E-Rechnung | Schritt 4: Beschaffung geeigneter Software und Umsetzung der neuen Abläufe

Die interne Unternehmensdigitalisierung betrifft oft verschiedene Softwarelösungen und Bereiche gleichzeitig. Beispiele dafür sind 

• Webshop
• Enterprise Ressource Planning (ERP) (auf deutsch: Unternehmensressourcenplanungssystem)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Zahlungsanbieter
• Lagerverwaltung
• Versand und Logistik 
• Buchhaltung 

Die Herausforderung ist, daraus einerseits einen konsistenten Gesamtprozess zu machen und andererseits Softwarelösungen zu finden, die für ihren Betrieb/Branche geeignet sind und mit anderen Softwarelösungen zusammenspielen. Denn das Grundproblem bei der Einführung von mehreren neuen Softwarelösungen lautet: Jedes System optimiert seinen eigenen Zweck - aber Unternehmensprozesse laufen systemübergreifend. 

Fehler vermeiden

Unterschiedliche Datenmodelle 

Zwei Systeme meinen oft nicht exakt dasselbe mit demselben Begriff. 

Beispiel: Ihr ERP-System sagt „Kunde“, Ihr CRM „Kontakt“ und Ihr Webshop meint das gleiche mit „Account“. Oder ein System erlaubt mehrere Lieferadressen, das andere nur eine. In diesem Fall müssen Daten transformiert oder vereinfacht werden. 

Medienbrüche bleiben bestehen 

Viele Unternehmen glauben, sie seien digitalisiert, obwohl ihre Mitarbeiter:innen Daten manuell übertragen, Excel als Zwischenlösung dient und PDFs per E-Mail verschickt werden. Das führt zu Fehlern, Zeitverlust und fehlender Nachvollziehbarkeit.

Widersprüchliche, nicht einheitliche Daten 

Wenn mehrere Systeme dieselben Daten speichern, entstehen Dubletten, unterschiedliche Versionen und widersprüchliche Informationen. 

Beispiel: Ihr Kunde ändert seine Adresse im Webshop, die Adresse im CRM bleibt aber unverändert und auch die Rechnung geht an alte Adresse. 

Darum braucht man ein „führendes System“ und klare Synchronisationsregeln. Ein häufiger Fehler in Unternehmen ist: Man kauft gute Einzelsysteme, ohne die Integrationsarchitektur mitzudenken. Dadurch entstehen technische, organisatorische und fachliche Probleme. 

Auswahl geeigneter Software

Beim Thema E-Rechnung steht die Buchhaltungssoftware im Mittelpunkt. Dabei sind zwei Fragen von Bedeutung: Das Rechnungsformat (nicht PDF!) und der Übermittlungsweg (nicht E-Mail!): 

Das strukturierte Rechnungsformat 

Im Jahr 2025 waren 98% der in Österreich versandten Rechnungen PDF-Dateien. Dieses Format ist ab 2030 für B2B E-Rechnungen in der EU nicht mehr erlaubt, die E-Rechnungen müssen als strukturierte Daten übertragen und verarbeitet werden.  

In Österreich hat sich XML-Rechnungsstandard ebInterface  verbreitet, der seit 2014 für die E-Rechnung an den Bund eingesetzt wird. Die meisten österreichischen Fakturierungs- bzw. Buchhaltungsprogramme können daher bereits jetzt ebInterface-Rechnungen lesen oder erzeugen. In der Liste der ebInterface Partner finden Sie Software-Hersteller und Dienstleister, die ebInterface in ihren Programmen umgesetzt haben.  

Der Übermittlungsweg 

Im Jahr 2025 wurden 80% der digitalen Rechnungen in Österreich via E-Mail versandt. Dieser Übermittlungsweg ist bereits in manchen EU-Staaten für die Rechnungsübermittlung verboten (z.B. Italien, Belgien), er wird aber auch aus Sicherheitsgründen (Spam-Rechnungen, kein Nachweis über die Identität des Versenders, Veränderung der Rechnungsdaten z.B. IBAN beim E-Mailtransport nicht erkennbar, keine Empfangsbestätigung) nicht empfohlen. Als Alternative zur Übertragung via E-Mail bieten sich derzeit zwei Möglichkeiten an: 

1. Rechnungen in einem dafür geschaffenen System übermitteln (bisher EDI, aktuell Peppol)

Seit mehr als 10 Jahren hat sich für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten das weltweite offene Netzwerk von Peppol entwickelt. PEPPOL funktioniert wie ein „sicheres E-Mail-System“ für Unternehmen und Behörden: 

• Jede:r Teilnehmer:in hat eine eindeutige PEPPOL-ID, die bei der Registrierung durch den Provider vergeben wird. Dabei wird die Unternehmensidentität geprüft und die Adresse in ein zentrales, öffentliches Adressverzeichnis eingetragen. 
• Dokumente werden über zertifizierte Zugangspunkte verschlüsselt und fälschungssicher verschickt. Sobald sie beim Provider des Empfängers ankommen, sendet dieser eine technische Empfangsbestätigung der Rechnung. 
• Alle verwenden dieselben technischen Standards, sodass Systeme miteinander kompatibel sind. Dadurch können ERP- und Buchhaltungssysteme verschiedener Unternehmen direkt und sicher miteinander kommunizieren. 

2. Rechnung nach dem Kauf im eigenen Webshop zur Verfügung stellen 

Bei dieser Variante macht man Käufer:innen nicht wirklich glücklich, da diese ja nicht nur bei Ihnen einkaufen und somit x-Webshops nach Rechnungen „abklappern“ müssen. 

Hilfe und Tipps

Die Wirtschaftskammer hilft Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten Softwareprodukts. Aktuell gibt es eine Liste von österreichischen Softwareherstellern und deren Produkten, die strukturierte Rechnungen im Format ebInterface erstellen können.  

Bei der Auswahl eines aktuellen Buchhaltungssystems fragen Sie den Hersteller, wie seine Software mit diesen beiden Punkten (Rechnungsformat und Übertragungsweg) umgeht und welche Optionen verfügbar sind. 

Als Übergangslösung wird die Wirtschaftskammer ab 2027 ihren Mitgliedern ein kostenloses Service anbieten, in dem sie eine beschränkte Anzahl von strukturierten Rechnungen sowohl erstellen als auch über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen können.