Was in Sachen UID alles zu beachten ist

Ware raus, Rechnung raus, Steuer gespart – so einfach funktioniert innergemeinschaftliche Lieferung in der Theorie. In der Praxis hängt die umsatzsteuerfreie Behandlung an einer entscheidenden Voraussetzung: Die UID-Nummer des Geschäftspartners muss gültig sein. Ist sie es nicht, kann die Steuerfreiheit kippen – und der Lieferant bleibt auf der Steuerfreiheit sitzen. Wir haben mit Petra Kühberger-Leeb, Leiterin des WKO-Rechtsservice, über mögliche Fallstricke gesprochen. 

Grundsätzlich ist die UID, also die Umsatzsteueridentifikationsnummer, weit mehr als eine bürokratische Pflichtangabe auf Rechnungen. „Sie ist das zentrale Instrument, um im EU-weiten Geschäftsverkehr steuerfrei zu fakturieren“, so Kühberger-Leeb. Auch bei reinen Inlandsgeschäften sei sie als Rechnungsmerkmal gemäß §11 UStG relevant.

Das EU-weit einheitliche UID-Bestätigungsverfahren erlaubt die Prüfung auf zwei Ebenen: Stufe eins bestätigt, ob eine UID-Nummer gültig ist. Stufe zwei liefert zusätzlich den Namen und die Adresse des Steuerpflichtigen – und ist damit deutlich aussagekräftiger. „Beide Abfragen laufen verpflichtend über FinanzOnline“, weiß die Expertin. Alternativ stehe das MIAS-Selbstabfrageportal der EU zur Verfügung. „Mit wenigen Minuten Aufwand kann man sich so rechtlich gut absichern“, sagt sie. 

Besonders bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dienstleistungen – etwa wenn das Reverse-Charge-Verfahren greift – ist die gültige UID des Leistungsempfängers ausschlaggebend dafür, wer die Steuerschuld trägt. „Die Abfrage sollte deshalb zum Zeitpunkt der Ausführung erfolgen und nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt“, rät die Juristin.

Es gebe zwar keine gesetzliche Vorschrift, wie oft geprüft werden muss, doch die Expertin rät jedenfalls zu einer Stufe-zwei-Abfrage bei der erstmaligen Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben, bei Gelegenheitskunden sowie in Abholfällen.

Laut Finanzministerium ist bei österreichischen UID-Nummern eine Bestätigung im Normalfall zwar nicht erforderlich, in Zweifelsfällen könne sie aber auch bei Inlandsgeschäften sinnvoll sein.

In falscher Sicherheit wiegen sich übrigens Unternehmer, die glauben, eine gültige UID schütze vor Scheinunternehmen. Das ist definitiv nicht der Fall, warnt Kühberger-Leeb vor bösen Überraschungen: „Wer die Nummer überprüft hat und sich damit in Sicherheit wiegt, kann trotzdem in die Haftungsfalle tappen.“

Liegt ein konkreter Verdacht vor, lohnt sich jedenfalls ein zusätzlicher Abgleich mit der Schein­unternehmerliste des BMF. Zusätzlich wird empfohlen, weitere Register, wie das Firmenbuch, das Gewerberegister sowie die Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste), zu überprüfen. „Auch die Kontrolle der gesetzlichen Vertretung sowie die Überprüfung der Mitarbeiteranmeldungen können zur Absicherung beitragen – und im Ernstfall entscheidend sein, wenn es darum geht, die eigene Sorgfaltspflicht nachzuweisen“, schließt Kühberger-Leeb.