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EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Checkliste

Erforderliche Schritte für Unternehmen

Mit der am 14.4.2016 vom Europäischen Parlament beschlossenen Datenschutz-Grundverordnung wurden die Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Rechte der Betroffenen und die Pflichten der Verantwortlichen EU-weit vereinheitlicht.

Die Bestimmungen der DSGVO und des (angepassten) österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 und des Datenschutz-Deregulierungs-Gesetzes 2018 gelten seit 25.5.2018. Alle Datenverarbeitungen müssen dieser Rechtslage entsprechen. Jedes Unternehmen, das in irgendeiner Weise personenbezogene Daten verarbeitet (z.B. eine Kundendatei führt, Rechnungen ausstellt, Lieferantendaten speichert), ist betroffen. Damit sind wesentliche Neuerungen auf Unternehmen zugekommen. 

Die nachstehende Checkliste soll dabei helfen, die erforderlichen Schritte von der Analyse des Ist-Zustandes bis zur Umsetzung eines Maßnahmenplanes rechtzeitig zu setzen:

1. Vorbereitung 

  • Für die Anpassung an die DSGVO zuständige Personen (intern/extern) nominieren

  • Zeit- und Budget-Planung

2. Status Quo-Erhebung (Analyse des Ist-Zustandes) und Anpassungsbedarf (Soll-Zustand) 

  • Welche personenbezogene Daten werden verarbeitet?

  • Welche Datenverarbeitungen bestehen? 

    • Welche Datenverarbeitungen waren nach der alten Rechtslage (DSG 2000) im Datenverarbeitungsregister registriert?

    • Erfolgt profiling?

    • Überprüfen Sie Ihre AGB, Datenschutzerklärungen, Impressum, laufende Verträge, Website-Einstellungen, etc

  • Was sind die Zwecke meiner Datenverarbeitungen?

  • Was ist die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung?

  • Welche sensiblen Daten werden verarbeitet?

  • Werden Kindern Dienste der Informationsgesellschaft angeboten?

  • Werden Auftragsverarbeiter herangezogen?

    • Gibt es schriftliche Vereinbarungen für die Auftragsverarbeitung?

    • Weist der Auftragsverarbeiter die erforderliche Zuverlässigkeit auf?

  • Wie werden die Informationspflichten (nach der DSGVO) erfüllt?

  • Wie werden die Betroffenenrechte (nach der DSGVO) erfüllt?

    • An wen in meinem Unternehmen können sich betroffene Personen für die Ausübung ihrer Betroffenenrechte wenden?

  • Welche Datensicherheitsmaßnahmen sind vorhanden?

  • Wie ist privacy by design/privacy by default implementiert?

  • Besteht für meine  Datenverarbeitungen Dokumentationspflicht?

    •  Wie wird die Dokumentationspflicht erfüllt?

  • Welche Vorkehrungen gegen Datenschutzverletzungen existieren schon in meinem Unternehmen?

  • Ist für meine Datenverarbeitungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen?

    • Welche Risiken aus der Datenverarbeitung ergeben sich für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen?

    • Wie kann ich den Risikoeintritt verhindern oder zumindest minimieren?

  • Ist eine vorherige Konsultation bei der Aufsichtsbehörde notwendig?

  • Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

  • Welcher Datenverkehr mit dem EU-Ausland besteht und auf welcher Rechtsgrundlage? 

  • Besonderheiten Arbeitnehmerdatenschutz

    • Überprüfung von Dienstverträgen, Betriebsvereinbarungen, Dienstordnungen, etc

    • Rechtzeitige Kommunikation mit dem Betriebsrat

  • Wie weise ich nach, dass meine Datenverarbeitungen DSGVO-konform (siehe dazu „Pflichten des Verantwortlichen“ und „Grundsätze und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung“) erfolgen? (z.B. Dokumentation der Einwilligungserklärungen, Verarbeitungsverzeichnis, Dokumentation der ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen, Dokumentation der Risikoabschätzung, Protokollierung oder Dokumentation der Weisungen an dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter unterstellte Personen, Dokumentation der Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters zur Vertraulichkeit, etc)

  • Rechtsdurchsetzung und Strafen: Rechtsbehelfe, Haftungen und Sanktionen 

3. Maßnahmenplan (für gem Pkt 2. identifizierten Anpassungsbedarf) 

  • Zeitliche und budgetäre Planung (Priorisierung der Ziele)

  • Maßnahmen festlegen

  • Maßnahmen umsetzen

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