Arbeitszeit: Aufzeichnungspflicht
Durchrechnung - Gleitzeit - Ruhepausen
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Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der im Arbeitszeitgesetz geregelten Angelegenheiten Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen.
Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern! Das Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht. Die Nichteinhaltung führt zu Strafsanktionen gegen den Arbeitgeber.
Arbeitszeitaufzeichnungen durch den Arbeitnehmer
Bei Gleitzeit, Außendiensttätigkeit und bei Arbeit, die überwiegend in der Wohnung des Arbeitnehmers erbracht wird, darf der Arbeitnehmer selbst die Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Davon ist aber abzuraten, weil einerseits die Arbeitszeitaufzeichnungen Grundlage der Entlohnung sind, andererseits fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen die Strafbarkeit des Unternehmers zur Folge haben.
Entfall der laufenden Aufzeichnungspflicht
Der Arbeitgeber hat bei Arbeitnehmern, die einer fixen, schriftlich festgehaltenen Arbeitszeiteinteilung unterliegen lediglich die Einhaltung der Arbeitszeiteinteilung zumindest am Ende jeder Entgeltperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorats zu bestätigen. Abweichungen von der Arbeitszeiteinteilung sind laufend festzuhalten.
Beispiel:
Der Dienstplan sieht vor, dass die Mitarbeiter Montag bis Freitag jeweils von 8.00 Uhr bis 16.30 Uhr arbeiten. Die laufende Aufzeichnung der Arbeitszeit kann entfallen, lediglich Abweichungen davon sind festzuhalten. Ein Dienstplan muss aber jedenfalls jene Aufzeichnungen enthalten, die normale Arbeitszeitaufzeichnungen auch enthalten (Pausenaufzeichnungen).
Durchrechnung der Arbeitszeit
Ist im Betrieb ein Durchrechnungszeitraum anzuwenden, sind Beginn und Dauer dieses Durchrechnungszeitraumes in den Arbeitszeitaufzeichnungen ausdrücklich festzuhalten.
Gleitzeit
Ist vereinbart, dass bei Gleitzeit die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitnehmer zu führen sind, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten.
Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Arbeitgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln bzw. Einsicht in diese zu gewähren.
Mehr Infos zu gleitender Arbeitszeit
Außendienstmitarbeiter und Arbeitnehmer im Homeoffice
Für Arbeitnehmer, die
die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können, oder
ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung (Homeoffice) ausüben
sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.
Tipp!
In diesen Fällen können die Angaben über die zeitliche Lage der Arbeitszeit(en) und der Ruhepausen innerhalb eines Tages entfallen, es genügen "Saldoaufzeichnungen".
Beispiel:
Ein Handelsvertreter im Angestelltendienstverhältnis betreut eine größere Anzahl an Filialen. Dieser Mitarbeiter braucht lediglich die Dauer seiner täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.
Ruhepausen
Grundsätzlich sind in den Arbeitszeitaufzeichnungen auch die Ruhepausen festzuhalten.
Die Verpflichtung zum Führen von Aufzeichnungen über die Ruhepausen entfällt jedoch, wenn
durch Betriebsvereinbarung, oder in Betrieben ohne Betriebsrat durch Einzelvereinbarung, Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt werden oder es dem Arbeitnehmer überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepausen zu nehmen und
in der Praxis von dieser Vereinbarung nicht abgewichen wird.
Auskunftspflichten
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitsinspektorat und dessen Organen
die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und
auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu geben.
Arbeitnehmer haben darüber hinaus Anspruch auf eine kostenfreie Übermittlung der Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie dies nachweislich verlangen.
Geleistete Überstunden sind in der Abrechnung nach § 75 Abs. 5 EStG 1988 auszuweisen.
Form
Das Gesetz sieht keine konkrete Formvorschrift für Arbeitszeitaufzeichnungen vor.
Tipp!
Der Arbeitnehmer sollte mit seiner Unterschrift jedenfalls regelmäßig die Richtigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen bestätigen. Dadurch kann sich der Arbeitgeber vor der unberechtigten Geltendmachung von Überstunden schützen.
Ist wegen Fehlens der Arbeitszeitaufzeichnungen eine Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder wird dem Arbeitnehmer die Übermittlung der Arbeitszeitaufzeichnungen verwehrt, verfallen diesbezügliche Ansprüche (z.B. auf Überstundenentgelt) nicht.
Stand: 01.02.2024