Wer kann den Unternehmer wirksam vertreten?

Kein Mensch kann rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr arbeiten. Auch ein Unternehmer nicht. Aus diesem Grund stellt sich in der Praxis die Frage, wie der Unternehmer während seiner Abwesenheit (oder auch sonst) rechtswirksam vertreten werden kann. Kann der Vertreter seinen Geschäftsherrn in allen Belangen des Geschäftslebens vertreten? 

Wie kann eine Bevollmächtigung/Vertretung begründet werden?

Eine Vollmacht kann entweder rechtsgeschäftlich, das heißt vertraglich eingeräumt oder bereits vom Gesetz selbst geregelt werden. Eine vom Gesetz selbst eingeräumte Bevollmächtigung (das heißt die Möglichkeit, für einen Dritten im Rechtsleben aufzutreten, also jemanden "zu vertreten“) ist z.B. die "gesetzliche Vertretung“ der Eltern für ihre ehelichen minderjährigen Kinder, der Mutter für ihr uneheliches Kind oder der Erwachsenenvertreter für eine zu vertretende Person.

Auch Gesellschaften (GmbH, OG, KG, etc.) oder Vereine müssen durch natürliche Personen vertreten werden, die für die Gesellschaft/den Verein im Rechts- und Geschäftsleben auftreten. Diese Personen werden als "organmäßige Vertreter“ bezeichnet und durch den jeweiligen Gesellschaftsvertrag oder durch die Vereinsstatuten bestellt. Bei einer Aktiengesellschaft oder einem Verein wird der "organmäßige Vertreter“ Vorstand genannt, bei einer GmbH handelsrechtlicher Geschäftsführer und bei einer KG Komplementär.

Achtung:
Dieses Merkblatt gibt nur einen Überblick über die rechtsgeschäftliche (das heißt vertragsrechtliche) Stellvertretungsproblematik. Die "gesetzliche“ bzw. "organmäßige Vertretung“ wird in diesem Rahmen nicht näher behandelt.

Grundvoraussetzungen

Damit ein Vertretener rechtswirksam (im Sinne von verbindlich) an Verträge gebunden werden kann, die durch seinen (Stell-)Vertreter abgeschlossen werden, sind einige Voraussetzungen erforderlich:

• Offenlegung der Vertretung: Damit wird für den Vertragspartner ersichtlich, mit wem er einen Vertrag abschließt. Üblicherweise unterzeichnet der Vertreter daher „in Vertretung“ (iV) oder „im Auftrag“ (iA) des Vertretenen. Wobei eine ausdrückliche Offenlegung („ich handle im Namen von X“) nicht zwingend erforderlich ist. Es genügt, wenn dem Dritten erkennbar wird, dass der Vertretene nicht im eigenen Namen handeln will. Diese Offenlegung ist auch insofern für den Vertreter wesentlich, da ansonsten in Zweifelsfällen angenommen werden kann, dass der Vertreter den Vertrag selbst abschließen will.

• Der Vertreter muss vom Vertretenen auch die entsprechende Vertretungsbefugnis erlangt haben: Durch diese Bestimmung wird der Vertretene "geschützt“; selbstverständlich kann der Vertreter ohne entsprechende Vertretungsmacht keine verbindlichen Verträge für den Vertretenen abschließen. Falls dies trotzdem geschieht, können dadurch Schadenersatzansprüche ausgelöst werden (dazu siehe weiter unten).

• Der Vertreter muss zumindest beschränkt geschäftsfähig sein: Mit einer Vollmacht können grundsätzlich nur geschäftsfähige Personen ausgestattet werden. Da dies aber zu einer wesentlichen Einschränkung im Geschäftsleben führen würde, ist auch eine beschränkte Geschäftsfähigkeit ausreichend. Es kann daher z.B. auch ein nicht volljähriger Lehrling einen gültigen Vertrag für seinen Geschäftsherrn abschließen, sofern die übrigen, oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind. 
  
  
• Keine Höchstpersönlichkeit der vorgenommenen Rechtsgeschäfte: Höchstpersönliche Geschäfte (wie bspw. die Errichtung einer letztwilligen Verfügung und viele familienrechtliche Geschäfte) sind nur dann rechtwirksam, wenn sie persönlich abgeschlossen werden.

Tipp:
Um in einem Unternehmen klare Vertretungsverhältnisse zu schaffen, ist es ratsam, entsprechende Richtlinien zu verfassen, in denen dokumentiert wird, wer für welche Geschäfte den Unternehmer vertreten kann.

Allerdings gibt es zu dieser Grundregel Ausnahmen, sodass eine Vertretungshandlung trotz Nichtvorliegens einer Vertretungsvollmacht dem Vertretenen zugerechnet werden kann. Dies ist vor allem bei der "Verwaltervollmacht“, der "Ladenvollmacht“, der "Duldungsvollmacht“ und der "Anscheinsvollmacht“ der Fall.

Verwaltervollmacht

Bei der "Verwaltervollmacht“ wird vermutet, dass derjenige, dem eine Verwaltungstätigkeit anvertraut wurde (z.B. Hausverwalter) auch zu allen sonstigen Handlungen bevollmächtigt wurde, die die anvertraute Verwaltung selbst erfordert und die gewöhnlich damit verbunden ist.

Ladenvollmacht

Gemäß § 56 Unternehmensgesetzbuch (UGB) wird angenommen, dass eine in einem "Laden“ (z.B. Handelsgeschäft, Kiosk oder sonstige Verkaufsstätten) oder in einem "offenen Warenlager“ (das heißt Warenlager, das auch für den Kundenverkehr bestimmt ist) angestellte Person dazu bevollmächtigt ist, Verkäufe für den Geschäftsherrn zu tätigen oder Waren entgegenzunehmen, die in einem solchen Geschäft/Warenlager gewöhnlich getätigt werden ("Ladenvollmacht“). Sollte der Geschäftsherr sich gewisse Geschäftsabschlüsse oder Warenentgegennahmen selbst vorbehalten wollen, so kann die vom Gesetz vorgesehene "Ladenvollmacht“ nur dann eingeschränkt oder ausgeschlossen werden, wenn der Geschäftsherr die Kunden über den entsprechend eingeschränkten Vertretungsumfang seiner Mitarbeiter informiert (z.B. durch gut sichtbaren Aushang im Geschäftslokal oder beim Warenlager). Selbstverständlich ist natürlich auch der Mitarbeiter aus seinem Dienstvertrag heraus verpflichtet, seine dort eingeräumten Befugnisse einzuhalten. Eine Überschreitung kann eine entsprechende Haftung gegenüber dem Dienstgeber auslösen.

Beispiel:
Ein Einzelunternehmer, der einen Sportartikelhandel betreibt, beschäftigt eine Angestellte, die mit der Kundenbetreuung beauftragt ist. Eine formale Vollmacht zum Abschluss von Kaufverträgen für den Unternehmer besitzt die Angestellte nicht. Für den Kunden ist nicht ersichtlich, ob der Einzelunternehmer die Angestellte lediglich mit der Kundenberatung beauftragt hat und sich den Abschluss eines Kaufvertrages selbst vorbehält oder nicht. Aufgrund der gesetzlich geregelten "Ladenvollmacht“ kommt daher ein gültiger Vertrag zwischen dem Kunden und dem Unternehmer zustande, auch wenn die Angestellte im Innenverhältnis lediglich mit der Kundenberatung betreut gewesen ist.

Duldungsvollmacht

Auch über die sogenannte "Duldungsvollmacht“ kann ein Vertrag trotz mangelnder Vollmacht für den Geschäftsherrn gültig zustande kommen: Hat ein vermeintlicher Vertreter für seinen Geschäftsherrn einen Vertrag abgeschlossen, ohne dass er eine entsprechende Vollmacht gehabt hat, kann der Vertrag ausnahmsweise trotzdem für den Geschäftsherrn gültig zustande gekommen sein, wenn dieser die Vertretungshandlung nachträglich genehmigt oder sich den Vorteil aus diesem Vertrag zuwendet. Eine solche Genehmigung ist bereits dann anzunehmen, wenn der ursprünglich unwirksam vertretene Geschäftsherr schweigt, nachdem er von dem Geschäft, das der nicht bevollmächtigte Vertreter in seinem Namen abgeschlossen hat, Kenntnis erlangt hat. 

Anscheinsvollmacht

Trotz fehlender Vertretungsbefugnis (Vollmacht) gilt ein Vertrag zwischen dem Geschäftsherrn und einem Dritten auch dann, wenn aufgrund äußerer Tatbestände eine sogenannte "Anscheinsvollmacht“ angenommen werden kann. Diese "Anscheinsvollmacht“ ist mit der "Ladenvollmacht“ verwandt: Wenn der Geschäftsherr durch sein Verhalten beim Dritten (Vertragspartner) den Anschein erweckt hat, dass der Vertreter eine entsprechende Vollmacht besitzt und der Dritte diesen Vollmachtsmangel weder kannte noch kennen musste, kann ein Vertrag zwischen dem Dritten und dem Geschäftsherrn  zustande kommen. Während von der "Ladenvollmacht“ lediglich mangelhafte Vertretungshandlungen innerhalb eines Geschäftslokales erfasst sind, sind von der "Anscheinsvollmacht“ all jene mangelhaften Vertretungshandlungen erfasst, die außerhalb eines "Ladens“ getätigt werden.

Beispiel:
A hat B bevollmächtigt, bei C einen Computer im Wert von EUR 999 zu kaufen. B kauft aber einen Computer um EUR 1.600. C wurde von A informiert, dass B in den nächsten Tagen bei ihm einen Computer für A kaufen wird. C wusste aber nicht, dass B lediglich ein Pouvoir von EUR 999 hat.

Dadurch, dass C nichts über die wertmäßige Einschränkung der Vollmacht des B wusste und A durch die Informationsweitergabe an C den äußeren Anschein bei C erweckt hat, dass B eine entsprechende Vollmacht besitzt, auch einen teureren Computer für A zu kaufen, kommt ein gültiger Vertrag zwischen A und C zustande. In diesem Fall wird das Vertrauen des C auf das Vorliegen einer entsprechenden Vollmacht geschützt. Da B jedoch seinen Vollmachtsumfang überschritten hat, kann eine Haftung gegenüber A ausgelöst worden sein.

Achtung:
Die Anscheinsvollmacht hat in der Praxis eine große Bedeutung. Da ansonsten der Geschäftsverkehr zum Erliegen kommen würde, ist das "Erwecken eines Vertretungsanscheines“ weit auszulegen. In den meisten Branchen stellt z.B. die Überlassung von Firmenpapier, Stempel und dgl. ein gewichtiges Indiz für das Vorliegen einer Vollmacht bzw. der Erweckung eines solchen "Anscheins“ dar.

In welchem Umfang kann der Vertreter seinen Geschäftsherrn vertreten?

Mit wenigen gesetzlichen Ausnahmen, bei denen der Vertretungsumfang mehr oder weniger umschrieben ist (z.B. bei der Prokura), obliegt es dem Geschäftsherrn die Vertretungsbefugnis festzulegen (z.B. durch unternehmensinterne Richtlinien). Dabei bestehen folgende Möglichkeiten:

• Generalvollmacht: Bei einer solchen Vollmacht ist der Vertreter zu allen Geschäften bevollmächtigt, die nicht gesetzlich besonders geregelt sind (z.B. kann ein rechtsgeschäftlicher Bevollmächtigter keine Geschäfte für einen Minderjährigen abschließen, wenn er nicht auch dessen gesetzlicher Vertreter (Elternteil) ist).

• Gattungsvollmacht: Bei dieser Vollmacht kann der Vertreter lediglich bestimmte Rechtsgeschäfte (Verträge) abschließen (z.B. Einkauf von bestimmten Waren bis zu einem gewissen Wert).

• Einzelvollmacht: Hierbei ist der Vertreter nur zum Abschluss eines ganz konkreten Geschäftes bevollmächtigt (z.B. einmaliger Kauf eines ganz bestimmten Produktes).

Überschreitet eine vertretungsbefugte Person den Umfang einer ihr eingeräumten Vollmacht, so kann der Vertretene grundsätzlich nicht an den durch den Vertreter abgeschlossenen Vertrag gebunden werden. Dieser Fall ist nämlich mit dem Fall gleichzusetzen, dass der Vertreter überhaupt keine Bevollmächtigung gehabt hat. Ausnahmen bestehen nur in den Fällen einer Duldungs-, Verwalter-/Laden-, Anscheinsvollmacht oder einer nachträglichen Genehmigung.

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus, dass der Vertreter eine Vertretungshandlung für den Geschäftsherrn gesetzt hat, ohne eine entsprechende Vollmacht gehabt zu haben?

Hat der Vertreter, der im Namen seines Geschäftsherrn auftritt, keine Vollmacht bzw. überschreitet er seinen erteilten Vollmachtsumfang, so kommt grundsätzlich kein Vertrag zwischen dem Geschäftsherrn und dem Dritten zustande (es sei denn, eine der oben beschriebenen Ausnahmen gelangt zur Anwendung). Da der Vertreter "im fremden Namen“ (das heißt "in Vertretung“ des Geschäftsherrn) auftritt, kommt auch kein Vertrag zwischen dem Vertreter und dem Dritten zustande.

Was passiert nun?

Der Vertreter ohne Vertretungsmacht (= Scheinvertreter) haftet für den Vertrauensschaden. Das ist jener Schaden, der dem Dritten dadurch entstanden ist, dass er auf die Gültigkeit des Rechtsgeschäfts oder der Erklärung vertraut hat. Allerdings darf der Geschädigte nicht mehr verlangen, als ihm im Falle des Vertragsabschlusses zugestanden hätte. Zudem ist die Haftung von bestimmten Voraussetzungen abhängig: Dem Scheinvertreter muss bewusst gewesen sein, dass er ohne Vollmacht handelt bzw. seine Vollmacht überschreitet. Des Weiteren muss er es schuldhaft unterlassen haben, den Dritten auf den Mangel bzw. die Überschreitung der Vollmacht hinzuweisen.  

Keine Haftung besteht, wenn der Dritte den Vollmachtsmangel kannte.

Stand: 11.11.2021