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Elektronische Rechnung, elektronische Vergabe

Definition, Online-Ratgeber, Software-Tools und Tipps

Die E-Rechnung und auch die E-Vergabe von Aufträgen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Öffentliche Auftraggeber wie der Bund schreiben Rechnungen, die automatisch weiterverarbeitet können, gesetzlich vor. Auch Großunternehmen fordern von ihren Lieferanten aktiv standardisierte E-Rechnungen ein. Die E-Rechnung bietet aber auch für kleinere Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Die Online-Ratgeber und kostenlosen Software-Tools der WKÖ helfen Ihnen bei den ersten Schritten.

Im Unterschied zu einer per E-Mail versendeten Rechnung mit einem PDF-Dokument im Anhang bieten "echte" E-Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format, wie z.B. EDI/EDIFACT, XML, UBL etc. weit mehr Möglichkeiten der automatischen Weiterverarbeitung.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Die Vorteile der E-Rechnung liegen u.a. in der Vereinfachung von Prozessen im Rechnungswesen, geringeren Bearbeitungskosten und mehr Transparenz.

Für viele Unternehmen ist die E-Rechnung eines der ersten Digitalisierungsprojekte. Details dazu finden Sie unter 5 Gute Gründe für die E-Rechnung. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der folgende Film.

Wie starte ich mit der E-Rechnung?

In Österreich ist insbesondere der XML-Rechnungsstandard ebInterface weit verbreitet. Er wird u.a. für die E-Rechnung an den Bund eingesetzt. Die meisten Fakturierungs- bzw. Buchhaltungsprogramme können ebInterface-Rechnungen bereits lesen oder erzeugen. In der Liste der ebInterface Partner finden Sie Software-Hersteller und Dienstleister, die ebInterface in ihren Programmen umgesetzt haben. Einen Überblick aller konkret notwendigen Maßnahmen bei der Einführung haben wir in 5 Schritten für Sie zusammengefasst.

Wie jede Rechnung müssen auch elektronische Rechnungen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen. E-Rechnungen müssen neben den üblichen Rechnungsangaben auch dieselben steuerrechtlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen beinhalten. Von besonderer Bedeutung ist die revisionssichere Archivierung.

Online-Ratgeber zur E-Rechnung

Der WKO Online-Ratgeber hilft Ihnen, das Nutzenpotenzial der strukturierten E-Rechnung für Ihr Unternehmen einzuschätzen und gibt Ihnen wichtige Tipps für den Umstieg.

Der Online-Ratgeber des BMF bietet Ihnen Hilfe beim Finden des für Sie optimalen Wegs zur E-Rechnung an den Bund und andere Stellen der öffentliche Verwaltung.

E-Rechnung an den Bund bzw. die öffentliche Verwaltung

Für Unternehmen besteht im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdiensstellen in Österreich seit 2014 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

Im Laufe des Jahres 2019 müssen auch Länder, Gemeinden sowie dem öffentlichen Vergaberecht unterliegende Institutionen und Unternehmen in der Lage sein, strukturierte Rechnungen elektronisch zu akzeptieren. Die ÖBB lädt bereits jetzt ihre Geschäftspartner dazu ein, Rechnungen im Format ebInterface über das Portal E-RECHNUNG.GV.AT elektronisch einzubringen.

Elektronische Rechnungen an den Bund bzw. die Verwaltung müssen spezielle Anforderungen und Vorschriften hinsichtlich Format, Inhalt sowie Art der Einbringung erfüllen. Die To-do-Liste zur E-Rechnung bietet eine praktische Anleitung, was Sie tun müssen.

Online-Tools und Services zur E-Rechnung

Unsere Online-Tools und Services unterstützen Sie bei der Erstellung und Weiterbearbeitung einer E-Rechnung im österreichischen Rechnungsformat ebInterface.

  • Mit dem ebInterface Word Plugin können Sie eine Rechnung mit Microsoft Word 2010, 2013 und 2016 erfassen und als E-Rechnung im XML-Format ebInterface abspeichern.
  • Im ebInterface Online Formular können Sie eine E-Rechnung im Format ebInterface erstellen, ohne eine Software auf Ihrem Computer zu installieren.
  • Über das ebInterface Service können Sie zusätzlich eine ebInterface Rechnung auf technische Richtigkeit prüfen und in eine leicht lesbare PDF-Datei umwandeln. Der QR-Code, der dabei auf der PDF-Rechnung erzeugt wird, ermöglicht die automatische Übernahme der Daten ins Mobile Banking des Kunden.
  • Der E-Rechnungs-Infoservice im WKO Firmen A-Z bietet die Möglichkeit, unternehmenseigene E-Rechnungsdaten in Ihrem Profil im Firmen A-Z hinzuzufügen.
  • Die Service-Seite Publikationen zum Thema E-Rechnung informiert, wo Sie detailliert die rechtlichen Grundlagen sowie über die technischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte der E-Rechnung nachlesen können.

Was versteht man unter E-Vergabe?

Die E-Vergabe (auch E-Beschaffung bzw. E-Procurement genannt) ermöglicht den Einkauf von Produkten bzw. Dienstleistungen unter Nutzung digitaler Plattformen.

Der größte Vorteil liegt in der Optimierung von Einkaufsprozessen. Sie ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern, und Unternehmen den gesamten Beschaffungsprozess - von der Ausschreibung bis zur Auftragsvergabe - elektronisch abzuwickeln. 

Da öffentliche Einrichtungen dem Vergaberecht unterliegen, müssen Aufträge, die nicht direkt vergeben werden dürfen, öffentlich ausgeschrieben werden. Im Unternehmensserviceportal (USP) stehen seit März 2019 alle in Österreich veröffentlichten Ausschreibungen den Interessenten kostenlos und uneingeschränkt zur Verfügung.

Die Digitalisierung der öffentlichen Auftragsvergabe durch das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG) ist ein wesentlicher Beitrag zur Vereinfachung, erhöht die Transparenz und öffnet die Beschaffungsmärkte für neue Bieterkreise (Position der WKÖ).

Test-Service elektronischen Auftragsvergabe

Mit dem Test-Service zur Elektronischen Beschaffung können Unternehmen den Ablauf eines Vergabeprozesses ausprobieren. Die wichtigsten österreichischen Vergabeportale, die öffentliche Auftraggeber verwenden, stehen kostenlos zum Test zur Verfügung.