UID‑Abfrage: Wann sie notwendig ist und wie sie funktioniert

Unternehmen, die grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ausführen, benötigen eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, kurz UID. Die UID dient im innergemeinschaftlichen Geschäftsverkehr als eindeutiger Unternehmernachweis und ermöglicht eine korrekte umsatzsteuerliche Behandlung verschiedener Geschäftsfälle. Auch für reine Inlandsgeschäfte kommt der UID Bedeutung zu, da sie ein Rechnungsmerkmal gemäß § 11 UStG darstellt. 

UID-Bestätigungsverfahren

Damit sich ein Unternehmen mit österreichischer UID von der Gültigkeit der UID eines Geschäftspartners überzeugen kann, wurde EU-weit ein UID-Bestätigungsverfahren eingeführt.

Die Überprüfung ist in 2 Stufen möglich:

Stufe 1 – Bekanntgabe der Gültigkeit der UID-Nummer
Stufe 2 – Bekanntgabe von Gültigkeit, Name und Adresse des Steuerpflichtigen

Diese Abfrage hat verpflichtend über FinanzOnline zu erfolgen. Weiters besteht die Möglichkeit der elektronischen MIAS-Selbstabfrage bei der EU.

Anlässe für eine UID-Abfrage

Die UID spielt eine zentrale Rolle bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Österreichische Unternehmen können Waren umsatzsteuerfrei in einen anderen Mitgliedstaat liefern, wenn die vom ausländischen Abnehmer bekanntgegebene UID gültig ist.

Auch bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen, bei denen das Reverse Charge-Verfahren zur Anwendung kommt, ist die UID des Leistungsempfängers ausschlaggebend für den Übergang der Steuerschuld.

Die UID-Bestätigung sollte daher im Zeitpunkt der Ausführung eingeholt werden – sowohl bei innergemeinschaftlichen Lieferungen als auch bei sonstigen Leistungen an Kunden in anderen EU-Staaten.

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift darüber, wann und wie oft UID-Abfragen durchzuführen sind. Eine Abfrage nach Stufe 2 ist jedoch insbesondere in folgenden Fällen empfehlenswert:

• bei der erstmaligen Aufnahme von Geschäftsbeziehungen
• bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben des Leistungsempfängers
• bei Gelegenheitskunden
• in Abholfällen
  

Das BMF hält in einem Informationsschreiben fest, dass Abfragen von österreichischen UID-Nummern im Bestätigungsverfahren nicht erforderlich sind. In Zweifelsfällen kann jedoch auch bei Inlandsgeschäften die Einholung einer UID-Bestätigung des Rechnungsausstellers sinnvoll sein.

Hinweise zu Scheinunternehmen

Eine gültige UID-Nummer ist kein Schutz gegen Scheinunternehmen. Bei Verdacht sollte zunächst ein Abgleich mit der Scheinunternehmerliste des BMF erfolgen. Um Haftungsrisiken zu reduzieren, empfiehlt sich zusätzlich die Prüfung weiterer Register, etwa:

• Firmenbuch
• Gewerberegister
• Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste)
  

Darüber hinaus kann die Kontrolle der Ausweise der gesetzlichen Vertreter und die Überprüfung der Mitarbeiteranmeldungen zur Absicherung beitragen.