E-Rechnung | Schritt 3: Planung und Konzeption der digitalen Abläufe
Vereinfachung des Einkaufsprozesses durch passende Softwarelösungen
Lesedauer: 4 Minuten
Ausgehend von der elektronischen Rechnung bietet es sich an, den gesamten Einkaufsprozess im Unternehmen mitzudenken und neu zu organisieren. Dabei wird schnell klar, dass viele Unternehmensbereiche eingebunden sind. Häufig arbeiten diese Bereiche mit getrennten Systemen oder einzelnen Softwarelösungen, die kaum miteinander verbunden sind. Dadurch fehlt oft der Überblick über den aktuellen Stand bei den anderen Mitarbeitenden/Abteilungen.
Die Abstimmung zwischen den Bereichen erfolgt deshalb noch sehr oft manuell. Das kostet Zeit, bindet wertvolle Mitarbeiterressourcen und macht Prozesse langsamer. Zusätzlich ist das Wissen einzelner Mitarbeiter notwendig, um überhaupt einen vollständigen Überblick über den aktuellen Prozessstatus zu bekommen.
Analysieren wir daher, aus welchen einzelnen Schritten ein Auftrags- bzw. Bestellprozess besteht und welche Art von Software davon betroffen ist bzw. helfen kann.
Digitale Prozesskette: | |||
|---|---|---|---|
Vorgang | Wenn Sie einkaufen: Vom Bedarf bis zur Zahlung | Wenn Sie verkaufen: Vom Auftrag bis zum Zahlungseingang | Fragen für Ihren Betrieb |
1. Bedarf/ | Was brauchen wir? | Was brauchen unsere Kund:innen? |
|
2. Angebot | Wo bekommen wir es und | Was bieten wir an und |
|
3. Auftrag | Wir bestellen Ware oder Leistung. | Die Kund:innen beauftragen uns. |
|
4. Liefer-ankündigung / Vorbereitung | Wir planen, wann Ware oder Leistung kommt. | Wir bereiten Lieferung, Leistung, Material oder Mitarbeitende vor. |
|
5. Lieferung/ Leistung | Wir prüfen Menge, Qualität und Lieferschein. | Wir liefern Ware oder erbringen die Leistung. |
|
6. Rechnung | Wir erhalten und prüfen eine Rechnung. | Wir stellen und versenden eine Rechnung. |
|
7. Zahlung | Wir bezahlen die Rechnung. | Wir überwachen den Zahlungseingang. |
|
Diese Vielfalt der Abläufe wirkt vielleicht etwas verwirrend, bildet aber das reale Wirtschaftsleben strukturiert ab und ermöglicht es, den einzelnen zu verbessernden Vorgang mit einem Blick über den Tellerrand zu optimieren.
Ohne Digitalisierung gleicht ein Unternehmen oft einer Werkstatt voller Papierstapel, klebender Notizzettel und ständig klingelnder Telefone – überall kleine Unterbrechungen, verlorene Informationen und unnötige Wege. Werden die Prozesse digitalisiert, verschwindet dieses Chaos Stück für Stück: Daten fließen automatisch an die richtige Stelle, Aufgaben laufen wie Zahnräder ineinander, und Entscheidungen können getroffen werden, ohne erst Ordner zu durchsuchen oder Rückfragen zu stellen. Der Unternehmer spart sich dadurch nicht nur Zeit, sondern auch den täglichen Kraftaufwand des „Feuerlöschens“ – weniger doppelte Arbeit, weniger Fehler, weniger Missverständnisse und weniger Stress. Statt im operativen Durcheinander festzustecken, entsteht das Gefühl, wieder mit freiem Blick am Steuer des Unternehmens zu stehen.
Die Einführung der E‑Rechnung ist ein guter Anlass, die eigenen Abläufe einfach und verständlich sichtbar zu machen. Dabei geht es nicht darum, sofort ein großes IT-Projekt zu starten. Ziel ist zuerst ein klares Bild: Wer macht was, womit, wann – und wo entstehen heute unnötiger Aufwand, Fehler oder Verzögerungen?
Eine Unternehmensberaterin oder ein Unternehmensberater hilft dabei, folgende Fragen neutral zu stellen, die Abläufe einfach darzustellen und daraus eine realistische Umsetzungsreihenfolge abzuleiten. So wird aus der E‑Rechnung kein reines Technikthema, sondern ein praktischer Schritt zu weniger Büroaufwand, weniger Fehlern und besserem Überblick im Unternehmen.
1. Wie läuft ein Auftrag oder eine Bestellung heute tatsächlich durch unser Unternehmen?
Von der Anfrage oder Bestellung über Lieferung, Rechnung und Zahlung: Welche Schritte gibt es wirklich – nicht nur theoretisch?
2. Wer ist an welchem Schritt beteiligt?
Wer bestellt, prüft, gibt frei, erfasst, bezahlt oder mahnt? Gibt es Vertretungen, oder hängt der Ablauf an einzelnen Personen?
Welche Programme, Listen, E-Mails oder Papierunterlagen werden dabei verwendet?
3. Wo werden Daten mehrfach eingegeben?
Wo entstehen Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail, Excel, Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Bank?
4. Wo entstehen heute die meisten Rückfragen, Fehler oder Verzögerungen?
Zum Beispiel fehlende Bestellnummern, unklare Leistungsnachweise, nicht auffindbare Lieferscheine, falsche Rechnungsdaten oder verspätete Zahlungsfreigaben.
5. Was muss sich ändern, damit E‑Rechnungen künftig einfach, sicher und nachvollziehbar verarbeitet werden können?
Welche Software soll künftig führend sein bzw. mit welcher Software starte ich am besten? Welche Daten müssen sauber gepflegt werden? Welche Freigaben und Prüfungen sollen automatisch oder einheitlich ablaufen?
Beim Thema E-Rechnung ist speziell zu beachten, dass alle Bearbeitungsschritte an den Rechnungen mit einer durchgängigen Workflowlösung dokumentiert und immer gleichförmig ablaufen sollten. Die Dokumentation dieser Lösung stellt dann auch Ihr „innerbetriebliches Steuerungsverfahren“ dar, dessen Vorhandensein Sie bei einer Steuerprüfung belegen müssen.