Vorhandenes Wissen im Betrieb mit KI sichern
Wie Gewerbe- und Handwerksbetriebe Fachwissen mit Künstlicher Intelligenz dokumentieren und verständlich weitergeben
Lesedauer: 3 Minuten
In vielen Handwerksbetrieben funktioniert Wissentransfer ganz praktisch: Man fragt den Kollegen, der sich auskennt. Er weiß, welches Material sich bewährt hat, worauf bei einem bestimmten Arbeitsablauf zu achten ist oder was bei einer Übergabe nicht vergessen werden darf.
Schwierig wird es, wenn diese Person im Urlaub, krank oder irgendwann nicht mehr im Betrieb ist. Dann zeigt sich schnell, wie viel wichtiges Wissen nur mündlich weitergegeben wurde.
KI kann helfen, vorhandene Erfahrungen und Stichpunkte in verständliche Checklisten, kurze Arbeitsanweisungen oder Übergaben zu verwandeln. Sie ersetzt das Fachwissen der Mitarbeiter nicht. Sie kann aber dabei unterstützen, es übersichtlich festzuhalten.
Das bringt im Betrieb konkret etwas
- Wiederkehrende Abläufe müssen nicht jedes Mal neu erklärt werden.
- Wichtiges Erfahrungswissen bleibt leichter erhalten.
- Vertretungen können sich schneller orientieren.
- Neue Lehrlinge und Mitarbeiter erhalten verständliche Unterlagen.
- Aus einzelnen Notizen entstehen nach und nach brauchbare Vorlagen für den Betrieb.
Praxisbeispiel
In einer Tischlerei kümmert sich seit Jahren ein erfahrener Mitarbeiter um die Vorbereitung für Montagetermine. Er weiß genau, was vor der Abfahrt geprüft werden muss: Beschläge, Werkzeug, Pläne, Ansprechpartner beim Kunden und einige Kleinigkeiten, die in keiner offiziellen Liste stehen.
Wenn er nicht da ist, wird gelegentlich etwas vergessen.
Der Mitarbeiter schreibt deshalb gemeinsam mit dem Betriebsleiter die wichtigsten Punkte stichwortartig auf. Mit einem KI-Tool wird daraus eine übersichtliche Checkliste für die Montagevorbereitung.
Der Entwurf enthält beispielsweise die Bereiche Material, Werkzeug, Unterlagen und organisatorische Punkte. Anschließend prüft der erfahrene Mitarbeiter die Liste und ergänzt jene Details, die nur aus der betrieblichen Praxis bekannt sind.
Die KI liefert also nicht das Fachwissen. Sie hilft dabei, vorhandenes Wissen so aufzubereiten, dass andere es leichter nutzen können.
Der Einstieg
Beginnen Sie nicht mit einem großen Betriebshandbuch. Wählen Sie einen kleinen Bereich, bei dem regelmäßig nachgefragt wird oder bei dem viel Wissen bei einzelnen Personen liegt.
Zum Beispiel
- Vorbereitung eines Montagetermins
- Übergabe zwischen Werkstatt und Baustelle
- Materialbestellung
- Werkzeugausgabe
- Ablauf bei einem neuen Auftrag
- Vorbereitung bestimmter wiederkehrender Arbeiten
- Vertretung bei Urlaub oder Krankheit
- Wichtige Hinweise für neue Mitarbeiter und Lehrlinge
Bitten Sie die Person, die sich besonders gut auskennt, zunächst nur um Stichpunkte. Fünf bis zehn Punkte reichen für einen ersten Versuch.
Praktischer Prompt
"Erstelle aus den folgenden Stichpunkten eine übersichtliche Checkliste für einen Handwerksbetrieb.
Ziel: Eine andere Person soll den Ablauf auch dann nachvollziehen können, wenn der erfahrene Mitarbeiter nicht anwesend ist.
Ordne die vorhandenen Informationen sinnvoll und verwende kurze, verständliche Formulierungen. Ergänze keine fachlichen Angaben und erfinde keine Arbeitsschritte.
Falls etwas unklar ist oder wichtige Informationen zu fehlen scheinen, stelle mir am Ende Rückfragen.
Stichpunkte: [einfügen]"
Mögliches Vorgehen im Betrieb
- Einen wiederkehrenden Arbeitsablauf auswählen.
- Die Person einbeziehen, die den Ablauf besonders gut kennt.
- Die wichtigsten Schritte und Erfahrungen in Stichpunkten sammeln.
- Mit KI daraus eine Checkliste, Übergabe oder kurze Anleitung erstellen lassen.
- Den Entwurf von der fachkundigen Person prüfen lassen.
- Fehlende oder missverständliche Punkte ergänzen.
- Die fertige Vorlage dort ablegen, wo die Mitarbeiter sie tatsächlich finden.
- Nach einigen Anwendungen prüfen, ob etwas fehlt.
Vom Erfahrungswissen zur nutzbaren Information
Gerade bei der Begleitung von Lehrlingen und neuen Mitarbeitern ist verständlich aufbereitetes Betriebswissen hilfreich. Eine gute Erklärung beantwortet nicht nur die Frage „Was ist zu tun?“, sondern möglichst auch: Wann ist es zu tun? Worauf muss besonders geachtet werden? Wer ist Ansprechpartner? Was darf keinesfalls vergessen werden?
Wichtig
KI kann vorhandene Informationen strukturieren und verständlicher formulieren. Ob ein Arbeitsablauf fachlich richtig, vollständig und sicher ist, kann sie nicht zuverlässig beurteilen.
Besonders bei Arbeitssicherheit, Maschinen, elektrischen Anlagen, Gefahrstoffen oder anderen sicherheitsrelevanten Tätigkeiten müssen Vorgaben von einer fachlich zuständigen Person geprüft werden.
Kundeninformationen, personenbezogene Mitarbeiterdaten und andere vertrauliche Angaben sollten nicht in frei zugängliche KI-Werkzeuge eingegeben werden. Für viele Entwürfe reichen anonymisierte oder allgemeine Angaben.
Die Erfahrung kommt aus dem Betrieb. Die KI hilft lediglich dabei, sie übersichtlich festzuhalten.