Geld retour bei Ausbildungskosten

Von Kursen und Seminaren über fachspezifische Schulungen bis hin zum vertiefenden Studium: In Weiterbildung wird nicht nur viel Zeit, sondern auch entsprechend viel Geld investiert. Wenn Betriebe beträchtliche Mittel dafür in die Hand genommen haben und das Arbeitsverhältnis vorzeitig endet, tut sich zwangsläufig die Frage auf: Können Arbeitgeber die Kosten zurückfordern – und wenn ja, wann? Wir haben mit Katharina Tscharnig vom WKO-Rechtsservice über die Voraussetzungen gesprochen.  

Grundsätzlich gilt: „Eine Rückforderung ist nur dann wirksam möglich, wenn es eine schriftliche Vereinbarung gibt, die sich auf eine genau definierte Ausbildungbezieht“, weiß die Juristin. Sie rät, die Vereinbarung vor deren Beginn  festzulegen. „Allgemeine Klauseln im Arbeitsvertrag, die künftige und noch nicht konkretisierte Weiterbildungen betreffen, sind rechtlich unwirksam“, setzt sie nach. 

Wenn Skills die Chancen am Jobmarkt erhöhen

Rückforderbar sind nur Aufwendungen für Ausbildungen, die Mitarbeitern besondere Spezialkenntnisse vermitteln. „Diese müssen über eine Einschulung hinausgehen und ihnen objektiv bessere Chancen am Arbeitsmarkt eröffnen“, so Tscharnig. Entscheidend sei, dass die Kenntnisse auch außerhalb des Unternehmens nutzbar seien – etwa in einem anderen Betrieb oder auf selbständiger Basis. Keine Rückzahlungsverpflichtung lösen hingegen Maßnahmen aus, die lediglich der Einarbeitung dienen, zum Beispiel Produktschulungen oder interne Systemerklärungen. „Solche Kenntnisse erhöhen den ‚Wert‘ der Mitarbeiter am Arbeitsmarkt nicht und gelten daher nicht als ersatzfähige Kosten“, resümiert die Expertin. 

Konkret kann die Rückforderung Kursgebühren, Reisekosten sowie Lohnkosten während der Ausbildungszeit umfassen. „Lohnkosten können nur dann geltend gemacht werden, wenn während der Maßnahme keine Arbeitsleistung erbracht wird und die Teilnahme nicht ohnehin zur Erfüllung des Arbeitsvertrags zählt“, so Tscharnig. Es sei auch zulässig, statt der tatsächlichen Kosten einen Pauschalbetrag zu vereinbaren. „Dieser darf jedoch den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen“, ergänzt sie. 

Wie das Dienstverhältnis endet

Wichtig ist auch die Art und Weise, wie das Dienstverhältnis beendet wurde. „Die Rückzahlungspflicht entsteht nur, wenn Arbeitnehmer das Dienstverhältnis vor Ablauf einer Bindungsdauer selbst kündigen oder wenn die Auflösung aus ihrem Verschulden erfolgt, etwa durch eine gerechtfertigte Entlassung oder bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritt“, sagt die Juristin. Keine Kostenersatzpflicht besteht indes bei einer Beendigung während der Probezeit oder bei Ablauf eines befristeten Vertrages. „Bei einvernehmlichen Lösungen kann man die Ausbildungskosten aber rückfordern“, setzt sie nach.  

Relevant ist auch die Bindungsdauer: „Diese muss in Relation zur Höhe der Ausbildungskosten stehen“, so Tscharnig. Sie kann bis zu vier Jahre betragen, in Ausnahmefällen – etwa bei teuren Spezialausbildungen wie Pilotentrainings – bis zu acht Jahre. Die Rückzahlungsverpflichtung reduziert sich dabei monatlich anteilig. So ist etwa bei drei Jahren Bindungsdauer der Rückforderungsbetrag mit jedem Monat um ein Sechsunddreißigstel zu vermindern. Die Expertin sieht in der Rückforderungsoption ein „wirksames Instrument, um betriebliche Investitionen in diesem Bereich abzusichern“.