E-Rechnung | Schritt 2: Strategie entwickeln

Viele sehen die E‑Rechnung aktuell vor allem als weiteres lästiges Bürokratieprojekt. Das greift jedoch zu kurz. Ja, sie wird gesetzlich vorgeschrieben. Gleichzeitig bietet sie eine der sinnvollsten Chancen, interne Abläufe endlich konsequent zu digitalisieren. 

Denn ein PDF ist keine echte digitale Rechnung – es ist letztlich nur Papier in moderner Bildschirmdarstellung. Erst strukturierte Formate wie ebInterface schaffen die Grundlage für echte Automatisierung. Das bedeutet konkret: 

• weniger manuelle Datenerfassung 
• geringere Fehleranfälligkeit 
• schnellere Verarbeitung 
• bessere Skalierbarkeit ohne zusätzliches Chaos 

Wer sich jetzt nur auf das „minimale Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen“ konzentriert, verschenkt wertvolles Potenzial. Wer die E‑Rechnung hingegen als Bestandteil der eigenen Digitalisierungsstrategie begreift, profitiert mittelfristig durch Zeitersparnis, weniger Aufwand und geringere Kosten. Die entscheidende Frage ist daher nicht, ob man sich damit befassen muss. Sondern ob man lediglich reagiert – oder die sich bietende Chance aktiv nutzt. 

Eine gute Steuerung im Unternehmen funktioniert nur, wenn auch die Aufträge sauber verwaltet werden. Wer sich erst bei der Rechnungsfreigabe damit beschäftigt, kommt zu spät – denn fällige Rechnungen aus erledigten Aufträgen müssen bezahlt werden. 

Ob Auftrag und Rechnung zusammenpassen, kann eine Software übrigens viel genauer prüfen als ein Mensch. 

Überlegen Sie deshalb, ob Sie künftig nicht nur Rechnungen, sondern gleich den gesamten Auftragsprozess digital abwickeln möchten. Dann wird jeder Auftrag elektronisch erfasst, bekommt eine Auftragsnummer und wird an die Auftragnehmer:innen übermittelt. Diese Nummer findet sich dann auf Lieferschein und Rechnung wieder. Die erbrachte Leistung oder Lieferung wird von Ihren Mitarbeiter:innen ebenfalls digital dokumentiert. 

Die spätere Rechnung kann die Software automatisch mit dem Auftrag abgleichen und auch den besten Zahlungszeitpunkt ermitteln (Stichwort Skonto). Nur wenn etwas nicht zusammenpasst, müssen sich Mitarbeiter:innen überhaupt einschalten. 

Ihre Vorteile durch Digitalisierung der internen Abläufe zusammengefasst:  

• Es besteht intern und extern Klarheit über jeden einzelnen Auftrag.  
• Weitere Prozesse, wie z.B. Lagerhaltung können optimiert werden.  
• Die Zahlungen erfolgen zum für Sie optimalen Zeitpunkt und werden automatisch vorgeschlagen.
• Mitarbeiter:innen können sich mit wesentlicheren Aufgaben beschäftigen als Rechnungen „nachzujagen“ oder diese abzutippen. 

Wenn Sie sich nur für die Digitalisierung des Rechnungsablaufes interessieren, lesen Sie unter Schritt 4 weiter.