dabei bestimmte unten beschriebene Entgeltsgrenzen überschritten werden.

Mitteilungspflicht besteht bei Leistungserbringung durch eine Personenvereinigung (Personengemeinschaft) ohne eigene Rechtspersönlichkeit nur hinsichtlich der Personenvereinigung als solcher, nicht aber hinsichtlich ihrer Gesellschafter (Mitglieder).

Wen trifft die Mitteilungspflicht?

Zur Mitteilung sind Unternehmer iSd Umsatzsteuergesetzes sowie Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts verpflichtet.

Mitteilungspflichtig sind

natürliche Personen, Personenvereinigungen oder juristische Personen, wenn ihnen Unternehmereigenschaft zukommt. Dabei spielt es keine Rolle, ob tatsächlich Umsätze ausgeführt werden bzw. ob diese gegebenenfalls steuerpflichtig oder steuerfrei sind.
ausländische Unternehmer, die im Inland weder Wohnsitz (Sitz) noch gewöhnlichen Aufenthalt oder Betriebsstätte haben, wenn auf sie die Unternehmermerkmale nach dem Umsatzsteuergesetz zutreffen.
Körperschaften des privaten Rechts und Körperschaften des öffentlichen Rechts, auch wenn sie keine Unternehmer iSd Umsatzsteuergesetzes sind.

Wann darf die Mitteilung unterbleiben?

Die Mitteilung kann unterbleiben, wenn

das insgesamt im Kalenderjahr geleistete (Gesamt)Nettoentgelt einschließlich allfälliger vergüteter Reisekostenersätze nicht mehr als 900 EUR und
das (Gesamt)Nettoentgelt einschließlich allfälliger vergüteter Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung nicht mehr als 450 EUR beträgt.

Für das Unterbleiben der Mitteilungspflicht müssen beide Voraussetzungen gemeinsam vorliegen.

Welche Leistungen sind mitteilungspflichtig?

Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates, Verwaltungsrates und andere Leistungen von mit der Überwachung der Geschäftsführung beauftragten Personen (z.B. Stiftungskuratoren).
Leistungen als selbständiger Bausparkassenvertreter und selbständiger Versicherungsvertreter (bzw. Versicherungsmakler oder Versicherungsagent) unabhängig davon, ob diese Tätigkeit mittels Gewerbeschein, als "neuer Selbständiger“ oder ohne Berechtigung ausgeübt wird.
Leistungen als Stiftungsvorstand einer Privatstiftung.
Leistungen als Vortragender, Lehrender und Unterrichtender, sofern keine nichtselbständigen Einkünfte vorliegen. Nicht mitteilungspflichtig sind Entgelte für eine erzieherische Tätigkeit sowie für Leistungen, die eine auf die Umstände des jeweils Betroffenen bezogene beratende und anleitende Tätigkeit darstellen, welche eine Erhebung und Analyse faktischer (Lebens-)
Umstände des konkret Betroffenen zur Grundlage hat (z.B. Lebens- oder Ernährungsberater).
Leistungen als Kolporteur und Zeitungszusteller mit selbständigen Einkünften.
Leistungen als Privatgeschäftsvermittler. Als solcher gilt, wer eine vermittelnde Vertretertätigkeit in Bezug auf Produkte des täglichen Bedarfs (z.B. Reinigungsmittel, Kosmetik, Modeschmuck, Geschenkartikel) ausübt, die dem Angebot entsprechend in erster Linie gegenüber Letztverbrauchern ausgeübt wird. Kaufvertragsabschlüsse kommen direkt zwischen dem Abnehmer und dem den Privatgeschäftsvermittler beauftragenden Unternehmer zu Stande. Zum Zweck der Bewerbung werden die Produkte in erster Linie im Freundes-, Bekannten- und Kollegenkreis vorgeführt und präsentiert. Vielfach ist das Vertriebssystem nach dem "Schneeballsystem" aufgebaut und umfasst auch die Anwerbung neuer Vermittler, deren "Sponsor" der anwerbende Privatgeschäftsvermittler ist.
Leistungen als Funktionär von öffentlich-rechtlichen Körperschaften, wenn die Tätigkeit zu Funktionsgebühren nach dem Einkommensteuergesetz führt. Nicht mitteilungspflichtig sind Leistungen als Funktionär von Körperschaften privaten Rechts, wenn die Tätigkeit zu nichtselbständigen Einkünften führt oder von Funktionären von Körperschaften des Privatrechts (z.B. Vereine).
Sonstige Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrages erbracht werden und der Versicherungspflicht gemäß § 4 Abs. 4 ASVG unterliegen, sofern sie nicht unter die oben angeführten Z 1 bis 7 fallen.

Gemäß § 4 Abs. 4 ASVG stehen den Dienstnehmern im Sinne des § 4 Abs. 2 ASVG Personen gleich, die sich auf Grund freier Dienstverträge auf bestimmte oder unbestimmte Zeit zur Erbringung von Dienstleistungen verpflichten. Die Dienstleistung muss an den Dienstgeber im Rahmen seines Geschäftsbetriebes, seiner Gewerbeberechtigung, seiner berufsrechtlichen Befugnis oder seines statutenmäßigen Wirkungsbereiches, oder an eine Gebietskörperschaft oder eine sonstige juristische Person des öffentlichen Rechts erbracht werden. Darunter fallen auch die von diesen verwalteten Betriebe, Anstalten, Stiftungen oder Fonds (im Rahmen einer Teilrechtsfähigkeit).

Der freie Dienstnehmer muss aus dieser Tätigkeit ein Entgelt beziehen, die Dienstleistungen im Wesentlichen persönlich erbringen und über keine wesentlichen eigenen Betriebsmittel verfügen.

Freie Dienstnehmer gemäß § 4 Abs. 4 ASVG, welche keine der unter den oben angeführten Z 1 bis 7 genannten Tätigkeiten ausüben, unterliegen dann nicht der Mitteilungspflicht, wenn

sie aufgrund dieser Tätigkeit bereits nach § 2 Abs. 1 Z 1 bis 3 oder nach § 3 Abs. 3 GSVG oder nach § 2 Abs. 1 und 2 FSVG versichert sind oder
es sich bei dieser Tätigkeit um eine (Neben-) Tätigkeit nach § 19 Abs. 1 Z 1 lit. f B-KUVG handelt oder
eine freiberufliche Tätigkeit, die die Zugehörigkeit zu einer gesetzlichen beruflichen Vertretung (Kammer) begründet (z.B. Betriebsarzt), ausgeübt wird oder
es sich um eine Tätigkeit als Kunstschaffender, insbesondere als Künstler im Sinne des § 2 Abs. 1 des Künstler-Sozialversicherungsfondsgesetzes, handelt.

Für Sportler, Trainer die auf Wettkämpfe vorbereiten und Schiedsrichter, die im Rahmen eines freien Dienstvertrages tätig werden, besteht Mitteilungspflicht, wenn die Tätigkeit der Versicherungspflicht nach § 4 Abs. 4 ASVG unterliegt. Dabei sind jedoch folgende Besonderheiten zu beachten:

Pauschalierte Aufwandsentschädigungen bis zu 537,78 EUR pro Kalendermonat, welche von einem Sportverein oder -verband an Sportler, Trainer und Schieds- (Wettkampf-) richter ausbezahlt werden, sind nicht mitteilungspflichtig. Aufwandsentschädigungen bis zur genannten Höhe unterliegen nicht der Versicherungspflicht gem. § 4 Abs. 4 ASVG. Die Befreiung greift nur, wenn die Tätigkeiten nicht hauptberuflich im Rahmen eines freien Dienstvertrages ausgeübt werden. Für pauschalierte Aufwandsentschädigungen, die den Betrag von 537,78 EUR überschreiten, besteht Mitteilungspflicht, wobei sämtliche im Kalenderjahr ausbezahlten Beträge in die Mitteilung aufzunehmen sind.
Nichtpauschalierte Einnahmen von Sportlern, Trainern und Schiedsrichtern bis zu einer Grenze von 75 EUR pro Kalendermonat sind gemäß den Vereinsrichtlinien 2001 keine Einkünfte. Es wird unterstellt, dass bis zur Höhe dieser Einnahmen Betriebsausgaben oder Werbungskosten anfallen.
Bloße Kostenersätze stellen keine Einkünfte dar, wenn die in den Vereinsrichtlinien 2001 genannten Grenzen (26,40 EUR bzw. 13,20 EUR für Verpflegungskosten, Kosten des Massenbeförderungsmittels zuzüglich eines Reisekostenausgleichs von 3 EUR bzw. 1,50 EUR) nicht überschritten werden.

Die betraglichen Grenzen für die Mitteilungspflicht (450 EUR für jede Einzelleistung bzw. 900 EUR Gesamtentgelt pro Kalenderjahr) sind daher ohne Einbeziehung von Auszahlungen, die entsprechend den Vereinsrichtlinien 2001 zu keinen Einkünften führen, zu ermitteln.

Hinweis: Die Mitteilungspflicht besteht auch dann, wenn Entgelte aus einer ehemaligen Tätigkeit, die zu einer Mitteilungspflicht führen, ausgezahlt werden und die Entgeltsgrenzen überschritten werden (z.B. Folgeprovisionen aus einer ehemaligen Vertretertätigkeit).

Welche Daten sind mitzuteilen?

Name (Firma), Wohnanschrift bzw. Sitz der Geschäftsleitung, bei natürlichen Personen die Sozialversicherungsnummer (bei Nichtvorhandensein das Geburtsdatum), weiters bei Personenvereinigungen (Personengemeinschaften) ohne eigene Rechtspersönlichkeit die Finanzamts- und Steuernummer (ab 1.1.2021 entfällt die Meldung der Finanzamtsnummer).
Art der erbrachten Leistung, dazu genügt die Zuordnung zu einer der oben umschriebenen Kategorien.
- Der Art nach gleiche Leistungen, für die das Entgelt im selben Kalenderjahr ausbezahlt wurde, sind pro Person (Personenvereinigung) in einer einzigen (Jahres)Mitteilung auszuweisen.
- Für der Art nach verschiedene Leistungen sind stets verschiedene (Jahres)Mitteilungen auszustellen, auch wenn das Entgelt an dieselbe Person oder Personenvereinigung geleistet wurde.

Die oben genannten Entgeltsgrenzen für das Unterbleiben der Mitteilungsverpflichtung sind jeweils auf Leistungen zu beziehen, die hinsichtlich der leistenden natürlichen Person (Personenvereinigung) in eine einzige Jahresmitteilung einzubeziehen sind.

Beispiel:
A ist unter anderem selbständiger Bausparkassenvertreter gegenüber der X-Bausparkasse. Für diese Tätigkeit wurden ihm von der Bausparkasse im Jahr 2022 insgesamt 450 EUR ohne Umsatzsteuer auf sein Konto gutgeschrieben. Im selben Jahr hat A an dieselbe Bausparkasse im Rahmen eines freien Dienstvertrages EDV-Dienstleistungen erbracht und dafür 500 EUR ohne Umsatzsteuer erhalten.

Für A ist von der X-Bausparkasse nur eine Mitteilung hinsichtlich der erbrachten EDV-Dienstleistungen über 500 EUR auszustellen, da die Entgeltsgrenze von 450 EUR für die einzelne Leistung überschritten wurde. Für die Tätigkeit als Bausparkassenvertreter kann die Ausstellung einer Mitteilung unterbleiben, da das Entgelt für die einzelne Leistung 450 EUR nicht übersteigt. Es liegen der Art nach unterschiedliche Leistungen vor. Die Aufnahme der Bausparkassenprovision in die Mitteilung hinsichtlich der im freien Dienstvertrag erbrachten Leistungen hat daher zu unterbleiben

Kalenderjahr, in dem das Entgelt geleistet (verausgabt) wurde
(Netto)Entgelt einschließlich allfälliger (Reise-) Kostenersätze und die (allenfalls) darauf entfallende ausgewiesene Umsatzsteuer
Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung im Zusammenhang mit sonstigen Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrages mit Sozialversicherungspflicht nach § 4 Abs. 4 ASVG erbracht werden

Hinweis: Die Bekanntgabe des Dienstnehmeranteils zur Sozialversicherung ersetzt nicht die Übermittlung der sozialversicherungsrechtlichen Daten im Formular L16 (Lohnzettel).

An wen, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form hat die Mitteilung zu erfolgen?

Die Mitteilung hat bis Ende Februar des auf die Entgeltzahlung folgenden Kalenderjahres an das zuständige Umsatzsteuer-Finanzamt zu erfolgen. Soweit es dem zur Übermittlung Verpflichteten auf Grund der vorliegenden technischen Voraussetzungen zumutbar ist, erfolgt die Übermittlung elektronisch im Wege der automationsunterstützten Datenübertragung (mittels ELDA).

Hinweis: Soweit die Übermittlung der Mitteilung im Wege der automationsunterstützten Datenübertragung mangels technischer Voraussetzungen nicht zumutbar ist, hat die Mitteilung für jedes Kalenderjahr jeweils bis Ende Jänner des Folgejahres unter Verwendung des amtlichen Vordruckes (Formular E 109a – aktuelle Fassung) zu erfolgen.

Den Empfängern des Entgeltes ist für Zwecke der Einkommensteuererklärung eine gleichlautende Mitteilung nach dem amtlichen Vordruck (Formular E 109a) für jedes Kalenderjahr jeweils bis Ende Jänner des Folgejahres auszustellen.

Erfolgt die Mitteilung im Wege der automationsunterstützten Datenübertragung, bestehen keine Bedenken, dem Vertragspartner an Stelle der Mitteilung nach dem amtlichen Vordruck, einen Ausdruck der auf elektronischem Weg übermittelten Daten auszustellen. Dieser Ausdruck muss dieselben Informationen enthalten, die auch Gegenstand der automationsunterstützten Datenübertragung waren. Es muss gewährleistet sein, dass aus diesem Ausdruck die Informationen für den Empfänger klar und eindeutig erkennbar sind.

Im Rahmen der Gewinn- bzw. Überschussermittlung sind jene Betriebseinnahmen, für die eine Mitteilung ausgestellt wurde, gesondert auszuweisen; ebenso in der Beilage (amtliches Formular E1a) zur Einkommensteuererklärung (E1).

Stand: 01.01.2024