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Administrative Pflichten bei Entsendung und Überlassung von Arbeitnehmern aus dem EWR und der Schweiz

Meldepflichten - Bereithaltung Melde- und Sozialversicherungsunterlagen/ Lohnunterlagen - Erleichterungen

Meldepflichten 

Für jede Entsendung oder Überlassung nach Österreich ist vom ausländischen Arbeitgeber (Sitz im EWR oder in der Schweiz) eine Meldung vorzunehmen. Die Meldung ist vor der jeweiligen Arbeitsaufnahme an die Zentrale Koordinationsstelle des BMF für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung (ZKO) zu richten (mittels elektronischem Formular des BMF). 

Tipp! 

Bei wiederholten Entsendungen oder Überlassungen in Bezug auf einen inländischen Auftraggeber oder Beschäftiger sind Meldungsvereinfachungen für einen Zeitraum von jeweils bis zu 3 Monaten vorgesehen (Rahmenmeldungen). Erfasst der grenzüberschreitende Einsatz des Arbeitnehmers die Erfüllung von mit mehreren Auftraggebern geschlossenen gleichartigen Dienstleistungsverträgen, so können in der Meldung alle Auftraggeber angeführt werden, sofern die Erfüllung der Dienstleistungsverträge in einem engen örtlichen und zeitlichen Zusammenhang erfolgt (Sammelmeldungen). 

Bereithaltung der Melde- und Sozialversicherungsunterlagen 

Die Melde- und Sozialversicherungsunterlagen (A 1 oder E 101, welches die Anmeldung der entsendeten oder überlassenen Arbeitnehmer im Entsendestaat bestätigt) sind am Arbeits- bzw. Einsatzort im Inland während des Entsende- bzw. Überlassungszeitraums bereit zu halten (oder diese den Kontrollbehörden unmittelbar vor Ort oder im Zeitpunkt der Erhebung in elektronischer Form zugänglich zu machen). Zu den Erleichterungen siehe im Folgenden. 

Bezüglich der Bereithaltung der Sozialversicherungsunterlagen ist der Arbeitgeber berechtigt (sofern er zum Zeitpunkt der Erhebung durch Nachweise in deutscher Sprache belegen kann, dass ihm die Erwirkung der Ausstellung dieser Dokumente durch den zuständigen ausländischen Sozialversicherungsträger vor der Entsendung nicht möglich war) gleichwertige Unterlagen in deutscher Sprache bereitzuhalten (Antrag auf Ausstellung des E101 oder A 1 und Bestätigung des zuständigen Sozialversicherungsträgers, dass der Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung der ausländischen Sozialversicherung unterliegt).

Vorsicht! 
Für mobile Arbeitnehmer im Transportbereich sind die erforderlichen Unterlagen bereits ab Einreise in das Bundesgebiet im Fahrzeug bereitzuhalten oder in elektronischer Form zugänglich zu machen.

Bereithaltung der Lohnunterlagen 

Vom Arbeitgeber (bzw. vom inländischen Beschäftiger bei grenzüberschreitender Überlassung) sind die im Folgenden genannten Lohnunterlagen in deutscher Sprache am Arbeitsort bereitzuhalten oder in elektronischer Form bei einer Kontrolle zugänglich zu machen (Erleichterungen siehe im Folgenden):

  • Arbeitsvertrag (auch in englischer Sprache) oder Dienstzettel,
  • Lohnzettel,
  • Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege,
  • Lohnaufzeichnungen,
  • Arbeitszeitaufzeichnungen und
  • Unterlagen betreffend die Lohneinstufung (zur Überprüfung des während der Entsendung zustehenden kollektivvertraglichen Entgelts).

Erleichterungen für die Bereithaltung 

Abweichend von den zuvor dargestellten Vorgaben können (ausgenommen im Fall mobiler Arbeitnehmer im Transportbereich) die Melde- und Sozialversicherungsunterlagen sowie die Lohnunterlagen im Inland bereitgehalten werden bei: 

  • der Ansprechperson (aus dem Kreis der nach Österreich entsendeten Mitarbeiter),
  • einer im Inland eingetragenen Zweigniederlassung, an der der ausländische Arbeitgeber seine Tätigkeit nicht nur gelegentlich ausübt,
  • einer inländischen selbständigen Tochtergesellschaft oder der inländischen Muttergesellschaft eines Konzerns,
  • einem im Inland niedergelassenen berufsmäßigen Parteienvertreter (z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt, Bilanzbuchhalter).

Dies setzt aber voraus, dass die jeweilige vorgenannten Person oder Stelle in der Entsende- bzw. Überlassungsmeldung angeführt ist.

Vorsicht! 
Bei mobilen Arbeitnehmern (Transportbereich) sind die Lohnunterlagen ab der Einreise in das Bundesgebiet im Fahrzeug bereitzuhalten (oder in elektronischer Form zugänglich zu machen). Abweichend davon können – sofern dies in der Meldung angeführt ist – die Lohnunterlagen bei einer inländischen Zweigniederlassung oder Konzerntochter bereitgehalten werden.