Spezialfahrzeuge und Sachbezug: Neue Aussagen in den Lohnsteuerrichtlinien

Besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für nicht beruflich veranlasste Fahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu benützen, ist grundsätzlich ein Sachbezug anzusetzen. 

Von dieser Grundregel gibt es einige Ausnahmen:  

Ein Sachbezugswert für die Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte ist nicht anzusetzen, 

• wenn es sich um Spezialfahrzeuge handelt, die auf Grund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen (z.B. ÖAMTC- oder ARBÖ-Fahrzeuge, Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank),
• wenn Berufschauffeure das Fahrzeug (PKW, Kombi, Fiskal-LKW), das privat nicht verwendet werden darf, nach der Dienstverrichtung mit nach Hause nehmen.
  

In die Lohnsteuerrichtlinien wurden neu aufgenommen: 

• für Lohnzahlungszeiträume ab 1. Jänner 2026: wenn es sich um Kraftfahrzeuge handelt, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und nach der ab 1. Juli 2025 geltenden Rechtslage nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen würden (zB Kastenwägen, Pritschenwägen). 

Eine sachbezugsfreie Nutzung von Spezialfahrzeugen wird nach der Verwaltungspraxis nur für die Fahrten Wohnung–Arbeitsstätte toleriert.

Wird das Spezialfahrzeug bzw. Kraftfahrzeuge, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und somit nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen darüber hinaus privat genutzt (z.B. Einkaufen, Fahrten am Wochenende, …), dann ist ein Sachbezug nach den üblichen Bestimmungen anzusetzen. Nach herrschender Auffassung sind in diesem Fall auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Teil der privaten Nutzung in die Sachbezugsbewertung einzubeziehen. 

Neu in die Lohnsteuerrichtlinien aufgenommen wurde, dass von einer privaten Nutzung nicht auszugehen ist, wenn diese seitens des Arbeitgebers nachweislich untersagt wurde. 

Aufgrund der deutlich verschärften Prüfungspraxis der Abgabenbehörden im Hinblick auf eine allfällige private Nutzung von Spezialfahrzeugen bzw. hinkünftig auch für Kraftfahrzeuge, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und somit nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen, ist besonders darauf zu achten, dass keine Privatfahrten stattfinden. Ansonsten besteht das Risiko, dass ein Sachbezug angesetzt wird. 

Es empfiehlt sich daher:

• das Verbot der privaten Nutzung dieser Fahrzeuge ausdrücklich schriftlich zu vereinbaren oder durch Dienstanweisung (schriftlich) anzuordnen, und
• die Einhaltung dieses Verbots nachvollziehbar zu dokumentieren (z.B. durch Führung eines Fahrtenbuchs oder anderer geeigneter Aufzeichnungen) und regelmäßig zu kontrollieren.