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Angaben auf Geschäftspapieren

Welche Angaben müssen auf Geschäftspapieren aufscheinen?

Allgemeines

Unternehmer sind aufgrund verschiedenster Rechtsquellen, wie zB dem Unternehmensgesetzbuch oder der Gewerbeordnung, verpflichtet, bestimmte Angaben auf ihren Geschäftspapieren zu machen. Welche Angaben konkret anzuführen sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens, von der Art des Geschäftspapiers und von der Form der Übermittlung ab. 

Unternehmensgesetzbuch

Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen müssen unabhängig von ihrer Rechtsform auf ihren Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, sowie auf Webseiten folgende Angaben machen:

  • die Firma
  • die Rechtsform
  • den Sitz gemäß Firmenbuch
  • die Firmenbuchnummer und
  • das Firmenbuchgericht
  • Befindet sich das Unternehmen in Liquidation, so ist auch dieser Hinweis aufzunehmen.

Bei Offenen Gesellschaften sowie Kommanditgesellschaften, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, also insbesondere bei der GmbH & Co KG, sind diese Angaben nicht nur über die KG, sondern auch über den unbeschränkt haftenden Gesellschafter, also die GmbH, zu machen.

  • Einzelunternehmer haben auch ihren Namen anzugeben, wenn dieser sich von der Firma unterscheidet.

  • Genossenschaften haben auch die Art ihrer Haftung anzugeben. 

  • Bei Kapitalgesellschaften muss immer dann, wenn Angaben über das Kapital gemacht werden, das Grund- bzw Stammkapital inklusive dem Gesamtbetrag der allfällig noch ausstehenden Einlagen angegeben werden.    

  • Bei inländischen Zweigniederlassungen eines Unternehmens mit ausländischer Hauptniederlassung oder ausländischem Sitz sind die vorhin genannten Angaben jedenfalls hinsichtlich der Hauptniederlassung zu machen. Darüber hinaus sind aber auch die Firma, die Firmenbuchnummer sowie das Firmenbuchgericht der Zweigniederlassung anzuführen.

Auf welchen Unterlagen sind diese Angaben zu machen?

Unter Geschäftsbriefen und Bestellscheinen versteht man nur solche Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, nicht daher zB Zeitungsanzeigen oder Postwurfsendungen, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind („an einen Haushalt“). Sehr wohl betroffen sind aber an bestimmte Empfänger gerichtete Anbote, Lieferscheine, Rechnungen, Preislisten etc. Ebenso sind auch Geschäfts-E-Mails und die Website von der Regelung erfasst.

Gewerbeordnung

Nach der Gewerbeordnung müssen nicht im Firmenbuch eingetragene Unternehmer zur äußeren Bezeichnung ihrer Betriebsstätte sowie auf den Geschäftsurkunden (zB Geschäftsbriefen oder Bestellscheinen) und auf einer Website ihren Namen verwenden. Auf den Geschäftsurkunden sowie auf der Website ist überdies auch der Standort der Gewerbeberechtigung anzuführen. In der Werbung dürfen Abkürzungen dieses Namens oder andere Bezeichnungen verwendet werden (Geschäftsbezeichnungen), sofern sie nicht geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für die angesprochenen Verkehrskreise wesentlich sind, irre zu führen. Auch diese Abkürzungen oder Geschäftsbezeichnungen müssen zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen.

Im Firmenbuch eingetragene Unternehmer sowie Gesellschaften müssen zur äußeren Bezeichnung ihrer Betriebsstätte den im Firmenbuch eingetragenen Firmenwortlaut verwenden. 

Impressumvorschriften

Unabhängig von ihrer Rechtsform bzw. einer Eintragung im Firmenbuch müssen alle Unternehmer bestimmte Angaben in E-Mails und auf der Website anführen.

Müssen weitere Angaben gemacht werden?

  • Bankverbindungen können, müssen aber nicht angegeben werden. Eine allenfalls vorhandene Datenverarbeitungsregister-Nummer (DVR-Nummer) muss auf allen Schreiben an Betroffene (Geschäftspartner, Kunden etc.) geführt werden.

  • Weder der handels- noch der gewerberechtliche Geschäftsführer müssen angegeben werden.

  • Die Angabe eines Gerichtsstandes oder eines Eigentumsvorbehaltes ist nicht erforderlich bzw. mangels vorangegangener ausdrücklicher Vereinbarung ohnedies wirkungslos.

Sondervorschriften für Rechnungen

Eine Rechnung hat folgende Bestandteile aufzuweisen:

  • Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung

  • Tag der Lieferung oder Leistung bzw. den Zeitraum über den sich die Leistung erstreckt

  • das Entgelt – das ist der Nettobetrag – für die Lieferung oder Leistung sowie den anzuwendenden Steuersatz oder, falls zutreffend, einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung

  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

  • das Ausstellungsdatum

  • eine einmalige fortlaufende Nummer

  • für Rechnungen deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, gibt es Vereinfachungsbestimmungen

  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung

  • UID-Nummer des Leistungsempfängers ab 1.7.2006 bei Rechnungen über 10.000 Euro

  • UID-Nummer des Leistungsempfängers bei Reverse-Charge-Umsätzen und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

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