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Elektronische Rechnung, elektronische Vergabe

Definition, Online-Ratgeber, Software-Tools und Tipps

Die elektronische Rechnung sowie die elektronische Vergabe von Aufträgen gewinnen für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Öffentliche Auftraggeber wie der Bund schreiben die E-Rechnung gesetzlich vor. Auch Großunternehmen fordern von ihren Lieferanten aktiv elektronische Rechnungen in Formaten wie XML/ebInterface, EDI/EDIFACT, UBL ein. Standardisierte Rechnungen, die automatisch weiterverarbeitet werden können, bieten auch für kleinere Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Die Online-Ratgeber und Software-Tools der WKÖ helfen Ihnen bei den ersten Schritten zur E-Rechnung.

Was versteht man unter E-Rechnung?

Unter einer E-Rechnung wird landläufig nur eine per E-Mail versendete Rechnung mit einem PDF-Dokument im Anhang verstanden. Im Gegensatz dazu bieten sogenannte XML-Rechnungen weit mehr Möglichkeiten der automatischen Verarbeitung.

Die Vorteile der E-Rechnung liegen nämlich vor allem in der Vereinfachung und Transparenz von Prozessen im Rechnungswesen und der Kostenersparnis gegenüber einer Papier- oder PDF-Rechnung.

Damit Rechnungen automatisch weiterverarbeitet werden können, muss deren Inhalt vom Computer ausgelesen und „verstanden“ werden. Dazu ist es unerlässlich die Rechnung in einem Format zu erstellen, dass der Rechnungsempfänger versteht („strukturierte E-Rechnung“).

Der österreichische ebInterface/XML-Rechnungsstandard ermöglicht eine vollautomatische Rechnungserstellung und -verarbeitung. Die meisten Buchhaltungsprogramme können ebInterface-Rechnungen bereits lesen bzw. erzeugen. In der Liste der ebInterface Partner finden Sie Software-Hersteller und Dienstleister, die ebInterface umgesetzt haben. Einen Überblick aller konkret notwendigen Maßnahmen haben wir in 5 Schritten für Sie zusammengefasst.

Wie jede Rechnung müssen auch elektronische Rechnungen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen. E-Rechnungen müssen neben den üblichen Rechnungsangaben auch dieselben steuerrechtlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen beinhalten. Von besonderer Bedeutung ist die revisionssichere Archivierung.

Online-Ratgeber zur E-Rechnung

Die Online-Ratgeber zur E-Rechnung bieten Ihnen praktische Hilfestellung und Antworten auf Fragen zu verschiedenen Aspekten des Themas.

  • Mit dem Potenzial-Rechner E-Rechnung können Unternehmen ihr individuelles Einsparpotenzial bei einem Wechsel von der Papierrechnung auf die elektronische Rechnung ermitteln.
  • Der Ratgeber zum E-Billing liefert anhand der individuellen Situation im Unternehmen Hilfestellung, welche Chancen ihnen die Optimierung des Rechnungsablaufes bringt und worauf bei der Umstellung zu achten ist.
  • Der Online-Ratgeber des BMF gibt Ihnen individuelle Antworten und eine Hilfestellung bei Fragen zur E-Rechnung an den Bund, wenn Sie Lieferant oder Dienstleister einer Dienststelle des Bundes sind.

E-Rechnung an den Bund bzw. die öffentliche Verwaltung

Für Unternehmen besteht im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdiensstellen in Österreich seit 2014 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

Im Laufe des Jahres 2019 müssen auch Länder, Gemeinden sowie dem öffentlichen Vergaberecht unterliegende Institutionen und Unternehmen in der Lage sein, strukturierte Rechnungen elektronisch zu akzeptieren. Die ÖBB lädt bereits jetzt ihre Geschäftspartner dazu ein, Rechnungen im Format ebInterface über das Portal E-RECHNUNG.GV.AT elektronisch einzubringen.

Elektronische Rechnungen an den Bund bzw. die Verwaltung müssen spezielle Anforderungen und Vorschriften hinsichtlich Format, Inhalt sowie Art der Einbringung erfüllen. Die To-do-Liste zur E-Rechnung bietet eine praktische Anleitung, was Sie tun müssen.

Online-Tools und Services zur E-Rechnung

Online-Tools bieten Unterstützung, um elektronischer Rechnungen nach dem österreichischen Rechnungsstandard ebInterface umzusetzen und zu erstellen.

Was versteht man unter E-Vergabe?

Die E-Vergabe (auch E-Beschaffung bzw. E-Procurement genannt) ermöglicht den Einkauf von Produkten bzw. Dienstleistungen unter Nutzung digitaler Netzwerke.

Der größte Vorteil liegt in der Optimierung von Einkaufsprozessen. Sie ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern, und Unternehmen den gesamten Beschaffungsprozess - von der Ausschreibung bis zur Auftragsvergabe - elektronisch abzuwickeln.

Die Ausschreibungen werden auf speziellen Online-Plattformen veröffentlicht und sind jederzeit abrufbar. Da öffentliche Einrichtungen dem Vergaberecht unterliegen, müssen Aufträge, die nicht direkt vergeben werden dürfen, öffentlich ausgeschrieben werden.

Test-Service elektronischen Auftragsvergabe

Mit dem Test-Service zur Elektronischen Beschaffung können Unternehmen den Ablauf eines Vergabeprozesses ausprobieren. Die wichtigsten österreichischen Vergabeportale, die öffentliche Auftraggeber verwenden, stehen kostenlos zum Test zur Verfügung.

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