Ausfuhrnachweise bei Exporten in ein Drittland

Warenlieferungen ins Drittland sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Neben den materiell rechtlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit, ist der Ausfuhrnachweis mit dem der tatsächliche Grenzübertritt der Ware nachgewiesen werden kann, eine wesentliche Bedingung. Fehlt dieser Nachweis, kann die Steuerfreiheit nicht gewährt werden und es kommt zur Nachverrechnung der Umsatzsteuer.

Wann muss der Ausfuhrnachweis erbracht und wann kann die Steuerfreiheit geltend gemacht werden?

Grundsätzlich muss der Ausfuhrnachweis bis zur Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) einlangen. Der Umsatz kann jedoch bereits im Monat der Lieferung steuerfrei behandelt werden, wenn der Ausfuhrnachweis innerhalb von 6 Monaten nach Lieferung erbracht wird.

In welcher Form muss der Ausfuhrnachweis aufbewahrt werden?

Ein Ausfuhrnachweis muss grundsätzlich als Original oder dessen Doppelstück 7 Jahre aufbewahrt werden, Kopien werden nur in Ausnahmefällen (Dokumenteninkasso, Akkreditiv oder Be- oder Verarbeitung vor der Ausfuhr) anerkannt. Unter der Voraussetzung, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist, kann die Aufbewahrung auch elektronisch erfolgen.

Welcher Ausfuhrnachweis muss erbracht werden?

In einem ersten Schritt ist abzuklären, ob die Ware vom Lieferanten oder vom Abnehmer selbst oder durch einen Angestellten transportiert wird (Beförderung), oder ob der Transport durch einen selbständigen Frachtführer oder Spediteur durchgeführt wird, unabhängig davon, ob der Auftraggeber der Lieferant oder der Abnehmer ist (Versendung). 

a. Beförderung durch den Lieferanten oder den Abnehmer

Im Beförderungsfall ist der Ausfuhrnachweis grundsätzlich durch die Ausfuhranzeige iSd Artikel 334 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 im Rahmen des ECS (Export Control System) zu erbringen. In diesem Fall stellt der beim Zollamt befindliche elektronische Datensatz das Original des Ausfuhrnachweises dar. Wenn Ausfuhren nicht im Rahmen des ECS stattfinden können (z.Bp. Notfallverfahren), kann der Ausfuhrnachweis auch durch die schriftliche Anmeldung in der Ausfuhr versehen mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung (sog. Einheitspapier) erbracht werden.

Wenn nach zollrechtlichen Vorschriften weder eine elektronische noch eine schriftliche Zollanmeldung erforderlich sind (z.Bp. bei einem Ausfuhrwert von bis zu 1.000 EUR ), kann der Ausfuhrnachweis durch eine vom Unternehmer ausgestellte und mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung versehene Ausfuhrbescheinigung erbracht werden (z.Bp. U34).  

b. Versendung durch den Lieferanten oder den Abnehmer

Im Versendungsfall ist der Ausfuhrnachweis in erster Linie durch Versendungsbelege (Frachtbrief, Postaufgabeschein, Konnossement, udgl.) und deren Doppelstücke zu erbringen. Außerdem kann der Ausfuhrnachweis durch die Ausfuhranzeige iSd Artikel 334 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 bzw. durch die schriftliche Anmeldung in der Ausfuhr versehen mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung (sog. Einheitspapier) oder durch eine Ausfuhrbescheinigung eines im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Spediteurs (Spediteursbescheinigung) erbracht werden.

Die Ausfuhrnachweise im Detail 

Ausfuhranzeige iSd Artikel 334 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447

In Österreich werden Zollanmeldungen in der Ausfuhr grundsätzlich elektronisch mittels e-zoll abgegeben. Das Export Control System (ECS) sieht vor, dass nach der elektronischen Ausfuhranmeldung bei der Ausfuhrzollstelle (Zollstelle am Ort des Ausführers) auch die Bestätigung des Austritts durch die Ausgangszollstelle (Grenzzollstelle) in elektronischer Form erfolgt. Diese Austrittsbestätigung wird Ergebnisnachricht (IE 518) genannt, die im Normalfall der Zollstelle (Ausfuhrzollstelle) übermittelt wird, bei der die Zollanmeldung abgegeben wurde. Die Ausfuhrzollstelle übersendet daraufhin dem Anmelder die Ausfuhranzeige (EX 431) elektronisch als pdf-Datei, die im Feld 44 des Exemplars 3 folgenden Vermerk aufweist: 

Ausfuhranzeige

Bescheinigung des Ausgangs gemäß Artikel 334 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 der Kommission vom 24. November 2015. Die zur Ausfuhr überlassende Sendung hat am (Ausgangsdatum) beim Zollamt (Ausgangszollstelle) das Zollgebiet der Union verlassen.  

Dieser Datensatz stellt den eigentlichen Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke dar und kann entweder ausgedruckt als pdf-Datei oder auch elektronisch aufbewahrt werden.  

Weitere Details zur Ausfuhranzeige iSd Artikel 334 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 finden Sie auf unserer Infoseite Exporte in Nicht-EU-Länder.

Formular U34

Das Formular U34 ist grundsätzlich ein Ausfuhrnachweis beim Touristenexport (die Ware wird nicht für gewerbliche Zwecke erworben und im Reisegepäck ausgeführt). Es kann aber auch bei kommerziellen Ausfuhren bis 1.000 EUR als Nachweis der umsatzsteuerbefreiten Ausfuhrlieferung verwendet werden, wenn die Ausfuhr im Reiseverkehr erfolgt. Anstelle des Originalformulars kann auch ein inhaltlich entsprechendes anderes Formblatt verwendet werden, also z.Bp. eine Kopie des Formulars oder eine Rechnung, die den Inhaltserfordernissen des UStG entspricht.

Der Ausfuhrnachweis ist durch das Zollamt zu bestätigen. Zuständig dafür ist in der Regel die letzte Zollstelle vor dem Ausgang der Waren aus dem Zollgebiet der EU (Ausgangszollstelle). Bei Ausreise mit dem Flugzeug ist die Ausfuhrbestätigung daher von den Zollorganen des jeweiligen Flughafens, bei Ausreise auf dem Landweg von den Zollorganen an den EU-Außengrenzen einzuholen. 

Achtung: Wird der Ausfuhrnachweis durch eine zollamtlich bestätigte Rechnung erbracht, ist erforderlich, dass die Ausgangszollstelle nicht nur die Ausfuhr bestätigt, sondern auch die Tatsache, dass die Angaben über den Abnehmer in der Rechnung und im Grenzübertrittsdokument übereinstimmen. 

Im Falle des sogenannten Touristenexports kann das von der Ausgangszollstelle bestätigte U34 ohne wertmäßige Beschränkung als Ausfuhrnachweis verwendet werden. Weitere Details zum Touristenexport finden Sie auf der Infoseite Tax free shopping – umsatzsteuerfreier Touristenexport. 

Frachtbrief

Der Frachtbrief dient als Beweisurkunde für den Abschluss des Beförderungsvertrages, in der der Frachtführer den Empfang der Ware zur Beförderung bestätigt. Das Original des Frachtbriefs begleitet die Fracht und wird vom Frachtführer zusammen mit der Ware dem Empfänger übergeben. Das Frachtbriefdoppel verbleibt beim Absender und dient diesem u.a. als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke. Die Angaben, die ein Frachtbrief enthalten soll, sind im § 426 Abs. 2 UGB geregelt. 

• Ort und den Tag der Ausstellung
• Name und Wohnort des Frachtführers
• Name des Empfängers
• Ort der Ablieferung
• Bezeichnung des Gutes nach Beschaffenheit, Menge und Merkzeichen
• Bezeichnung der für eine zoll- oder steueramtliche Behandlung oder polizeiliche Prüfung nötigen Begleitpapiere
• Bestimmung über die Fracht sowie im Falle ihrer Vorausbezahlung einen Vermerk über die Vorausbezahlung
• besondere Vereinbarungen, welche die Beteiligten über andere Punkte, namentlich über die Zeit, innerhalb welcher die Beförderung bewirkt werden soll, über die Entschädigung wegen verspäteter Ablieferung und über die auf dem Gute haftenden Nachnahmen, getroffen haben
• Unterschrift des Absenders (eine im Wege der mechanischen Vervielfältigung hergestellte Unterschrift ist genügend) 

Achtung: Um als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke anerkannt zu werden, muss ein Frachtbrief neben der Unterschrift des Absenders auch die Unterschrift des Frachtführers in den jeweils vorgesehenen Feldern aufweisen.

Konnossement

Das Konnossement (bill of lading) ist eine im Seefrachtgeschäft vom Verfrachter ausgestellte Urkunde, in der er den Empfang der Güter bescheinigt und ihre Auslieferung an den Berechtigten verspricht. Im Unterschied zum Frachtbrief ist das Konnossement nicht nur ein Warenbegleitpapier, sondern vor allem ein Wertpapier, dessen Übergabe im Allgemeinen die Übergabe des Gutes ersetzt. Die Angaben, die im Konnossement enthalten sein müssen, sind im § 643 UGB geregelt.

• den Namen des Verfrachters
• den Namen des Schiffers
• den Namen und die Nationalität des Schiffes
• den Namen des Abladers
• den Namen des Empfängers
• den Abladungshafen
• den Löschungshafen oder den Ort, an dem Weisung über ihn einzuholen ist
• die Art der an Bord genommenen oder zur Beförderung übernommenen Güter, deren Maß, Zahl oder Gewicht, ihre Merkzeichen und ihre äußerlich erkennbare Verfassung und Beschaffenheit
• die Bestimmung über die Fracht
• den Ort und den Tag der Ausstellung
• die Zahl der ausgestellten Ausfertigungen 

Kurier, Express und Paketdienste (KEP Dienste)

Da die Versandprotokolle der KEP Dienste keine Rechtsgrundlage besitzen, die die Form und den Inhalt dieser Belege festlegt, müssen diese die Inhalte der Spediteursbescheinigung (s. unten) aufweisen, um als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke anerkannt zu werden. 

Spediteursbescheinigung

Diese Ausfuhrbescheinigung eines im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Spediteurs gilt nur dann als Ausfuhrnachweis, wenn sie jedenfalls folgende Angaben enthält: 

• Name und Anschrift des Ausstellers (Spediteur) sowie Tag der Ausstellung
• Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist
• Datum der Übergabe des Gegenstandes an den Spediteur
• Handelsübliche Bezeichnung und Menge der Gegenstände
• Ort und Tag der Ausfuhr oder Ort und Tag der Versendung in das Drittland
• Name und Anschrift des Empfängers
• Bestimmungsort
• Eine Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
• Unterschrift des Ausstellers 

Eine eigenhändige Unterschrift des Spediteurs ist dann nicht notwendig, wenn das für den Spediteur zuständige Finanzamt die Verwendung eines Unterschriftenstempels (Faksimile) oder einen maschinellen Unterschriftsausdruck genehmigt hat und auf der Bescheinigung auf die Genehmigungsverfügung des Finanzamtes unter Angabe des Ausstellungsdatums hingewiesen wird.

Stand: 01.06.2023