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Registrierkassen-Jahresbeleg: Prüfung

Unternehmer müssen jährlich per Handy-App prüfen

Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen über eine Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese dient dem Schutz vor Manipulation der in der Registrierkasse gespeicherten Daten. Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats- und Jahresbelege als zusätzliche Sicherheit für die Gewährung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Aus diesem Grund werden Jahresbelege ebenfalls signiert und in die Belegkette eingeflochten. Darüber hinaus müssen Jahresbelege wie Startbelege geprüft werden.

So funktioniert die Prüfung des Jahresbeleges

Für die Prüfung gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Sie verwenden eine „klassische“ Registrierkasse

Schritt 1: Ausdruck des Jahresbeleges

Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Wie der Monats- bzw. Jahresbeleg zu erzeugen ist, findet sich in der Bedienungsanleitung der Kasse oder kann beim Kassenhersteller oder -händler nachgefragt werden. Stellen Sie beim Ausdruck sicher, dass die Signaturerstellungseinheit an Ihrer Registrierkasse angesteckt und betriebsbereit ist.

Schritt 2: Scannen des Jahresbelegs

Scannen des QR-Codes am Jahresbeleg mit der Handy App des Finanzministeriums (BMF Belegcheck-App).

Schritt 3: Prüfen des Jahresbeleges

Der soeben eingescannte QR-Code wird nun durch Eingabe Ihres Authentifizierungscodes automatisch geprüft und das Ergebnis an Ihr FinanzOnline Konto geschickt. Falls das Handy schon zur Kontrolle des Startbeleges verwendet wurde, ist der Code bereits gespeichert und muss nicht nochmals eingegeben werden.

Ansonsten kann er jederzeit in FinanzOnline unter der Funktion „Verwaltung von Authentifizierungscodes für Prüf-App für Kassenbelege“ aufgerufen werden. Auf dieser Seite wird mit der Funktion „Code anfordern“ ein zwölfstelliger Code erzeugt und auf der Liste angezeigt. Bereits früher angeforderte Codes stehen ebenfalls auf dieser Liste und können für die Prüfung des Jahresendbeleges verwendet werden. Eine erfolgreiche Prüfung wird durch ein grünes Häkchen in der App angezeigt.

2. Verwendung des Webservice zur Registrierkassenmeldung auf FinanzOnline

Manche Kassensysteme bieten die Möglichkeit an, direkt aus dem Kassensystem die Kassen anzumelden und auch alle sonstigen Meldungen, wie die Überprüfung des Start- und Jahresbeleges, automatisch zu machen. Falls Sie diese Möglichkeit nutzen, muss der Jahresbeleg nicht ausgedruckt und geprüft werden. 

3. Manuelle Übermittlung des Jahresbeleges

Unternehmen, die mangels technischer Möglichkeiten (kein Internetzugang, kein Smartphone) diese Meldungen nicht durchführen können und auch keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben, können den ausgedruckten Jahresbeleg mit dem amtlichen Vordruck RK1 an das BMF übermitteln.

Wann ist der Jahresbeleg zu erstellen?

Unternehmer müssen den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, erstellen und nach Ausdruck aufbewahren. 

Bei Saisonbetrieben kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch bis zum 15. Februar des Folgejahres, vorgenommen werden. Sollte die unternehmerische Tätigkeit bereits vorher wieder aufgenommen werden, muss der Jahresbeleg spätestens vor dem ersten Barumsatz im neuen Jahr erstellt werden.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche). 

Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann der Jahresbeleg auch vor oder nach Mitternacht erstellt werden, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt der Erstellung soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Bis wann muss die Prüfung durchgeführt werden?

Die Prüfung bzw. Übermittlung an das BMF muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden. Dies gilt auch, wenn diese verpflichtende Überprüfung durch Ihre steuerliche Vertretung erfolgt.