E-Rechnung | Schritt 5: Mitarbeiterkommunikation, Schulung, Testphase und Abstimmung mit Lieferanten
Mitarbeiter:innen frühzeitig einbinden, Prozesse testen und Geschäftspartner:innen informieren
Lesedauer: 1 Minute
Überlegen Sie, wie Sie ihre Mitarbeiter:innen in dieses wichtige Change-Management Projekt einbinden und informieren. Die Einführung strukturierter elektronischer Rechnungen gelingt nur dann nachhaltig, wenn die Mitarbeiter:innen frühzeitig in den Umstellungsprozess eingebunden werden. Schulung, Transparenz und klare Prozesse sind entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung. Es sind immer mehrere Unternehmensbereiche von dieser Umstellung betroffen, zumindest Steuer, IT und Einkauf. Daher ist es wichtig, eine bestimmte Person für dieses Projekt als hauptverantwortlich zu erklären, die direkt an die Unternehmensleitung berichtet.
Haben Sie sich für eine Software-Lösung entschieden suchen Sie Testkund:innen bzw. -lieferant:innen, um den Prozess auszuprobieren. Evaluieren Sie ihre Erfahrungen und verbessern Sie Ihre Maßnahmen, bevor Sie in den gesamten Rollout-Prozess gehen.
Informieren Sie Ihre Lieferant:innen bzw. Auftraggeber:innen proaktiv, dass Sie künftig strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen und versenden können. Nehmen Sie die E-Rechnung in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf.
Ergänzen Sie Ihren Eintrag im WKO Firmen A-Z um E-Rechnungsinfos.
Weisen Sie auch darauf hin, dass zahlreiche Gratis-Services der WKÖ zur Verfügung stehen, um mit der strukturierten E-Rechnung zu starten und auch einen Nutzen für den Partner bringen z.B. Visualisierung mit QR-Code für automatische Zahlung mit Banking-App.
Gemeinsamer Vorteil: Zahlungsinfos wie IBAN, Rechnungsnummer, Zahlungszweck sind automatisch richtig angegeben.
Als Übergangslösung wird die Wirtschaftskammer ab 2027 ihren Mitgliedern ein kostenloses Service anbieten, in dem sie eine beschränkte Anzahl von strukturierten Rechnungen sowohl erstellen als auch über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen können.