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EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen

Auswahl einiger wichtiger bundesgesetzlicher (Aufbewahrungs-)Fristen

Nachfolgend wird eine Auswahl einiger wichtiger bundesgesetzlicher (Aufbewahrungs-)Fristen im Zusammenhang mit der datenschutzrechtlichen Speicherbegrenzung („Löschkonzepte“)[1] aufgelistet.

Achtung:
Besonders bei Verjährungsfristen (z.B. aus dem Vertragswesen oder auch dem Arbeitsrecht), sind, sofern nicht eine gesetzlich normierte Aufbewahrungspflicht damit verbunden ist, die Verhältnismäßigkeit und der Grundsatz der Datenminimierung zu berücksichtigen. (Beispiel: Eine zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt 30 Jahre. Ist es wirklich notwendig und erforderlich, die Daten 30 Jahre aufzubewahren?)

I Rechnungswesen, Steuer- und Zollrecht:

  1. Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)
  2. Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht nach §§ 190, 212 UGB: 7 Jahre
  3. Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 18 Abs 10 UStG (Spezialbestimmung für Grundstücke): 22 Jahre
  4. Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 18 Abs 2 3. Unterabsatz: 7 Jahre
  5. Aufzeichnungen nach § 23 Abs. 2 Zollrechts-Durchführungsgesetz: 5 Jahre

II Vertragswesen:

  1. Gewährleistung nach § 933 ABGB: 2 Jahre (bewegliche Sachen), 3 Jahre (unbewegliche Sachen)
  2. Kaufpreisforderung bei beweglichen Sachen nach § 1062 iVm § 1486 ABGB: 3 Jahre
  3. Kaufpreisforderung bei unbeweglichen Sachen (e contrario § 1486 ABGB): 30 Jahre
  4. Forderungen von Miet- und Pachtzinsen nach § 1486 ABGB: 3 Jahre
  5. Ansprüche aus einem Werkvertrag nach § 1486 ABGB (wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebs erbracht wurde): 3 Jahre
  6. Allgemeiner Schadenersatz nach § 1489 ABGB (Entschädigungsklagen): 3 Jahre (wenn Schaden und Schädiger bekannt) /ansonsten 30 Jahre (betrifft insb auch Arbeitsunfälle!)
  7. Haftungsansprüche nach § 13 PHG: 10 Jahre

III Arbeitsverhältnisse:

  1. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG: 6 Monate
  2. Ansprüche auf Ersatz von allfälligen Vorstellungskosten nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  3. Ansprüche des Arbeitnehmers auf Entgelt oder auf Auslagenersatz sowie des Arbeitgebers wegen darauf gewährter Vorschüsse nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  4. Verfolgungsverjährung wegen Unterentlohnung nach § 31 Abs 1 VStG iVm § 29 Abs 4 LSD-BG: 3 Jahre
  5. Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei leichter Fahrlässigkeit nach § 6 DHG: 6 Monate
  6. Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz sowie sonstige Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers nach § 1489 ABGB: 3 Jahre
  7. Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre
  8. Daten betreffend Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG: 3 bzw. 5 Jahre
  9. Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebs­pensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs 2 AVRAG: 5 Jahre
  10. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Beförderung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG: 6 Monate
  11. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, freiwilligen Sozial­leistungen, Schulungs- und Weiterbildungs­maß­nahmen oder sonstigen Arbeitsbedingungen nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 5 BEinstG: 3 Jahre
  12. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Belästigung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 4 BEinstG: 1 Jahr
  13. Ansprüche auf Ersatz wegen sexueller Belästigung nach § 15 Abs 1 GlbG: 3 Jahre
  14. Anspruch auf Urlaub nach § 4 Abs 5 UrlG: 2 Jahre ab Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaub entstanden ist
  15. Anspruch auf Urlaubsersatzleistung nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  16. Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle nach § 16 ASchG: mind. 5 Jahre
  17. Aufzeichnung über Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG: 5 Jahre
  18. Jugendlichenverzeichnis nach § 26 Abs 2 KJBG: 2 Jahre
  19. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach §§ 15 Abs 1a und 29 Abs 1a GlBG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 3 BEinstG: 6 Monate
  20. Ersatzansprüche des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 34 AngG bzw. § 1162d ABGB: 6 Monate
  21. Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB: 30 Jahre

IV Branchenspezifische Fristen:

  1. Geldwäschebestimmungen (Aufbewahrung der verlangten Dokumente oder der Referenzangaben sowie alle Belege und Aufzeichnungen betreffend Geschäftsbeziehungen und Transaktionen) nach § 365y GewO: 5 Jahre
  2. Geldwäschebestimmungen (Identifizierungsunterlagen sowie Belege und Aufzeichnungen von sämtlichen Transaktionen und Geschäftsbeziehungen) nach § 51 BiBuG: mindestens 5 Jahre
  3. Geldwäschebestimmungen (Kopien erhaltener Dokumente und Informationen, Transaktionsbelege und –aufzeichnungen) nach § 21 Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GWG) mindestens 5 Jahre
  4. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 33 WAG 2018: mind. 5 Jahre bis max. 7 Jahre in besonderen Umständen nach einer Verordnung durch die FMA
  5. Korrespondenz und Geschäftsbücher von Auskunfteien nach § 152 GewO: 7 Jahre
  6. Aufbewahrungspflicht nach § 98 VAG: 7 Jahre
  7. Aufbewahrungspflichten nach § 21 Investmentfondsgesetz (InvFG): mind. 5 Jahre (auf Anordnung der FMA im Einzelfall auch länger)
  8. Aufbewahrungspflicht nach § 18 Zahlungsdienstegesetz (ZaDiG): mind. 5 Jahre

  9. Abfallaufzeichnungen gem. § 17 AWG iVm § 3 Abfallnachweisverordnung (ANV): 7 Jahre
  10. Aufbewahrung von Begleitscheinen iSd § 18 Abs 1 AWG 2002 iVm § 8 Abfallnachweisverordnung: 7 Jahre
  11. Aufbewahrungspflichten nach der Allgemeinen Strahlenschutzverordnung (AllgStrSchV) (ua §§ 16, 19, 31): 7 Jahre
  12. Aufbewahrung von Verwertungsnachweisen nach der Altfahrzeugeverordnung (§§ 5, 11, 12a iVm Anlage 3): 7 Jahre
  13. Aufbewahrungspflichten nach Art 36 der EU-Verordnung 1907/2006 (REACH-Verordnung): mind. 10 Jahre
  14. Aufbewahrungspflicht nach § 43 Abs. 1 Chemikaliengesetz (ChemG): 7 Jahre
  15. Aufbewahrungspflicht nach Art 8 der EU-Verordnung 98/2013 über die Vermarktung und Verwendung von Ausgangsstoffen für Explosivstoffe: 5 Jahre
  16. Aufbewahrungspflicht nach § 7 Giftverordnung: 7 Jahre

  17. Aufzeichnungen der Erzeuger und Arzneimittelgroßhändler über psychotrope Stoffe nach § 8 Psychotropenverordnung: 3 Jahre
  18. Vormerkungen von Erzeugern und Arzneimittelgroßhändler nach § 8 Suchtgiftverordnung: 3 Jahre
  19. Aufbewahrung der Unterlagen nach Art 3 und 4 der EU-Verordnung 111/2005 für die Überwachung des Handels mit Drogenausgangsstoffen: 3 Jahre
  20. Aufbewahrungspflicht nach § 46 Arzneimittelgesetz (AMG): 15 Jahre
  21. Aufbewahrungspflicht nach § 15 Abs. 1 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO): 5 Jahre
  22. Aufbewahrungspflicht chargenbezogener Unterlagen nach § 15 Abs. 9 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO): 15 Jahre

  23. Identifizierungspflicht innerhalb der Lieferkette nach Art 7 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009: 3 Jahre
  24. Produktinformationsdatei nach Art 11 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009: 10 Jahre

  25. Aufbewahrungspflichten nach § 11 Abs. 3 Pflanzenschutzmittelgesetz: 5 Jahre

  26. Aufbewahrungspflichten nach § 2 Abs. 6 Düngemittelverordnung: 2 Jahre
  27. Aufbewahrungspflichten bzgl. Ammoniumnitratdünger nach Art 26 Abs. 3 EU-Düngemittel-Verordnung: solange der Markt mit dem Düngemittel beliefert wird, und für weitere 2 Jahre, nachdem der Hersteller es vom Markt genommen hat

  28. Aufbewahrung ärztlicher Aufzeichnungen und Dokumentationen gem. § 51 Abs. 3 ÄrzteG: 10 Jahre
  29. Aufbewahrung von Krankengeschichten in Krankenanstalten gem. § 10 Abs. 1 Z 3 KaKuG: 30 Jahre; Röntgenbilder, Videoaufnahmen und andere Bestandteile von Krankengeschichten, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist, sowie bei ambulanten Behandlungen: 10 Jahre
  30. Aufbewahrung von Dokumentationen und Zustimmungserklärungen im Zusammenhang mit medizinisch unterstützter Fortpflanzung gem. § 18 Fortpflanzungsmedizingesetz (FMedG): 30 Jahre
  31. Dokumentationen im Zusammenhang mit Gewebeentnahmen gem. §§ 5, 16 Gewebesicherheitsgesetz (GSG): mind. 10 Jahre; bzgl. Teile, die für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit unerlässlich sind: 30 Jahre
  32. Dokumentation bei Organentnahmen und –transplantationen gem. §§ 3e, 3f KaKuG: 30 Jahre
  33. Dokumentation von Eingängen, Abgängen und Anwendungen von Blut oder Blutbeständen im Rahmen des Blutdepots gem. § 8f KaKuG: 30 Jahre
  34. Behandlungsdokumentation von medizinischen Masseuren und Heilmasseuren nach § 3 MMHmG: 10 Jahre
  35. Dokumentationspflichten nach der Verordnung über die Konformitätsbewertung von Medizinprodukten: 5 bzw 15 Jahre
  36. Implantatregister von Medizinproduktebetreibern nach § 10 Medizinproduktebetreiberverordnung: 30 Jahre

  37. Aufbewahrung des Haushaltsbuches sowie der Belege für Personenbetreuer nach § 160 GewO: 2 Jahre

  38. Gästeverzeichnisblattsammlungen nach § 19 Abs. 5 Meldegesetz-Durchführungsverordnung: 7 Jahre

  39. Wochenberichtsblatt nach § 4 Abs 4 Wochenberichtsblatt-Verordnung (Ausbildung von Jugendlichen zu Kraftfahrern): 1 Jahr nach Beendigung des Lehrverhältnisses
  40. Aufbewahrung von Fahrtenbüchern, Lenkzeiten, udgl nach den §§ 17 Abs 5, 17b AZG: 24 Monate
  41. Aufbewahrung der Schaublätter der Fahrtschreiber bzw. der vom Kontrollgerät aufgezeichneten Daten nach § 103 Abs. 4 KFG: 2 Jahre
  42. Aufbewahrung von Arbeitszeitaufzeichnungen des Zugpersonals nach § 18k AZG: 1 Jahr
  43. Aufbewahrungspflicht für Fahrtenbücher zum Nachweis der Verwendung von Probekennzeichen nach § 45 Abs. 6 KFG: 3 Jahre
  44. Aufbewahrungspflichten bzgl. Geschwindigkeitsmesser, Fahrtschreiber und Wegstreckenmesser nach § 24 KFG: 2 Jahre
  45. Aufbewahrungspflicht des Typenscheinverzeichnisses nach § 30 KFG: 10 Jahre
  46. Aufbewahrungspflicht nach § 102 Abs. 4 LFG: 2 Jahre
  47. Aufbewahrung von Aufzeichnungen nach § 169 LFG: 1 Jahr
  48. Arbeitszeitaufzeichnungen inkl. Ruhezeiten nach § 10 Schiffsbesatzungsverordnung (Schiffstagebuch und Bordbuch): 6 Monate
  49. Aufzeichnungen über den Ausbildungsgang eines jeden Fahrschülers nach § 64b Abs. 8 und 8a Kraftfahrgesetz-Durchführungsverordnung (KDV): 3 Jahre

  50. Aufbewahrungspflichten des Arbeitskräfteüberlassers betreffend überlassene Arbeitnehmer nach § 13 AÜG: 5 Jahre
  51. Aufzeichnungspflichten für Betreiber von Tierheimen und Tierpensionen nach 29 Tierschutzgesetz (Vormerkbuch): 3 Jahre
  52. Aufzeichnungen nach § 13 Tierhaltungs-Gewerbeverordnung: 3 Jahre

[1] Diese ergeben sich aus gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschpflichten sowie aus Verjährungsfristen.

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