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EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Auswahl einiger wichtiger bundesgesetzlicher (Aufbewahrungs-)Fristen

Nachfolgend wird eine Auswahl einiger wichtiger bundesgesetzlicher (Aufbewahrungs-)Fristen im Zusammenhang mit der datenschutzrechtlichen Speicherbegrenzung („Löschkonzepte“)[1] aufgelistet.

I Rechnungswesen, Steuer- und Zollrecht:

  1. Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)
  2. Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht nach §§ 190, 212 UGB: 7 Jahre
  3. Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 18 Abs 10 UStG (Spezialbestimmung für Grundstücke): 22 Jahre
  4. Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 18 Abs 2 3. Unterabsatz: 7 Jahre
  5. Aufzeichnungen nach § 23 Abs. 2 Zollrechts-Durchführungsgesetz: 5 Jahre

II Vertragswesen:

  1. Gewährleistung nach § 933 ABGB: 2 Jahre (bewegliche Sachen), 3 Jahre (unbewegliche Sachen)
  2. Kaufpreisforderung bei beweglichen Sachen nach § 1062 iVm § 1486 ABGB: 3 Jahre
  3. Kaufpreisforderung bei unbeweglichen Sachen (e contrario § 1486 ABGB): 30 Jahre
  4. Forderungen von Miet- und Pachtzinsen nach § 1486 ABGB: 3 Jahre
  5. Ansprüche aus einem Werkvertrag nach § 1486 ABGB (wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebs erbracht wurde): 3 Jahre
  6. Allgemeiner Schadenersatz nach § 1489 ABGB (Entschädigungsklagen): 3 Jahre (wenn Schaden und Schädiger bekannt) /ansonsten 30 Jahre (betrifft insb auch Arbeitsunfälle!)
  7. Haftungsansprüche nach § 13 PHG: 10 Jahre

III Arbeitsverhältnisse:

  1. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG: 6 Monate
  2. Ansprüche auf Ersatz von allfälligen Vorstellungskosten nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  3. Ansprüche des Arbeitnehmers auf Entgelt oder auf Auslagenersatz sowie des Arbeitgebers wegen darauf gewährter Vorschüsse nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  4. Verfolgungsverjährung wegen Unterentlohnung nach § 31 Abs 1 VStG iVm § 29 Abs 4 LSD-BG: 3 Jahre
  5. Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei leichter Fahrlässigkeit nach § 6 DHG: 6 Monate
  6. Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz sowie sonstige Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers nach § 1489 ABGB: 3 Jahre
  7. Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre
  8. Daten betreffend Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG: 3 bzw. 5 Jahre
  9. Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebs­pensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs 2 AVRAG: 5 Jahre
  10. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Beförderung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG: 6 Monate
  11. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, freiwilligen Sozial­leistungen, Schulungs- und Weiterbildungs­maß­nahmen oder sonstigen Arbeitsbedingungen nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 5 BEinstG: 3 Jahre
  12. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Belästigung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 4 BEinstG: 1 Jahr
  13. Ansprüche auf Ersatz wegen sexueller Belästigung nach § 15 Abs 1 GlbG: 3 Jahre
  14. Anspruch auf Urlaub nach § 4 Abs 5 UrlG: 2 Jahre ab Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaub entstanden ist
  15. Anspruch auf Urlaubsersatzleistung nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  16. Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle nach § 16 ASchG: mind. 5 Jahre
  17. Aufzeichnung über Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG: 5 Jahre
  18. Jugendlichenverzeichnis nach § 26 Abs 2 KJBG: 2 Jahre
  19. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach §§ 15 Abs 1a und 29 Abs 1a GlBG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 3 BEinstG: 6 Monate
  20. Ersatzansprüche des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 34 AngG bzw. § 1162d ABGB: 6 Monate
  21. Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB: 30 Jahre

IV Branchenspezifische Fristen:

  1. Geldwäschebestimmungen (Aufbewahrung der verlangten Dokumente oder der Referenzangaben sowie alle Belege und Aufzeichnungen betreffend Geschäftsbeziehungen und Transaktionen) nach § 365y GewO: 5 Jahre
  2. Geldwäschebestimmungen (Identifizierungsunterlagen sowie Belege und Aufzeichnungen von sämtlichen Transaktionen und Geschäftsbeziehungen) nach § 51 BiBuG: mindestens 5 Jahre
  3. Geldwäschebestimmungen (Kopien erhaltener Dokumente und Informationen, Transaktionsbelege und –aufzeichnungen) nach § 21 Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GWG) mindestens 5 Jahre
  4. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 22 WAG 2007: 5 Jahre (tritt mit 2.1.2018 außer Kraft)
  5. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 66 WAG 2007: 5 Jahre (tritt mit 2.1.2018 außer Kraft)
  6. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 33 WAG 2018: mind. 5 Jahre bis max. 7 Jahre in besonderen Umständen nach einer Verordnung durch die FMA (in Geltung ab 2.1.2018)
  7. Korrespondenz und Geschäftsbücher von Auskunfteien nach § 152 GewO: 7 Jahre
  8. Aufbewahrungspflicht nach § 98 VAG: 7 Jahre
  9. Aufbewahrungspflichten nach § 21 Investmentfondsgesetz (InvFG): mind. 5 Jahre (auf Anordnung der FMA im Einzelfall auch länger)
  10. Aufbewahrungspflicht nach § 18 Zahlungsdienstegesetz (ZaDiG): mind. 5 Jahre
  11. Abfallaufzeichnungen gem. § 17 AWG iVm § 3 Abfallnachweisverordnung (ANV): 7 Jahre
  12. Aufbewahrung von Begleitscheinen iSd § 18 Abs 1 AWG 2002 iVm § 8 Abfallnachweisverordnung: 7 Jahre
  13. Aufbewahrungspflichten nach der Allgemeinen Strahlenschutzverordnung (AllgStrSchV) (ua §§ 16, 19, 31): 7 Jahre
  14. Aufbewahrung von Verwertungsnachweisen nach der Altfahrzeugeverordnung (§§ 5, 11, 12a iVm Anlage 3): 7 Jahre
  15. Aufbewahrungspflichten nach Art 36 der EU-Verordnung 1907/2006 (REACH-Verordnung): mind. 10 Jahre
  16. Aufbewahrungspflicht nach § 43 Abs. 1 Chemikaliengesetz (ChemG): 7 Jahre
  17. Aufbewahrungspflicht nach Art 8 der EU-Verordnung 98/2013 über die Vermarktung und Verwendung von Ausgangsstoffen für Explosivstoffe: 5 Jahre
  18. Aufbewahrungspflicht nach § 7 Giftverordnung: 7 Jahre
  19. Aufzeichnungen der Erzeuger und Arzneimittelgroßhändler über psychotrope Stoffe nach § 8 Psychotropenverordnung: 3 Jahre
  20. Vormerkungen von Erzeugern und Arzneimittelgroßhändler nach § 8 Suchtgiftverordnung: 3 Jahre
  21. Aufbewahrung der Unterlagen nach Art 3 und 4 der EU-Verordnung 111/2005 für die Überwachung des Handels mit Drogenausgangsstoffen: 3 Jahre
  22. Aufbewahrungspflicht nach § 46 Arzneimittelgesetz (AMG): 15 Jahre
  23. Aufbewahrungspflicht nach § 15 Abs. 1 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO): 5 Jahre
  24. Aufbewahrungspflicht chargenbezogener Unterlagen nach § 15 Abs. 9 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO): 15 Jahre
  25. Identifizierungspflicht innerhalb der Lieferkette nach Art 7 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009: 3 Jahre
  26. Produktinformationsdatei nach Art 11 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009: 10 Jahre
  27. Aufbewahrungspflichten nach § 11 Abs. 3 Pflanzenschutzmittelgesetz: 5 Jahre
  28. Aufbewahrungspflichten nach § 2 Abs. 6 Düngemittelverordnung: 2 Jahre
  29. Aufbewahrungspflichten bzgl. Ammoniumnitratdünger nach Art 26 Abs. 3 EU-Düngemittel-Verordnung: solange der Markt mit dem Düngemittel beliefert wird, und für weitere 2 Jahre, nachdem der Hersteller es vom Markt genommen hat
  30. Aufbewahrung ärztlicher Aufzeichnungen und Dokumentationen gem. § 51 Abs. 3 ÄrzteG: 10 Jahre
  31. Aufbewahrung von Krankengeschichten in Krankenanstalten gem. § 10 Abs. 1 Z 3 KaKuG: 30 Jahre; Röntgenbilder, Videoaufnahmen und andere Bestandteile von Krankengeschichten, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist, sowie bei ambulanten Behandlungen: 10 Jahre
  32. Aufbewahrung von Dokumentationen und Zustimmungserklärungen im Zusammenhang mit medizinisch unterstützter Fortpflanzung gem. § 18 Fortpflanzungsmedizingesetz (FMedG): 30 Jahre
  33. Dokumentationen im Zusammenhang mit Gewebeentnahmen gem. §§ 5, 16 Gewebesicherheitsgesetz (GSG): mind. 10 Jahre; bzgl. Teile, die für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit unerlässlich sind: 30 Jahre
  34. Dokumentation bei Organentnahmen und –transplantationen gem. §§ 3e, 3f KaKuG: 30 Jahre
  35. Dokumentation von Eingängen, Abgängen und Anwendungen von Blut oder Blutbeständen im Rahmen des Blutdepots gem. § 8f KaKuG: 30 Jahre
  36. Behandlungsdokumentation von medizinischen Masseuren und Heilmasseuren nach § 3 MMHmG: 10 Jahre
  37. Dokumentationspflichten nach der Verordnung über die Konformitätsbewertung von Medizinprodukten: 5 bzw 15 Jahre
  38. Implantatregister von Medizinproduktebetreibern nach § 10 Medizinproduktebetreiberverordnung: 30 Jahre
  39. Aufbewahrung des Haushaltsbuches sowie der Belege für Personenbetreuer nach § 160 GewO: 2 Jahre
  40. Gästeverzeichnisblattsammlungen nach § 19 Abs. 5 Meldegesetz-Durchführungsverordnung: 7 Jahre
  41. Wochenberichtsblatt nach § 4 Abs 4 Wochenberichtsblatt-Verordnung (Ausbildung von Jugendlichen zu Kraftfahrern): 1 Jahr nach Beendigung des Lehrverhältnisses
  42. Aufbewahrung von Fahrtenbüchern, Lenkzeiten, udgl nach den §§ 17 Abs 5, 17b AZG: 24 Monate
  43. Aufbewahrung der Schaublätter der Fahrtschreiber bzw. der vom Kontrollgerät aufgezeichneten Daten nach § 103 Abs. 4 KFG: 2 Jahre
  44. Aufbewahrung von Arbeitszeitaufzeichnungen des Zugpersonals nach § 18k AZG: 1 Jahr
  45. Aufbewahrungspflicht für Fahrtenbücher zum Nachweis der Verwendung von Probekennzeichen nach § 45 Abs. 6 KFG: 3 Jahre
  46. Aufbewahrungspflichten bzgl. Geschwindigkeitsmesser, Fahrtschreiber und Wegstreckenmesser nach § 24 KFG: 2 Jahre
  47. Aufbewahrungspflicht des Typenscheinverzeichnisses nach § 30 KFG: 10 Jahre
  48. Aufbewahrungspflicht nach § 102 Abs. 4 LFG: 2 Jahre
  49. Aufbewahrung von Aufzeichnungen nach § 169 LFG: 1 Jahr
  50. Arbeitszeitaufzeichnungen inkl. Ruhezeiten nach § 10 Schiffsbesatzungsverordnung (Schiffstagebuch und Bordbuch): 6 Monate
  51. Aufzeichnungen über den Ausbildungsgang eines jeden Fahrschülers nach § 64b Abs. 8 und 8a Kraftfahrgesetz-Durchführungsverordnung (KDV): 3 Jahre
  52. Aufbewahrungspflichten des Arbeitskräfteüberlassers betreffend überlassene Arbeitnehmer nach § 13 AÜG: 5 Jahre
  53. Aufzeichnungspflichten für Betreiber von Tierheimen und Tierpensionen nach 29 Tierschutzgesetz (Vormerkbuch): 3 Jahre
  54. Aufzeichnungen nach § 13 Tierhaltungs-Gewerbeverordnung: 3 Jahre

[1] Diese ergeben sich aus gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschpflichten sowie aus Verjährungsfristen.

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