Privatnutzung des Firmenfahrzeuges

Arbeitnehmern wird zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung häufig ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt. Dabei wird oftmals vereinbart, dass der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug auch privat nutzen kann.  

Umfang der Privatnutzung 

Der Umfang der Privatnutzung ist zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vereinbaren. In einer schriftlichen Vereinbarung sollten folgende Punkte geregelt werden: 

• Fahrzeugtyp: Es sollte vereinbart werden, dass der Arbeitgeber über den Fahrzeugtyp entscheidet, jedenfalls aber, dass er sich das Recht vorbehält, das Fahrzeug gegen ein ähnliches oder gleichwertiges auszutauschen. 

• Ausmaß der Privatnutzung: Eine Höchstgrenze der Privatnutzung (in Kilometern), oder ein Ausschluss von Auslandsfahrten kann vereinbart werden.

• Nutzung durch Dritte: Die Nutzung des Firmenfahrzeuges durch Dritte (z.B. Angehörige des Arbeitnehmers) bei Einhaltung der Nutzungsbedingungen kann vereinbart werden.  

• Führung eines Fahrtenbuches: Der Arbeitnehmer sollte vertraglich zur Führung eines Fahrtenbuches verpflichtet werden, in dem die jeweils dienstlich und privat veranlassten Kilometer getrennt voneinander ausgewiesen werden.
  

Widerruf der Privatnutzung  

Der Arbeitgeber kann die Privatnutzung des Firmenfahrzeuges jederzeit widerrufen, sofern dies vertraglich vereinbart wurde (Rückforderungsvorbehalt). Sachliche Gründe für die Widerrufbarkeit wären beispielsweise die Dienstfreistellung des Arbeitnehmers, der Entzug der Lenkerberechtigung, längere Urlaube und entgeltfreien Zeiten (Karenz, Bildungskarenz, Präsenzdienst, unbezahlter Urlaub).  

Wird kein Rückforderungsvorbehalt vereinbart, kann die Privatnutzung des Firmenfahrzeuges nur in beiderseitigem Einvernehmen widerrufen werden. 

Sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Privatnutzung widerrechtlich untersagen, kann der Arbeitnehmer während aufrechtem Dienstverhältnis Schadenersatz fordern. 

Der Arbeitgeber sollte sich aber auch bei Änderung des arbeitsvertraglich vereinbarten Tätigkeitsbereiches die Herausgabe und Rückstellungspflicht des Dienstfahrzeuges vorbehalten.

Beispiel:
Aufgrund betrieblicher Umstrukturierungen sind kaum noch Dienstreisen notwendig. Hat sich der Arbeitgeber ein Widerrufsrecht vorbehalten, kann dem Arbeitnehmer das Fahrzeug rechtmäßig entzogen werden.

Wartung und Kostentragung 

Steht dem Arbeitnehmer zur Aufgabenerfüllung ein Dienstfahrzeug zur Verfügung, hat der Arbeitgeber für den verkehrssicheren Zustand des Kfz zu sorgen. Der Arbeitgeber ist somit

für die Durchführung der Wartungs- und Inspektionsarbeiten verantwortlich. Im Zuge der Privatnutzungsvereinbarung kann der Arbeitnehmer vertraglich verpflichtet werden, die notwendigen Maßnahmen in Absprache mit dem Dienstgeber und auf dessen Kosten durchzuführen. 

Es ist ratsam, eine Regelung zu treffen, wonach außerdienstlich entstandene Betriebskosten, wie etwa Treibstoff oder Parkgebühren, durch den Arbeitnehmer zu tragen sind.  

Sachbezug 

Die unentgeltliche oder verbilligte Privatnutzung eines Dienstfahrzeuges stellt einen Sachbezug dar. Sachbezüge sind Entgeltsbestandteile, die mit ihrem finanziellen Wert bei Berechnung der Abfertigung alt bzw. bei Berechnung des Beitrages zu einer Mitarbeitervorsorgekasse (Abfertigung neu) zu berücksichtigen sind. 

Meldepflichten und Verhaltensregeln 

Der Arbeitnehmer sollte vertraglich verpflichtet werden, den Entzug des Führerscheins, Unfälle mit dem Firmenfahrzeug oder Beschädigungen des Firmenfahrzeuges unverzüglich dem Arbeitgeber bekannt zu geben. 

Der Arbeitnehmer sollte in der Vereinbarung darauf hingewiesen werden, dass er sich bei der Benutzung des Dienstfahrzeuges an die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die Straßenverkehrsordnung, zu halten hat und die Inbetriebnahme des Kfz nur im fahrtauglichen Zustand gestattet ist. 

Haftung für Schäden  

Bei Unfällen während einer Privatfahrt mit einem Dienstfahrzeug ist der Arbeitnehmer für den tatsächlich eingetretenen Schaden verantwortlich und voll ersatzpflichtig.  

Das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz (DNHG) und das richterliche Mäßigungsrecht kommen in diesem Fall nicht zum Tragen. 

Privatfahrten sind auch vertraglich gestattete Fahrten des Arbeitnehmers mit dem Dienstfahrzeug zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, wenn diese Fahrten im ausschließlichen Interesse des Arbeitnehmers liegen. Liegen solche Fahrten auch im Interesse des Arbeitgebers, richtet sich die Schadenersatzpflicht des Arbeitnehmers bei Unfällen nach dem DNHG (richterliches Mäßigungsrecht). 

Wurde für das Fahrzeug eine Kaskoversicherung abgeschlossen, kann der Arbeitnehmer vertraglich zur Übernahme des Selbstbehaltes bei einem Schadenseintritt im Rahmen der privaten Nutzung verpflichtet werden. 

Stand: 01.01.2024