Ausfuhrnachweise bei Exporten in ein Drittland

Warenlieferungen ins Drittland sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Neben den materiell rechtlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit, ist der Ausfuhrnachweis, mit dem der tatsächliche Grenzübertritt der Ware nachgewiesen werden kann, eine wesentliche Bedingung. Fehlt dieser Nachweis, kann die Steuerfreiheit nicht gewährt werden und es kommt zur Nachverrechnung der Umsatzsteuer.

Wann muss der Ausfuhrnachweis erbracht und wann kann die Steuerfreiheit geltend gemacht werden?

Grundsätzlich muss der Ausfuhrnachweis bis zur Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuervor-anmeldung (UVA) einlangen. Der Umsatz kann jedoch bereits im Monat der Lieferung steuerfrei behandelt werden, wenn der Ausfuhrnachweis innerhalb von 6 Monaten nach Lieferung erbracht wird.

Der Ausfuhrnachweis im AES (Automated Export System)
Im AES das das frühere ECS abgelöst hat, erfolgt die Bescheinigung des Ausgangs von Waren aus dem Zollgebiet der Union ausschließlich auf elektronischem Weg. Die Ausfuhrzollstelle bescheinigt dem Anmelder den Ausgang der Waren durch die Übermittlung der Nachricht IE599. Die IE599 enthält die ursprünglichen Daten der Anmeldung sowie das Kontrollergebnis am Ausgang inklusive des Ausgangsdatums. .

Geringfügige Abweichungen im AES – Code A4
Der Kontrollergebniscode „A4“ steht im elektronischen Ausfuhrverfahren (AES – Automated Export System) für eine „geringfügige Unstimmigkeit“. Er wird in der Nachricht IE599 (Ausfuhrmitteilung) übermittelt, wenn bei der Ausgangskontrolle kleinere Abweichungen festgestellt wurden. Trotz der festgestellten Unstimmigkeit bestätigt der Code A4 grundsätzlich den physischen Ausgang der Waren aus dem Zollgebiet der Union. Er unterscheidet sich damit wesentlich vom Code „B1“ (schwerwiegende Abweichungen), bei dem der Ausgang verweigert wird. Ein Problem für die Praxis ist, dass die Nachricht IE599 selbst keine detaillierten Informationen zu den Abweichungen (wie z. B. konkrete Fehlmengen oder Gewichtsdifferenzen) enthält. Diese Details werden zwar zwischen den Zollstellen ausgetauscht, aber gemäß EU-Vorgaben nicht in die Ausfuhrmitteilung für den Anmelder übernommen.

Da der Code A4 signalisiert, dass der tatsächliche Warenfluss nicht exakt mit der Anmeldung übereinstimmt, darf der Vorgang laut den Quellen nicht vollautomatisch archiviert werden. Folgende Schritte werden empfohlen:

• Informationsaustausch mit Frachtführer: Klärung der genauen physischen Abweichungen.
• Fakturierung anpassen: Rechnungsbeträge müssen gegebenenfalls korrigiert werden, damit sie mit der tatsächlich ausgeführten Menge übereinstimmen.
• Dokumentation: Lückenloser Belegnachweis über die Bereinigung von Schwund, Beschädigungen oder Versicherungsfällen.
• Kontrollsystem: Es wird dringend empfohlen, ein Internes Kontrollsystem (IKS) einzurichten, das IE599-Nachrichten mit dem Code A4 automatisch an die Buchhaltung oder Zollverantwortlichen meldet.

Wie lange und in welcher Form muss der Ausfuhrnachweis aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre. Die siebenjährige Aufbewahrungsfrist für Ausfuhrnachweise beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege und Unterlagen beziehen. Dies bedeutet, dass die Frist ab dem 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres, in das die Ausfuhrlieferung fällt, zu laufen beginnt.

Die Aufbewahrung kann gemäß § 132 Abs. 2 Bundesabgabenordnung (BAO) auf Datenträgern erfolgen, sofern die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Im Falle von elektronischen Ausfuhrnachweisen, beispielsweise durch das Automated Export System (AES), ist der elektronische Datensatz, der beim Zollamt vorliegt, als "Original" anzusehen. Die Aufbewahrungspflicht für den Ausfuhrnachweis erstreckt sich auf den Ausdruck (inhaltsgleiches PDF) oder auf die elektronische Speicherung des vom Zollamt übermittelten Datensatzes. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Dokumenten, die inhaltsgleich mit dem elektronischen Datensatz sind, ist nicht notwendig.

Papierdokumente müssen hingegen im Original aufbewahrt werden.

Der richtige Ausfuhrnachweis bei Beförderung/Versendung
In einem ersten Schritt ist abzuklären, ob die Ware vom Lieferanten oder vom Abnehmer selbst oder durch einen Angestellten transportiert wird (Beförderung), oder ob der Transport durch einen selbständigen Frachtführer oder Spediteur durchgeführt wird, unabhängig davon, ob der Auftraggeber der Lieferant oder der Abnehmer ist (Versendung).

a. Beförderung durch den Lieferanten oder den Abnehmer
Unter Beförderung ist ein Gütertransport, den der liefernde Unternehmer, der Abnehmer oder ein unselbstständiger Erfüllungsgehilfe des Lieferers oder Abnehmers mit eigenen, gemieteten oder geliehenen Beförderungsmitteln ausführt, zu verstehen.

Der Nachweis erfolgt durch

• durch die elektronische Ausgangsbescheinigung Nachricht IE599
• durch eine vom Unternehmer ausgestellte und mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung versehene Ausfuhrbescheinigung, wenn nach zollrechtlichen Vorschriften weder eine schriftliche noch eine elektronische Zollanmeldung erforderlich ist (zB es handelt sich um eine Ausfuhr zu kommerziellen Zwecken, deren Gesamtwert die statistische Wertschwelle von 1.000 Euro nicht übersteigt)
• durch eine mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung versehene schriftliche Anmeldung in der Ausfuhr, die jedoch nur noch dann vorgesehen ist, wenn Ausfuhren nicht im Rahmen des AES - Automated Export System stattfinden können (zB Notfallverfahren).

b. Versendung durch den Lieferanten oder den Abnehmer
Der Nachweis erfolgt durch die elektronische Ausgangsbescheinigung Nachricht IE599; Versendungsbelege oder deren Doppelstücke. Dazu zählen insbesondere:

• Frachtbriefe (z. B. CMR-Frachtbrief)
• Konnossemente (Bill of Lading)
• Postaufgabebescheinigungen
• Spediteursbescheinigungen

Wichtig: Bloßer Schriftwechsel mit dem Beförderer oder dem Abnehmer reicht als Versendungsbeleg nicht aus. Falls das Frachtbriefdoppel bei Dokumentengeschäften (z. B. Akkreditiv) abgegeben werden muss, kann auch das Triplikat oder eine bestätigte Abschrift in Verbindung mit Buchhaltungsunterlagen als Nachweis dienen.

Hinweis zu Postsendungen: Sollen Waren im Postverkehr in ein Drittland ausgeführt werden, so kann bis zu einem Gesamtwarenwert von 1.000 Euro die Sendung der Österreichischen Post AG ohne vorherige zollamtliche Abfertigung übergeben werden, sofern diese keinen Verboten oder Beschränkungen in der Ausfuhr unterliegen. Die Post nimmt die Zollanmeldung vor, verlangt aber das Zollerklärungsformular CN23. Sendungen über 1.000 EUR müssen vorab mit einer Ausfuhrzollanmeldung abgefertigt werden. Erkundigen Sie sich bei ihrer Poststelle, die die Post einen solchen Service anbietet.

Frachtbrief
Der Frachtbrief dient als Beweisurkunde für den Abschluss des Beförderungsvertrages, in der der Frachtführer den Empfang der Ware zur Beförderung bestätigt. Das Original des Frachtbriefs begleitet die Fracht und wird vom Frachtführer zusammen mit der Ware dem Empfänger übergeben. Das Frachtbriefdoppel verbleibt beim Absender und dient diesem u.a. als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke. Die Angaben, die ein Frachtbrief enthalten soll, sind

• Ort und den Tag der Ausstellung
• Name und Wohnort des Frachtführers
• Name des Empfängers
• Ort der Ablieferung
• Bezeichnung des Gutes nach Beschaffenheit, Menge und Merkzeichen
• Bezeichnung der für eine zoll- oder steueramtliche Behandlung oder polizeiliche Prüfung nötigen Begleitpapiere
• Bestimmung über die Fracht sowie im Falle ihrer Vorausbezahlung einen Vermerk über die Vorausbezahlung
• besondere Vereinbarungen, welche die Beteiligten über andere Punkte, namentlich über die Zeit, innerhalb welcher die Beförderung bewirkt werden soll, über die Entschädigung wegen verspäteter Ablieferung und über die auf dem Gute haftenden Nachnahmen, getroffen haben
• Unterschrift des Absenders

Achtung:
Um als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke anerkannt zu werden, muss ein Frachtbrief neben der Unterschrift des Absenders auch die Unterschrift des Frachtführers in den jeweils vorgesehenen Feldern aufweisen.

Konnossement
Das Konnossement ist eine im Seefrachtgeschäft vom Verfrachter ausgestellte Urkunde, in der er den Empfang der Güter bescheinigt.. Ein Konnossement enthält in der Regel:

• den Namen des Verfrachters
• den Namen des Schiffers
• den Namen und die Nationalität des Schiffes
• den Namen des Abladers
• den Namen des Empfängers
• den Abladungshafen
• den Löschungshafen oder den Ort, an dem Weisung über ihn einzuholen ist
• die Art der an Bord genommenen oder zur Beförderung übernommenen Güter, deren Maß, Zahl oder Gewicht, ihre Merkzeichen und ihre äußerlich erkennbare Verfassung und Beschaffenheit
• die Bestimmung über die Fracht
• den Ort und den Tag der Ausstellung
• die Zahl der ausgestellten Ausfertigungen

Kurier, Express und Paketdienste (KEP Dienste)
Da die Versandprotokolle der KEP Dienste keine Rechtsgrundlage besitzen, die die Form und den Inhalt dieser Belege festlegt, müssen diese die Inhalte der Spediteursbescheinigung (s. unten) aufweisen, um als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke anerkannt zu werden.

Spediteursbescheinigung
Diese Ausfuhrbescheinigung eines im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Spediteurs gilt nur dann als Ausfuhrnachweis, wenn sie jedenfalls folgende Angaben enthält: 

• Name und Anschrift des Ausstellers (Spediteur) sowie Tag der Ausstellung
• Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist
• Datum der Übergabe des Gegenstandes an den Spediteur
• Handelsübliche Bezeichnung und Menge der Gegenstände
• Ort und Tag der Ausfuhr oder Ort und Tag der Versendung in das Drittland
• Name und Anschrift des Empfängers
• Bestimmungsort
• Eine Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
• Unterschrift des Ausstellers

Eine eigenhändige Unterschrift des Spediteurs ist dann nicht notwendig, wenn das für den Spediteur zuständige Finanzamt die Verwendung eines Unterschriftenstempels (Faksimile) oder einen maschinellen Unterschriftsausdruck genehmigt hat und auf der Bescheinigung auf die Genehmigungsverfügung des Finanzamtes unter Angabe des Ausstellungsdatums hingewiesen wird.