E-Rechnung | Schritt 1: Informationen einholen
Ermitteln Sie Ihre individuelle Ausgangssituation
Lesedauer: 1 Minute
1. Analyse externer Komponenten
Erheben Sie Ihre unternehmerische Betroffenheit im Zusammenhang mit Ihren Lieferant:innen und Kund:innen:
- Kaufen Sie in EU-Ländern oder nur in Österreich ein? (z.B. Bestellungen von Amazon werden aus Luxemburg verrechnet)
- Haben Sie Kund:innen in der EU, die Unternehmer:innen sind (B2B-Umsätze)?
- Liefern Sie Waren und Dienstleistungen an den öffentlichen Sektor in Österreich oder im europäischen Ausland?
2. Analyse interner Komponenten
Erheben Sie für weitere Überlegungen und Gespräche die Ausgangssituation in Ihrem Unternehmen. Bedenken Sie dabei, dass Sie sowohl Rechnungen bekommen (also Aufträge vergeben haben) als auch Rechnungen stellen (also auch Aufträge bekommen haben)! Es geht also einerseits um die Planung Ihrer Ressourcen als Auftragnehmer:in (z.B. Mitarbeiter- oder Maschinenauslastung, Lagerstand, …) als auch finanzieller Mittel als Auftraggeber:in. Erheben Sie dabei den praktischen Status Quo und den aktuellen technischen Stand:
| Erhebung des Status Quo & aktueller technischer Stand | |||
|---|---|---|---|
| Werden bereits die Aufträge in Ihrem Betrieb erfasst oder erst die Rechnungen? | In welcher Software findet diese Erfassung statt? | Wer gibt die Aufträge/Rechnungen in welcher Häufigkeit ein? | Lösen diese Eingaben automatisch weitere Schritte aus? |
Erhebung des aktuellen Beschaffungs- und Rechnungsprozesses: Prüfen Sie, ob Bestellungen bzw. Aufträge bereits vor dem Rechnungseingang in einem System erfasst werden oder ob die Rechnung den ersten digitalen Beleg im Prozess darstellt. | Notieren Sie:
| Wer?
Häufigkeit
Methode
| Schritte wie z.B. Mittelbindung in der Finanzplanung, Reservierung von Kapazitäten in der Mitarbeiterplanung etc. |