Webinar-Nachbericht: E-Rechnung verständlich erklärt
Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Lesedauer: 12 Minuten
Das Webinar richtete sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und gab Orientierung zu einem Thema, das durch Entwicklungen auf EU-Ebene und die zunehmende Nachfrage von Geschäftspartnern immer relevanter wird. Dabei erhielten die Unternehmen einen verständlichen und praxisnahen Überblick darüber, was hinter der E-Rechnung steckt und wie sie sich schon heute darauf vorbereiten können.
Inhalte
Was ist eine E-Rechnung eigentlich?
Ein zentraler Punkt war die Unterscheidung zwischen einer herkömmlichen PDF-Rechnung und einer strukturierten elektronischen Rechnung. Eine PDF-Datei kann zwar elektronisch übermittelt werden, die enthaltenen Rechnungsdaten sind jedoch nicht automatisch so strukturiert, dass sie von Buchhaltungs- oder Unternehmenssystemen direkt weiterverarbeitet werden können. Bei einer strukturierten E-Rechnung werden die relevanten Informationen dagegen in einem standardisierten Format übermittelt und können dadurch von Systemen automatisiert verarbeitet und natürlich dem Benutzer auch angezeigt werden.
Damit geht es bei der E-Rechnung nicht nur um die Frage, wie eine Rechnung verschickt wird, sondern auch darum, in welcher Form die Rechnungsdaten vorliegen und wie sie übertragen werden. Genau diese Unterscheidung wurde im Webinar anhand praktischer Beispiele erklärt.
Warum das Thema gerade für KMU relevant ist
Die elektronische Rechnung ist längst kein reines Experten-Thema mehr. Entwicklungen auf EU-Ebene, aber auch die zunehmende Nachfrage von Geschäftspartner:innen sorgen dafür, dass sich fast alle Unternehmen mit dem Thema auseinandersetzen müssen.
Für kleine Unternehmen stellt sich dabei häufig die Frage, ob für die Umstellung umfangreiche Investitionen in neue Software oder komplexe IT-Systeme notwendig sind.
Die gute Nachricht: Nicht jedes Unternehmen benötigt dafür ein großes ERP-System. Im Webinar wurden auch Lösungen vorgestellt, die speziell für kleinere Unternehmen geeignet sind und einen unkomplizierten Einstieg ermöglichen.
Mehr als eine PDF per E-Mail
Ein weiterer Schwerpunkt war die Frage nach dem Übertragungsweg. Denn für eine funktionierende E-Rechnungsinfrastruktur ist nicht nur das Rechnungsformat entscheidend, sondern auch die Art und Weise, wie die Rechnung vom Rechnungsstellenden zum Empfänger gelangt. Dabei wurde insbesondere Peppol thematisiert. Das Netzwerk ermöglicht die standardisierte und sichere Übermittlung elektronischer Geschäftsdokumente und kann damit eine Alternative zum klassischen Versand von Rechnungen per E-Mail darstellen.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer sich mit E-Rechnungen beschäftigt, sollte nicht nur prüfen, welches Rechnungsformat verwendet wird, sondern auch, wie Rechnungen künftig ausgetauscht werden können.
Praxisbeispiel Tischlerei Heilos
Wie das Thema E-Rechnung in der Praxis eines kleineren Unternehmens aussieht, wurde anhand der Tischlerei Ing. Martin Heilos aus Bergland im Mostviertel veranschaulicht.
Das Unternehmen steht beispielhaft für einen Betrieb, bei dem Digitalisierung nicht Selbstzweck ist, sondern konkrete Abläufe im Unternehmensalltag unterstützen soll.
Wenn man sich die Prozesse anschaut, können sich durch die digitale Rechnung durchaus Vereinfachungen ergeben – vor allem bei der Prüfung von Daten und bei der Eingabe von Eingangsrechnungen.
Martin Heilos
Tischlerei Heilos
Das Praxisbeispiel machte deutlich, dass die Auseinandersetzung mit der E-Rechnung nicht erst dann beginnen sollte, wenn Geschäftspartner:innen oder gesetzliche Vorgaben eine bestimmte Lösung verlangen. Vielmehr kann eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema dabei helfen, bestehende Rechnungsprozesse Schritt für Schritt weiterzuentwickeln.
Was Unternehmen jetzt tun können
Für Unternehmen empfiehlt es sich, zunächst einen Blick auf die eigenen Prozesse zu werfen:
- Wie werden Rechnungen derzeit erstellt und versendet?
- Werden Rechnungsdaten bereits strukturiert verarbeitet?
- Welche Software kommt aktuell zum Einsatz?
- Welche Anforderungen haben wichtige Geschäftspartner?
- Welche Möglichkeiten bietet die bestehende Buchhaltungs- oder Unternehmenssoftware?
- Ist eine Anbindung an einen E-Rechnungsdienst bzw. Peppol möglich?
Gerade für KMU muss die Umstellung dabei nicht kompliziert sein. Entscheidend ist vielmehr, die eigenen Anforderungen zu kennen und eine Lösung zu wählen, die zum Unternehmen und zu den bestehenden Abläufen passt. Hilfestellung dabei bietet Ihnen unser Artikel „5 Schritte zur elektronischen Rechnung“.
Verständlich, kompakt und praxisnah
Das Webinar verfolgte damit einen bewusst niederschwelligen Ansatz: Statt technischer Details standen die Fragen im Vordergrund, die Unternehmen tatsächlich beschäftigen.
Neben den Grundlagen wurden die Unterschiede zwischen PDF und strukturierter E-Rechnung, die Bedeutung des Übertragungswegs, die Vorteile von Peppol, konkrete Auswirkungen für KMU sowie Lösungen für Unternehmen ohne eigenes ERP-System behandelt. Auch typische Fragen und Einwände aus der Praxis wurden aufgegriffen.
Mehr als 1.300 Anmeldungen und 462 eingegangene Fragen zeigen den hohen Informationsbedarf der Unternehmen.
Frühzeitig vorbereiten statt abwarten
Eine zentrale Botschaft des Webinars lautet daher: Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der E-Rechnung beschäftigen. Auch wenn die konkrete Umsetzung je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen wird, lohnt es sich, bestehende Prozesse zu prüfen und sich mit den technischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Denn je stärker sich E-Rechnungen im Geschäftsverkehr etablieren, desto häufiger werden Unternehmen auch von ihren Geschäftspartner:innen mit entsprechenden Anforderungen konfrontiert werden.
Die E-Rechnung ist damit nicht nur eine Frage neuer Vorgaben, sondern bietet auch die Chance, Rechnungsprozesse effizienter und stärker automatisiert zu gestalten.
Webinar zum Nachsehen
Fragen aus dem Webinar
Rechtliche Fragen
Ja, ab 1.7.2030 gibt es für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb der EU die gesetzliche Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu übermitteln. Ab diesem Zeitpunkt entfällt auch die bisher erforderlich Zustimmung des Empfängers. Konsumenten (B2C) sowie Geschäfte mit Unternehmen in Drittländern sind von dieser Regelung nicht erfasst. Für rein österreichische B2B-Umsätze besteht laut aktuellem Stand hingegen noch keine allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ab dem 1. Juli 2030 werden grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU über ein digitales Meldesystem auf Basis strukturierter elektronischer Rechnungen gemeldet. Dadurch entfallen nicht automatisch sämtliche bestehenden österreichischen Melde- und Erklärungspflichten, wie etwa die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) oder andere steuerliche Meldungen.
Die konkrete nationale technische Umsetzung ist derzeit noch festzulegen.
Die Verpflichtung, die Rechnung innerhalb von zehn Tagen nach Erbringung der Leistung auszustellen und zu melden, gilt ausschließlich für grenzüberschreitende EU-B2B-Umsätze und nicht für rein österreichische Rechnungen.
Die EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie wurde 2025 beschlossen und wird schrittweise umgesetzt. Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU sollen ab dem 1. Juli 2030 die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Meldung auf Basis strukturierter E-Rechnungen verpflichtend werden. Die Rechnung ist dabei grundsätzlich spätestens zehn Tage nach Ausführung der Lieferung oder Leistung auszustellen.
Österreich muss diese Vorgaben noch in nationales Recht umsetzen. Die konkreten Regelungen für inländische Umsätze, Übergangsbestimmungen und technische Verfahren können sich daher noch ändern. Unternehmen sollten ihre Prozesse und Software dennoch frühzeitig prüfen und dabei auf flexible Standards und Schnittstellen setzen.
Ja. Die Verpflichtung bzw. Anforderung hängt grundsätzlich nicht davon ab, wie viele Rechnungen ein Unternehmen ausstellt. Auch Kleinstunternehmen können davon betroffen sein, wenn Kundinnen, Kunden oder Geschäftspartner – etwa im Ausland oder größere Auftraggeber – strukturierte E-Rechnungen verlangen.
Entscheidend ist daher weniger die Anzahl der ausgestellten Rechnungen als die Fähigkeit, künftig elektronische Rechnungen in den erforderlichen Formaten zu erstellen, zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Unternehmen sollten daher frühzeitig sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse entsprechend anschlussfähig sind.
Die EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie sieht keine allgemeine Ausnahme allein aufgrund eines geringen Rechnungsbetrags vor. Sammelrechnungen bleiben nach den derzeit veröffentlichten Informationen grundsätzlich möglich.
Für Kassenbons, Barbelege, Registrierkassenfälle, Reverse-Charge-Sachverhalte und branchenspezifische Prozesse sind jedoch jeweils die geltenden nationalen Rechnungs- und Steuervorschriften zu beachten. Rechnungskorrekturen sollten zudem nachvollziehbar erfolgen – etwa durch eine Storno-, Gutschrift- oder Korrekturrechnung – und nicht durch das nachträgliche Überschreiben des ursprünglichen Belegs.
Zum aktuellen Zeitpunkt (Herbst 2026) bestehen für Rechnungsempfänger keine neuen Verpflichtungen. Ab 1. Juli 2030 entfällt die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnung.
Bis dahin – und auch außerhalb dieses Anwendungsbereichs – sollten Rechnungsformat und Übermittlungsweg mit den jeweiligen Geschäftspartnern abgestimmt werden.
Elektronische Rechnungen von EU-Geschäftspartnern sind ab 1. Juli 2030 im empfangenen Originalformat (XML) vollständig, lesbar, unverändert und nachvollziehbar aufzubewahren. Das bloße Abspeichern oder Ausdrucken einer PDF-Darstellung reicht bei strukturierten Originaldaten nicht aus.
In Österreich gilt grundsätzlich eine siebenjährige steuerliche Aufbewahrungsfrist; in bestimmten Fällen können längere Fristen gelten. Eine zusätzliche PDF-Kopie kann die Lesbarkeit und praktische Prüfung erleichtern, ersetzt jedoch weder die strukturierte Originaldatei noch den nachvollziehbaren Prüfpfad.
Ähnlich wie bei der Auswahl Ihrer Hausbank ist auch bei der Wahl eines Peppol-Providers ein gewisses Vertrauensverhältnis wichtig. Wie der Provider mit Ihren Daten umgeht, ob und wie lange er diese speichert und welche Sicherheitsmaßnahmen dabei zum Einsatz kommen, sollte aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und gegebenenfalls aus einer Datenschutzvereinbarung hervorgehen.
Peppol ermöglicht die Übermittlung von Dokumenten über zertifizierte Provider, die Teilnehmeridentitäten prüfen und technische Versand- bzw. Empfangsbestätigungen bereitstellen. Die technische Übertragung ersetzt jedoch weder die internen Prüf- und Freigabekontrollen noch die Prüfung von beispielsweise geänderten Bankverbindungen. Der empfangene Originaldatensatz ist unverändert und nachvollziehbar aufzubewahren.
Technische Fragen
Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten; ein herkömmliches PDF allein erfüllt diese Anforderungen nicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Im europäischen Umfeld kommen unter anderem die Syntaxen UBL/Peppol BIS, ebInterface, XRechnung sowie ZUGFeRD/Factur-X zum Einsatz. Entscheidend ist, dass die verwendete Syntax die Anforderungen der EN 16931 erfüllt und zugleich den Vorgaben des jeweiligen Empfängers bzw. Ziellandes entspricht.
Bei der konkreten technischen Umsetzung und der Auswahl des geeigneten Formats sollten Unternehmen die Anforderungen mit ihrem Software- oder Portalbetreiber abstimmen.
Die sinnvolle Zielarchitektur besteht in der direkten Anbindung des führenden ERP- bzw. Buchhaltungssystems an einen Peppol-Provider oder eine andere zulässige Plattform. Dafür kommen je nach System beispielsweise native Schnittstellen, APIs oder der Import strukturierter Dateien infrage.
Ob eine bestehende Software diese Anforderungen unterstützt, sollte vom jeweiligen Hersteller bestätigt werden. Eine reine Konvertierung von PDF-Rechnungen in ein anderes Format ersetzt dabei keine originär strukturierte Datenquelle.
Beim WKO-Service sind zudem Upload-Funktionen für Rechnungen im ebInterface-XML-Format geplant.
Das E-Rechnungs-Service der WKO soll Mitgliedern eine Peppol-ID, ein Onlineformular sowie eine Upload-Funktion für ebInterface-Dateien bieten. Vorgesehen sind außerdem die Konvertierung in das Format Peppol BIS Billing UBL, der Versand und Empfang von E-Rechnungen, elektronische Bestätigungen sowie die Bereitstellung von PDF-Kopien. Geplant sind bis zu zehn kostenlose Transaktionen pro Monat.
Das kostenlose Online-Service der WKO soll rechtzeitig vor Inkrafttreten der gesetzlichen Verpflichtungen zur Verfügung stehen und über das WKO-Benutzerkonto zugänglich sein. Sobald konkrete Informationen zum Starttermin, zur Registrierung und zum endgültigen Funktionsumfang vorliegen, wird die WKO diese über ihre eigenen Kanäle kommunizieren.
Unternehmen sollten daher die Informationen der WKO im Blick behalten und das Service nach Verfügbarkeit frühzeitig testen. Weitere Informationen finden sich unter wko.at/e-Rechnung.
Die strukturierte Datei ermöglicht eine automatisierte formale Prüfung auf die Vollständigkeit der erforderlichen Rechnungsmerkmale. Sie ersetzt jedoch nicht die sachliche Prüfung von Leistung, Menge, Preis und Freigabe.
Eine weitergehende inhaltliche Prüfung ist möglich, wenn auch die zugrunde liegenden Aufträge digital erfasst sind und der Eingang der Waren bzw. die Erbringung der Dienstleistungen ebenfalls digital dokumentiert wird.
Peppol ist ein offenes Netzwerk für den sicheren, standardisierten und verschlüsselten Austausch von Geschäftsdaten. Es ist nicht mit PayPal zu verwechseln und stellt keinen Zahlungsdienst dar.
Unternehmen nehmen über einen zugelassenen Provider (Access Point) am Peppol-Netzwerk teil. Dabei erhalten sie eine eindeutige Peppol-ID und können über das öffentliche Peppol-Verzeichnis auffindbar sein.
Eine Rechnung wird im eigenen System oder Portal als strukturierter Datensatz erstellt und über einen Access Point an den Empfänger übermittelt. Dort kann sie automatisiert weiterverarbeitet werden. Peppol stellt dabei technische Versand- bzw. Empfangsbestätigungen bereit.
Alle Teilnehmer des Netzwerks sind eindeutig identifiziert und für andere Teilnehmer erkennbar. Dadurch ist beispielsweise eine missbräuchliche Nutzung des Netzwerks für unqualifizierte Werbung nicht vorgesehen. Sender und Empfänger können unterschiedliche Provider bzw. Access Points nutzen.
Weitere Informationen finden Sie unter peppol.org.
Stammdaten sind grundlegende Geschäftsdaten Ihrer Kunden und Lieferanten, etwa Adresse, UID-Nummer, Ansprechpartner, Telefonnummer, Zahlungskonditionen und Kontoverbindung. Auch Ihre Produkte und Dienstleistungen werden als Stammdaten geführt.
Aus diesen Stammdaten werden die Inhalte einer Rechnung zusammengestellt. Das erleichtert die Erstellung von E-Rechnungen, da wiederkehrende Angaben nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen, sondern per Auswahl übernommen werden können. Gleichzeitig können gepflegte und geprüfte Stammdaten dazu beitragen, das Risiko von Zahlungen auf gefälschte Kontoverbindungen zu reduzieren.
Für die Nutzung von Peppol kommen insbesondere die eindeutige Teilnehmer-ID sowie gegebenenfalls Bestell-, Lieferanten- oder Referenznummern hinzu.
Sonstiges
Die Kosten hängen vom gewählten Softwareanbieter und Peppol-Access-Point ab. Der reine Nachrichtenaustausch über das Peppol-Netz ist zwar grundsätzlich kostenlos, für den Zugang sowie zusätzliche Services können jedoch Gebühren anfallen.
Über das von der WKO bereitgestellte e-Rechnungs-Service sollen Mitglieder künftig bis zu zehn Peppol-Transaktionen pro Monat kostenlos erstellen bzw. empfangen können. Darüber hinaus plant die WKO eine Online-Marktübersicht, in der kommerzielle Anbieter und deren Leistungen vergleichbar dargestellt werden.
Empfohlen wird, zunächst den Status quo zu erheben: Wie viele Rechnungen werden ausgestellt bzw. empfangen, in welchen Formaten und Systemen werden sie verarbeitet, aus welchen Ländern stammen die Kunden und handelt es sich um B2B-, B2C- oder B2G-Geschäftsbeziehungen?
Anschließend sollte beim Softwarehersteller geklärt werden, ob die Lösung EN-16931-konform ist und welche Möglichkeiten für den Empfang und Versand von E-Rechnungen, die Anbindung über Peppol bzw. API sowie die revisionssichere Archivierung bestehen. Im nächsten Schritt empfiehlt es sich, die Abläufe gemeinsam mit ausgewählten Testpartnern zu pilotieren und die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend zu schulen.
Einen guten Einstieg bietet unser Leitfaden „5 Schritte zur E-Rechnung“.
Der größte Nutzen entsteht durch eine durchgängige Automatisierung der Prozesse: Manuelle Erfassungsaufwände werden reduziert, Rechnungen können schneller geprüft und gebucht werden, die Nachverfolgbarkeit verbessert sich und Übertragungsfehler werden vermieden.
Eine reine Portallösung, bei der Rechnungsdaten erneut händisch erfasst werden müssen, kann hingegen zusätzlichen Aufwand verursachen. Unternehmen sollten daher ein führendes System, klare Prüf- und Freigaberegeln sowie möglichst automatisierte Schnittstellen vorsehen. Die sachliche Prüfung von Preis, Menge und Leistung bleibt dabei weiterhin erforderlich.