Mehrsprachige Teams mit KI im Arbeitsalltag unterstützen

In Gewerbe- und Handwerksbetrieben arbeiten häufig Menschen mit unterschiedlichen Erstsprachen zusammen. Dabei können im Arbeitsalltag sprachliche Fragen entstehen – etwa bei kurzen organisatorischen Hinweisen, Terminabsprachen oder schriftlichen Informationen.

KI kann helfen, solche Informationen verständlicher zu formulieren und bei Bedarf in eine andere Sprache zu übertragen. Das kann beispielsweise nützlich sein bei:

• organisatorischen Hinweisen,
• Terminabsprachen,
• kurzen Informationen zu Abläufen,
• Einladungen zu Besprechungen,
• allgemeinen Mitteilungen an das Team.
  

Dabei geht es nicht darum, die persönliche Kommunikation zu ersetzen. KI kann vielmehr helfen, Informationen so vorzubereiten, dass sie leichter verstanden werden.

Praxisbeispiel

In einem Installationsbetrieb arbeiten Mitarbeiter mit unterschiedlichen Erstsprachen. Für die kommende Woche ändern sich einige organisatorische Abläufe: An zwei Tagen beginnt die Arbeit früher, ein Treffpunkt wurde verlegt und Material soll bereits am Vortag vorbereitet werden.

Der Betriebsleiter hält die wichtigsten Informationen zunächst in kurzen Stichpunkten fest. Mit einem KI-Assistenten lässt er daraus eine kurze und verständliche deutsche Fassung
und Übersetzungen in die im Team benötigten Sprachen erstellen.

Anschließend prüft er vor allem Zeiten, Orte, Mengen und Aufgaben. So müssen dieselben Informationen nicht jedes Mal neu formuliert werden und alle Mitarbeiter erhalten möglichst dieselbe Information.

Praktischer Prompt

„Formuliere die folgenden betrieblichen Informationen zunächst in kurzen, einfachen und eindeutigen deutschen Sätzen.

Verändere keine Termine, Mengen, Namen oder fachlichen Angaben. Wenn etwas unklar ist, stelle eine Rückfrage und erfinde keine Informationen.

Übersetze den fertigen Text anschließend ins [Sprache einfügen].

Verwende eine verständliche und sachliche Sprache. Fachbegriffe, für die es keine eindeutige Übersetzung gibt, nenne zusätzlich auf Deutsch in Klammern.

Text:  [Informationen einfügen]“

Ein Vorgehen im Betrieb

Erst vereinfachen, dann übersetzen, dann die wichtigen Angaben prüfen.

1. Die wichtigsten Informationen in Stichpunkten festhalten.
2. Eine klare deutsche Fassung erstellen lassen und prüfen.
3. Den Text in die benötigte Sprache übersetzen lassen.
4. Namen, Termine, Mengen, Orte und Fachbegriffe kontrollieren.
5. Rückfragen ausdrücklich ermöglichen.
6. Vor der Eingabe prüfen, ob personenbezogene, kundenbezogene oder vertrauliche betriebliche Informationen enthalten sind, und die betrieblichen Vorgaben zur KI-Nutzung beachten.
   

Wo besondere Sorgfalt wichtig ist

Besondere Sorgfalt ist bei Informationen erforderlich, bei denen Missverständnisse erhebliche Folgen haben können – etwa bei Sicherheitsunterweisungen, technischen Anweisungen oder rechtlich und vertraglich wichtigen Informationen.

Für Sicherheitsunterweisungen gelten zusätzlich die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben. Sie müssen für die Beschäftigten verständlich sein, und der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass die Unterweisung verstanden wurde. Eine KI-Übersetzung kann dabei unterstützen, ersetzt aber weder die gesetzlich erforderliche Unterweisung noch die Pflicht des Arbeitgebers, die Verständlichkeit und das Verständnis der Inhalte sicherzustellen. Je nach Situation kann eine fachkundige Übersetzung oder die Unterstützung durch einen Dolmetscher erforderlich sein.

Verständigung ist mehr als Übersetzung

Nicht jedes Missverständnis entsteht durch unterschiedliche Sprachen. Auch Fachbegriffe, betriebliche Gewohnheiten oder unausgesprochene Erwartungen können eine Rolle spielen.

Bei wichtigen organisatorischen Informationen sollte kurz geklärt werden, ob Aufgabe, Zeitpunkt und Zuständigkeit verstanden wurden.

KI kann helfen, sprachliche Hürden zu verkleinern. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Inhalte und die verständliche Kommunikation verbleibt jedoch beim Arbeitgeber bzw. bei der jeweils zuständigen Person. Ob eine Information tatsächlich verstanden wurde, zeigt sich weiterhin im direkten Austausch miteinander.